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¿Cómo se pueden gestionar correctamente las diferentes personalidades del equipo con la menor cantidad de lamentos, quejas y frustraciones? A continuación explicamos seis estrategias que te ofrecerán todo lo que debes saber para una colaboración cohesiva.
¿Puede una rutina llegar a perjudicar? ¿Puedes caer en la trampa de hacer cosas solo por el mero hecho de hacerlas, te beneficien o no? Bueno, digamos que sí. Cuando eso sucede, tu rutina no te hace ningún favor. Aquí se explica por qué nos apoyamos en estos sistemas previsibles y los efectos positivos inesperados que conlleva revisarlos.
La tentación de la multitarea siempre está presente en las oficinas actuales, ya se encuentre esta en la mesa de la cocina o en un despacho. Desde notificaciones del correo electrónico o el chat, al canto de sirena de las redes sociales, siempre hay algo hacia lo que nuestra mente puede vagar. El problema es que, cuando pasamos de una tarea a otra, no estamos produciendo más. Obligamos a nuestro cerebro a cambiar constantemente de dirección, tenemos que esforzarnos más para hacer cosas con un nivel inferior de calidad y agotamos nuestras reservas mentales. Practicamos la multitarea de muchas formas, pero independientemente de la forma, el precio siempre es alto. Para la mayoría de nosotros no es factible matar al monstruo de la multitarea completamente, pero con una mejor comprensión de cómo afecta a nuestra productividad (y qué tipos de personalidad son más vulnerables) podemos mitigar sus efectos negativos. Tres tipos de multitarea Enviar mensajes mientras se conduce es una situación de multitarea en la cual la mensajería consume mucha atención. No obstante, este tipo de atención desdoblada solo es una de las formas en las que intentamos obligar a nuestro cerebro a seguir varias direcciones a la vez. Según la descripción realizada por la Asociación Estadounidense de Psicología (APA, por sus siglas en inglés) del estudio de la multitarea, hay tres tipos de multitarea(1): Realización de dos tareas simultáneamente. Aquí se incluye hablar por teléfono mientras se conduce o responder un correo electrónico durante un seminario. Cambio de una tarea a otra sin finalizar la primera. Todos nos hemos encontrado alguna vez en la situación de estar concentrados en un trabajo cuando, de repente, surge una tarea urgente que requiere nuestra atención. Se trata de uno de los tipos de multitarea más frustrantes y, con frecuencia, el más complicado de evitar. Realización de dos o más tareas en rápida sucesión. Casi no parece multitarea, pero nuestra mente necesita tiempo para cambiar y funcionar de forma eficaz. Para ser sinceros, ninguna de estas es necesariamente peor que las demás; las tres reducen nuestra eficacia y provocan fatiga mental. Permanece alerta para detectar los tres tipos de multitarea de forma que puedas volver a tomar el control de tu atención. El mito de la capacidad de multitarea Se calcula que solo el 2 % de la población es realmente capaz de realizar varias tareas a la vez e, irónicamente, estas personas son las menos proclives a hacerlo. El problema es que todos pensamos que formamos parte de ese 2 % y usamos esa percepción para justificar los malabarismos que hacemos con demasiadas tareas. De hecho, estudios recientes han demostrado que las personas que realizan varias tareas a la vez producen con frecuencia los peores resultados en ellas.(2) David Sanbonmatsu, David Strayer, Nathan Medeiros-Ward y Jason Watson del departamento de Psicología de la Universidad de Utah han profundizado en este problema en su estudio sobre la multitarea: "Se descubrió que la percepción de la capacidad de realizar varias tareas a la vez estaba muy exagerada; de hecho, la mayoría de los participantes creían estar por encima de la media en cuanto a la capacidad de realizar varias actividades a la vez. Estos cálculos en realidad tienen poco fundamento, ya que la supuesta capacidad de multitarea no estaba significativamente correlacionada con la capacidad real para realizar varias actividades". No presupongas que formas parte de ese 2 % que puede realizar varias actividades a la vez y céntrate en realizar las tareas de una en una, pero correctamente. ¿Por qué molestarse en hacer una sola tarea? Pasar de una tarea a otra parece que no consume mucho tiempo en el momento, pero estas pequeñas pérdidas de tiempo se van acumulando rápidamente. Según la Asociación Estadounidense de Psicología: "Aunque los costes del cambio puede que sean relativamente bajos, a veces tan solo unas décimas de segundo por cambio pueden acabar acumulando grandes cantidades de tiempo cuando las personas cambian repetidamente de una tarea a otra. Por lo tanto, la multitarea podría parecer eficaz a simple vista, pero puede consumir más tiempo al final e implicar más errores. Meyer ha afirmado que incluso los breves bloqueos mentales creados por los cambios entre tareas podrían costar hasta un 40 % del tiempo productivo de una persona". ¿No te gustaría recuperar ese 40 % del tiempo productivo? En total son 16 horas a la semana que podríamos recuperar eliminando la multitarea. Seguro que por ese valioso tiempo merece la pena silenciar el teléfono. Las cuatro personalidades de multitarea más comunes A decir verdad, a algunos de nosotros nos cuesta más evitar la amenaza de la multitarea que a otros. El estudio de la Universidad de Utah al que se ha hecho referencia anteriormente identifica cuatro tipos de personas con una mayor tendencia a realizar varias tareas simultáneamente: Te centras en el planteamiento o en la recompensa. Tienes en cuenta las posibles ventajas de la multitarea y te atraen las probables recompensas que representa. Buscas emociones fuertes. Necesitas un estímulo constante y disfrutas de la novedad de cambiar a nuevas tareas. Estás convencido de que formas parte del 2 %. Aquellos que piensan que son buenos realizando varias tareas a la vez tienen más probabilidades de adoptar dicho comportamiento con más frecuencia que los que piensan que no destacan en ello. Sin embargo, como ya hemos visto, la percepción de nuestras propias habilidades son normalmente imprecisas. Tienes problemas para concentrarte. Si eres propenso a distraerte o si tienes problemas para bloquear los estímulos externos, puede que te resulte difícil acabar con la multitarea. Si perteneces a una de estas categorías, no te desesperes. Siempre podrás mejorar tu comportamiento al llevar a cabo varias tareas a la vez e incluso recuperar el 20 % del tiempo que pierdes actualmente será una victoria bastante importante. Introducción a la aceptación de la multitarea Lo primero que tienes que recordar es que no podrás erradicar la multitarea por completo o, por lo menos, no inmediatamente. Lo mejor es intentar confinarla a determinadas partes del día. Para empezar, crea un espacio en el que sea muy difícil dar cabida a la multitarea. Estas dos estrategias funcionan conjuntamente para ayudarte a recuperar más horas productivas al día: 1. Identifica y segmenta las tareas complejas Determina cuáles de las tareas habituales son más complicadas y, a continuación, dedica un tiempo y un espacio sin distracciones para ellas. Esto también se aplica al trabajo en asuntos nuevos. Según la APA, cuanto más complejas o inusuales sean las tareas, más tiempo perderás cambiando de una a otra. Ahorra mucho tiempo (y esfuerzo mental) pasando a un planteamiento tipo láser durante las tareas más complicadas y abordándolas de una en una. 2. Da cabida a la multitarea con tareas familiares ¿A qué horas y en qué lugares el monstruo de la multitarea asoma su horrible cabeza con más frecuencia? Cuando estés en estas situaciones, céntrate en tareas repetitivas o familiares. Esto ayuda a minimizar el precio del cambio y, además, te permite consentirte un poco en tus tendencias naturales a la multitarea. Crear un espacio en el que se permita la multitarea es especialmente importante si te ves reflejado en alguno de los cuatro tipos de personalidades anteriores. Te va a costar mucho esfuerzo acabar con la multitarea durante las horas en las que estés concentrado y esforzándote, por lo que permitirla en otros momentos puede ayudar a facilitar el proceso. ¿Cuánto tiempo recuperarás? Identifica las situaciones en las que más te cuesta la multitarea: ¿Te centras en los posibles premios de "producir más"? ¿Cada una de las notificaciones del ordenador atraen tu atención al instante? ¿Te preocupa perderte alguna historia de última hora en Twitter? Sea cual sea tu situación, identificarla te ayudará a detenerla durante las tareas más complejas, de forma que puedas concentrarte y producir más. Conocer a fondo al monstruo de la multitarea implica que podrás tomar las medidas necesarias para minimizar su impacto negativo en tu productividad. ¿Cuánto tiempo podrías recuperar? --- Fuentes: 1. Asociación Estadounidense de Psicología: http://www.apa.org/research/action/multitask.aspx Sanbonmatsu DM, Strayer DL, Medeiros-Ward N, Watson JM (2013) Who Multi-Tasks and Why? Multi-Tasking Ability, Perceived Multi-Tasking Ability, Impulsivity, and Sensation Seeking. PLoS ONE 8(1): e54402 2. Rubinstein, Joshua; Meyer, David, E.; y Evans, Jeffrey E. Executive Control of Cognitive Processes in Task Switching. Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance 2001, Vol. 27, N.º 4, 763-797. Sobre el autor: Andrea Fryrear se dedica al marketing de contenidos en MarketerGizmo, donde se encarga de analizar minuciosamente palabras de moda y novedades con la esperanza de encontrar perlas de sabiduría en su esencia. Su tema preferido es el marketing ágil que, según ella, tiene la clave de una carrera profesional más gratificante para las personas y un departamento de marketing más útil para las empresas. Está disponible a través de LinkedIn.
A medida que tu organización cambia, también debería hacerlo tu gestión de proyectos. Crecer es estupendo, pero se necesita una comunicación clara y, además, la gestión de tareas es más importante que nunca. Si ya estás pagando por una solución de gestión de proyectos, puede resultar difícil justificar el coste y el tiempo que te llevará implementar una nueva. Además, la adopción puede convertirse en un problema en organizaciones en las que los miembros de la plantilla aceptan con lentitud los nuevos procesos y procedimientos. Entonces, ¿cómo puedes saber si merece la pena actualizar tu herramienta de gestión de proyectos? He aquí cuatro signos que te indican que ha llegado el momento de buscar un nuevo software: Utilizas varias herramientas diferentes ¿Cuántos pasos tiene que dar el equipo para finalizar una tarea? Si utilizas un sistema de gestión de tareas independiente, un controlador de tiempo y envías mensajes de correo electrónico, hay muchas probabilidades de que la comunicación falle en algún punto. Usar varias herramientas diferentes y desconectadas abre la puerta hacia la pérdida de tiempo, la duplicación y las oportunidades perdidas. Si ya ha pasado tiempo desde que actualizaste el software, puede que te sorprenda saber que muchos productos cubren varias necesidades de gestión de proyectos en un solo sistema. Busca una herramienta que pueda albergar todos los procesos y la comunicación en la misma interfaz con el fin de evitar confusiones y perder oportunidades. No puedes acceder al trabajo en la nube La mayoría de las empresas en crecimiento se benefician del traslado de su sistema de gestión de proyectos a la nube. Si ya estás preparado para pasar a la nube, te beneficiarás de una comunicación más rápida, una sencilla implementación y un acceso desde cualquier lugar a todo tu trabajo. ¿Qué es lo mejor? Las herramientas de gestión de proyectos basadas en la nube pueden ahorrar el coste inicial de una licencia perpetua. A los nuevos empleados les puede costar aprender Si pasas más tiempo formando a un nuevo empleado para que utilice tu software de gestión de proyectos que trabajando, tienes un problema. Tu herramienta de gestión de proyectos debe ser fácil de usar, para que los nuevos empleados y los veteranos puedan aclimatarse rápidamente y empezar a ser productivos. Tus proveedores también deben ofrecer documentación de formación y solución de problemas, para que no tengas que explicar los pormenores de todos los flujos de trabajo a cada miembro del equipo. Tu organización cambia El crecimiento es bueno, pero en ocasiones complica las cosas un poco. Cuando añades nuevos proyectos y miembros al equipo, tu software de gestión de proyectos no siempre puede mantener el ritmo, especialmente si utilizas un sistema anticuado. Tienes que dar con un sistema que pueda crecer contigo. Muchas herramientas son ampliables y ofrecen diferentes planes para pequeñas, medianas y grandes empresas, así como la capacidad de añadir y eliminar usuarios sin problemas. Tienes demasiadas reuniones ¿Acaso no es el propósito de una herramienta de gestión de proyectos reducir el trabajo y las reuniones innecesarias? Si reúnes al equipo en la sala de reuniones para informar del proyecto y realizar sesiones para compartir ideas cada día, tu software no está ayudando lo suficiente. Una solución de gestión de proyectos debe albergar debates, información sobre el progreso, tareas, plazos, archivos adjuntos, etc. Utiliza estas reuniones para establecer prioridades más amplias y solucionar problemas. Tu equipo puede usar el tiempo extra para completar tareas y centrarse en entregar un trabajo de gran calidad. Si has comprobado esta lista y tienes claro que debes actualizar tu herramienta de gestión de proyectos, habla con el equipo acerca de qué funciones necesita y qué puntos problemáticos tiene con el sistema actual. Utiliza la información que te ofrezca el equipo para guiar el proceso de investigación. Acerca de la autora Megan Pacella colabora con TechnologyAdvice.com con especializaciones en marketing B2B y ventas. Además, ha escrito para USA Today, Bearings Guide, 10Best Nashville y otras publicaciones. ¿Preparado para actualizar tu herramienta de gestión de proyectos? Descarga la guía del comprador de software de colaboración gratuita. Incluye preguntas y funciones que debe tener en cuenta al seleccionar una nueva herramienta. O bien, inicia una prueba gratuita de la solución de gestión de proyectos de Wrike. (Te retamos).
La gestión de proyectos es una labor muy compleja y difícil. Como son muchos los factores que influyen en cada proyecto, los gestores deben ser extremadamente versátiles y estar bien preparados. A diferencia de los desarrolladores, los ingenieros o los arquitectos, que trabajan en la parte técnica de los proyectos, los gestores, además de estar familiarizados con todos los detalles técnicos, también tienen que lidiar con los aspectos sociales y corporativos. Aparte de todo eso, muchas veces tienen que hacer malabarismos con varios proyectos a la vez. Además de todo lo anterior, los gestores de proyectos deben garantizar que las líneas de comunicación entre los diferentes departamentos permanezcan abiertas, de forma que los equipos se puedan coordinar con los demás y que los posibles peligros que puedan dejar al proyecto fuera de juego pasen inadvertidos. Naturalmente, toda esta complejidad es terreno abonado para infinidad de problemas. Estos son los tres principales dolores de cabeza que casi todos los gestores de proyectos han sufrido, junto con algunas prácticas soluciones. Dolor de cabeza n.º 1: modificaciones en la programación del proyecto Huelga decir que los proyectos necesitan una programación para que todas las personas implicadas puedan seguir su progreso y conocer las responsabilidades, incluidos los hitos. Es cosa del gestor de proyectos controlar todas las actividades del equipo, actualizar el estado del proyecto y actuar como enlace entre el equipo y las partes interesadas, incluido el equipo directivo. Sin embargo, esta es una actividad que requiere mucha dedicación por parte de los gestores de proyectos, cuando sus habilidades y conocimientos podrían aprovecharse mejor si les dejáramos que hicieran su trabajo real en el proyecto, en lugar de asignarles tareas administrativas. Solución: automatiza las modificaciones de la programación siempre que sea posible para que no tengas que malgastar el tiempo recopilándolas manualmente. Reunirte con el equipo y preguntar a cada uno de sus miembros cuál es el estado de la tarea es una tarea que requiere mucho tiempo, especialmente cuando hay herramientas de gestión de proyectos y colaboración disponibles que permiten al equipo marcar sencillamente una tarea o un hito como finalizado, y proporcionar actualizaciones e informes del estado en tiempo real. Si ahorras tiempo en las tareas administrativas, podrás centrar tus esfuerzos y conocimientos en lo que realmente importa. Dolor de cabeza n.º 2: multitarea Con tanto por hacer, la multitarea parece inevitable. Pero resulta que en realidad impide que seas productivo, afecta negativamente a la calidad del trabajo y puede provocar grandes demoras. Un contratiempo en una parte inevitablemente causará problemas en las tareas dependientes, que no podrán dar comienzo hasta que la primera tarea haya finalizado y así sucesivamente. En poco tiempo crea y acumula más retrasos. Solución: haz todo lo posible para limitar el número de proyectos llevados a cabo simultáneamente. Trata de no dejar que haya más del 25 o el 50 % de los proyectos ejecutándose simultáneamente para provocar menos demoras y que el trabajo tenga una mayor calidad. Como gestor de proyectos, tu trabajo será más fácil con menos proyectos que requieran tu tiempo y atención al mismo tiempo. Además, tienes la ventaja de disponer de muchas herramientas en línea que te ayudarán a echarte al hombro parte de la carga. Una aplicación de mensajería instantánea como Slack te permite comunicarte en tiempo real, archivar mensajes y realizar búsquedas de forma sencilla en caso de que necesites recordar detalles concretos de una conversación. Dolor de cabeza n.º 3: cálculos de duración del proyecto A menos que tengas una bola de cristal a mano (en cuyo caso quizá podrías prestárnosla), sencillamente no es posible saber cuánto tiempo te llevará realizar una tarea concreta. No obstante, tendrás que ofrecer un cálculo de tiempo a las partes interesadas y los clientes basado en toda la información relevante que tengas a tu disposición. Y serás el responsable de la fecha de finalización que propongas. Hay varios métodos diferentes que puedes emplear para calcular cuánto tiempo le llevará a tu equipo finalizar un proyecto. Sin embargo, aunque asignes duraciones a cada tarea, puede que te quedes corto al calcular, lo que implica que tu equipo tendrá que ocuparse del trabajo pendiente y recuperar el tiempo perdido. Y, además de este estrés, ello puede significar el sacrificio de la calidad, salirse del presupuesto o incluso quedar fuera de los plazos establecidos. Solución: en lugar de pedir a los miembros del equipo que ofrezcan un solo plazo de entrega para sus tareas específicas, prueba con un método de cálculo de dos fechas. La ventaja del método de dos fechas radica en que te permite salirte del cálculo, además de proporcionar cierto margen para que puedas entregar el proyecto antes del plazo de entrega final. Ten en cuenta que este método no garantiza que seas capaz de entregar todos los proyectos a tiempo, pero te aporta cierta seguridad. Con estas útiles estrategias y herramientas, podrás planificar y ejecutar los proyectos mejor, y permitir que tanto tú como tu equipo funcionéis de forma más productiva, con menos estrés y, además, que cumpláis (o superéis) las expectativas de los clientes. Biografía de la autora: Diana Clark es experta en marketing digital y gestora de proyectos de operaciones de marketing. Trabaja con su talentoso equipo de marketing en Aussiewriter. Le encanta orientar a las personas en prácticas empresariales y comparte sus ideas en un blog.
