Gestion de projets
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Gestion des opérations - le guide ultime
« Quelle est la façon la plus rentable et efficace pour fournir nos biens et services ? » Tel est le problème auquel font face les responsables des opérations, d’où l’importance de la gestion des opérations dans la réussite d’une entreprise.
La gestion des opérations est primordiale lorsqu'il vous faut composer avec du personnel, des processus, des technologies, des supports et des machines. Pour prospérer sur le marché, toute cette chaîne de valeur doit être gérée avec efficacité: c'est là que la gestion des opérations entre en jeu.
Qu’est-ce que la gestion des opérations ?
La gestion des opérations est une fonction unique reliant des services pluridisciplinaires (vente, marketing, finances, développement commercial, services à la clientèle...).
De la stratégie globale aux activités quotidiennes, les responsables des opérations assument diverses responsabilités dans le secteur des services et de la fabrication. La gestion des opérations englobe l'ensemble des activités journalières contribuant à la planification, l'exécution et la gestion de la production de biens et services.
Les responsables des opérations décident de l’organisation des tâches (ce qui peut se transformer en véritable casse-tête) : définir les principaux obstacles, ajuster les processus afin de gagner du temps, résoudre les problèmes courants des équipes. Ils veillent également à l'équilibre entre les coûts et les recettes pour accroître les bénéfices d'exploitation : de plus grosses marges bénéficiaires, ça ne se refuse pas !
Quelles sont les tâches d’un responsable des opérations ?
Vous savez désormais en quoi consiste la gestion des opérations et aimeriez sûrement connaître plus en détail le rôle et les responsabilités d’un responsable des opérations. À quoi ressemble son travail quotidien ?
Un responsable des opérations gère la fourniture de biens et services. Il évalue les systèmes et procédures existants et proposés, recommande les modifications nécessaires et gère la mise en œuvre des nouveaux processus. Il dirige et supervise le travail des autres et dépend généralement d’un cadre supérieur ou du chef de service.
La journée de travail type d’un responsable des opérations peut comprendre des réunions avec les chefs de service, l’examen de rapports de performance du personnel et la présentation des résultats à la direction, la recherche de nouveaux outils d’amélioration de l’efficacité et la formation de l’équipe, et la gestion des programmes d’assurance qualité.
Globalement, le responsable des opérations veille au fonctionnement optimal de l’entreprise, tout en satisfaisant les attentes des consommateurs et des clients.
Quel est le salaire moyen d'un responsable des opérations ?
Le salaire annuel moyen d'un responsable des opérations aux États-Unis s'élève actuellement à 70 183 $. Notez toutefois que ce montant varie selon le lieu, le cursus scolaire, les années d’expérience et de nombreux autres facteurs.
Mais les avantages du responsable des opérations ne s’arrêtent pas au salaire. C’est une fonction jouissant d'une stabilité relativement forte et qui reste prisée. Tous les secteurs recherchent des responsables des opérations qualifiés: un professionnel en la matière peut donc espérer avoir une carrière dans des domaines variés (vente au détail, transport, technologie, santé, ou tout autre domaine qu'il affectionne).
Comment devenir responsable des opérations
Il n’y a pas de parcours défini pour une carrière dans la gestion des opérations. Certains responsables des opérations sont diplômés en gestion des opérations, tandis que d'autres gravissent les échelons en acquérant de l'expérience dans différents postes au sein de l'entreprise.
Cela dit, quelques compétences et expériences en gestion sont généralement requises. La plupart des responsables des opérations ont une licence dans un domaine lié aux affaires, et ils sont nombreux à avoir obtenu ou à être inscrit en master en administration des affaires. On peut trouver des cours en ligne pour le diplôme de gestion des opérations ou pour la certification. Il est également possible de suivre une formation de MBA en ligne.
Cependant, la compétence essentielle d’un bon responsable des opérations est sans doute la passion pour les gens et pour les processus. Comme vous travaillerez au quotidien avec des collègues pour définir comment faciliter leurs tâches, vous devez être diplomate et savoir communiquer.
Vous devez aussi avoir d’excellentes compétences de résolution créative des problèmes, une connaissance des logiciels de gestion d’activités et des processus, et de solides compétences organisationnelles et de hiérarchisation.
Quels sont les rôles et fonctions de la gestion des opérations ?
Les responsables des opérations ne sortent pas tous du même moule. Les rôles et fonctions associés à la gestion des opérations changent significativement selon la nature et la taille de l'entreprise.
Le rôle de la gestion des opérations peut inclure certaines ou l'ensemble des tâches suivantes :
gestion de projet ;
Planification des systèmes d'information
Prise en charge de la conception et de la planification des produits, de la planification des services et des stratégies d'exécution des services
Gestion de la chaîne d'approvisionnement, optimisation de la logistique
Optimisation du temps et des efforts pour assurer la livraison au client
Maintien des activités de contrôle de la qualité
Rationalisation de l'approvisionnement, de la logistique, des achats et des achats de matières premières
Même si les principes opérationnels mis en place pour stimuler la productivité organisationnelle, réduire les coûts et améliorer l'efficacité opérationnelle ne changent pas, certains points cruciaux diffèreront dans leur exécution. Par exemple, le rôle du responsable des opérations d'une société d'aéronautique sera complètement différent de celui du responsable d'une entreprise de développement de logiciels informatiques.
Stratégies de gestion des opérations à connaître
Les responsables des opérations sont généralement très occupés. Si vous vous laissez déborder par les activités quotidiennes au lieu de rester concentré sur la gestion des opérations, votre équipe risque de passer de plus en plus de temps sur des problèmes urgents de gestion stratégique.
Vous consacrerez généralement votre journée à rationaliser les coûts, améliorer la qualité des produits, battre la concurrence ou trouver des approches innovantes pour investir de nouveaux marchés ou territoires. Certaines stratégies clés de gestion des opérations peuvent vous aider à exceller en la matière.
Analyse des données
Il ne peut y avoir de prise de décision sans données. Ces dernières sont la clé qui ouvre la voie à une productivité organisationnelle accrue. Elles sont aussi utiles pour identifier les opportunités de développement pour les salariés, les équipes et l'ensemble de l'entreprise. Les entreprises orientées données sont plus susceptibles de dépasser la concurrence car elles sont 5 % plus productives et 6 % plus rentables.
Collaboration pluridisciplinaire
Le responsable des opérations facilite la collaboration dans toute l'entreprise en travaillant en toute transparence avec des équipes pluridisciplinaires (vente, développement commercial, marketing, finances, comptabilité, développement de produits, etc.).
Fixer les objectifs
Pour pouvoir aller de l'avant, votre équipe doit examiner les données historiques, sans jamais perdre de vue le paysage commercial et concurrentiel en évolution rapide. L'optimisation des fonctions commerciales, quelles qu'elles soient, n'en deviendra alors que plus facile.
Gestion du personnel
Quelle est la chose dont les entreprises ont absolument besoin pour concrétiser leur vision ? Les personnes. Aucune entreprise ne peut raisonnablement mener à bien sa mission et sa vision sans une main-d'œuvre compétente, quand bien même elle disposerait des technologies, logiciels et machines les plus récents. Disposer d'un vivier unique de talents est essentiel au bon déroulement des activités. La gestion des opérations couvre également votre ressource la plus précieuse, à savoir votre personnel.
Examen de l'inventaire
La gestion des stocks doit faire partie de la discussion des stratégies de gestion des opérations. Le principe de Pareto est souvent utilisé pour classer l'inventaire en trois grandes catégories. Il est recommandé d'affecter des ressources en vue de permettre à l'équipe de résoudre les problèmes urgents pouvant avoir un impact significatif sur l'entreprise.
Défis courants liés à la gestion des opérations
Que vos équipes soient réparties dans le monde entier ou dans une même pièce, la gestion des opérations leur posera un certain nombre de défis. En voici quelques-uns :
Conduite éthique
L'éthique est désormais considérée une pierre angulaire du monde des affaires. Il peut être tentant de griller les étapes pour gagner un maximum de parts de marché, au risque toutefois d'entraîner définitivement l'entreprise dans la tourmente. Il est essentiel d'adopter une conduite éthique des affaires.
Mondialisation
Aucune entreprise ne peut exercer ses activités isolée du monde. Les entreprises doivent fonctionner au niveau mondial et local. Elles doivent également être en mesure de s'adapter de façon dynamique aux divers changements commerciaux, car de nombreux pays gardent un pouvoir d'influence sur le marché.
Durabilité
Pour obtenir de meilleurs résultats, votre équipe, ainsi que votre entreprise dans son ensemble, doivent inscrire la durabilité comme une donnée fondatrice. Maximisez les ressources et rationalisez les opérations pour vous assurer que les produits et services de votre entreprise résistent à l'épreuve du temps.
Communication fluide
Aujourd'hui, ce ne sont pas les distractions qui manquent sur le lieu de travail, et votre équipe risque donc de ne plus savoir communiquer correctement. En tant que responsable des opérations, vous serez peut-être amené à devoir accompagner l'un de vos pairs, ou à l'inciter à effectuer une tâche particulière. Le fait de communiquer de façon claire, juste et cohérente peut grandement contribuer à la résolution des problèmes.
Meilleures pratiques en matière de gestion des opérations
Quoi que vous pensiez, vous devez toujours montrer l'exemple. Pour motiver les membres de votre équipe en charge des opérations, montrez-leur comment procéder, au lieu de vous contenter de parler. Vous pourrez ainsi vous assurer qu'ils ont bien intégré les meilleures pratiques établies en matière de gestion des opérations.
La tendance est votre alliée
Utilisez les dernières technologies, l'apprentissage automatique et les nouvelles avancées pour booster l'innovation, améliorer la productivité et travailler à l'unisson.
Utilisez une technologie simple et fonctionnelle
Les entreprises de toutes tailles peuvent recourir à la technologie pour résoudre des tâches banales et fastidieuses qui empêchent généralement les équipes en charge des opérations de proposer une excellente expérience client.
Recueillez des données par voie électronique
Les données sont essentielles pour pouvoir prendre de bonnes décisions commerciales. Aidez votre équipe à recueillir, traiter et enregistrer toutes les données utiles dans un espace de travail numérique unifié. Vous pourrez vous y référer pour vos analyses et décisions d'autant plus facilement que la sécurité et le respect de la confidentialité sont garantis.
Définissez des objectifs marketing SMART
Votre plan de marketing doit être SMART (Spécifique, Mesurable, Acceptable, Réaliste et Temporellement défini). Assurez-vous qu'il intègre les dernières tendances ainsi qu'un calendrier afin de pouvoir mesurer et obtenir des résultats concluants.
Restez axé sur vos clients
Lancez-vous avec votre objectif en ligne de mire. Tâchez de déterminer ce que le terme « valeur » signifie pour votre client final et veillez à ce que tous vos processus et flux de travail vous permettent de fournir cette « valeur » dans les temps.
Soyez à l'écoute de votre équipe
La capacité d'écoute peut décider du sort d'un responsable. Chaque jour ouvrable, passez au moins une heure avec votre équipe, le personnel sur le terrain, votre force de vente interne ou les principaux fournisseurs afin de connaître leur point de vue. Vous obtiendrez ainsi des informations aussi cruciales qu'éclairantes sur votre rôle.
Examinez les performances internes
Il est parfois utile de savoir prendre du recul. Examinez les flux de travail internes et les calendriers de traitement de votre équipe, puis passez en revue chacune des préoccupations soulevées par les équipes pluridisciplinaires. Des examens fréquents peuvent vous aider à identifier les domaines à améliorer pour booster la productivité à l'échelle individuelle, de l'équipe et de l'entreprise.
Qu'est-ce qu'un bon outil de gestion des opérations ?
Il est impossible de gérer efficacement les opérations sans outils et logiciels dédiés, et ce quelle que soit l'entreprise. Comment trouver les plus appropriés ? Voici quelques fonctionnalités clés d'un bon logiciel de gestion des opérations :
Flexibilité
Est-il évolutif ? C'est probablement l'une des premières questions que vous devriez vous poser au moment de rechercher des outils de gestion des opérations. Les entreprises se développent avec le temps et les choses peuvent vite se complexifier. Un outil ou un logiciel de gestion des opérations fiable doit être suffisamment agile pour évoluer avec l'entreprise.
Automatisation
Si une tâche ne requiert pas une grande intelligence émotionnelle, automatisez-la. Les meilleurs outils de gestion des opérations soulagent les membres de l'équipe englués dans des activités prosaïques en leur offrant la possibilité de travailler activement sur des tâches nécessitant davantage de recul et de réflexion.
Personnalisation
Aucun outil ne pourra marcher s'il n'est pas aligné sur les objectifs de votre entreprise. Si l'entreprise ambitionne de fournir une expérience client de haute qualité, son outil de gestion des opérations doit prioriser les activités axées sur la clientèle (contact direct, service rendu).
Intégrations interdisciplinaires
La réduction des coûts, la correction des erreurs et l'accroissement de la productivité sont des notions à respecter uniformément dans toute l'entreprise. Quel que soit l'outil de gestion des opérations choisi, il doit être compatible et s'intégrer facilement aux outils existants.
Pourquoi choisir Wrike comme logiciel de gestion des opérations ?
La bonne nouvelle est que vous n'avez pas besoin d'ajouter « responsable des opérations commerciales » à l'intitulé de votre poste pour maîtriser la chose. Avec Wrike, vous pouvez créer une plateforme centralisée pour assurer la gestion des opérations. Communiquez avec votre équipe, stockez des fichiers et créez des rapports d'avancement depuis un seul et même emplacement.
Évitez les retards potentiels, identifiez les domaines à améliorer et facilitez la communication en temps réel avec vos équipes en mettant en place une plateforme de gestion du travail intuitive. Automatisez les processus répétitifs et gagnez du temps en utilisant des modèles prédéfinis qui aideront votre équipe à atteindre de meilleurs résultats organisationnels.
Wrike facilite le suivi des ressources et la détection des défauts de processus pour que vous puissiez améliorer votre gestion des opérations.
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