Kelly Services déploie la solution Wrike
pour des processus plus agiles

Verónica Sánchez

Senior Implementations Success Partner

Kelly Services — leader mondial et pionnier des services de Ressources Humaines depuis 25 ans.

Leur histoire

Kelly Services optimise ses processus grâce à Wrike

Kelly Services est un groupe international spécialiste des Ressources Humaines basé aux États-Unis et qui comptabilise plus de 25 ans d’expérience en matière d’innovation. Actuellement, elle emploie plus de 12 000 personnes dans ses 13 filiales basées au Mexique : Kelly Services y propose notamment des services de recrutement et d'acquisition de talents, des services de Ressources Humaines et des services de Consulting. Wrike a permis aux équipes de Kelly Services d'obtenir une vision claire en temps réel de l'état de chaque projet, ceci leur ayant permis également d'adopter des processus plus agiles et efficaces. Kelly Services est considéré comme un pionnier dans le secteur des Ressources Humaines. Il fournit des services professionnels à ses clients à l'échelle nationale et internationale. L'entreprise s'appuie sur une collaboration efficace entre ses différents départements pour fournir les services de haute qualité attendus par les clients. Cela signifie que la visibilité et les processus interdisciplinaires clairs sont essentiels, de la division Recrutement et Acquisition au service Clients, en passant par les équipes des Opérations et de la Facturation.

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Grâce à Wrike, les réunions de suivi qui duraient plus de trois heures ont été transformées en sessions de 10 minutes.

Verónica Sánchez

Senior Implementations Success Partner

L'organisation se développant, il était devenu de plus en plus difficile de s'assurer que les statuts des projets étaient visibles à chaque étape, d'optimiser les flux de travail et d'améliorer la collaboration entre les équipes et les directions. "Avant d'utiliser Wrike, il fallait des jours pour réviser un contrat et il était très difficile de déterminer le statut de chaque processus", déclare Verónica Sánchez, Senior Implementations Success Partner chez Kelly Services. Il était alors évident que les équipes de Kelly Services avaient besoin d'un outil facile à utiliser, disposant d'un support en ligne, de tutoriels et de services de déploiement. Un outil avec lequel les équipes pourraient travailler avec leurs clients et structurer les tâches par projets, dossiers et sous-dossiers, leur permettant ainsi de suivre visuellement les statuts. "Wrike répondait à toutes les exigences que nous avions spécifiées : l'outil nous permettait de travailler sur différents projets, de les personnaliser et de les adapter à notre processus de production tout en visualisant les progrès en temps réel", ajoute Verónica Sánchez. "De plus, la solution s'est avérée très facile à utiliser par nos équipes !"

Grâce à l’équipe de déploiement Wrike, nous avons pu accélérer le processus d’adoption des outils et optimiser notre flux de travail dans Wrike.

Verónica Sánchez

Senior Implementations Success Partner

Leur victoire

Kelly Services a mis en place avec succès le processus d'adoption de la solution en interne, en partenariat avec l'équipe déploiement de Wrike

Avec Wrike, les équipes de Kelly Services ont été en mesure de simplifier les processus et de fournir une visibilité globale de leurs projets à chaque étape. «Les réunions où nous avions l'habitude de passer 2 ou 3 heures à clarifier où était chaque tâche se sont transformées en sessions de 10 minutes, car les informations sont à la disposition de tous dans Wrike», explique Verónica Sánchez. "Le suivi des nouvelles implémentations client est devenu plus dynamique, plus facile à gérer. Cela facilite une véritable collaboration interfonctionnelle, où le rôle de chaque employé est clairement défini, ainsi que l'étendue de ses responsabilités", ajoute-t-elle. "Le processus que nous avons configuré dans Wrike nous a permis de nous améliorer de jour en jour, nous permet désormais d'être à l'écoute des besoins de notre organisation et toujours plus de ceux de nos clients."

Verónica Sánchez et d'autres managers avaient conscience que des changements rapides peuvent parfois déstabiliser les équipes. Ils ont donc conçu un plan de communication efficace pour annoncer le déploiement de Wrike au sein de leur organisation. "Pendant deux semaines, nous avons envoyé des communications tous les trois jours, expliquant ce qu'était Wrike, pourquoi nous avions besoin d'un outil comme celui-ci, et quels seraient les avantages dont les équipes bénéficieraient si elles travaillaient dans Wrike", explique-t-elle. Le service de déploiement de Wrike a également joué un rôle important dans la lutte contre la résistance au changement. «Grâce au service de déploiement, nous avons pu faciliter l’adoption de cet outil et nous avons également créé des stratégies pour concevoir notre flux de travail dans Wrike et l’améliorer au fur et à mesure que nous en connaissions les fonctionnalités», explique Verónica Sánchez.

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Kelly Services emploie plus de 12.000 collaborateurs au niveau national répartis au travers de 13 filiales au Mexique

Wrike a permis à Kelly Services de conserver un historique du développement de chaque projet, en centralisant les informations en un seul endroit : le statut des tâches, les dates, les commentaires et toute la documentation associée sont disponibles auprès de toutes les équipes. "Wrike nous aide également à détecter rapidement les goulets d'étranglement et à maintenir un niveau de contrôle adapté à une production réussie. Nous économisons beaucoup de temps et d'efforts", déclare Verónica Sánchez. "Quand un client a besoin de connaître le statut d’un projet, nous pouvons désormais partager un diagramme de Gantt sur lequel celui-ci pourra visualiser ce qui se passe actuellement et ce qui va se passer précisément", ajoute-t-elle. En outre, l’utilisation des formulaires de demande par Kelly Services a permis l'adoption de processus plus agiles, ce qui a conduit à l’extension de l'utilisation de Wrike par d'autres départements de la société.

Leurs super pouvoirs

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Modèles

La fonction Modèle de Wrike permet aux utilisateurs de créer des projets automatiquement à partir d'une demande, en définissant des structures prédéfinies et en évitant de devoir créer des tâches à partir de rien. "Nous avons des formulaires de demande qui spécifient toutes les informations dont nous avons besoin et créent automatiquement des tâches. Nous n'avons plus besoin de revenir en arrière, de dupliquer le projet et de dupliquer les tâches: tout se fait automatiquement", explique Verónica Sánchez.

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Étiquetage

La fonctionnalité d'étiquetage de tâches offre une meilleure visibilité et facilite la mise à jour du statut à chaque étape. Chez Kelly Services, il était extrêmement important d’organiser chaque tâche dans un ou plusieurs dossiers. L'étiquetage leur permet de le faire facilement et d'organiser leurs tâches selon les besoins.

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Flux de travail personnalisés

Les flux de travail personnalisés aident Kelly Services à définir les étapes de chaque projet et assurent le bon suivi des étapes suivantes, rendues claires et lisibles pour toute l'équipe. "Connaître le statut actuel de chaque projet nous a permis de gagner du temps dans le suivi des productions", explique Verónica Sánchez.

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