Diferencia entre flujo de trabajo BPM y simple

Cuando comencé a trabajar en proyectos interdisciplinarios, el mayor obstáculo no era la falta de herramientas, sino la falta de estructura. Los equipos tenían buenas intenciones, pero los plazos se incumplían, la responsabilidad se diluía y pasábamos más tiempo averiguando cómo trabajar que realizando el trabajo. Ahí es donde los flujos de trabajo de gestión de procesos empresariales (BPM) marcan la diferencia.

En lugar de dejar la coordinación de lado, los flujos de trabajo BPM dan a los equipos un sistema compartido que escala, se adapta y te ayuda a centrarte en los resultados y no en buscar actualizaciones. No es solo teoría: en el año 2024, dos tercios de las empresas ya habían optimizado al menos un proceso empresarial para mejorar la velocidad y la asignación de responsabilidades.

En este artículo, voy a detallar qué son los flujos de trabajo BPM, en qué se diferencian de las rutas de procesos simples y cómo utilizarlos para lograr una buena coordinación, escalabilidad e impacto comercial a largo plazo.

Índice

• ¿Qué es un flujo de trabajo de gestión de procesos empresariales (BPM)?

• BPM frente a flujos de trabajo

• ¿Es lo mismo un flujo de trabajo BPM que BPM?

• Cuándo elegir un flujo de trabajo de gestión de procesos empresariales

• Unos ejemplos de BPM en más detalle

• Casos prácticos de gestión de flujos de trabajo simples

• La importancia de los flujos de trabajo BPM

• Los beneficios de usar flujos de trabajo BPM

• Retos de los flujos de trabajo BPM

• Elegir entre software de BPM y software de flujo de trabajo

• Una sola plataforma para la gestión de flujos de trabajo y BPM

¿Qué es un flujo de trabajo de gestión de procesos empresariales (BPM)?

Un flujo de trabajo de gestión de procesos empresariales, o flujo de trabajo BPM, es una secuencia sistemática de tareas y actividades diseñada para lograr un objetivo organizacional específico. Abarca la definición de procesos empresariales, la puesta en funcionamiento, la supervisión y la optimización de procesos empresariales, manteniendo cada paso alineado con los objetivos de la organización.

A diferencia de los procesos ad hoc o informales, los flujos de trabajo BPM están estructurados y son repetitivos, y la automatización suele utilizarse para mejorar la eficiencia y la consistencia.

BPM frente a flujos de trabajo

Pero, ¿cuál es la diferencia entre un flujo de trabajo y una gestión completa de procesos empresariales? ¿y cuándo deberías usar cada uno?

La gestión de flujos de trabajo se centra en completar tareas individuales en la secuencia correcta. Es adecuada para automatizar procesos repetitivos a nivel de tarea, como aprobaciones, presentaciones o solicitudes internas.

La gestión de procesos empresariales (BPM), por otro lado, ofrece una visión más amplia. Conecta varios flujos de trabajo de diferentes departamentos, los alinea con los objetivos estratégicos y proporciona la estructura necesaria para supervisar, analizar y optimizar procesos complejos a lo largo del tiempo.

¿Es lo mismo un flujo de trabajo BPM que BPM?

No exactamente. Un flujo de trabajo BPM es solo una pieza del gran rompecabezas de la gestión de procesos empresariales. BPM se centra en la estrategia general, así como los métodos y las herramientas utilizadas para analizar, diseñar, implementar y mejorar de manera continua los procesos empresariales.

Un flujo de trabajo BPM, en cambio, es la secuencia específica de tareas dentro de un proceso aislado, o la capa de ejecución diaria. Piensa en BPM como el marco que guía tus operaciones, mientras que los flujos de trabajo son los componentes que lo hacen realidad.

Cuándo elegir un flujo de trabajo de gestión de procesos empresariales

La decisión entre implementar BPM o un flujo independiente depende de la complejidad y el alcance de los procesos empresariales:

• BPM: úsalo cuando te enfrentes a procesos complejos y multifuncionales que requieren coordinación en toda la organización, seguimiento del cumplimiento y una optimización continua.

• Flujos de trabajo: úsalos para tareas más simples, específicas de un departamento, que sean repetitivas y no requieran supervisión extensa o integración con otros procesos.

Las organizaciones generalmente comienzan con la automatización de flujos de trabajo para tareas específicas y adoptan gradualmente BPM a medida que sus necesidades de gestión de procesos se vuelven más complejas.

Unos ejemplos de BPM en más detalle

Es el momento de poner toda esta teoría en práctica. Veamos algunos casos prácticos del mundo real que muestran cómo las herramientas BPM y la automatización de flujos de trabajo ayudan a los departamentos claves y mejoran la gestión de procesos.

Gestión de la cadena de suministro

Las herramientas BPM respaldan la gestión de compras, inventarios y logística al vincular las tareas diarias de las operaciones de la cadena de suministro. Con automatización de flujos de trabajo integrada, los equipos pueden realizar un seguimiento de las comunicaciones con proveedores, aprobar pedidos y controlar los plazos en un solo entorno. Este nivel de coordinación ayuda a reducir los retrasos, garantizar el cumplimiento y simplificar los procesos complejos como el abastecimiento internacional sin añadir capas de trabajo adicionales.

Servicio al cliente

En el servicio al cliente, muchos equipos confían en herramientas de gestión de flujos de trabajo para crear una ruta clara de cada solicitud que necesita pasar por diferentes departamentos.

Al organizar todo el proceso, desde el primer mensaje hasta la resolución, el soporte al cliente puede avanzar rápidamente, a través de diversos departamentos y partes interesadas, sin perder de vista la calidad. Enfocarse en un solo proceso facilita adaptarse rápidamente y optimizar las operaciones cuando cambian las prioridades o aumenta el volumen.

Recursos Humanos

En RR. HH., la gestión de flujos de trabajo desempeña un papel clave para mantenerlo todo en funcionamiento sin problemas. Cuando los equipos de RR. HH. establecen un proceso para incorporar a nuevos empleados, por ejemplo, pueden crear una sola ruta que incluya formularios, solicitudes de equipos, sesiones de formación y reuniones con el gerente.

Una vez creado todo esto, repetirlo con cada nuevo empleado ayuda a aumentar la productividad y reducir la confusión. Automatizar tareas puede ahorrar horas cada semana y mantener una experiencia general uniforme entre los equipos.

Finanzas

BPM se centra en optimizar las operaciones financieras digitalizando el procesamiento de facturas, aprobaciones de gastos e informes. En lugar de depender de sistemas heredados, los equipos de finanzas utilizan plataformas BPM para activar procesos de múltiples pasos, reducir errores y monitorizar el progreso. Este enfoque estructurado fortalece el cumplimiento y la gestión de riesgos, al tiempo que mejora la precisión.

Casos prácticos de gestión de flujos de trabajo simples

La gestión de flujos de trabajo se centra en automatizar y optimizar tareas específicas dentro de un proceso. Por ejemplo, con:

• Aprobación de documentos: dirigir los documentos a través de los canales de aprobación necesarios, asegurando revisiones y firmas a tiempo.

• Solicitudes de permisos: permitir a los empleados enviar solicitudes de permisos, que luego se envían automáticamente a los supervisores para su aprobación.

• Solicitudes de servicios de TI: gestionar el envío, seguimiento y resolución de problemas o solicitudes de servicios relacionadas con TI.

• Órdenes de compra: automatizar la creación, aprobación y seguimiento de órdenes de compra para agilizar las adquisiciones.

La importancia de los flujos de trabajo BPM

Los flujos de trabajo BPM ayudan a las organizaciones a crear sistemas eficientes y escalables que respaldan la toma de decisiones en tiempo real y el crecimiento continuo. Son fundamentales para cualquier estrategia centrada en la transformación digital, la claridad operativa y la agilidad a largo plazo.

Optimiza los procesos con menos fricción

Los procesos de gestión empresarial reducen los retrasos al automatizar las tareas rutinarias y aclarar las responsabilidades. Esto permite a los equipos centrarse en trabajos de alto impacto mientras mantienen en marcha los flujos de trabajo empresariales. BPM crea una ruta clara para una gestión de proyectos más fluida, ya sea gestionando un flujo de trabajo individual o coordinando entre varios departamentos.

Mejora continua, integrada

Con BPM, puedes supervisar el rendimiento, recopilar información y refinar los procesos sobre la marcha. Una estrategia inteligente de BPM permite a las partes interesadas clave ajustar procesos específicos basándose en las necesidades en tiempo real, sin interrumpir todo el sistema. Es una forma directa de respaldar los objetivos de gestión de procesos a largo plazo.

Gestión de procesos que ayuda en el cumplimiento

Los flujos de trabajo BPM estandarizan tareas y aprobaciones para reducir los riesgos. Cuando se crean con el cumplimiento en mente, ayudan a rastrear documentación, asignar responsabilidades y alinearse con los requisitos de gobernanza, todo sin ralentizar el funcionamiento. Este enfoque funciona bien para tareas únicas y operaciones más complejas.

Transformación digital que responde al cambio

BPM facilita la adaptación. En lugar de renovar sistemas completos, los equipos pueden optimizar una secuencia o tarea a la vez para reflejar los cambios del mercado. Una plataforma BPM moderna ayuda a alinear la transformación digital con los objetivos organizacionales mientras simplifica las actualizaciones en sistemas heredados.

Los beneficios de usar flujos de trabajo BPM

El verdadero valor de la gestión de procesos empresariales surge cuando los equipos toman distancia para observar todo el proceso. BPM ayuda a mejorar la eficiencia dando a cada paso un lugar y un propósito. Si bien puede haber tareas y flujos individuales, el papel de BPM es unificar todas estas rutas de proceso en un sistema sinérgico que respalde objetivos empresariales más amplios.

Estas son algunas maneras en que las empresas pueden beneficiarse de los procesos de BMP:

• Operaciones optimizadas: al integrar varios procesos, las organizaciones pueden ahorrar tiempo, simplificar las operaciones empresariales y garantizar el control de calidad.

• Visibilidad mejorada: la supervisión en tiempo real de los procesos ayuda a los usuarios empresariales a tomar decisiones alineadas con los objetivos de la organización y resolver problemas de manera proactiva.

• Mejor experiencia del cliente: los procesos eficientes llevan a una prestación del servicio más rápida y a una satisfacción del cliente más alta.

• Ahorro de costes: la automatización reduce los costes laborales y minimiza los errores, lo que resulta en ahorros financieros.

Retos de los flujos de trabajo BPM

A pesar de los muchos beneficios, implementar flujos de trabajo de gestión de procesos empresariales no siempre es fácil. Las organizaciones tienen dificultades con la gestión de los procesos no porque el sistema sea defectuoso, sino porque cambiar la forma en que se trabaja es difícil. Se necesita paciencia, liderazgo y comunicación clara para entender por qué los cambios en la gestión de flujos de trabajo mejoran la eficiencia a largo plazo.

Estos son algunos desafíos comunes:

• Resistencia al cambio: los empleados pueden ser reacios a adoptar nuevos procesos empresariales o tecnologías.

• Complejidad de la integración: integrar el BPM con sistemas existentes y automatización de flujos de trabajo puede ser técnicamente complejo.

• Mantener la flexibilidad: asegurar que los procesos empresariales permanezcan adaptables a las cambiantes necesidades del negocio requiere mejora continua.

• Garantizar la precisión de los datos: los procesos automatizados dependen de datos precisos. Los errores en los datos pueden convertirse en una bola de nieve rápidamente.

Elegir entre software de BPM y software de flujo de trabajo

No todos los procesos requieren una renovación completa, y no todos los equipos necesitan una solución compleja. La elección entre el flujo de trabajo y el software de gestión de procesos empresariales se reduce a cuántos componentes estás gestionando y cuánto control necesitas.

Software de gestión de procesos empresariales

El software de gestión de procesos empresariales es ideal cuando se gestionan procesos empresariales complejos que involucran varios equipos y prioridades cambiantes. Si tu enfoque está en estandarizar cómo se realiza el trabajo, mejorar la coordinación entre departamentos y realizar mejoras consistentes sin interrupciones, es el enfoque correcto.

Las mejores plataformas te ayudan a:

• Mapear todo el proceso, no solo tareas aisladas

• Alinearlo todo con los objetivos de tu organización.

• Aclarar roles, plazos y responsabilidades

• Escalar junto a tu negocio

Si tus tareas diarias involucran coordinación entre finanzas, el departamento legal, operaciones, etc., el software de gestión de procesos empresariales te brinda la estructura para mantenerlo todo conectado.

Software de flujo de trabajo

El software de gestión de flujos de trabajo es mejor cuando buscas automatizar un solo proceso o una tarea repetitiva, como aprobaciones de bajas laborales o revisiones de contenidos.

Busca un software de automatización de flujos de trabajo que:

• Ofrezca suficiente flexibilidad para admitir ramificaciones o lógica condicional.

• Se integre con tus herramientas actuales.

• Permita a los usuarios no técnicos crear y actualizar procesos.

• Facilite la supervisión del progreso a nivel de tarea.

Si el objetivo es mejorar una función específica sin la complejidad de la gestión de procesos a gran escala, las herramientas de procesos suelen ser la mejor opción. El software de flujos de trabajo tiene más sentido cuando el objetivo es simplificar un proceso o gestionar tareas repetitivas, como aprobaciones de bajas laborales, revisiones de documentos o solicitudes internas.

Al evaluar software, busca herramientas que:

• Utilicen interfaces de bajo código para que cualquiera pueda crear y ajustar flujos.

• Gestionen lógica condicional sin trabajo de desarrollo adicional.

• Se integren con las herramientas en las que ya confío.

• Hagan que la visibilidad a nivel de tarea sea clara e intuitiva.

Una sola plataforma para la gestión de flujos de trabajo y BPM

Lo que más me gusta de Wrike es que no te obliga a elegir entre el poder de gestionar múltiples flujos de trabajo o sofisticados procesos de gestión empresarial (BPM) porque está diseñado para ambas cosas. Sus potentes funciones de flujo de trabajo combinan la automatización con capacidades avanzadas de BPM, lo que permite optimizar tareas, coordinar trabajo entre funciones y fomentar la mejora continua en toda la organización desde una única plataforma.

Obtén visibilidad en tiempo real, flujos de trabajo personalizables y plantillas listas para usar que agilizan la puesta en marcha sin los obstáculos de un sistema rígido. Independientemente de la tarea, Wrike te ofrece flexibilidad para escalar a medida que evolucionan tus necesidades y te permite centrarte en la perspectiva global.