Gestionar proyectos es sencillo y eficaz con Wrike
Prácticas recomendadas para gestionar el inicio de un proyecto
Cada proyecto es único en sus objetivos, además de en sus desafíos. Por esa razón, a fin de mejorar el modo de gestionar los proyectos, los dividimos en fases. Ello facilita a los equipos la evaluación y, en caso necesario, la rectificación del programa trazado a partir del alcance de un proyecto (teniendo a veces incluso que desviarse del plan original). La Guía del conjunto de conocimientos de gestión de proyectos (Project Management Body of Knowledge, o PMBOK) reconoce oficialmente cinco fases o grupos de procesos de gestión de proyectos. Estas son inicio, planificación, ejecución, control y cierre. Juntas constituyen el ciclo completo de la gestión de proyectos. En este artículo vamos a tratar las prácticas recomendadas para el primer paso del ciclo: la fase de inicio de la gestión de proyectos. ¿En qué consiste la fase de inicio de la gestión de proyectos? Dado que la fase de inicio puede englobar distintos procesos para cada organización, una forma sencilla de diferenciarla del resto del ciclo del proyecto es decir que es todo lo que tiene lugar antes de la aprobación del proyecto y de que este comience a planificarse de manera detallada. Generalmente, la fase de inicio es aquella en la que un patrocinador, en colaboración con un gestor de proyectos, determina tres aspectos fundamentales de un proyecto concreto: los objetivos, el alcance y las limitaciones. Hecho esto, preparan a continuación el acta de constitución del proyecto. Por último, antes de entrar de lleno en la fase de planificación, las principales partes interesadas aprueban el acta y se elaboran calendarios y presupuestos de forma más detallada. Prácticas recomendadas para la fase de inicio de la gestión de proyectos Pregúntate por qué existe el proyecto Quizá esto suene un tanto filosófico, pero se trata de una información básica que debe quedar clara antes de comenzar a trabajar. Tienes que ser capaz de responder a estas tres cuestiones: ¿Cuáles son los objetivos de este proyecto? ¿Por qué emprenderlo ahora? ¿Qué beneficios comerciales nos va a reportar? Dependiendo de si el proyecto es algo que se ha hecho antes o no, puede que dispongas ya de un plan de negocio para él. Si no es así, es el momento de realizarlo. El plan de negocio ayudará a establecer con claridad las razones que justifican el proyecto y debería dar respuesta a las tres cuestiones anteriormente planteadas. Define desde un principio las partes interesadas con mayor peso Muchos proyectos empiezan con una idea vaga de quiénes constituyen sus principales partes interesadas. No es necesario contar desde un principio con una lista completa de todas las personas que se van a ver afectadas por el proyecto, pero en la fase de inicio resulta crucial definir y acordar quiénes representan a las partes interesadas con mayor peso en él, aquellas personas cuyos actos influirán de manera decisiva a lo largo del ciclo del proyecto. Entre ellas figuran los responsables de los procesos de negocio y los principales directores ejecutivos, al igual que otras figuras importantes en la toma de decisiones. Una herramienta fantástica para llevar a cabo este proceso es el diagrama RASCI (también conocido como «matriz de asignación de responsabilidades») del proyecto, el cual detalla quiénes son sus responsables (los que hacen el trabajo), quién rinde cuentas (la persona que asegura que el trabajo se haga), quiénes tienen que dar su aprobación al trabajo, quiénes son consultados (aquellas personas cuyos conocimientos son necesarios para completar el trabajo) y quiénes son informados de los progresos del proyecto. Recoge por escrito las responsabilidades de las partes interesadas Pregúntale a cualquier gestor de proyecto si resulta difícil conseguir que las partes interesadas participen activamente en un proyecto: probablemente te diga que sí. Por eso debes recoger todas sus responsabilidades en un documento y hacer que lo firmen, comprometiéndose así a cumplir con ellas. Considera dicho documento un contrato que define las funciones de las partes interesadas del proyecto. Estas responsabilidades también se incluyen de manera formal en el acta de constitución del proyecto, que firmarán al final de la fase. Entre las responsabilidades típicas está establecer cuántas personas hacen falta para aprobar una decisión o formar un quorum, y durante cuánto tiempo pueden deliberar antes de tener que alcanzar una resolución. Completa todos los pasos de la fase de inicio de la gestión del proyecto Redacta un acta de constitución para tu proyecto Muchos ven el acta de constitución (o plan) de un proyecto simplemente como un paso en el que se rellena una plantilla con información básica del mismo, pero es mucho más que eso. El acta de constitución de un proyecto recoge la visión inicial que un patrocinador y un gestor de proyecto tienen de él. Este documento servirá para guiar el trabajo a lo largo del ciclo de gestión del proyecto, y cualquier cambio posterior que desee hacerse en él tendrá que pasar antes por un riguroso proceso de aprobación. Por ello, resulta crucial que el acta haya sido redactada con mucho cuidado, y lo más clara y detalladamente posible. Incluye el alcance del proyecto Probablemente la sección más importante del acta de constitución de un proyecto sea su alcance: es en ella donde se define con precisión qué es y qué no es el proyecto. Durante la fase de inicio se discutirá dicho alcance y se negociarán sus distintos puntos hasta que todas las partes interesadas principales vean incluidos en él sus objetivos. El alcance final del proyecto se recoge entonces en su acta de constitución y luego las partes interesadas lo rubrican. Otros puntos que el acta de constitución de un proyecto debería incluir: Productos finales: Estos son los productos del trabajo, que han de entregarse en una fecha concreta y en un estado convenido entre las partes interesadas. Necesidad comercial: El estudio de negocio define los beneficios de primer nivel del proyecto además de sus costes. Limitaciones: Estas son las limitaciones de tu proyecto, como por ejemplo los costes, los recursos humanos, los límites de tiempo, la calidad y el retorno potencial de la inversión. Previsiones: Una declaración de lo que crees que sucederá en el futuro. Riesgos: Estos son acontecimientos inesperados que podrían afectar a las personas, los procesos, la tecnología y los recursos implicados en un proyecto, y llegar a impedir o retrasar la finalización de este. Cómo empiezas determina cómo acabas Lo que esto quiere decir es que la manera en que empieces tu proyecto determinará muchas veces si este acaba en éxito o fracaso. Verificar que se han dado todos los pasos de la fase de inicio de la gestión de proyectos permite presentar la visión del proyecto a quienes han de aprobar el trabajo y determina el alcance de este último. Sencillamente, la fase de inicio —y en especial el acta de constitución de un proyecto— allana el camino hacia su éxito. No comiences ninguno sin elaborar primero su correspondiente acta.
El efecto de Agile en los equipos de marketing (Infografía)
Recientemente realizamos una encuesta a más de 800 agentes de marketing sobre la gestión del trabajo, los problemas de colaboración entre departamentos, la satisfacción en la integración tecnológica y cómo las metodologías Agile les están ayudando a mejorar la flexibilidad y la colaboración entre sus equipos.
6 errores fatales de los fundadores de start-ups
Adeo Ressi es fundador y CEO de Founder Institute, donde él y su equipo orientan a cientos de emprendedores noveles. Además, él mismo ha sido fundador de varias empresas con éxito en los últimos 20 años. De modo que, cuando le preguntamos sobre los típicos errores que cometen los emprendedores principiantes, los cuales podrían resultar fatales para sus empresas, ¡le escuchamos con atención! Ressi destaca que los errores fatales a menudo se cometen en los críticos primeros meses en los que se funda la nueva empresa, que es cuando cada movimiento puede tener una enorme repercusión, positiva o negativa, para el proyecto. Durante este tiempo, el emprendedor tiene que tomar un montón de decisiones cruciales en un periodo breve de tiempo. Según Ressi, existen al menos seis errores fatales que los nuevos emprendedores comenten a menudo. Si conoces otros errores que se comentan a menudo (o que tú mismo has cometido) coméntanoslo en la sección disponible al final de esta entrada. Los 6 errores fatales de las start-ups Selección del equipo inicial y del cofundador: Involucrar en tu empresa a las personas equivocadas puede dar como resultado falta de eficacia, discusiones, callejones sin salida, luchas de poder y, aún peor, la muerte de la empresa. Asegúrate de acertar a la hora de incorporar nuevas personas. Estructuración de la empresa, cofundador y acuerdos de equipo: Gestionar las remuneraciones, el stock o las opciones de manera errónea puede hacer que la empresa quede abocada al fracaso. Además, se debe tener mucho cuidado con los inversores iniciales y cómo se estructuran los acuerdos. Es casi imposible deshacer acuerdos que se han estructurado de una manera pésima. Adopción de tecnología : Si eliges tecnologías poco populares o inútiles, tu empresa no crecerá tan rápido, tendrás problemas para encontrar buenos desarrolladores y tu producto no será de primera calidad. Modelos de negocio e ingresos: Seleccionar un modelo de negocio que permita a la empresa crecer y llegar a ser rentable es crucial. Modelo de salida al mercado: Determinar cómo va a hacer la empresa para llegar a los clientes es una decisión que hará que tengas éxito o no. Estudia cuidadosamente tus estrategias de ventas, tus asociaciones y tus opciones de distribución. Nombre de la empresa: Incluso algo tan simple como elegir un nombre equivocado puede resultar potencialmente fatal. No es un buen nombre si no transmite los beneficios con claridad o es difícil de pronunciar, de escribir o de recordar. Escucha a Adeo Ressi hablar sobre el mayor error de un emprendedor a partir del minuto 20:34 (en inglés): En la génesis de un nuevo negocio, cada decisión que toma el fundador, grande o pequeña, puede tener consecuencias fatales. Por lo tanto, ten cuidado con cada uno de estos seis puntos que destaca Ressi y pide ayuda durante este significativo periodo de tiempo. Para saber cómo puede ayudar a tu start-up el Founder Institute, visita su página web. ¿Quieres compartir tu propia historia? Cuéntanos otros errores fatales de start-ups en los comentarios.
5 consejos para aumentar la adopción de la gestión del trabajo en tu equipo de marketing
Hoy en día, los equipos de marketing se están enfrentando a retos verdaderamente difíciles. Tenemos algunos consejos para aumentar la adopción de la gestión del trabajo en tu equipo de marketing.
Presentamos los formularios de solicitud con campos personalizados
Wrike incluye ahora una mejora para ofrecer servicios de manera más rápida y eficaz. Con ella, las peticiones de los clientes o de las partes interesadas a nivel interno se pueden recopilar directamente desde los formularios de solicitud, permitiendo registrarlas en los campos personalizados de un proyecto o tarea.
Así obtienen los gestores de proyectos excelentes resultados gracias a la automatización
La automatización de procesos trata de resolver un problema mediante la transferencia eficaz del trabajo manual realizado por un humano a una máquina. El objetivo es reducir el trabajo rutinario y repetitivo que consume una gran cantidad de tiempo y maximizar la capacidad de repetir y prever los resultados.
Los ocho anuncios más importantes de Collaborate 2020
La edición de Collaborate de este año se ha centrado en la idea de «Trabajar en sintonía». Durante los dos días del evento, los asistentes pudieron descubrir los diversos métodos ofrecidos por Wrike para que los equipos colaboren en pro de la maximización del rendimiento, la aceleración del crecimiento y la mejora de la experiencia del cliente. Aquí presentamos un resumen de los ocho grandes anuncios que se hicieron en Collaborate 2020.
Cómo gestionar el cambio en tu empresa de prestación de servicios en 2020
El año pasado, lanzamos Wrike for Professional Services para optimizar la entrega de proyectos, automatizar los flujos de trabajo y gestionar el uso del equipo. Este año, estamos dando un paso más allá con Wrike for Professional Services Performance.
2019: Balance del año
Antes de recibir el nuevo año, en Wrike queremos recordar los momentos culminantes del año pasado y dar las gracias a nuestros clientes, socios y usuarios de Wrike que hicieron de 2019 un año maravilloso. Sigue leyendo y sumérgete en estas magníficas estadísticas sobre nuestro año.
Tres consecuencias de la globalización de los servicios para las agencias en 2020
Ante la decadencia del comercio y las finanzas tradicionales en el siglo XXI, la transformación digital se ha convertido en uno de los métodos más valiosos para el crecimiento de las empresas en todo el mundo. Hablamos aquí acerca de tres efectos significativos que la globalización de los servicios tendrá sobre todos los sectores de actividad, y cómo pueden las empresas prepararse para las tendencias de globalización de 2020.
OMExpo 2018: Descifrando el futuro digital del marketing
El equipo de Wrike contó con un stand en OMExpo 2018, los días 25 y 26 de abril, donde se han dado cita más de 450 marcas del sector del Marketing Digital & Ecommerce para intercambiar ideas, hablar sobre innovación, y compartir buenas prácticas.
Wrike en OMExpo 2018
Las agencias y departamentos de marketing se enfrentan a un mercado cambiante, en el que reaccionar de manera rápida y eficaz a las demandas del público es fundamental. Sin embargo, coordinar, planificar y ejecutar campañas, mientras se hace frente a la creciente carga de trabajo no es una tarea sencilla. Requiere de la estrecha coordinación y colaboración entre distintos equipos y departamentos. ¿Cómo conseguirlo? Agnès Martí Voltas, consultora de productividad y gestión de trabajo en Wrike, tratará este tema con Daniel Elizalde, Responsable de Calidad en la empresa de soluciones de marketing ADL Performance, durante una presentación en OMExpo 2018. No te pierdas esta presentación Miércoles, 25 de abril, 2018 16:50 - 17:10 h Sala OMExpo, OMExpo (Pabellón 6, Feria de Madrid) Cómo agilizar y optimizar tus campañas de marketing gracias a una herramienta de gestión del trabajo colaborativa En los 15 años de experiencia de la empresa ADL Performance en marketing directo, la importancia de una colaboración en equipo ágil y eficaz ha quedado clara. En una misma campaña, el equipo de IT puede estar desarrollando una página web o una sección de la misma, mientras el equipo de producto gestiona la producción de códigos promocionales u otros entregables. Todo esto, bajo la atenta supervisión del gestor de proyectos, quien trata de establecer y asegurar los plazos y dependencias de todo lo requerido por el cliente. Mantener a todo el mundo en la misma página, con toda la información, versiones y requisitos de la campaña en mente, puede suponer un reto. Es necesario contar con un buen plan, respaldado por un flujo de comunicaciones que permita reaccionar rápidamente a los cambios y que facilite un proceso de revisión y aprobación ágil. Os mostramos cómo estructurar y gestionar el trabajo con una herramienta online. Presentadora y entrevistado: Agnès Martí Voltas, consultora de productividad y gestión de trabajo en Wrike, y Daniel Elizalde, Responsable de Calidad en ADL Performance. Si quieres más información sobre cómo ADL Performance colabora en Wrike para optimizar la visibilidad, planificación y ejecución de sus campañas puedes leer nuestro caso de éxito. Reserva una cita con nosotros Wrike ayuda a las agencias y departamentos de marketing a estructurar y simplificar la gestión de sus proyectos y campañas. Empresas de todo el mundo confían en nosotros para agilizar su trabajo mientras mantienen su calidad. Nuestros expertos de producto estarán en OMExpo los días 25 y 26 de abril en el stand D20. Si estás interesado en una demostración de producto o en hacernos alguna consulta, por favor, contacta con José Manuel Fernández Maroto en [email protected]. También puedes comenzar una prueba gratuita de Wrike.
Guía 2017 de conferencias de gestión de proyectos en Europa
2017 ya está aquí y viene cargado de conferencias de gestión de proyectos que no te puedes perder. Mantente informado sobre los últimos avances de la industria, recibe consejos de los expertos del sector y establece contactos con otros profesionales de la gestión de proyectos. Saca la agenda y empieza a planificar a cuales vas a asistir con nuestra guía de conferencias de gestión de proyectos en Europa en 2017. Webinar Scrum Master versus Director de Proyectos por PMI Madrid ¿Dónde? Online ¿Cuándo? 16 de enero ¿En qué consiste? Dentro del enfoque SCRUM, el aspecto que describe la organización de un proyecto destaca el rol del Scrum Master con un estilo de liderazgo servicial, capaz de crear un ambiente que facilita el trabajo de todo el equipo. Entonces, ¿Es el Scrum Master una evolución del rol del Director de Proyecto? ¿Los Directores de Proyecto tradicionales son los llamados a ejercer este rol? Para saber más: https://attendee.gotowebinar.com/register/1379388294026515972 Liderazgo de proyectos RICS y APM ¿Dónde? Londres ¿Cuándo? 28 de marzo ¿En qué consiste? El tema de este año es la colaboración en el liderazgo de proyectos. El año pasado, se ofrecieron soluciones para que los gestores de proyectos operasen eficientemente y estrategias para asegurar la competitividad de tus proyectos y tu negocio. Los conferenciantes serán líderes de la industria de RICS y APM que ofrecerán casos prácticos, consejos, estrategias, modelos y herramientas para que utilices en tu trabajo diario. Para saber más: http://www.rics.org/uk/training-events/conferences-seminars/rics--apm-project-leadership-conference/london/ Diversidad en la gestión de proyectos DiPM 2017 ¿Dónde? 's-Hertogenbosch, Holanda ¿Cuándo? 10 y 11 de abril ¿En qué consiste? La diversidad en los equipos es la clave para mejorar el éxito de los proyectos. La International Project Management Association (IPMA) presenta la primera conferencia internacional sobre diversidad en la gestión de proyectos, la cual pretende ser la primera de una larga serie. En 2017 el foco se centrará en la diversidad de género, la cual sigue siendo un reto por tratarse la gestión de proyectos de un sector predominantemente masculino. Para saber más: http://dipm.ipma.world Conferencia de gestión de proyectos APM 2017 ¿Dónde? Londres ¿Cuándo? 27 de abril ¿En qué consiste? El tema de este año es “Haciendo el molde – Transforma, diversifica, revoluciona”. La conferencia de gestión de proyectos APM 2017 no dejará ninguna asunción sin cuestionar, proporcionando una visión sobre el futuro de la profesión; la gente, las costumbres y los proyectos y cómo van a transformar el mundo en el que vivimos y nuestra forma de trabajar. Para saber más: https://www.apm.org.uk/apm-conference/ Congreso PMI EMEA 2017 ¿Dónde? Roma ¿Cuándo? 1-3 de mayo ¿En qué consiste? El Congreso PMI EMEA 2017 consiste en tres días de desarrollo profesional, networking e inspiración que brindan una plataforma de crecimiento personal y profesional. Únete a cientos de gestores de proyectos de multinacionales de todo el mundo para compartir ideas, identificar nuevas tendencias y reforzar tus habilidades fundamentales. Para saber más: http://congresses.pmi.org/emea2017 Congreso PMO 2017 ¿Dónde? Londres ¿Cuándo? 7 de junio ¿En qué consiste? La conferencia PMO está centrada en portfolios, programas y oficinas de proyectos. Habrá un programa completo de conferenciantes expertos en PMO, una exhibición de PMO con productos y servicios relacionados, así como espacios para networking con otros profesionales del sector. Para saber más: http://www.pmoconference.co.uk ¿A qué conferencias vas a asistir? ¿Cuáles de los eventos te han parecido más interesantes? ¿Echas de menos algún evento que no hayamos incluido? Déjanos un comentario aquí debajo y dinos tu opinión. ¡Feliz año y esperamos que disfrutes de las conferencias que recomendamos!
Ya está disponible nuestro informe de la «Encuesta sobre gestión del trabajo 2015»
Wrike tiene el placer de publicar los resultados de nuestra Encuesta sobre gestión del trabajo 2015. La encuesta, realizada a más de 1400 empleados de oficina, recoge la opinión de personas que trabajan en diversos departamentos empresariales, como marketing, TI, contabilidad, recursos humanos, ventas y producción. El informe aborda cuestiones que les afectan, como las principales causas de estrés para ellos, la productividad y los mayores obstáculos a los que han de enfrentarse a la hora de realizar su trabajo. Estas son algunas conclusiones del informe: La pérdida de información es la primera causa de estrés para los trabajadores. El 34 % de los trabajadores está descontento con los métodos de gestión del trabajo en su empresa. Más de un 34 % de los trabajadores asiste a seis o más reuniones por semana. Los trabajadores creen que en 2020 el trabajo virtual y el ritmo de trabajo habrán aumentado de forma considerable, y que trabajar en la oficina con dispositivos propios (lo que se conoce como BYOD, del inglés «Bring Your Own Device») será mucho más habitual. Aquí tienes un avance de los resultados. El siguiente diagrama muestra las principales causas de estrés en el trabajo para nuestros encuestados: ¿Quieres conocer los demás resultados? Entonces te invitamos a leer el informe completo. Haz clic abajo para descargar tu copia gratuita: ¿Quieres mejorar tu gestión del trabajo? ¡Prueba Wrike gratuitamente hoy mismo!