Qu’est-ce que l’automatisation des processus métier (BPA) ?

Levez la main si votre équipe a déjà été submergée par une montagne d’e-mails d’approbation, de versions de tableurs et de discussions Slack, uniquement pour une seule tâche de routine ?

Si vous pouviez me voir derrière l’écran, j’ai les deux mains levées. La vérité, c’est que nous sommes tous passés par là, à regarder les heures défiler à cause de suivis manuels, d’e-mails ignorés et d’une gestion des versions chaotique. C’est exactement à ce moment que la BPA entre en jeu.

La BPA utilise la technologie pour automatiser les tâches répétitives et rationaliser les opérations de l’entreprise. Elle est conçue pour réduire les efforts manuels, augmenter la précision et améliorer l’efficacité globale en intégrant des outils et des systèmes dans un workflow unifié.

Dans ce guide, je vais vous expliquer comment fonctionne la BPA, où elle se situe par rapport à la RPA et la BPM, et comment l’implémenter pour une meilleure visibilité, des workflows plus rapides et moins de goulots d’étranglement liés aux tâches de routine. Si vous gérez des processus métier complexes, l’automatisation des processus métier peut vous aider à les regrouper en un seul endroit.

Sommaire :

• Qu’est-ce que l’automatisation des processus métier ?

• Comment la BPA se distingue-t-elle de la RPA et de la BPM ?

• Exemples d’automatisation des processus métier

• Avantages de l’automatisation des processus métier

• Défis de l’automatisation des processus métier

• Types d’automatisation des processus métier

• Quels processus métier automatiser ?

• Bonnes pratiques pour l’automatisation des processus métier

Qu’est-ce que l’automatisation des processus métier ?

La BPA est la pratique d’utiliser la technologie pour automatiser les processus métier dans tous les services. Cela peut inclure des tâches liées aux processus RH, comme l’intégration des employés, le traitement des factures, ainsi que des activités commerciales telles que la mise en place de campagnes marketing ou des workflows de gestion de contrats. Les systèmes de BPA aident les entreprises à réduire les tâches chronophages, à accroître la précision et à fonctionner à grande échelle.

J’ai constaté que la BPA est devenu un élément fondamental des stratégies de transformation numérique, en particulier lorsque les entreprises cherchent à minimiser les tâches répétitives, à améliorer la visibilité des données et à s’adapter plus rapidement aux changements.

Des plateformes comme Wrike soutiennent cette approche en proposant des automatisations de workflows sans code, des formulaires personnalisables et des systèmes de réception dynamique. Ces fonctionnalités facilitent la création de processus automatisés adaptés aux outils, aux équipes et aux services.

Comment la BPA se distingue-t-elle de la RPA et de la BPM ?

Il est facile de confondre l’automatisation des processus métier (BPA), l’automatisation robotisée des processus (RPA) et la gestion des processus métier (BPM). Bien qu’elles soient liées, chacune a un objectif distinct. Comprendre comment elles fonctionnent ensemble peut vous aider à prendre de meilleures décisions lors de la planification de vos efforts d’automatisation.

Automatisation des processus métier (BPA)

La BPA se concentre sur l’automatisation des workflows dans leur intégralité pour améliorer l’efficacité opérationnelle à travers les unités de l’entreprise. Elle aide à standardiser la cartographie des processus et à réduire la dépendance aux tâches manuelles, souvent chronophages et sujettes aux erreurs. Un système de BPA connecte les personnes, les plateformes et les systèmes de données afin que les tâches principales circulent plus facilement entre les services. Lorsqu’elle est utilisée efficacement, la BPA joue un rôle central dans la rationalisation des processus et l’apport d’une cohérence à long terme aux opérations de l’entreprise.

Automatisation robotisée des processus (RPA)

La RPA est une forme plus tactique d’automatisation. Elle utilise des bots pour gérer des tâches répétitives basées sur des règles telles que la saisie de données, les transferts de fichiers, ou le remplissage de champs dans les systèmes internes. Ce sont souvent des tâches manuelles qui ne nécessitent pas de prise de décision mais qui font perdre un temps précieux. Les outils de RPA fonctionnent bien lorsqu’ils sont associés à la BPA pour automatiser les tâches à faible valeur. La RPA permet ainsi aux équipes de se concentrer sur des efforts plus stratégiques. Certaines plateformes de RPA intègrent désormais des fonctionnalités d’automatisation intelligentes qui associent l’IA à l’exécution de tâches de base pour une plus grande adaptabilité.

Business Process Management (BPM)

La BPM est la discipline stratégique qui permet d’améliorer les processus métier de bout en bout. Elle inclut l’analyse des processus, leur modélisation, leur gouvernance, et leur optimisation continue. La BPA est souvent mise en œuvre dans le cadre d’une stratégie de BPM pour automatiser des processus déjà cartographiés et affinés. La BPM fournit la structure nécessaire pour identifier les inefficacités, tandis que la BPA et la RPA gèrent l’exécution de workflows rationalisés et standardisés. Ensemble, ces outils aident les entreprises à aligner leurs objectifs commerciaux sur les opérations quotidiennes.

Lorsqu’elles sont utilisées ensemble, la BPM oriente la stratégie, la BPA automatise le workflow, et la RPA gère les tâches basées sur des règles qui soutiennent le processus. C’est ainsi que les entreprises peuvent mettre en place des initiatives d’automatisation évolutives qui réduisent les frictions, éliminent le travail redondant et optimisent leurs systèmes de données.

Quand les technologies d’automatisation rencontrent l’intelligence artificielle

L’évolution des technologies d’automatisation a considérablement amélioré notre capacité à rationaliser les processus existants. L’automatisation des processus intelligents combine l’IA et l’apprentissage automatique avec des outils d’automatisation traditionnels pour mieux gérer les tâches routinières.

L’intelligence artificielle transforme l’automatisation des processus métier en permettant aux systèmes de gérer des tâches complexes qui vont au-delà des processus simples basés sur des règles. D’après notre expérience, l’intégration de l’IA permet une gestion de processus plus adaptative et intelligente. Par exemple, le traitement du langage naturel peut interpréter des données non structurées, tandis que les technologies d’apprentissage automatique peuvent prédire les résultats et optimiser les workflows au fil du temps.

Il est crucial pour les entreprises de rester à la pointe et d’utiliser des technologies avancées avec l’IA et l’apprentissage automatique. Un récent sondage de la Federal Reserve Bank of Richmond a révélé qu’environ 40 % des entreprises ont utilisé l’IA pour automatiser des tâches au cours de l’année passée, avec un taux d’adoption plus élevé parmi les grandes entreprises.

Exemples d’automatisation des processus métier

Certains des cas d’utilisation de l’automatisation les plus efficaces sont ceux qui simplifient le travail quotidien. Voici où j’ai constaté que l’automatisation des processus générait une réelle efficacité pour les entreprises :

Intégration des employés

L’arrivée de nouveaux employés impliquait auparavant de passer d’un système à l’autre, de gérer les tâches administratives et d’avertir manuellement les services. Après la mise en œuvre de l’automatisation, nous avons rationalisé l’ensemble du processus. Désormais, la création de comptes, les formulaires de conformité et les messages d’accueil s’effectuent automatiquement, ce qui permet aux utilisateurs professionnels comme aux nouveaux employés de rester sur la bonne voie. Les étapes peuvent également être standardisées entre les équipes, ce qui favorise l’amélioration à long terme des processus.

Bon de commande et tâches financières

Gérer les approbations d’achats ressemblait à un casse-tête sans fin. L’automatisation du flux des bons de commande a apporté une structure et une responsabilité. Les demandes déclenchent les bonnes approbations, se connectent aux systèmes métier et se synchronisent avec les services financiers pour un suivi rapide. Cette approche simplifie les tâches financières et minimise les retards d’approvisionnement.

Workflows de service client

Nous avons utilisé des outils d’automatisation pour acheminer les tickets, notifier les bons représentants, et respecter les accords de niveau de service. Résultat ? Un service client amélioré et une meilleure expérience globale. Cela nous donne également une visibilité sur les temps de réponse, ce qui facilite à la fois la planification et les évaluations des performances.

Une automatisation du marketing qui fonctionne réellement

Avec la bonne configuration, le lancement de campagnes et l’évaluation des prospects deviennent un processus sans intervention. Nous utilisons l’automatisation marketing pour synchroniser les données entre les outils et suivre l’engagement sur toutes les plateformes. Cela permet à nos campagnes de progresser et nous fournit l’analyse des données dont nous avons besoin pour nous améliorer.

Dans chaque cas, l’automatisation réduit les processus manuels, améliore la cohérence, et aide à maintenir le suivi réglementaire.

Avantages de l’automatisation des processus métier

Un système d’automatisation des processus solide accélère les processus mais transforme également le fonctionnement de votre entreprise. Voici où j’ai constaté un réel impact :

Automatisez les processus métier pour plus d’efficacité

Lorsque nous avons commencé à automatiser le logiciel de gestion des processus métier dans les services, les gains de temps ont été l’une des premières améliorations que j’ai remarquées. Les tâches routinières et répétitives ont disparu de notre charge de travail quotidienne, offrant davantage de temps pour un travail plus stratégique. Les gains de productivité ont été immédiats.

Amélioration de la précision avec les outils de BPA

Les tâches manuelles laissent souvent place à des erreurs humaines. En automatisant les tâches principales avec des technologies d’automatisation de guide de modélisation des processus métier, nous avons pu améliorer la cohérence et éviter des erreurs coûteuses. C’est particulièrement utile pour les processus complexes où une erreur peut avoir des répercussions en cascade.

Adaptez-vous à la croissance avec des outils évolutifs

L’une des raisons pour lesquelles je fais confiance à Wrike est la facilité avec laquelle il prend en charge cela les nouveaux processus. La plateforme a évolué à mesure que notre équipe grandissait. Nous n’avons pas eu besoin de faire quoi que ce soit. Ce type de flexibilité est essentiel face à l’évolution des fonctions métier et à la complexité des workflows.

Améliorez la visibilité et la satisfaction des clients

L’automatisation des processus facilite le suivi en temps réel du statut, ce qui nous aide à prendre de meilleures décisions et à garder tout le monde aligné. J’ai trouvé que ce genre de transparence améliore également la satisfaction des clients : moins de retards, un délai d’exécution plus rapide, et une expérience globale plus fluide.

Renforcez la conformité et les pistes d’audit

La conformité est toujours au cœur des processus de gestion des contrats ou des activités de gestion de la relation client. Les outils d’automatisation de Wrike enregistrent chaque action, ce qui aide notre équipe à maintenir des pistes d’audit claires et à respecter les exigences de conformité et de piste d’audit avec confiance.

Rationalisez la gestion des contrats

J’ai vu à quel point les workflows des contrats peuvent rapidement devenir complexes, surtout lorsque vous gérez les versions et les approbations manuelles. Les solutions de BPA nous ont aidés à simplifier tout cela. L’automatisation des étapes répétitives a permis de réduire les allers-retours, et nous disposons toujours d’un historique clair pour référence ultérieure.

Défis des outils d’automatisation des processus métier

Bien que la BPA offre des avantages clairs, elle n’est pas sans défis :

• Problèmes d’évolutivité : il est facile d’automatiser une tâche. Il est plus difficile de l’étendre à toutes les équipes et à tous les services.

• Problèmes de synchronisation : faire collaborer efficacement les humains et les bots nécessite une planification.

• Lacunes dans la documentation : les outils d’automatisation ont besoin d’une documentation bien définie, étape par étape, pour fonctionner correctement.

• Négligence de la conception du processus : automatiser un processus défaillant ne fait qu’accélérer les inefficacités.

Pour réussir votre BPA, commencez petit, impliquez les principales parties prenantes et créez un cadre d’automatisation solide.

Types d’automatisation des processus métier

Les logiciels d’automatisation des processus métier peuvent prendre différentes formes en fonction de vos objectifs, de vos workflows, et de la complexité de vos systèmes. Voici les différentes approches d’automatisation appliquées concrètement par les entreprises.

Automatisation robotisée des processus (RPA)

L’automatisation robotisée des processus gère les tâches répétitives basées sur des règles, comme la correspondance des factures, le remplissage de formulaires, ou la génération de rapports. C’est une bonne porte d’entrée pour les équipes qui cherchent à réduire le travail manuel sans avoir à restructurer entièrement leur workflow. Nous l’avons utilisée pour accélérer les petites tâches tout en dégageant du temps pour un travail à plus forte valeur ajoutée.

Automatisation des processus numériques (DPA)

L’automatisation des processus numériques est plus large. Elle connecte les systèmes, les tâches et les utilisateurs dans tous les services pour soutenir les objectifs de transformation numérique. Là où la RPA automatise le « quoi », la DPA vous aide à repenser le « comment ». Je l’ai utilisée pour coordonner des processus en plusieurs étapes qui impliquent un logiciel de gestion des workflows au sein de nos équipes financières, juridiques et opérationnelles.

Processus automatisés pour la gestion des workflows

Les processus automatisés sont d’une grande aide pour la gestion des workflows. Lorsque les tâches suivent toujours la même séquence, il est plus facile de suivre les responsabilités, les calendriers, et les obstacles. Cette structure nous a aidés à standardiser les processus et à réduire l’ambiguïté au sein des équipes distribuées.

Standardisez les processus avec l’automatisation des tâches

Certaines équipes commencent par l’automatisation des tâches en automatisant des actions comme les alertes par e-mail ou les mises à jour de statut. Cela paraît simple, mais cela fait vite la différence. J’ai trouvé cette approche particulièrement utile lorsque nous essayons de standardiser les processus entre des équipes travaillant dans différents fuseaux horaires ou utilisant différents outils.

Logiciel d’automatisation des processus métier à l’échelle de l’entreprise

Une fois que vos processus arrivent à maturité, les solutions d’automatisation des processus métier vous permettent d’étendre l’automatisation à l’ensemble des fonctions et des outils. Cela peut impliquer des intégrations logicielles, des statistiques et des workflows personnalisés conçus pour gérer des opérations métier complexes et interfonctionnelles. À ce niveau, vous ne vous contentez pas de gagner du temps : vous façonnez le fonctionnement de l’entreprise.

Quels processus métier automatiser ?

Avant de commencer l’automatisation, vous devez bien comprendre le processus lui-même. Cartographiez chaque étape, identifiez les règles métier, et repérez les zones où les outils d’automatisation auront le plus d’impact. Nous avons trouvé le process mining particulièrement utile dans ce contexte : il met en évidence les lacunes, les retards et les tâches redondantes qui ne sont pas toujours visibles dans la documentation seule. En commençant par des données réelles, vos efforts de transformation numérique deviennent plus efficaces et plus ciblés.

Cela dit, tous les workflows ne se prêtent pas à l’automatisation des processus métier. D’après notre expérience, l’automatisation fonctionne mieux lorsque le processus répond aux critères suivants :

• Volume élevé

• Soumis à des contraintes de temps

• Basé sur des règles

• Sujet aux erreurs humaines

• Lié à des exigences de conformité ou d’audit

Pensez aux workflows RH comme l’intégration des employés, aux opérations financières comme le traitement des factures ou aux cas d’utilisation juridiques comme la gestion des contrats. Ce sont des processus répétables, structurés, qui dépendent souvent de la précision et de la documentation, ce qui en fait des candidats idéaux pour l’automatisation des processus métier.

Bonnes pratiques pour l’automatisation des processus métier

Une initiative de BPA réussie ne dépend pas uniquement de la pile technologique. Voici comment nous avons abordé l’automatisation des processus métier de manière efficace :

Documentez les processus existants

Avant de pouvoir automatiser les workflows, vous devez avoir une idée claire de ce qui est déjà en place. Nous cartographions généralement chaque étape, même celles qui semblent trop petites pour faire la différence, car ces détails souvent négligés impliquent des saisies de données répétitives ou d’autres tâches administratives qui ralentissent le processus. C’est également à ce moment que le process mining peut permettre d’identifier les tâches redondantes.

Commencez petit et avancez progressivement

Vous n’avez pas besoin d’automatiser tous les processus métier dès le premier jour. Lorsque nous avons lancé notre initiative de BPA, nous nous sommes concentrés sur un cas d’utilisation simple, puis nous avons étendu notre démarche. En commençant petit, vous pouvez tester vos hypothèses, résoudre les problèmes et démontrer la valeur commerciale sans surcharger les équipes.

Définissez des objectifs clairs et mesurables

Pour évaluer votre stratégie de BPA, vous aurez besoin de mesures spécifiques. Pour nous, il s’agissait de réduire les délais de traitement et les erreurs, notamment pour les workflows impliquant des approbations manuelles ou des saisies financières. Les chiffres ont aidé à prouver l’impact et ont justifié le déploiement.

Impliquez les bonnes parties prenantes

Chaque fois que nous avons sauté cette étape, nous l’avons payé par la suite. Les commentaires des services interfonctionnels (opérations, informatiques et utilisateurs finaux) recueillis dès le départ, ont permis de faire émerger des cas particuliers que nous aurions pu manquer. Cela a également contribué à l’adoption, puisque chacun avait son mot à dire dans le processus de standardisation.

Formez les équipes aux outils et aux tâches

Personne ne s’oppose à l’automatisation, mais à la confusion qui peut l’accompagner. Nous avons veillé à inclure la documentation sur les processus, les présentations de la nouvelle interface utilisateur, et des formations pratiques pour que les équipes puissent s’adapter. Automatiser les workflows ne fonctionne que si tout le monde sait comment interagir avec les nouveaux systèmes.

Prévoyez des plans de secours

Aucun système n’est parfait. Nous avons vu des initiatives d’automatisation stagner parce que les équipes ne savaient pas quoi faire en cas d’échec d’une règle ou d’un formulaire. Établissez un plan pour les exceptions et maintenez une supervision humaine pour les workflows qui ne peuvent pas être entièrement automatisés.

Révisez et répétez régulièrement

Le travail ne s’arrête pas après la mise en œuvre. Nos meilleures améliorations sont survenues après le premier déploiement, lorsque nous avons analysé les performances, identifié les difficultés, et mis à jour nos outils numériques en conséquence. Les technologies avancées évoluent rapidement, vos workflows doivent en faire autant.

Combinez tous ces éléments avec la BPA

L’automatisation des processus métier aide les employés à travailler plus rapidement et plus facilement. En réduisant les tâches répétitives, en éliminant les ralentissements manuels, et en structurant les workflows complexes, l’automatisation des processus métier dégage du temps pour un travail plus stratégique.

Nous avons expliqué comment la BPA s’intègre à des outils comme la RPA et la BPM, son rôle dans vos plans de transformation numérique, et les processus qui ont le plus d’impact lorsqu’ils sont automatisés. Quel que soit le service, l’automatisation transforme les processus routiniers en processus répétables, et les processus répétables en processus fiables.

Lorsqu’elle est bien mise en œuvre, la BPA n’est pas seulement un investissement technologique : c’est un changement dans le fonctionnement de votre équipe.

L’automatisation des processus métier simplifiée commence avec Wrike

Lorsque votre travail concerne plusieurs équipes, outils, et workflows, vous avez besoin d’une plateforme performante qui ne rajoute pas de complexité. Pour nous, c’est Wrike.

Nous avons utilisé Wrike pour automatiser des workflows, acheminer des approbations, et simplifier les transferts, sans dépendre des développeurs. L’interface utilisateur est intuitive, et sa configuration sans code signifie que les utilisateurs professionnels peuvent créer et ajuster les processus rapidement. Il contient également des modèles qui aident à déployer des workflows répétables au sein des équipes.

Un des principaux avantages ? Il fonctionne avec les systèmes que nous utilisons déjà. Cela facilite la connexion des données, réduit les tâches manuelles, et maintient la dynamique dans les différents services. Wrike a fait ses preuves dans l’optimisation des processus, ce qui permet aux équipes d’assistance de trouver un moyen concret de créer des workflows plus solides et fiables.

Commencez à simplifier vos tâches les plus chronophages dès aujourd’hui.