Logiciel BPM – un outil de gestion des processus métier

15 Mars 2021 - 10 min. lus

Lionel Valdellon

La gestion des processus métiers (BPM, Business Process Management) n'est pas un concept nouveau. Il existe sous une forme ou une autre depuis l'ère industrielle, lorsque les concepts de division et de spécialisation du travail ont été introduits, par des auteurs tels que Adam Smith et Frederick Winslow Taylor. Depuis 1913, lorsque Henry Ford a mis en place la première chaîne de montage en mouvement et a optimisé la production de masse de ses automobiles, en passant de plus de 12 heures à seulement 2,5 heures, une approche centrée autour du processus et du client a émergé, afin d'améliorer les résultats commerciaux. Après tout, qu'est-ce que la gestion des processus métiers si ce n'est des méthodes et outils utilisés pour surveiller, rationaliser, et améliorer les processus métiers ? L'intérêt étant une production plus rapide et des demandes produit satisfaites à une plus grande échelle, pour améliorer la base même de l'organisation.

Les bases de la gestion des processus métiers

On ne peut pas aller bien loin dans la définition des BPM sans évoquer ce qu'est un processus métiers. Les processus métiers sont essentiellement des activités impliquant de multiples personnes et ressources, qui mènent à un résultat produisant de la valeur pour l'organisation ou ses clients. Un processus métier peut mener idéalement à un résultat positif, créateur de valeur. Ou bien déboucher sur un résultat négatif, réduisans la valeur.

Gérer ces processus nécessite des outils de gestion. Les BPM utilisent des outils technologiques, plus particulièrement des logiciels BPM d'automatisation, pour dépeindre visuellement (ou modeler) le flux de travail et d'informations dans votre entreprise. Ce modèle peut ensuite être utilisé pour créer des règles pour chacun des processus (par exemple, qui devrait faire cela ? Qui devrait être notifié à tel jalon ? etc). Ces règles vous aideront à gérer vos processus. Enfin, les logiciels de gestion des processus peuvent vous aider à suivre vos processus afin d'y apporter des améliorations. Souvenez-vous simplement du vieil adage selon lequel bien que les logiciels d'automation peuvent aider des processus efficaces à devenir plus efficaces, ils ne pourront pas améliorer des processus inefficaces.

Contrôler l'utilisation de la technologie et des logiciels représente des méthodologies essentielles pour gérer les flux des processus métiers. C'est un secteur tout entier qui a grandi autour de l'éducation des équipes et la mise en place de cadres pour améliorer la BPM au sein des entreprises. Les cadres incluent :

Lean - une méthodologie consistant à créer de la valeur ajoutée pour le client avec un minimum de gaspillage et en livrant un maximum de qualité.
Six Sigma - une méthode quantifiable pour une amélioration continue du processus, réalisée en étudiant les défauts de ce dernier et en les éliminant.
TQM - (soit Total Quality Management) une méthode visant à améliorer les produits et services par le biais d'un retour continu.
Lean Six Sigma - une méthode hybride qui élimine le gaspillage afin que les processus soient hautement efficaces, rentables, et répondent aux besoins des clients.

Avant de vous plonger dans les logiciels de gestion des processus métiers

Un bon système de gestion des processus métiers augmentera votre efficacité. Mais avant même de passer par un processus d'audit préalable avec des vendeurs et outils logiciels, vous devez être à même de répondre aux questions suivantes :

Quels sont les objectifs de la mise en place d'un logiciel de gestion des processus métiers ?
Quels problèmes essayez-vous de résoudre ? Un logiciel de BPM est-il la meilleure solution pour votre organisation en ce moment ? Si vous ne pouvez pas identifier les objectifs que vous souhaitez atteindre avec ce nouvel outil BPM, alors vous faites du sur-place. D'un autre côté, des objectifs clairement énoncés rendront la planification plus facile pour tout le monde.
Comment l'outil s'intégrera-t-il à votre entreprise ?
Afin de mieux comprendre comment une solution BPM peut s'intégrer à votre organisation, vous devez comprendre vos processus. Vos processus sont-ils centrés sur les données, tout en nécessitant une variété d'intégrations ? Ou bien l'outil BPM sera-t-il davantage utilisé pour modeler des flux de travail ? Qu'en est-il des facteurs tels que l'évolutivité, ou les exigences de flux ?
L'entreprise est-elle prête pour une automatisation des processus ?
Avez-vous expliqué à votre équipe pourquoi vous vous tournez vers une solution BPM et comment cela affectera le travail quotidien de chaque membre ? Un manager de processus métiers doit préparer un plan de communication afin que l'intégration se fasse avec aussi peu d'accrocs que possible, et que toutes questions disposent d'une plateforme pour être entendues.

5 objets à examiner lorsque vous choisissez une solution de la gestion de processus métier

Lorsque vous êtes prêt à commencer le processus de recherche et de test de différents outils et vendeurs, alors vous devez vous pencher sur ces cinq objets, de sorte à prendre la meilleure décision :

Références clients : demandez des références clients et assurez vous que ces clients ont bel et bien acheté le logiciel en question. Étaient-ils satisfaits de l'outil et du service ?
Assistance : testez les systèmes d'assistance du vendeur. Répondent-ils rapidement ? Comment ces services d'assistance s'adapteront-ils en terme de volume lorsque vous intègrerez votre entreprise ?
Ressources techniques : regardez les informations de formation fournies telles que les bases de connaissances, les documents, ou les wikis. Que fournit le vendeur pour que le client puisse apprendre par lui-même ?
Capacité de conseil : cherchez un fournisseur qui comprend la situation ou le secteur de votre entreprise, et dont les salariés cherchent plus à être un partenaire sur le long terme qu'à simplement conclure une vente. S'ils peuvent vous fournir des conseils plutôt que de simples spécifications produit, vous aurez plus de chances de venir à bout des quelconques défis qui vous attendent.
Expérience de développement : assurez vous que le vendeur ait une expérience sur le long terme en matière de développement et d'amélioration de ses produits.

Pourquoi la gestion des processus métiers est-elle importante pour les organisations ? Parce que c'est une façon de fournir de la valeur aux clients en optimisant les processus existants. Cela rend la décision d'achat d'un logiciel de BPM de plus haute importance pour toute entreprise prête à se retrousser les manches, et à s'engager à améliorer la façon dont elle travaille.

Lectures complémentaires

Liste des logiciels BPM Capterra

Nom de famille Veuillez saisir une valeur Email professionnel

Chef de groupe, Leader, Coordinateur Veuillez saisir une valeur Email professionnel

E-mail professionnel Responsable de groupe, Chef, Coordinateur Email professionnel

Téléphone Veuillez saisir votre numéro de téléphone Email professionnel

Veuillez sélectionner une option

En remplissant et en envoyant ce formulaire, je reconnais avoir pris connaissance de la politique de confidentialité de Wrike.

Oui, je souhaite recevoir des messages de Wrike contenant les actualités, les offres et les promotions Veuillez accepter la politique pour continuer

Je souhaiterais que l'on m'informe des promotions Wrike par téléphone. Veuillez accepter la politique pour continuer

Server error. We're really sorry. Wait a few minutes and try again.

Lionel Valdellon

Lionel is a former Content Marketing Manager of Wrike. He is also a blogger since 1997, a productivity enthusiast, a project management newbie, a musician and producer of electronic downtempo music, a father of three, and a husband of one.

#gestion #business process management #outil #processus de vente #processus métier #six sigma #TQM #automatisation #flux de travail #Lean

Collaboration 10 min. lus

15 activités de résolution de problèmes en équipe

Certaines personnes parlent de problèmes, d’autres de solutions : les activités de résolution de problèmes sont une excellente façon d’apprendre à connaître le fonctionnement de votre équipe (à la fois de chacun de ses membres et de l’équipe dans son ensemble). De plus, ces activités permettront à votre équipe de découvrir des stratégies qui l’aideront à réagir rapidement lorsqu’elle sera confrontée à un obstacle l’empêchant d'atteindre ses objectifs.

Collaboration 7 min. lus

Comment la mentalité du « plus tôt possible » fait du tort à votre équipe ?

« J'en ai besoin le plus tôt possible. » « Peux-tu commencer cela le plus tôt possible ? » « On se réunit le plus tôt possible. » Selon le dicton, le temps, c'est de l'argent. Ainsi, cette idée d'ajouter « le plus tôt possible » à la fin de chaque demande représente notre façon d'économiser de l'argent (du temps). Tout est dû de manière urgente, par tout le monde. Mais si tout est urgent, alors rien n'est réellement urgent non ? Avec cette mentalité du « plus tôt possible », nous créons un environnement de tohu-bohu frénétique ; nous nous arrachons les cheveux en tentant de respecter les délais, de faire les réunions, d'être productif, innovant, créatif et (en plus de tout cela), d'avancer vers nos objectifs personnels de carrière. Ce problème ne fait que s'aggraver. Vous en doutez ? TripAdvisor a réalisé une enquête internationale sur les principales activités de travail que les employés ont lorsqu'ils sont en vacances. En voici les résultats : [caption id="attachment_420276" align="aligncenter" width="820"] Source : TripAdvisor[/caption] Même si le temps n'est pas une ressource illimitée, nous devons cesser de favoriser la rapidité au détriment de la qualité et de sacrifier notre temps de repos. Le problème avec « le plus vite possible » Outre son utilisation pour décrire une tâche plus urgente et plus importante que les autres, la signification de cette expression est totalement subjective. Est-ce que « le plus vite possible » c'est aujourd'hui ou demain ? La semaine prochaine ou le mois prochain ? « Le plus tôt possible » peut avoir une signification très différente pour la personne qui énonce la demande que pour la personne qui la reçoit. Comme la demande est vague, elle ne fournit aucune indication sur le moment où la tâche doit être réalisée. De plus, la mentalité du « plus tôt possible » affecte réellement l'implication des employés. Comme les employés ne cessent de se presser et de lutter pour terminer les tâches « le plus tôt possible », leur assurance et leur motivation diminuent, les conduisant finalement au désengagement et au burn-out. Les employés qui ne se sentent plus impliqués coûtent aux États-Unis environ 605 milliards de dollars chaque année. Parlons maintenant des signes et signaux attestant le fait que la mentalité du « plus tôt possible » nuit à votre main d'œuvre petit à petit. Les effets du « plus tôt possible » La confiance en soi, première victime Lorsque quelqu'un vous demande de faire quelque chose le plus tôt possible, comment vous sentez-vous ? Je doute que vous vous sentiez épanoui et motivé. Cela provoque probablement l'effet opposé. Votre confiance en vous est grandement affectée lorsque quelqu'un vous demande de faire quelque chose le plus tôt possible. Utiliser cette expression pour cataloguer quelque chose comme important revient à dire « Si tu ne peux pas faire cela pour moi maintenant, tu es inutile ». Quoi de mieux que cela pour anéantir la confiance en soi ? Au lieu de cela, essayez de dire quelque chose comme « Ceci est réellement important. Sur quoi est-ce que tu travailles en ce moment ? Peut-être que l'on peut revoir les priorités ? De cette façon, vous ne placez pas toute la responsabilité de la réorganisation des choses sur la personne. Les plans déraillent Les plans tombent à l'eau dès qu'une tâche « le plus tôt possible » entre en jeu. Lorsqu'une tâche de la sorte est placée au sommet de la liste des tâches, toutes les autres tâches importantes (et les non importantes, mais qui doivent néanmoins être réalisées) sont repoussées. De plus, ce que représente « le plus tôt possible » peut différer d'une personne à l'autre. Prenez donc l'habitude d'attribuer un délai à « le plus tôt possible ». Un délai est plus objectif lorsque sa réalisation est liée à une date concrète. [caption id="attachment_420277" align="aligncenter" width="600"] Source : PHD Comics[/caption] La productivité est annihilée Interrompre une tâche en pleine réalisation pour en démarrer une nouvelle le plus tôt possible détruit totalement le dynamisme et l'élan de productivité que vous aviez acquis pour la première tâche. Changer continuellement de tâches (communément appelé le multitâche) vous prend en réalité 40 % de temps en plus pour réaliser les tâches, que si vous les traitiez séparément. Abordez une tâche à la fois. Si une tâche apparaît soudainement, soyez clair et faites savoir que vous travaillez déjà sur une autre tâche. Dans ce contexte, c'est votre responsable qui doit vous dire si vous devez laisser la première tâche de côté pour vous concentrer sur la tâche urgente, ou si vous devez finir la première avant de passer à l'urgente. La confiance se perd Utiliser « le plus tôt possible » est une manière infaillible pour perdre la confiance de toute votre équipe. Annoncer des délais subjectifs et créer un stress inutile revient à tendre un piège à votre équipe pour qu'elle échoue. Et elle-ci ne tardera pas à vous en vouloir. Au lieu de cela, essayez de gagner leur confiance par le biais d'entrevues personnelles et échangez au sujet des objectifs hautement prioritaires. Si une demande urgente très importante survient, allégez leur charge de travail en attribuant certaines de leurs tâches à un autre membre de l'équipe. La qualité est sacrifiée Pour réaliser quelque chose le plus tôt possible, vous devez forcément sacrifier la qualité pour le faire à temps. Lorsque cela se produit, les risques de devoir faire des modifications ou refaire le travail augmentent, et vous devrez passer autant de temps (parfois même plus) à travailler dessus. Ne laissez pas l'urgence faire de l'ombre à la qualité de travail. Si quelque chose doit prendre un peu plus de temps à finaliser pour plus de qualité, sachez que ceci représente un argument tout à fait recevable pour les clients et parties prenantes. Ceux-ci préfèreront ce cas de figure, plutôt que d'obtenir quelque chose qui ne répond pas à leurs exigences. Cessez d'utiliser « le plus tôt possible », dès que possible ! Si vous vous considérez être de ceux qui transforment tout en primordial, vous pouvez peut être repenser votre stratégie. Le temps gagné en sacrifiant l'assurance et la confiance de votre équipe, les autres délais, la productivité et la qualité de travail pour trouver la façon la plus rapide de placer quelque chose au sommet de la liste des tâches, cela n'en vaut pas la peine. Changez votre façon de penser, et vous observerez la formation d'un immense élan et une grande marge de manœuvre. Et maintenant ? Vous avez arrêté les « plus tôt possible », et ensuite ? Voici quelques articles qui vous aideront à faire la transition vers un flux de travail plus productif et plus facile : Comment prioriser vos tâches à réaliser lorsque tout est important Comment prioriser les campagnes de votre équipe marketing

Collaboration 7 min. lus

Comment améliorer le travail en équipe ?

Les êtres humains ne sont naturellement pas compatibles pour "jouer" ensemble. Toute personne ayant observé des enfants jouer à des jeux en équipe le confirmera. Le travail en équipe est avant tout du TRAVAIL. Cela vous paraît évident et pourtant... Une étude de UC Berkeley affirme que les personnes affichant un fort rendement (en termes de performance), forcées à travailler en groupe avec d'autres personnes performantes, finissent par présenter des résultats en-dessous de la moyenne. Ceci est en partie dû au fait qu'ils finissent par se disputer la place de « chef de meute » au lieu de chercher un consensus. C'est également dû au fait que les personnes performantes sont moins concentrées sur leurs tâches et partagent moins efficacement les informations. Elles sont trop distraites par leur statut de leader pour travailler plus comme joueur au sein de l'équipe ! Les résultats de cette étude sont clairement résumés dans la vidéo de 50 secondes ci-dessous : [embed]https://www.youtube.com/watch?v=8hJuBlJiVfw[/embed] Si les personnes à fort rendement obtiennent de meilleurs résultats en tant que superstars solitaires, quels espoirs nous restent-ils à nous autres ? Pourquoi sommes-nous si mauvais pour le travail en équipe ? Dans un entretien révélateur de la Harvard Business Review, le psychologue en entreprise de renom J. Richard Hackman explique pourquoi les équipes ne collaborent tout simplement pas naturellement : "Je ne doute pas du fait que lorsque vous avez une équipe, il existe la possibilité qu'il se produise de la magie... Mais ne comptez pas sur cela. Les recherches montrent invariablement que les équipes travaillent en dessous de leurs capacités, en dépit des ressources additionnelles dont elles disposent." Les avantage du travail en équipe Hackman explique également qu'il existe de nombreux problèmes qui entravent les bénéfices de la collaboration en équipe. Les équipes présentent, il faut le reconnaître, de nombreux avantages : Elles partagent plus de ressources (et des ressources plus variées) que n'en auraient les individus seuls Elles ont plus de flexibilité dans le déploiement de leurs ressources (si quelqu'un tombe malade, une équipe peut s'organiser pour combler le vide) Elles ont de nombreuses opportunités d'apprentissage collectif (on apprend souvent via les interactions sociales, et collaborer sur chaque tâche partagée représente une opportunité d'apprentissage) Elles ont un potentiel de synergie : ce moment où les choses fonctionnent, tout simplement, et où le travail en équipe crée de la magie. Les inconvénients du travail en équipe Pourtant, étude après étude, les performances réelles des équipes sont souvent pires que si les personnes travaillaient seules. Pourquoi ? Dans un discours sur MIT Media Lab en 2005, Hackman suggère qu'il existe seulement deux raisons principales expliquant l'échec des équipes : 1. Les équipes sont souvent mobilisées sur des tâches qui, en réalité, sont destinées à être réalisées par des individus seuls Quand vous faites exécuter à un groupe des tâches créatives attribuables normalement à une seule personne, cela revient à les préparer à l'échec par décision du comité. Pensez à la production créative telle que les pièces de théâtre, les opéras et les romans. Même s'il est certainement possible de les construire en groupe, elles sont plus généralement (et plus efficacement) créées par un individu seul. 2. Les équipes sont souvent structurées et gérées de sorte que le potentiel se voit réprimé Ceci est, dans les grandes lignes, la difficulté du contexte de l'entreprise : au lieu de mettre en œuvre les conditions nécessaires pour qu'une équipe prospère, les structures en place sapent la productivité des équipes et leurs efforts collaboratifs. Que ce soit la bureaucratie, un leadership faible, une compétition inutile, le découragement ou les conflits d'intérêt, rien n'est réellement mis en oeuvre pour maximiser la productivité des équipes. Mais alors, comment se débarrasser de ces structures répressives et libérer les membres de nos équipes pour qu'ils travaillent mieux ensemble ? Hackman suggère de créer les conditions appropriées pour que vos équipes fonctionnent de façon optimale. Ces conditions sont énoncées dans son Modèle des 5 facteurs. Modèle de Hackman : 5 conditions pour que le travail d'équipe prospère En 2002, J. Richard Hackman a publié un livre intitulé Leading Teams: Setting the Stage for Great Performances (La gestion d'équipe : planter le décor pour des performances exceptionnelles). Hackman et ses collègues ont étudié des équipes analytiques des services de renseignement aux États-Unis, des orchestres symphoniques, des équipes de soin aux patients d'hôpitaux, des groupes de direction, des équipages de vol et autres groupes divers dans le but d'identifier les 3 principaux attributs que possèdent tous les groupes qui réussissent. Les voici listés ci-dessous : ils donnent satisfaction aux personnes internes et externes ils développent de nouvelles capacités ils apportent du sens et de la satisfaction aux membres du groupe Ses recherches l'ont ensuite amenées à identifier les 5 conditions nécessaires (ou ingrédients), pour voir apparaître ces 3 attributs au sein d'une équipe. Il a ainsi nommé "Le Modèle des 5 facteurs". Ces 5 facteurs maximisent l'efficacité d'une équipe et renforcent ses capacités, si les conditions sont bien remplies. Voici les 5 facteurs : 1. Être une vraie équipe, ne pas en avoir seulement le nom Les équipes efficaces définissent clairement qui fait partie de l'équipe et pour quelles raisons. Les rôles sont clairement définis, mais celles-ci travaillent tout de même sur des tâches partagées. 2. Avoir des objectifs convaincants vers lesquels tout le monde tend Les objectifs sont suffisamment clarifiés, stimulants et signifiants pour que les membres de l'équipe soient motivés à travailler ensemble. Il est temps d'établir des objectifs INTELLIGENTS ! 3. Disposer d'une structure adéquate qui optimise le travail d'équipe La structure de l'équipe (sa façon de s'organiser et de travailler en interne) doit favoriser le travail de celle-ci, et non l'entraver. Si, par exemple, une seule personne approuve le travail de 20 collaborateurs, ce goulot d'étranglement ne permettra pas à l'équipe d'être vraiment efficace. 4. Être soutenu au sein de l'organisation Pour qu'une équipe travaille de façon efficace, elle doit recevoir de l'organisation mère les éléments suivants : des ressources matérielles suffisantes et disponibles des récompenses basées sur la performance de l'équipe un accès facile aux informations nécessaires à leur travail des consultations techniques et de formation disponibles pour l'équipe 5. Disposer de conseils et d'accompagnement d'experts Les équipes efficaces ont accès à un mentor ou un coach qui peut les aider à résoudre des questions ou des difficultés liées à leur travail ou à leurs compétences particulières. Dans une étude de Ruth Wageman, les résultats montrent que les équipes qui sont correctement formées tirent davantage profit d'un bon coaching. Le diagramme ci-dessous présente le peu d'avantages que procure le coaching à une équipe mal préparée au succès. Prêt à armer votre équipe ? Pour faire court, si vous pouvez remplir ces 5 conditions de base, votre organisation peut créer des équipes efficaces et maintenir leur niveau de rendement, et leur fournir ainsi une excellente opportunité de se développer en tant qu'unité de production. Le travail en équipe, nous le développons en essayant de le perfectionner. Que ce soit sur un terrain de football, au sein d'une famille ou dans une salle de conférence d'entreprise, il est important de reconnaître que le travail d'équipe ne se produit pas naturellement, sauf si nous disposons des conditions ci-dessus. Une bonne équipe trace la route du succès, favorise la collaboration, reçoit du soutien de l'extérieur, et nomme les responsables appropriés. Avec ces 5 conditions à la réussite : soyez assurés que ensemble, tout le monde réussi finalement mieux. Qui dit mieux... Hackman n'est pas le seul à établir des théories sur ce qui rend une équipe efficace. Découvrez 5 modèles d'efficacité en équipe supplémentaires dans cet article : 6 modèles d'efficacité d'équipe différents pour mieux comprendre votre équipe.

Pour les équipes

Études de cas

Explorer Wrike

Apprendre et se connecter

Devenez un pro de Wrike

Logiciel BPM – un outil de gestion des processus métier

Les bases de la gestion des processus métiers

Avant de vous plonger dans les logiciels de gestion des processus métiers

5 objets à examiner lorsque vous choisissez une solution de la gestion de processus métier

Lectures complémentaires

Lionel Valdellon

Logiciel BPM – un outil de gestion des processus métier

Les bases de la gestion des processus métiers

Avant de vous plonger dans les logiciels de gestion des processus métiers

5 objets à examiner lorsque vous choisissez une solution de la gestion de processus métier

Lectures complémentaires

Le chemin vers l'excellence : The Wrike Way

Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre e-book!

Lionel Valdellon

Articles connexes

15 activités de résolution de problèmes en équipe

Comment la mentalité du « plus tôt possible » fait du tort à votre équipe ?

Comment améliorer le travail en équipe ?

Recevez les nouveaux articles de la semaine dans votre boîte de réception!

Vous êtes maintenant abonné aux actualités et mises à jour de Wrike