Dare est une agence qui se félicite de son approche agile en matière de gestion de projet, une méthode rigoureuse qui exige de nombreux contrôles et une grande faculté d'adaptation. Habituée à jongler avec des délais serrés et un flux continu de demandes, elle doit maîtriser la gestion de chacun de ses projets, ce qu'elle réussit à faire grâce à la méthode agile. L'équipe Dare de Bristol se compose de 12 membres à temps plein, et est renforcée par l'intervention régulière d'indépendants.

La plateforme Dare de Bristol applique la méthodologie Scrum pour mener à bien tous ses projets. L'équipe est ainsi la plus efficace possible, tout en restant flexible en cas de changements de dernière minute. Elle a adopté la gestion agile en 2015, et s'est rapidement rendu compte qu'elle avait besoin d'une solution compatible avec son fonctionnement agile afin de favoriser la collaboration avec ses clients et d'assurer une transparence totale.

Dare utilisait une autre solution, dont les fonctionnalités n'étaient pas adaptées à ses processus. « Comme les échanges avaient lieu au niveau des projets, plutôt que dans les tâches, nous avions les mêmes difficultés qu'avec une boîte de réception, c'est-à-dire qu'ils étaient très difficiles à retrouver. Un vrai cauchemar ! », se souvient Fergus Adam, directeur associé de Dare.

En outre, les processus administratifs de l'agence étaient longs et fastidieux. L'équipe perdait par exemple beaucoup de temps sur la facturation, un temps précieux qu'elle aurait pu consacrer à ses projets.

L'ancienne solution de gestion de projet ne permettait pas de centraliser les informations liées aux projets et certains points concernant des éléments spécifiques n'étaient pas clairs. « Nous étions habitués à fonctionner au niveau des projets, or le fait de basculer au niveau des tâches nous a été très bénéfique », observe Fergus Adam.

Le manque de transparence, combiné aux processus manuels ralentissant les projets, a conduit Fergus Adam à chercher une autre solution. Après avoir étudié différentes options possibles, Dare a choisi Wrike pour sa simplicité et sa convivialité, et parce que cette solution fournit une piste d'audit aux clients et une source unique d'informations. L'agence a adopté Wrike et a pu migrer l'ensemble de ses données d'entreprise depuis l'ancienne plateforme en l'espace de quelques jours.

L'intégration de Wrike à la plateforme Dare de Bristol a impliqué des changements inattendus. « Lorsque nous avons commencé à utiliser Wrike, nous n'avions pas vraiment conscience de son potentiel, se souvient Fergus Adam. C'est en l'utilisant de façon assidue que nous nous sommes rendu compte des avantages réels de l'outil. Il s'agit de fonctionnalités qui changent tout, comme les flux de travail, les tableaux de bord, ou encore les rapports, que nous n'avons découvertes qu'un peu plus tard mais qui font pourtant partie de celles que nous utilisons le plus aujourd'hui. »

La mise en place de Wrike a non seulement permis de gagner du temps mais aussi de limiter les dépenses de l'entreprise. En gérant tous ses projets dans Wrike, l'équipe a pu centraliser son travail et cesser d'utiliser d'autres outils et plateformes. En plus d'être une meilleure solution, Wrike offre aussi un bon rapport coût/efficacité.

Dare a remporté un appel d'offres pour développer le site Web d'un important fournisseur d'énergie renouvelable au Royaume-Uni, qui devait être mis en ligne dans un délai de 8 à 9 semaines. La seule façon de mener à bien correctement ce projet, selon l'équipe, était de le gérer de manière entièrement ouverte et transparente. C'est pourquoi l'équipe a décidé d'inviter les clients à rejoindre Wrike en tant que Collaborateurs. « C'est à ce moment-là que Wrike a commencé à s'imposer, en devenant notre moyen de contact privilégié, voire l'unique canal de communication avec le client. »

Dare a régulièrement recours à des indépendants parfois situés aux quatre coins du monde. Malgré la distance, Wrike a facilité la collaboration et les échanges. L'équipe a récemment travaillé sur une application pour un client aux États-Unis. « Nous avons fait appel à un indépendant que nous avons fini par recruter, alors qu'il vit dans une forêt très éloignée, à proximité de Seattle, explique Fergus Adam, Nous avons tout fait dans Wrike et toutes les tâches liées au développement y ont été gérées. Pour moi, cela aurait été impossible à réaliser sans cet espace centralisé. »

L'agence avait créé sa propre intégration Slack via Zapier, avant le lancement de l'intégration Slack de Wrike. « Nous privilégions Slack aux e-mails pour nos communications internes. Donc le fait de pouvoir faire des mises à jour synchronisées entre les deux applications nous est extrêmement utile. » L'intégration permet d'informer les développeurs en temps réel des modifications effectuées dans les tâches ou les projets Wrike. En outre, une intégration avec OpsGenie via Zapier permet de gérer tous les problèmes liés au suivi du site Web. Si le site d'un client est en panne, OpsGenie est automatiquement mis à jour et génère un ticket dans Wrike. L'équipe en est informée et peut suivre sa progression dans Wrike.

Grâce à Wrike, Dare a pu développer ses propres flux de travail personnalisés pour gérer et prioriser ses différents projets. « La priorisation est absolument essentielle dans notre façon de travailler, car tout s'organise sous la forme de sprints de deux semaines. Elle nous permet de travailler de façon très transparente avec le client, qui décide des priorités. »

L'équipe a créé plusieurs flux de travail pour les différents aspects de ses projets. Pour les projets client, par exemple, elle dispose d'un flux de travail en 13 étapes, de l'identification d'un problème à sa résolution. L'équipe a en outre des flux de travail distincts pour estimer les coûts des missions. Les éléments font l'objet d'une estimation approximative, puis plus poussée, avant d'être validés. Ce travail se fait en parallèle du projet, ce qui veut dire que les tâches administratives à la fin d'un projet ne sont ni accablantes ni chronophages.

Les tâches fastidieuses, mais pas moins nécessaires, ont été transformées après la mise en place de Wrike. Le processus de facturation a été simplifié et condensé. Contrairement au système précédent, l'équipe gère désormais les factures entrantes dans Wrike : les clients sont redirigés vers un formulaire de demande, qui permet de charger leur facture, avec le numéro de commande, les montants, la date, et le destinataire. Tout est géré dans Wrike de façon quasi instantanée grâce à ces informations. « L'ancien processus était tellement chronophage que nous avons probablement gagné 2 à 3 jours-homme par mois. » L'agence utilise un formulaire distinct pour que les fournisseurs externes chargent leurs factures, et un flux de travail a été créé avec l'équipe comptable en vue de faciliter le traitement et le règlement, ce qui lui permet d'avoir plus de temps pour les tâches qui la font vibrer. Dare utilise même Wrike pour configurer les congés du personnel. Ce système permet aux membres de l'équipe de savoir à quel moment leurs collègues sont en vacances et si cela peut être problématique de poser des congés.