KPI y OKR: Por qué son necesarios para alcanzar el éxito

25 Enero 2021 - 10 min leídos

Brianna Hansen

El comienzo del año es el momento en el que los planes y objetivos del equipo empiezan a tomar forma. Es un buen momento para mirar atrás y evaluar si los objetivos del año anterior se han cumplido. ¿Habéis conseguido los resultados que buscábais? ¿Qué iniciativas han sido eficaces? ¿Cuáles no lo han sido?

No obstante, mirar al futuro es tan importante como mirar al pasado, y las primeras semanas del año son perfectas para establecer metas.

Si estás familiarizado con la tecnología y el marketing, es probable que hayas oído hablar del término «KPI». Y, si has trabajado en un buscador muy útil llamado Google, probablemente conozcas aun mejor los «OKR».

Si no te suenan ninguno de los dos, que no cunda el pánico. El mundo de la tecnología está lleno de palabrejas y acrónimos, por lo que es complicado estar al día de todos.

En definitiva los KPI y OKR tienen una finalidad común: establecer y planificar objetivos trimestrales o anuales.

¿Qué es un KPI?

Los indicadores clave de rendimiento (KPI, Key Performance Indicators) se definen como métricas de rendimiento que evalúan el éxito de una organización o de una actividad determinada. Los KPI se pueden aplicar a proyectos, programas, productos y muchas otras iniciativas. Pueden medir el éxito de cualquier cosa, desde los objetivos de ventas a las métricas de redes sociales.

Se desconoce el origen exacto de los KPI, pero el hecho de medir el rendimiento data del tercer siglo cuando los emperadores de la dinastía Wei (221-265 d. C,) puntuaban el rendimiento de los miembros de la familia oficial. En la actualidad, incontables organizaciones han adoptado los KPI y se usan para evaluar y pronosticar el éxito.

No obstante, un KPI solo tiene valor si inspira una acción. Con frecuencia las empresas intentan adoptar KPI empleados por otras empresas y usarlos como si fueran suyos, y luego se preguntan por qué no cumplen nunca los objetivos. De igual forma que cada empleado es diferente, cada organización también es única. Los KPI deben estar hechos a la medida de los objetivos específicos de la organización, de cómo se tiene previsto alcanzarlos y quién puede hacer algo con esta información.

Veamos un ejemplo. Digamos que tu KPI era aumentar los leads cualificados de marketing (MQL) en un 30 %. Así es cómo lo definirías:

KPI para crecimiento de MQL
Qué: aumentar los MQL en un 30 % este año
Por qué: conseguir este objetivo hará que la empresa sea rentable
Cómo: contratar a personal de ventas adicional, mejorar las estrategias de marketing existentes, adoptar una herramienta nueva, crear más contenido, etc.
Quién: el VP de Marketing es responsable de esta métrica
Cuándo: el KPI se revisará trimestralmente

¿Qué es un OKR?

Los objetivos y resultados clave (OKR, Objectives and Key Results) se definen como una métrica que perfila los «objetivos» de la empresa y el equipo junto con «resultados clave» que definen el logro de cada objetivo. Los OKR representan objetivos agresivos y definen los pasos cuantificables que se han de dar para conseguirlos. Tradicionalmente el proceso servía para definir objetivos trimestrales, aunque también se puede utilizar para la planificación anual. El aumento de la popularidad de los OKR se atribuye principalmente a Intel y Google, que han adoptado esta técnica para su planificación.

Los OKR se establecen en el nivel de la empresa, los equipos y las personas. He aquí unos cuantos ejemplos de OKR:

OKR de empresa 1:

Objetivo: convertirse en la aplicación de productividad para iOS más descargada.
Resultado clave: realizar una encuesta para identificar las diez funciones más demandadas y lanzar cinco de estas antes del 15 de diciembre.
Resultado clave 2: realizar diez pruebas con usuarios para identificar problemas de UX
Resultado clave 3: demostrar al menos una mejoría del 50 % en la satisfacción con UX (por medio de una encuesta a los clientes)
Resultado clave 4: conseguir 200 puntuaciones de cinco estrellas antes del 31 de diciembre

OKR de empresa 2:

Objetivo: aumentar el reconocimiento y la concienciación de marca.
Resultado clave 1: aumentar la participación en los medios en un 20 %.
Resultado clave 2: lanzar un programa de referencia de clientes antes del 1 de enero.
Resultado clave 3: ampliar el alcance y la visibilidad en las redes sociales a dos mercados objetivo nuevos.
Resultado clave 4: expandir el programa de liderazgo de pensamiento al publicar artículos invitados en cuatro sitios relacionados con el sector con una calificación en Alexa de al menos 30 000

OKR de equipos de marketing:

Objetivo: aumentar la participación en los medios en un 35 %.
Resultado clave 1: investigar e identificar los tres sitios de redes sociales más populares entre los dos nuevos públicos objetivos y desarrollar la estrategia de participación antes del 1 de enero.
Resultado clave 2: participar en seis chats de Twitter con líderes del sector.
Resultado clave 3: responder a los comentarios de Facebook en menos de tres horas
Resultado clave 4: aumentar el número de seguidores en Facebook y Twitter en un 20 %.

OKR individual:

Objetivo: aumentar el número de conexiones de redes sociales en un 25 %.
Resultado clave 1: aumentar la frecuencia publicación en Twitter a ocho al día y tres al día en Facebook.
Resultado clave 2: establecer presencia en redes sociales en el menos dos sitios nuevos: LinkedIn y Quora.
Resultado clave 3: unirse a cinco grupos de LinkedIn que tengan al menos 2500 miembros cada uno y dejar comentarios en las diez conversaciones más populares de cada grupo.
Resultado clave 4: conseguir 15 seguidores en Quora mediante la publicación de respuestas y una pregunta cada semana.

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La diferencia entre KPI y OKR

Una de las principales diferencias entre KPI y OKR es la intención detrás del establecimiento de objetivos. Los objetivos de los KPI son habitualmente factibles y representan el producto de un proceso o proyecto ya existente, mientras que los objetivos de los OKR son en cierta medida más agresivos y ambiciosos.

No obstante, aunque los objetivos de los OKR deberían ser atrevidos, no deben ser inalcanzables. La idea de esta estrategia es que al elaborar OKR agresivos, puedas empujar al equipo (y a ti mismo) a tener un rendimiento mucho mejor.

¿Cuál es mejor?

Llegados a este punto es probable que te estés preguntando, "¿cuál es la diferencia entre KPI y OKR?" y no eres el único. Cuando se sopesa si usar OKR o KPI, la decisión es solo tuya y de lo que quieras medir.

Por ejemplo, si lo que buscas es ampliar o mejorar un plan o un proyecto que ya se ha hecho antes, los KPI pueden ser una mejor opción. Son sencillos y te permiten añadir un sistema de medición para tus proyectos y procesos en curso.

No obstante, si tienes una visión más amplia o quieres dar un cambio de 180 grados, los OKR pueden ser una mejor alternativa, ya que tienen una mayor profundidad para permitirte hacer llegar tus objetivos aún más lejos y ser un poco más creativo en la forma en la que tienes pensado alcanzar los objetivos.

La importancia de medir el rendimiento

Independientemente de la técnica que elijas, lo principal a tener en cuenta es: la única forma de mejorar es medir y revisar el rendimiento. Si no te tomas el tiempo para establecer objetivos (KPI y OKR) o los estableces pero no los revisas al final del año o el trimestre, perderás una oportunidad de oro de aprender y mejorar. Recuerda que se puede aprender de los fallos tanto como de los éxitos, por lo que da la mayor prioridad a implementar métricas de rendimiento. Puede que te sorprenda lo rápido que tú y tu equipo los conseguís.

Recursos adicionales para establecer objetivos

Fuente: https://smartkpis.kpiinstitute.org

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Brianna is a former Content Marketing Manager of Wrike. When she’s not writing about collaboration and team building games, you’ll find her in the kitchen testing out the latest recipes, sharing her favorite wine with friends, or playing with her two cats.

#planificación proyectos #establecimiento de objetivos #planificación anual

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Ha llegado ese momento del año: estás terminando un exitoso 2017 y reflexionas sobre todo lo que has conseguido en los últimos doce meses. Pero no solo hay que mirar hacia atrás, también tienes que mirar hacia adelante. ¿Qué quieres conseguir el año que viene y cuál es la mejor forma de hacerlo? Muchas de las principales empresas solicitan OKR para una buena planificación anual y trimestral. De hecho, Google atribuye a este proceso su crecimiento exponencial y su éxito. Incluso aunque hayas oído hablar de los OKR, puede que tengas curiosidad por conocer los detalles. Esta descripción general explica los aspectos básicos del método, te muestra como definir los OKR y aborda los detalles necesarios para empezar a ponerlos en práctica. "¿Qué son los OKR?" OKR significa objetivos y resultados clave y es una técnica de planificación y establecimiento de objetivos que hicieron famosa Intel y Google. Los OKR representan objetivos exigentes y definen los pasos cuantificables que se han de dar para conseguirlos. Tradicionalmente el proceso servía para definir objetivos trimestrales, aunque también se puede utilizar para la planificación anual. Los OKR se definen en el nivel de la empresa, el equipo e individual. A continuación encontrarás una serie de ejemplos de OKR: OKR empresarial 1: Objetivo: ser la aplicación de productividad para iOS más descargada — Resultado clave 1: realizar una encuesta para identificar las diez funciones más demandadas y lanzar cinco de las funciones más demandadas antes del 15 de noviembre — Resultado clave 2: llevar a cabo diez pruebas de usuario para identificar problemas de UX — Resultado clave 3: mostrar un 50 % de mejora como mínimo en cuanto a satisfacción con UX (por medio de una encuesta a los clientes) — Resultado clave 4: ganar 200 valoraciones de cinco estrellas antes del 31 de diciembre OKR empresarial 2: Objetivo: aumentar el reconocimiento y la presencia de la marca — Resultado clave 1: aumentar la participación en las redes sociales en un 20 % — Resultado clave 2: lanzar un programa de referencias de clientes antes del 1 de septiembre — Resultado clave 3: ampliar la visibilidad y el alcance en las redes sociales a dos nuevos mercados objetivo — Resultado clave 4: ampliar el programa de liderazgo de opinión incluyendo artículos invitados en cuatro sitios relacionados con el sector que tengan una clasificación Alexa de 30 000 como mínimo OKR de equipo de marketing:Objetivo: aumentar la participación en las redes sociales en un 35 % — Resultado calve: investigar e identificar las tres redes sociales más populares entre dos nuevos públicos objetivo y desarrollar una estrategia de intervención antes del 1 de septiembre. — Resultado clave 2: participar en seis chats de Twitter en los que intervengan líderes del sector — Resultado clave 3: responder a los nuevos comentarios de Facebook en un plazo de tres horas — Resultado clave 4: incrementar el número de seguidores en Facebook y Twitter en un 20 % OKR individual: Objetivo: incrementar el número de conexiones en las redes sociales en un 25 % — Resultado clave 1: incrementar la frecuencia de publicación en Twitter a ocho veces al día y en Facebook a tres al día — Resultado clave 2: establecer la presencia en las redes sociales en dos nuevos sitios: LinkedIn y Quora — Resultado clave 3: acceder a cinco grupos de LinkedIn con al menos 2500 miembros cada uno y dejar comentarios en los diez debates más populares de cada grupo — Resultado clave 4: obtener 15 seguidores en Quora mediante la publicación de tres respuestas y una pregunta semanalmente Como puedes ver, en estos ejemplos de OKR de marketing, los OKR empresariales se centran en objetivos generales, los OKR de equipos definen las prioridades de cada departamento y los OKR personales precisan en lo que trabajará una persona. Tienes varios OKR en cada uno de los niveles, pero en ellos no hay más de cinco objetivos y cuatro resultados clave. De no ser así, intentarías abarcar demasiado pero no podrías conseguir grandes resultados en ellos. Aunque los OKR se crean en estos tres niveles diferentes, todos deben estar conectados y apoyarse los unos a los otros: los objetivos individuales deben reflejar los del equipo, los del equipo deben reflejar los del departamento y los del departamento deben reflejar los de la empresa. De este modo, los esfuerzos de cada persona fomentan la visión colectiva y contribuyen a lo que producirá los resultados más relevantes para la empresa. Es importante tener en cuenta que los OKR no están ideados para objetivos de revisión anuales, ni para evaluar el rendimiento de los empleados. Se trata más bien de objetivos ambiciosos pensados para incentivar a los empleados y la empresa en conjunto. Si defines un objetivo exigente y no lo cumples, no se te penaliza por ello, pero tampoco se conceden primas por cumplir o superar los OKR. Crea una cultura en la que el personal sea audaz y asuma riesgos sin temer a las consecuencias y no te sientas tentado a ir a lo seguro con gratificaciones a corto plazo. Los OKR pueden ser útiles como referencia para los empleados, ya que siempre cuentan con un conciso resumen de lo que se ha logrado exactamente en el último trimestre o año, argumentado por datos fidedignos que cuantifican sus aportaciones a la empresa. Los OKR deben ser: 1. Ambiciosos. Si siempre cumples o superas los principales objetivos del equipo o la empresa, no estás llegando todo lo lejos que podrías. Tus OKR deben inquietarte un poco, de forma que tengas la sensación de no estar completamente seguro de si podrás conseguirlos o no. Recuerda que estos no son los objetivos por los que se te evaluará o que te harán conseguir un ascenso, son objetivos ideados para que crezcáis tanto tú como la empresa. Así que piensa a lo grande. Los OKR personales pueden ser más exigentes, para que puedas incluir grandes objetivos que te inciten a destacar. Sin embargo, la mayoría de ellos serán asequibles. 2. Cuantificables. "Incrementar el número de usuarios registrados un 25 %" y no "conseguir más usuarios". Cada resultado clave debe tener un número asociado, ya sea en forma de porcentaje, cantidades de dinero o una fecha de vencimiento. 3. Públicos. Toda la empresa debe poder ver tus OKR, no solo los directivos o los ejecutivos. La visibilidad y la responsabilidad fomentan la colaboración entre el personal y los departamentos, ya que todo el mundo sabe en qué trabajan los demás y en qué dirección van. 4. Calificados. Al final del trimestre (o el año), ponte una nota por cada resultado clave, donde 0 es "Ni siquiera me he acercado" y 1 es "He cumplido o superado cada uno de los aspectos". (Como los OKR están pensados para ser exigentes, una nota de 0,6 o 0,7 es un resultado excelente. Trataremos el asunto de las calificaciones un poco más adelante). "¿Por qué debería molestarme en establecer OKR?" ¿Qué ventajas tienen los OKR? ¿ Por qué debería elegir esta técnica en lugar de otros métodos de planificación? En primer lugar, los OKR fomentan el pensamiento disciplinado y centrado. Cada decisión empresarial se toma con esta pregunta en mente: ¿esto nos acercará a nuestro objetivo o no? En segundo lugar, los OKR establecen estándares claros para medir el progreso. Como todo se basa en números y datos cuantificables, puedes medir con precisión hasta dónde has llegado para alcanzar tus objetivos y cuánto te queda de forma tangible y exacta. Además, el hecho de que los OKR sean públicos mejora la transparencia y hace que la comunicación sea más eficaz, ya que todos conocen los aspectos específicos del trabajo de los demás en lugar de basarse en un conocimiento supuesto o incompleto de los objetivos de otros equipos. Por último, los esfuerzos están más centralizados y son más colaborativos. Todo el mundo sabe cuáles son las principales prioridades, cómo contribuye su trabajo y se puede aliar con otros equipos para que los esfuerzos conjuntos sean más útiles. "¿Cómo me puedo evaluar?" Esto es importante, así que, lo primero es lo primero: las calificaciones no importan, excepto para indicar si debes seguir persiguiendo tus objetivos o si tienes que redirigir tus esfuerzos en otra dirección. Céntrate en trabajar para conseguir los OKR, no para tener una buena nota. Cuando llegue el momento de evaluar el rendimiento de tus OKR, cíñete a los números. Si tu OKR es "aumentar un 30 % el número de usuarios que inician sesión al menos tres veces a la semana" y has conseguido un incremento del 15 %, ponte una nota de 0,5. Puedes sacar el promedio de tus resultados clave en una puntuación total de los objetivos y, si quieres, puedes obtener el promedio de todas las puntuaciones de tus objetivos para ver la nota global del trimestre o el año. Según Google, no cumplir tus objetivos de OKR es mejor que superarlos ampliamente. Si la empresa o el equipo siempre tiene notas de "1" en todos los ámbitos, es porque los OKR principales no son lo suficientemente ambiciosos. Es mejor establecer un objetivo complicado que ir a lo seguro. Apunta alto y siéntete satisfecho si llegas a un 60-70 % del objetivo. Una nota baja no es sinónimo de fallo. Más bien es un signo de que tienes que reevaluar si merece la pena seguir persiguiendo el objetivo o replantearte la estrategia para conseguirlo. ¿Tienes que dirigir tus esfuerzos hacia otra parte?, ¿qué has aprendido?, ¿puedes dar con otra forma de hacer las cosas? Las puntuaciones benefician a todos ya que muestran qué no debes hacer, qué debes hacer de otra forma y en qué tienes que perseverar. "¿Cómo es el proceso de OKR?" Una de las cualidades que distinguen a los OKR con respecto a la mayoría de las demás estrategias de planificación es el hecho de que los objetivos no se dictan del nivel ejecutivo hacia abajo. El proceso de OKR debe reflejar las discusiones circulares entre los empleados y los directores, donde al menos el 60 % de los objetivos de la empresa se proponen desde abajo hacia arriba. Con el fin de reflejar este ideal, se pide a cada empleado que envíe los OKR a los que cree que el departamento debe dar prioridad. A continuación, se celebra una reunión de personal para desarrollar entre todos los objetivos del equipo y ponerlos en consonancia con los de la empresa. A continuación, los empleados establecen OKR individuales que reflejan y apoyan los objetivos globales de la empresa y el equipo. Después, se reúnen con sus responsables para hablar de en qué quieren trabajar durante el trimestre siguiente y a qué consideran que pueden dedicar mejor su tiempo. Durante esta reunión, el empleado y el responsable desarrollan y negocian los aspectos concretos de cada OKR. Los equipos, los directivos y los empleados celebrarán asimismo reuniones frecuentes para comprobar los objetivos a mitad del trimestre con el fin de compartir los progresos y realizar los ajustes pertinentes. Concretamente los OKR anuales no tienen que ser inamovibles: si te has dado cuenta de que las suposiciones realizadas el año pasado no son precisas, no es necesario ceñirse pertinazmente a ellas. Al final del trimestre, celebra una reunión de conclusión en la que todos compartan sus calificaciones, expliquen sus resultados y definan los ajustes que van a aplicar para el próximo trimestre. Después de reflexionar sobre el rendimiento del trimestre, empieza a establecer OKR para el próximo trimestre. Para conocer exhaustivamente cómo utiliza Google los OKR, consulta este vídeo explicativo (1:21:49): ¿Preparado para empezar? Con los OKR, básicamente creas una breve lista de lo que necesitas para centrarte y destacar en tu trabajo. Se acabaron las responsabilidades y los objetivos de rendimiento difusos. En lugar de ello, ahora tienes objetivos claros, una hoja de ruta específica y consensuada, además de un progreso cuantificable. Si estás interesado en probar el establecimiento de OKR en tu propia organización, necesitarás el software de objetivos de OKR para establecer y controlar tus objetivos en todo el equipo. Consulta esta guía sobre cómo utilizar los OKR en Wrike: guía de seis pasos + plantilla de OKR y, a continuación, inicia la prueba gratuita de Wrike para ponerte en marcha rápidamente. Fuente: Taller en laboratorio para emprendedores de Google Ventures: cómo define los objetivos Google

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La importancia de medir el rendimiento

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