Tras descubrir que trabajar desde casa puede llegar a ser una imposición bajo ciertas circunstancias (como una pandemia global), necesitamos rediseñar las formas en las que los equipos remotos se comunican para garantizar que la productividad de tu equipo o departamento (e incluso de toda tu empresa) no disminuya.
A continuación, presentamos tres formas sencillas de adaptar tus estilos de comunicación para garantizar que tus equipos ahora remotos trabajen de manera tan estrecha y eficiente como lo hacían en la oficina.
1. Establece canales claros de comunicación
Las oficinas, tal como las conocemos ahora, surgieron a principios del siglo XX como espacios para centralizar la productividad a través de la comunicación fluida, entre otros factores. Antes de eso, eran básicamente fábricas de papeleo llenas de empleados. Ahora estamos entrando en una era posoficina. Pero cómo funcionará esta era puede ser desconcertante para algunos.
Es bastante fácil: las empresas ahora deben centralizar todo de la manera en que lo hicieron las oficinas a principios del siglo XX, con la diferencia de que deberán hacerlo virtualmente. ¿Cómo? Empleando una misma herramienta para todos.
«A medida que West Music continúa adaptándose a la nueva situación provocada por la COVID-19, el equipo de marketing ha estado elaborando un horario ajustado de forma remota con horas limitadas», explica Jessica Danca, especialista en marketing de West Music Company. «Utilizamos Microsoft Teams integrado con Wrike, para comunicarnos y celebrar reuniones durante todo el día».
Esto es importante porque, si estás utilizando varias plataformas distintas para varios equipos diferentes, la comunicación de los equipos remotos puede interrumpirse fácilmente. En pocas palabras: enseguida la confusión reinará sobre todos (es como dividir a tus equipos en oficinas separadas que nunca se comunican).
2. Programa reuniones de actualización periódicas
El director general de LinkedIn, Jeff Weiner, ha sugerido que los próximos años estarán marcados por lo que él llama la «communitization» de empresas de todo el mundo. A medida que el teletrabajo se convierta en una norma cada vez más aceptada, los empleados no solo buscarán herramientas que faciliten la productividad y la colaboración, sino que también querrán «un software que les permita sentirse vistos, escuchados y verdaderamente conectados con sus compañeros».
En resumen, las herramientas de comunicación de los equipos remotos deberán hacer que los empleados se sientan parte de un equipo real y no solo una versión virtual de un equipo. El motivo es claro: en casa, cosas como los almuerzos improvisados y las charlas de pasillo ya no tienen lugar. Esto puede llevar a pensamientos de desconexión y puede hacer que los empleados sientan que no son parte de un equipo. Pero está cambiando. A medida que el teletrabajo se populariza más, los almuerzos por vídeo para las charlas de última hora son ahora la norma y las aplicaciones como Slack se han convertido en espacios llenos de GIF en los que se producen conversaciones de trabajo formales e informales. Es importante tratar estos nuevos métodos de comunicación de equipos remotos, como el trabajo virtual de reuniones, de la misma manera que sus equivalentes en la vida real: aumentarán los sentimientos de conexión y reducirán la molesta sensación de estar perdiéndose algo.
3. Respeta las diferencias de zona horaria
Con el teletrabajo se produce cierto «aplanamiento» psicológico. Cuando un equipo separado físicamente y con zonas horarias distintas utiliza una única herramienta, puede ser fácil olvidar que las 14:00 para un compañero pueden ser las 21:00 para otro.
Es importante saber que, aunque las plataformas remotas hacen que las personas sean técnicamente accesibles a todas las horas del día, eso no significa que estas puedan responder. Los equipos deben respetar el horario de la jornada laboral. Cuando una persona envía un mensaje directo fuera del horario normal, Slack le avisa al respecto, y Google utiliza un símbolo de luna creciente para recordar a los organizadores de reuniones que una posible mesa redonda está programada fuera del horario de oficina.
Cómo puede ayudar Wrike
Facilitar la comunicación del equipo remoto con independencia del lugar donde se encuentren los empleados, a largo plazo, puede ayudar a facilitar la transición al teletrabajo. Las funciones de Wrike permiten que las empresas se conecten con los miembros del equipo y los clientes, y que gestionen los plazos de forma efectiva desde cualquier lugar del mundo.
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