Comment le leader mondial des logiciels optimise ses campagnes Marketing

Fabian Schenk

Chef de projets Marketing

TeamViewer est un leader mondial en matière de solutions d'accès réseaux à distance. Fondée en Allemagne en 2005, son logiciel est aujourd'hui installé sur 1,5 milliard d'appareils du monde entier. Les 700 employés de la société (de 40 nationalités différentes) travaillent dur pour aider les utilisateurs à surmonter sans difficulté les obstacles liés à la localisation. TeamViewer compte Philips, Avaya, et le Centre national d'études spatiales français (CNES) parmi ses clients.

Leur histoire

TeamViewer connaissant une très forte croissance, l'entreprise avait besoin de laisser tomber ses flux de travail « ad hoc » 

Prenons en exemple les éoliennes : les équipements informatiques qui les contrôlent se trouvent souvent dans les parties supérieures des imposantes structures allongées qui supportent leurs pales. Ce n'est donc pas étonnant que les monteurs d'éoliennes passent leur temps à grimper dans les airs. C'est ce genre de problème que TeamViewer peut éviter : le logiciel leader du marché permet aux monteurs d'éoliennes de contrôler les machines à l'aide d'un appareil mobile, à distance, au pied des éoliennes. Leader mondial de logiciel d'accès et de support à distance, la société allemande offre une solution de surveillance, un système de gestion des tickets et des outils de réunions en ligne, parmi d'autres fonctionnalités.

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En réalité beaucoup de temps est consacré au développement et aux nouvelles fonctionnalités - De nouvelles fonctionnalités voient le jour toutes les deux semaines. Je suis donc persuadé que nous sommes prêts pour l'avenir avec Wrike.

Fabian Schenk

Chef de projets Marketing

TeamViewer connaît une forte croissance. Depuis 2005, huit nouveau bureaux ont ouvert en Allemagne, au Royaume-Uni, en Australie, en Arménie et aux Etats-Unis. À ses débuts, son équipe Marketing répondait aux demandes de façon ad hoc ; les collaborateurs géraient les projets en utilisant les e-mails, les tableurs, ou même leur mémoire. Mais avec l'expansion sont arrivés de nouveaux défis : une même équipe croulait sous les demandes, sa boîte de réception se remplissant de briefs de plus en plus complexes. Un changement s'imposait. « Nous nous sommes rendus compte que nous étions arrivés à un point où nous ne pouvions plus continuer sans un outil de gestion de projet », explique Fabian Schenk, chef de projet Marketing chez TeamViewer.

Le manque de transparence de notre processus d'approbation et de révision et le nombre croissant de projets rendaient nécessaire l'utilisation d'un outil de gestion de projet offrant une fonctionnalité pour la révision et l'approbation. Avec Wrike, nous avons pu faire d'une pierre deux coups.

Fabian Schenk

Chef de projets Marketing

Leur victoire

Wrike veille à ce que tout ce dont l'équipe Marketing a besoin se trouve dans une seul endroit

Fabian Schenck a envisagé plusieurs solutions. Mais plusieurs éléments étaient claires : le nouvel outil devait être simple et intuitif et offrir des fonctionnalités plus avancées qu'un simple logiciel de planification de projets. La fonctionnalité de Révision et Approbation était plus qu'indispensable pour l'équipe Marketing. Il était absolument nécessaire qu'elle laisse tomber son système traditionnel basé sur des échanges d'e-mails ; un système qui engendrait souvent des malentendus et des pertes d'informations.  « Le manque de transparence de notre processus de révision et d'approbation et le nombre croissant de projets rendaient nécessaire l'utilisation d'un outil de gestion de projet offrant une fonctionnalité pour ce processus », explique Fabian Schenk. « Avec Wrike, nous avons pu faire d'une pierre deux coups » 

Après avoir étudié plusieurs options, Fabian Schenk opta pour la version Entreprise de Wrike, celle-ci offrant une fonctionnalité d'authentification unique et répondant aux politiques de sécurité internes très strictes de TeamViewer, ce qui était essentiel. L'équipe opta également pour la fonctionnalité complémentaire de Révision & Approbation.

Les priorités de l'équipe Marketing Teamviewer ? La génération de leads et la notoriété de la marque. « Wrike nous a aidé à définir l'ensemble du processus de création de nos campagnes Marketing, du début jusqu'à la fin », ajoute Fabian Schenk, « par exemple, il existe un modèle qui comprend toutes les tâches nécessaires à la création d'une campagne e-mail », cela représente un contraste évident avec leur ancien système : « Au lieu d'avoir une tâche, nous aurions eu dix e-mails, et un commentaire sur trois auraient été faits dans un autre e-mail  », confie-t-il. « Wrike a considérablement réduit nos e-mails de communications internes...et notre frustration ».

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Avant que Fabian Schenk ne mette en place Wrike pour toute l'équipe Marketing, il coordonna un petit groupe de discussion interne pour voir comment les choses fonctionneraient s'ils adoptaient l'outil. L'équipe se livra à un brainstorming pour déterminer le genre d'éléments dont ils auraient besoin pour des campagnes types : le nombre d'e-mails à envoyer, par exemple, ou le besoin en affiches et annonces publicitaires. Une fois ces éléments définis, Wrike a été mis en place pour le reste de‑l'équipe.

Après la mise en place, certains ont néanmoins exprimé leurs réserves : ils appréhendaient le fait de passer à un système complètement nouveau. Mais ils ont trouvé Wrike extrêmement simple à utiliser et TeamViewer a proposé des formations en interne pour que la transition se fasse dans les meilleures conditions.

Wrike met en outre à disposition des entreprises des spécialistes du déploiement pour faciliter de genre de transitions. « Je recommande vivement de faire appel au service de déploiement », ajoute Fabian Schenk. « L'assistance, l'aide en ligne et le contact direct avec Wrike est vraiment génial ».

L'équipe Marketing adore adapter les fonctionnalités Wrike. En ce moment elle utilise les formulaires de demande pour mettre à jour le site Web de TeamViewer et envisage de les utiliser plus tard pour la gestion de la localisation. Cela permettra à l'équipe de garder une trace de tout ce qui devra être traduit. Fabian Schenk apprécie que l'outil permettent aux utilisateurs de personnaliser des fonctionnalités existantes, mais aussi le fait que de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées régulièrement.

« Vous réalisez que beaucoup de temps est consacré au développement et aux nouvelles fonctionnalités - De nouvelles fonctionnalités voient le jour toutes les deux semaines. Je suis donc persuadé que nous sommes prêts pour l'avenir avec Wrike », explique ce dernier.

Leurs super pouvoirs

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Calendrier

Avec l'affichage Diagramme de Gantt, l'ensemble du processus de planification peut être visualisé et ajusté. On peut facilement comprendre comment les tâches sont liées les unes avec les autres. L'équipe Marketing de TeamViewer trouve cela extrêmement utile : « la description des dépendances et des statuts vous offre un bon aperçu de ce qui est à faire et de ce qui va se passer », explique Fabian Schenk.

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Commentaires et @mentions

La possibilité de commenter des tâches et de notifier les collègues avec des @mentions facilite la communication, explique Fabian Schenk. Il apprécie particulièrement les notifications par e-mail : « Que les collaborateurs travaillent sur Outlook ou sur Wrike, ils verront les mises à jour des statuts immédiatement. Cela favorise la gestion des informations et la transparence », ajoute-t-il. Wrike offre également une fonctionnalité de révision et d'approbation qui permet de faire des @mentions directement sur des fichiers images ou vidéos.

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Modèles

Les modèles de Wrike permettent aux équipes de configurer des structures afin de ne pas avoir à commencer des tâches de zéro. « Nous utilisons les modèles principalement pour les tâches basés sur des projets, tels que les campagnes d'e-mail », explique Schenk. Les modèles sont particulièrement utiles pour les projets fréquents trop complexes pour être représentés par un flux de travail personnalisé.

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