L'importance de l'utilisation d'un planning projet
Les calendriers visuels de projets sont les meilleurs amis des managers. Trouver une façon simple de rendre compte des progrès en ayant une vision d'ensemble auprès de l'équipe dirigeante et des parties prenantes peut vous sauver la vie en ce qui concerne la gestion de gros projets. Dans le même temps, lorsque vous gérez un projet et avez besoin d'examiner de près les détails de jalons et de dépendances, il est aisé de voir où en est le projet dans son ensemble et d'épingler toutes les tâches et les échéances qui risqueraient d'être décalées.
Les calendriers de projet semblables au diagramme de Gantt sont un outil de planification et de gestion si populaire, qu'il existe des dizaines d'applis de gestion de projet permettant de les créer, y compris Excel, Microsoft Project... et Wrike. Nous allons ici vous montrer comment créer un planning dans MS Project, ainsi qu'une façon plus simple de faire cela avec Wrike.
Comment créer un planning Microsoft Project
Étape 1 : Pour créer un diagramme de Gantt sur Microsoft Project, cliquez sur affichage, puis choisissez chronologie.
Étape 2 : Effectuez un clic droit sur l'une de vos tâches, puis sélectionnez Ajouter à la chronologie. Répétez pour toutes les tâches ou jalons liés à votre projet.
Étape 3 : Si vous souhaitez créer des chronologies multiples, cliquez sur l'affichage Chronologie, puis sur Format. Sélectionnez Barre de chronologie dans le menu Format.
Étape 4 : Effectuez un clic droit sur une chronologie et sélectionnez Plage de dates. Définissez vos dates de début et de fin.
Étape 5 : Ajoutez des couleurs et changez les styles de texte en cliquant à n'importe quel endroit de votre chronologie et en sélectionnant Format.
Étape 6 : Pour partager votre planning MS Project, cliquez sur le menu Format et sélectionnez Copier la Chronologie. Choisissez une taille, en fonction de vos besoins : pour le courrier électronique, choisissez petit ; pour la présentation, choisissez moyen ; et pour la taille complète, choisissez grand. Vous pouvez ensuite coller la chronologie dans un autre programme en tant qu'image.
Une façon plus simple de créer un calendrier en ligne
Au lieu d'ajouter manuellement les tâches et les jalons au calendrier de votre projet, utilisez un diagramme de Gantt en ligne. La fonctionnalité Calendrier de Wrike vous permet de facilement planifier vos projets. Wrike extrait automatiquement les tâches et les échéances de votre projet afin de créer un calendrier de projet dynamique à votre place. Assignez les échéances, fixez les jalons et les dépendances avec un simple clic droit, et ajustez aux changements en glissant et en déposant les tâches et les durées. Les tâches en retard sont automatiquement signalées en rouge, ainsi rien n'échappe à votre attention.
Un planning projet en ligne est également beaucoup plus facile à partager, et vous n'avez pas besoin de vous soucier de sélectionner la bonne taille pour vos présentations PowerPoint ou vos e-mails. Avec Wrike, vous pouvez rapidement partager votre calendrier avec vos collègues en prenant un aperçu et en envoyant le lien à vos clients et parties prenantes afin qu'ils puissent recevoir les mises à jour sur le projet rapidement et facilement.
Recevez un essai gratuit de Wrike et testez-le vous-même, sans aucun téléchargement ni aucune installation à effectuer. Puis lisez notre guide détaillé sur le calendrier Wrike afin de créer votre premier diagramme de Gantt et rendre votre projet opérationnel en quelques minutes.
Comment les calendriers de projets vous ont-ils aidé à respecter des échéances importantes ?
Partagez votre exemple de réussite dans les commentaires.
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Emily Bonnie
Emily is a former Content Marketer of Wrike. She specializes in leadership, collaboration, and productivity. Her brain is stuffed with obscure grammar rules, an embarrassing amount of Star Wars trivia, and her grandmother’s pie recipes.
5 signes dénonciateurs d'un mauvais outil de gestion de projet
Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vos besoins en gestion de projet évoluent. Se développer, c'est bien, mais dans ce cas, une communication claire et une bonne gestion des tâches deviennent plus importantes que jamais.
Si vous possédez déjà une solution de gestion de projet, il s'avérera peut-être difficile de justifier le coût et le temps engagés pour la mise en place d'un nouvel outil. En plus, son adoption pourrait être un problème si les salariés sont peu habitués à adopter de nouvelles procédures et méthodes.
Alors, comment savoir s'il est nécessaire d'améliorer votre outil de gestion de projet ? Voici quatre signes avant-coureurs qui indiquent qu'il est temps de passer à autre chose :
Vous utilisez plusieurs outils différents
En combien d'étapes votre équipe finalise-t-elle une tâche ? Si votre système de gestion des tâches, votre compteur d'heures et votre messagerie reposent sur des plates-formes différentes, la communication risque de ne pas être simple. Des outils variés et déconnectés les uns des autres entraînent inévitablement une perte de temps, des doublons et des opportunités manquées.
Si cela fait longtemps que vous n'avez pas actualisé votre logiciel, vous serez certainement surpris de constater que de nombreux produits couvrent à eux-seuls divers besoins liés à la gestion de projet. Recherchez un outil capable d'englober tous vos processus et votre communication au sein d'une seule et même interface afin d'éviter les confusions et les opportunités ratées.
Votre travail n'est pas disponible dans le Cloud
La plupart des entreprises en expansion ont intérêt à héberger leur système de gestion de projet dans le Cloud. Si vous êtes déjà prêt à déménager dans le Cloud, vous apprécierez une communication plus rapide, une mise en place plus simple et un accès où que vous vous trouviez. La cerise sur le gâteau ? Les outils de gestion de projet dans le Cloud vous évitent le fardeau financier lié à l'achat d'une licence perpétuelle.
Votre solution est difficile à prendre en main
Si vos nouveaux salariés passent plus de temps à se former à l'utilisation de votre logiciel de gestion de projet qu'à effectuer leur véritable travail, c'est que vous avez un problème. Votre outil de gestion de projet doit être facile à prendre en main pour que les plus jeunes comme les plus anciens n'éprouvent aucune difficulté à s'acclimater rapidement et à être productifs. Votre fournisseur doit aussi vous fournir des documents de formation et de dépannage pour que vous n'ayez pas à intervenir à chaque incident rencontré par vos collaborateurs.
Votre entreprise a changé
Se développer, c'est bien, mais cela rend aussi parfois les choses plus compliquées. Plus votre équipe ou vos projets sont nombreux, plus votre logiciel de gestion de projet aura du mal à suivre, en particulier s'il est un peu démodé... Vous devez trouver une solution qui évolue à votre rythme. De nombreux outils sont évolutifs et proposent différents niveaux dédiés aux petites, moyennes et grandes entreprises, mais aussi la possibilité d'ajouter ou de supprimer des utilisateurs très simplement.
Les réunions sont trop nombreuses
Le but ultime d'un outil de gestion de projet est bien de réduire la charge de travail et les réunions superflues, non ? Si vous prévoyez une réunion quotidienne avec votre équipe pour discuter de l'avancée des projets et trouver des idées, c'est que votre logiciel ne vous aide pas suffisamment. Une solution de gestion de projet doit être un espace de discussion, de mise à jour sur la progression des tâches et des projets, d'échange de pièces jointes, de validation des délais... Les réunions sont là uniquement pour parler des priorités plus générales et résoudre les problèmes. Votre équipe appréciera le temps ainsi libéré pour réaliser d'autres tâches et se consacrer à livrer un travail impeccable.
Si, après lecture de cette liste vous pensez devoir renouveler votre outil de gestion de projet, parlez-en à notre équipe. Nous étudierons vos besoins et les difficultés que vous rencontrez avec votre système actuel. Nous vous guiderons dans vos recherches.
Biographie de l'auteur :
Megan Pacella écrit pour TechnologyAdvice.com. Elle est spécialisée dans les solutions de vente et de marketing en B2B. Elle travaille aussi, entre autres, pour USA Today, Bearings Guide et 10Best Nashville.
Vous êtes prêt à améliorer votre outil de gestion de projet ?
Téléchargez notre guide gratuit pour l'acheteur de logiciel de collaboration. Vous y trouverez des questions et éléments à prendre en compte avant de choisir un nouvel outil. Ou bien, essayez gratuitement la solution de gestion de projet de Wrike ! (À vos risques et périls !)
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