Optimiser les opérations avec l’analyse de workflow

Dans le contexte économique actuel, en constante évolution, les entreprises cherchent en permanence à améliorer leurs opérations et à devancer la concurrence. L’analyse de workflow est une méthode puissante pour atteindre l’excellence opérationnelle. En examinant et en optimisant minutieusement les workflows, les entreprises peuvent rationaliser les processus, gagne en efficacité et favoriser la réussite commerciale.

Dans cet article, nous allons explorer le concept, le processus et l’impact de l’analyse de workflow sur les performances des entreprises.

Sommaire 

• Qu’est-ce que l’analyse de workflow ?

• Processus d’analyse de workflow

• Méthodes pour analyser les workflows

• Mise en œuvre des changements basés sur l’analyse de workflow

• Défis à surveiller lors de l’orchestration des workflows

• Comment l’analyse de workflow transforme les processus métier

• Fonctionnalités à rechercher dans une plateforme d’orchestration de workflow

• Efficacité concrète des workflows : Wrike, la solution idéale

Qu’est-ce que l’analyse de workflow ?

L’analyse de workflow se réfère à l’évaluation et à l’amélioration systématiques des processus de workflow au sein d’une entreprise. Cela implique d’examiner la manière dont les tâches sont effectuées, d’identifier les domaines à améliorer et de mettre en œuvre des changements pour gagner en efficacité et en productivité. En analysant les workflows, les entreprises obtiennent des informations précieuses sur leurs opérations actuelles, leur permettant d’identifier les problèmes, d’éliminer les redondances et de rationaliser les processus.

Processus d’analyse de workflow

Le processus d’analyse de workflow implique plusieurs étapes clés, chacune contribuant à la compréhension globale et à l’amélioration des processus de travail d’une entreprise.

Cartographier le workflow actuel

La première étape de l’analyse de workflow est d’identifier et de cartographier tous les processus d’une entreprise. Cela implique de documenter et de comprendre chaque étape de la réalisation d’une tâche, du début à la fin. En visualisant le workflow, les entreprises obtiennent un aperçu clair de leurs opérations et peuvent identifier les inefficacités ou goulots d’étranglement.

Impliquez les personnes qui font le travail. Leur expérience quotidienne vous donne une vision plus claire de la réalité du fonctionnement, et pas seulement du processus idéal. Ce sont aussi celles qui sont les plus susceptibles d’identifier les solutions de contournements, les ralentissements, et les étapes qui n’ont tout simplement pas de sens. Dans un environnement de fabrication, par exemple, la cartographie peut tout couvrir, de l’achat de matières premières à l’emballage final. Décomposer ces étapes en sous-tâches aide à établir une image plus précise du workflow et des domaines à améliorer.

Analyser les données pour améliorer l’efficacité des processus

Une fois que tout est cartographié, il est temps d’examiner de plus près les performances réelles du processus. Cela signifie qu’il faut vérifier les étapes qui ralentissent le processus ou qui n’apportent pas de valeur ajoutée. Supprimer ces éléments inutiles peut aider votre équipe à terminer les tâches plus rapidement et plus facilement.

C’est aussi là que les données entrent en jeu. En suivant la durée de chaque étape, vous pouvez vous concentrer sur ce qui fonctionne et sur ce qui fait obstacle. Par exemple, dans une équipe de service à la clientèle, vous pourriez constater que les retards dans la résolution des demandes sont dus à des lacunes dans les transferts ou à des canaux de communication flous. Résoudre ces problèmes peut permettre d’accélérer l’assistance et de satisfaire les clients.

Identifier les goulots d’étranglement et les domaines à améliorer

L’un des principaux objectifs de l’analyse de workflow est d’identifier les inefficacités et les domaines à améliorer. Les goulots d’étranglement sont des points dans le workflow où les tâches sont retardées ou ralenties, affectant l’efficacité globale du processus. Une fois que vous savez où ils se situent, il est plus facile de déterminer ce qui doit changer pour maintenir la dynamique.

L’analyse de workflow permet également aux entreprises d’identifier les zones où des ressources supplémentaires ou des changements sont nécessaires pour améliorer l’efficacité globale du processus. Cela peut impliquer l’acquisition de nouvelles technologies, la réaffectation de ressources, ou la formation des employés pour qu’ils effectuent des tâches plus efficacement. Par exemple, les tests peuvent être un obstacle pour une équipe de développement logiciel. Dans ce cas, automatiser une partie des tests ou mettre en place une assistance accrue en matière d’assurance qualité (QA) peut aider à accélérer les projets et à les maintenir sur la bonne voie. L’objectif reste toujours le même : créer un processus plus fluide et plus efficace qui permet une meilleure production.

Méthodes pour analyser les workflows

Il n’existe pas d’approche unique pour l’analyse de workflow. Différentes méthodes peuvent offrir une meilleure visibilité et des résultats selon vos objectifs, la structure de votre équipe et le type de travail que vous effectuez. Examinons certains des types les plus efficaces et voyons quand les utiliser.

1. Analyse de workflow linéaire

Les workflows linéaires suivent une séquence particulière, chaque tâche dépend de celle qui la précède, et se déroulent en ligne droite du début à la fin. Ces workflows sont courants dans des environnements comme la fabrication, les labs ou les processus réglementaires, où l’ordre strict et la conformité sont essentiels.

Quand l’utiliser : cette approche fonctionne bien lorsque votre workflow a un ordre défini et des résultats prévisibles. Utilisez la cartographie des processus pour décomposer chaque phase, rassembler des données quantitatives et analyser les résultats du workflow pour identifier les lacunes ou les retards.

2. Analyse de workflow interfonctionnel

Les workflows interfonctionnels couvrent plusieurs services ou disciplines. Ces workflows reposent beaucoup sur les fonctionnalités de collaboration et les systèmes d’information pour garder une dynamique. Cependant, ils sont souvent confrontés à des silos de données, des responsabilités floues ou de transferts incohérents, ce qui nuit à leur efficacité.

Quand l’utiliser : si vos workflows existants impliquent plusieurs équipes, il est essentiel d’analyser l’apport humain et d’identifier les obstacles. Les données qualitatives issues des commentaires de l’équipe, combinées à un modèle visuel du workflow, peuvent aider à identifier les retards et la manière dont chaque équipe contribue au résultat souhaité.

3. Analyse de workflow hybride

Un workflow hybride mélange les éléments linéaires et interfonctionnels. Vous pouvez avoir un processus d’approbation structuré qui se divise en plusieurs actions parallèles, ou un système central alimentant en sorties plusieurs unités opérationnelles.

Quand l’utiliser : les workflows hybrides sont courants dans les établissements de santé, les workflows juridiques et les initiatives à l’échelle de l’entreprise. Ils nécessitent une analyse attentive des composants de base et des transferts complexes. En vous concentrant sur la productivité des workflows, en rassemblant des informations quantitatives et qualitatives, et en donnant la priorité à la visibilité des données, vous pouvez améliorer de manière significative les processus sans repartir de zéro.

Mise en œuvre des changements basés sur l’analyse de workflow

Une fois la phase d’analyse terminée, il est temps de mettre en œuvre les changements nécessaires basés sur les résultats de l’analyse de workflow.

Prioriser les domaines à améliorer

Après avoir identifié les points faibles d’un workflow, l’étape suivante est de définir les priorités. Concentrez-vous sur les changements qui auront le plus grand impact sur l’efficacité et la productivité, et non pas seulement sur ceux les plus faciles à réaliser. Cela signifie évaluer les bénéfices potentiels par rapport au temps, aux outils et aux personnes nécessaires pour les concrétiser.

Les parties prenantes concernées devraient également être impliquées dans le processus de priorisation. En recueillant les commentaires des employés, des responsables et des autres individus directement impliqués dans le workflow, les entreprises peuvent s’assurer que les changements sélectionnés s’alignent sur leurs objectifs globaux.

Stratégies de mise en œuvre des changements

La mise en œuvre de changements basés sur l’analyse de workflow nécessite une stratégie bien pensée. Cela nécessite de planifier le processus de mise en œuvre, de définir des objectifs clairs et de communiquer les changements aux parties prenantes concernées.

Considérez les risques et les défis potentiels associés à la mise en œuvre des changements. En anticipant ces obstacles, les entreprises peuvent élaborer des plans d’urgence pour atténuer leur impact et assurer une transition fluide.

Pour une transition réussie, les équipes ont besoin d’aide pour exécuter leurs nouveaux processus de workflow. Cela peut prendre la forme de formations pratiques, de guides courts, ou de réunions rapides pour passer en revue les nouvelles étapes. Lorsque les personnes comprennent pourquoi le changement est important et comment l’appréhender, elles sont plus enclines à l’adopter avec confiance. Un petit investissement de départ dans la formation peut faire toute la différence dans le succès à long terme de l’entreprise.

Surveiller et ajuster les changements

Après avoir mis en œuvre des changements, il est essentiel de surveiller leur impact sur l’efficacité des workflows. Des contrôles réguliers aident à détecter les causes des ralentissements ou des sources de confusion. Plus tôt vous détectez un problème, plus il est facile d’y remédier et de garder le cap.

Pour mesurer l’impact, collectez des données sur les indicateurs clés de performance (KPI), comme le temps de cycle, le débit et les taux d’erreur. Comparer ces chiffres avant et après les changements permet de clarifier ce qui fonctionne et les endroits où le processus nécessite encore des ajustements. C’est une façon simple de transformer les retours en actions.

De plus, les entreprises devraient encourager les employés et les parties prenantes à faire part de leurs commentaires. La recherche active d’avis et de suggestions permet de mieux comprendre l’impact réel des changements. Ces informations aident à prendre des décisions en vue d’autres ajustements à l’avenir.

Défis à surveiller lors de l’orchestration des workflows

La mise en place d’un logiciel de gestion de workflow n’est pas toujours simple. Même avec une stratégie de déploiement solide, des obstacles se présentent, surtout lorsqu’il s’agit de changer la structure des processus métier. Voici les éléments à surveiller :

Résistance des employés

L’évolution des workflows, tels que de nouveaux outils, différentes approbations ou la redéfinition des rôles, peut inquiéter les employés. C’est pourquoi la transparence, la formation pratique et les conversations en amont sont si importantes. Plus votre équipe comprend le « pourquoi », plus il est facile de coordonner tout le monde et d’atteindre le résultat souhaité.

Mauvaise coordination entre le service informatique et le service commercial

Si vos outils de gestion de workflow ne répondent pas aux besoins techniques et opérationnels, les progrès sont au point mort. Ce décalage entre le service informatique et le service commercial provient souvent d’un travail en silo. Assurez-vous donc que votre plan de mise en œuvre soit un projet collaboratif. Impliquez le service informatique dès le départ, surtout lors de l’évaluation des outils d’analyse de workflow ou de la mise en place des protocoles de sécurité.

Complexité des processus

Tous les processus n’ont pas besoin de trois composants de base et de cinq niveaux d’approbation. Plus vos workflows deviennent compliqués, plus ils sont difficiles à gérer. Si votre workflow ne correspond pas aux besoins actuels de l’équipe ou freine la prise de décision, il est peut-être temps de le simplifier. Des points de contrôle redondants, par exemple, peuvent être remplacés par des réponses automatiques pour poursuivre le travail et atteindre le résultat escompté.

Pression en matière de sécurité et de conformité

Les workflows qui traitent des données client ou de la propriété intellectuelle nécessitent une attention particulière. Avant d’automatiser les tâches ou de créer un nouveau système, définissez les exigences réglementaires et déterminez qui doit avoir accès, et à quoi. Cette étape est un élément essentiel de tout déploiement d’orchestration. Une fois votre configuration en place, surveillez la façon dont ces workflows gèrent les accès et effectuez des audits réguliers pour maintenir le cap.

Comment l’analyse de workflow transforme les processus métier

Une compréhension approfondie des workflows métier permet aux équipes de découvrir où les ressources sont surutilisées ou sous-exploitées. Une gestion efficace des workflows favorise également une collaboration plus fluide, réduit les retards et aide les employés à accomplir leurs tâches plus facilement Cela apporte plus de stabilité à vos processus et maintient les opérations de l’entreprise sur la bonne voie.

Améliorer la satisfaction et l’expérience des clients

Lorsque les équipes commencent à analyser les workflows en ayant l’expérience client à l’esprit, elles peuvent identifier les retards, les dysfonctionnements ou les problèmes de communication qui ont un impact sur la satisfaction. Qu’il s’agisse de résoudre des tickets d’assistance ou de gérer un workflow d’approbation de factures, l’optimisation de la séquence des tâches permet d’accélérer le service et d’obtenir des résultats plus cohérents.

Utiliser l’analyse des données pour résoudre les problèmes

Les données quantitatives et qualitatives sont toutes deux précieuses pour comprendre le fonctionnement des workflows dans la pratique. Les outils d’analyse de workflow, associés à l’observation directe ou aux groupes de discussion, vous donnent une visibilité sur ce qui doit changer, comme les tâches répétitives et les processus manuels.

Réaliser une analyse de workflow pour améliorer leurs performances

Les performances des workflows dépendent de l’alignement de chaque étape sur la suivante. Lorsque les équipes analysent le déroulement du travail dans un système, en examinant la structure, les résultats et les efforts, elles peuvent identifier les inefficacités et obtenir des informations exploitables. Les méthodes linéaires, hybrides ou personnalisées, servent toutes le même objectif : éliminer les inefficacités et transformer ces informations en progrès.

Amélioration continue par l’engagement des employés

L’analyse de workflow fonctionne mieux lorsqu’elle est collaborative. Impliquer les employés dans le processus aide à mettre en évidence les lacunes du workflow actuel, à obtenir des idées d’amélioration des processus, et à susciter l’adhésion à tout changement à venir. Ce type de surveillance continue contribue également à la conformité réglementaire, en particulier dans les secteurs structurés comme les établissements de santé.

Recueillir des données et analyser les résultats pour de meilleures décisions commerciales

Une fois que vous avez recueilli des données en utilisant des outils de visualisation de workflow ou des outils numériques, vous pouvez analyser les jeux de données pour identifier les causes profondes et les tendances. Ces informations donnent aux équipes la clarté dont elles ont besoin pour automatiser les tâches, allouer les ressources différemment ou sélectionner de nouveaux outils pour améliorer les performances sans une refonte complète.

Fonctionnalités à rechercher dans une plateforme d’orchestration de workflow

Chaque entreprise est différente, mais une plateforme solide d’orchestration des workflows a généralement des fonctionnalités essentielles qui aident à maintenir les opérations évolutives et sécurisées. Ces fonctionnalités prennent en charge tout, de la visibilité de base des workflows à l’automatisation des processus métier complexes.

Visibilité complète sur l’ensemble du processus

Sans représentation visuelle du fonctionnement de vos workflows, il est difficile de détecter les goulots d’étranglement ou les inefficacités. Les dirigeants doivent voir exactement où en est le travail, qui est impliqué et dans quelle mesure il est près d’être terminé. Cette transparence est fondamentale pour la gestion des workflows et aide les équipes à s’adapter rapidement et à repérer les problèmes avant qu’ils ne deviennent des obstacles.

Accès et permissions flexibles

Les workflows impliquent souvent des contributeurs externes comme des freelances, des clients ou des fournisseurs tiers. Votre système doit permettre un accès sécurisé, basé sur des permissions, à des workflows spécifiques sans compromettre les données sensibles. Des fonctionnalités intégrées comme le SSO, l’authentification à deux facteurs, et des journaux d’accès détaillés aident les équipes informatiques à tout contrôler en favorisant une collaboration fluide.

Intégration au cloud et accès mobile

La gestion moderne des processus métier ne se limite pas à un seul endroit ou à un seul outil. Les plateformes basées sur le cloud permettent aux équipes d’accéder aux workflows de n’importe où, de tirer parti des ressources informatiques et de réagir aux changements en temps réel. Si votre objectif est l’agilité, l’accès au cloud est le pilier d’un système de gestion de workflow réactif.

Efficacité concrète des workflows : Wrike, la solution idéale

Wrike offre à votre équipe un espace de travail où chaque workflow répond aux besoins quotidiens de votre entreprise. Vous pouvez utiliser des dossiers pour organiser des workflows spécifiques, mener des analyses, et créer des systèmes répétables sans recourir à une multitude d’outils.

Avec Wrike, vous pouvez documenter tes processus métier, automatiser les tâches répétitives et clarifier même les projets les plus complexes plus facilement. La plateforme prend en charge tout, du suivi des performances à la collaboration, en vous offrant une source unique d’informations qui s’adapte à la façon dont votre équipe travaille.

Vous n’avez pas besoin d’une refonte complète pour commencer. Wrike s’intègre aux processus existants et vous aide à évoluer plus facilement. Nos modèles et outils d’automatisation sont conçus pour soutenir de véritables équipes qui font un vrai travail, sans vous imposer un système rigide.