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Le Top Management est souvent débordé. Quand vient le temps d'obtenir son avis sur un projet, il manque de connaissances sur les éléments à traiter, ou prend trop de temps pour se décider. Ceci retarde généralement la date de fin du projet et peut être extrêmement frustrant pour les membres de l'équipe impliqués dans le projet. Ils ont le sentiment d'être en attente et, pire encore, de devoir revenir en arrière, faire des changements radicaux et rapides quand les décisions sont prises.
Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vos besoins en gestion de projet évoluent. Se développer, c'est bien, mais dans ce cas, une communication claire et une bonne gestion des tâches deviennent plus importantes que jamais. Si vous possédez déjà une solution de gestion de projet, il s'avérera peut-être difficile de justifier le coût et le temps engagés pour la mise en place d'un nouvel outil. En plus, son adoption pourrait être un problème si les salariés sont peu habitués à adopter de nouvelles procédures et méthodes. Alors, comment savoir s'il est nécessaire d'améliorer votre outil de gestion de projet ? Voici quatre signes avant-coureurs qui indiquent qu'il est temps de passer à autre chose : Vous utilisez plusieurs outils différents En combien d'étapes votre équipe finalise-t-elle une tâche ? Si votre système de gestion des tâches, votre compteur d'heures et votre messagerie reposent sur des plates-formes différentes, la communication risque de ne pas être simple. Des outils variés et déconnectés les uns des autres entraînent inévitablement une perte de temps, des doublons et des opportunités manquées. Si cela fait longtemps que vous n'avez pas actualisé votre logiciel, vous serez certainement surpris de constater que de nombreux produits couvrent à eux-seuls divers besoins liés à la gestion de projet. Recherchez un outil capable d'englober tous vos processus et votre communication au sein d'une seule et même interface afin d'éviter les confusions et les opportunités ratées. Votre travail n'est pas disponible dans le Cloud La plupart des entreprises en expansion ont intérêt à héberger leur système de gestion de projet dans le Cloud. Si vous êtes déjà prêt à déménager dans le Cloud, vous apprécierez une communication plus rapide, une mise en place plus simple et un accès où que vous vous trouviez. La cerise sur le gâteau ? Les outils de gestion de projet dans le Cloud vous évitent le fardeau financier lié à l'achat d'une licence perpétuelle. Votre solution est difficile à prendre en main Si vos nouveaux salariés passent plus de temps à se former à l'utilisation de votre logiciel de gestion de projet qu'à effectuer leur véritable travail, c'est que vous avez un problème. Votre outil de gestion de projet doit être facile à prendre en main pour que les plus jeunes comme les plus anciens n'éprouvent aucune difficulté à s'acclimater rapidement et à être productifs. Votre fournisseur doit aussi vous fournir des documents de formation et de dépannage pour que vous n'ayez pas à intervenir à chaque incident rencontré par vos collaborateurs. Votre entreprise a changé Se développer, c'est bien, mais cela rend aussi parfois les choses plus compliquées. Plus votre équipe ou vos projets sont nombreux, plus votre logiciel de gestion de projet aura du mal à suivre, en particulier s'il est un peu démodé... Vous devez trouver une solution qui évolue à votre rythme. De nombreux outils sont évolutifs et proposent différents niveaux dédiés aux petites, moyennes et grandes entreprises, mais aussi la possibilité d'ajouter ou de supprimer des utilisateurs très simplement. Les réunions sont trop nombreuses Le but ultime d'un outil de gestion de projet est bien de réduire la charge de travail et les réunions superflues, non ? Si vous prévoyez une réunion quotidienne avec votre équipe pour discuter de l'avancée des projets et trouver des idées, c'est que votre logiciel ne vous aide pas suffisamment. Une solution de gestion de projet doit être un espace de discussion, de mise à jour sur la progression des tâches et des projets, d'échange de pièces jointes, de validation des délais... Les réunions sont là uniquement pour parler des priorités plus générales et résoudre les problèmes. Votre équipe appréciera le temps ainsi libéré pour réaliser d'autres tâches et se consacrer à livrer un travail impeccable. Si, après lecture de cette liste vous pensez devoir renouveler votre outil de gestion de projet, parlez-en à notre équipe. Nous étudierons vos besoins et les difficultés que vous rencontrez avec votre système actuel. Nous vous guiderons dans vos recherches. Biographie de l'auteur : Megan Pacella écrit pour TechnologyAdvice.com. Elle est spécialisée dans les solutions de vente et de marketing en B2B. Elle travaille aussi, entre autres, pour USA Today, Bearings Guide et 10Best Nashville. Vous êtes prêt à améliorer votre outil de gestion de projet ? Téléchargez notre guide gratuit pour l'acheteur de logiciel de collaboration. Vous y trouverez des questions et éléments à prendre en compte avant de choisir un nouvel outil. Ou bien, essayez gratuitement la solution de gestion de projet de Wrike ! (À vos risques et périls !)
La gestion de projet est un travail hautement complexe et compliqué. Au vu des nombreux facteurs qui entrent en jeu à chaque projet, les chefs de projet doivent être extrêmement polyvalents et compétents. Contrairement aux développeurs, aux ingénieurs, ou aux architectes qui travaillent sur l'aspect technique des projets, les chefs de projet, en plus de devoir être au fait des détails techniques, doivent également gérer les aspects humains et corporatifs. De plus, ils jonglent souvent avec plusieurs projets à la fois. En plus de tout cela, les chefs de projet doivent s'assurer que les lignes de communication entre les différents départements restent ouvertes, afin que les équipes puissent se coordonner entre elles et que tous les risques potentiels qui pourraient saborder le projet soient signalés. Naturellement, toute cette complexité est un terreau fertile pour développer une myriade de problèmes. Voici trois grands casse-têtes que presque chaque chef de projet rencontre, ainsi que des solutions pratiques. Casse-tête n°1 : Mettre à jour la planification du projet Il va sans dire que chaque projet a besoin d'une planification, afin que toutes les personnes impliquées puissent suivre leurs progrès et leurs responsabilités, y compris les jalons. C'est au chef de projet de surveiller toutes les activités de l'équipe, mettre à jour l'état du projet, et tenir le rôle de lien entre l'équipe et toute partie prenante, y compris la direction générale. Cependant, tout cela représente une activité qui demande beaucoup de temps aux chefs de projet, alors que leurs compétences et leur expertise pourraient être mieux utilisées s'ils pouvaient réellement travailler sur le projet, au lieu d'effectuer des tâches administratives. Solution : Automatisez les mises à jour de la planification à chaque fois que cela est possible, afin de ne pas avoir à perdre de temps en les collectant manuellement. Réunir votre équipe et demander à chaque membre l'état des tâches demande du temps, surtout lorsqu'il existe des outils de gestion de projet et de collaboration à votre disposition et qui permettent à votre équipe de simplement marquer une tâche ou un jalon comme fini(e) et de fournir des mises à des jours d'état et des rapports en temps réel. En gagnant du temp sur les petites tâches administratives, vous pouvez concentrer vos efforts et votre expertise là où ils ont une réelle importance. Casse-tête n°2 : Être multitâche Avec tant de choses à faire, être multitâche paraît inévitable. Mais il s'avère qu'en fait cela gêne votre productivité, affecte de façon négative la qualité de votre travail, et peut créer des délais importants. Un contretemps à un endroit causera inévitablement des problèmes pour toutes les tâches qui en dépendent, qui ne peuvent pas commencer avant que la première tâche ne soit finie, et ainsi de suite. Les contretemps s'accumulent rapidement et créent un plus grand retard. Solution : Faites ce que vous pouvez pour limiter le nombre de projets qui sont en cours au même moment. Essayez de n'avoir pas plus de 25 à 50 % de vos projets ouverts simultanément afin d'obtenir un nombre plus restreint de retards et une qualité plus élevée de travail. En tant que chef de projet, votre travail sera bien plus aisé avec un plus petit nombre de projets qui réclament en même temps votre temps et votre attention. Vous devriez également profiter des nombreux outils en ligne qui peuvent vous aider à assumer une partie de la charge. Une appli de messagerie instantanée telle que Slack permet une communication en temps réel, un archivage des messages, et une recherche facile, si vous avez besoin de vous remémorer les détails précis d'une conversation. Casse-tête n°3 : Estimer la durée d'un projet A moins que vous ne disposiez d'une boule de cristal en état de marche, (et dans ce cas, peut-on vous l'emprunter ?) vous ne pouvez tout simplement pas savoir combien de temps cela vous prendra de compléter une tâche spécifique. Cependant, vous devrez fournir une estimation aux parties prenantes et aux clients, sur la base de toutes les informations pertinentes que vous avez à votre disposition. Et vous serez tenu pour responsable de cette date d'achèvement estimée. Il existe plusieurs méthodes différentes que vous pouvez utiliser pour estimer le temps qu'il faudra à votre équipe pour finir un projet. Mais même si vous assignez à chaque tâche les durées proposées, il est possible que votre estimation soit trop courte ; ce qui signifie que votre équipe devra prendre le relais et rattraper le temps perdu. Et en plus du stress, cela peut signifier un sacrifice de la qualité, un dépassement du budget, ou potentiellement un non respect des échéances. Solution : Au lieu de demander aux membres de votre équipe de vous fournir une seule estimation d'échéance pour leurs tâches individuelles, essayez une méthode d'estimation en deux points. L'avantage d'une méthode en deux points, c'est qu'elle vous permet de manquer votre estimation, tout en apportant suffisamment de protection pour que vous puissiez toujours livrer le projet avant l'échéance finale. Notez que cette méthode ne garantit toujours pas que vous soyez capable de livrer chaque projet à temps, mais elle représente tout de même une sorte de filet de sécurité. Avec ces stratégies et ces outils utiles, vous serez à même de mieux planifier et exécuter vos projets, et cela vous permettra, ainsi qu'à votre équipe, de fonctionner de façon plus productive, avec moins de stress, et de toujours répondre aux attentes de vos clients, ou de les surpasser ! Biographie de l'auteur : Diana Clark est une experte en marketing numérique et une chef de projet des opérations marketing qui travaille avec sa talentueuse équipe marketing à Aussiewriter. Elle aime guider les autres dans la gestion de leurs affaires, et elle partage ses idées en tant que blogueuse.
