Guest Author
Sometimes we delegate topics to people who are smarter than us. Win-win! Check out their awesome work.
Wie können Sie all diese unterschiedlichen Persönlichkeiten in ihrem Team erfolgreich führen - idealerweise mit so wenig Geheul, Gemurre und Frustration wie möglich? Hier nun sechs Strategien, mit denen Sie alles erfahren, was Sie für eine enge, produktive Zusammenarbeit wissen müssen
Bei einem schnell expandierenden Unternehmen können Sie nicht mehr die gleichen Management-Techniken anwenden, wie zu der Zeit, als sich Ihr gesamtes Team noch eine einzige Pizza teilen konnte. Hier nun 5 Tipps, wie Sie ein wachsendes Team erfolgreich leiten und organisieren können - und das ohne Stress, Drama oder Chaos.
Kann eine Routine ein Hindernis für uns sein? Machen Sie möglicherweise Dinge nur so — egal ob sie von Nutzen sind oder nicht? Die Antwort auf diese Frage ist kurz und bündig: Ja. In diesen Fällen tut Ihre geliebte Routine Ihnen gar nicht gut. Werfen wir einen Blick darauf, warum wir vorhersehbare Abläufe bevorzugen, und auf die Vorteile, die es bringt, Ihre Gewohnheiten ab und zu auf den Kopf zu stellen.
Ihr Unternehmen verändert sich, dementsprechend muss sich auch das Projektmanagement an die neuen Zeiten anpassen. Wachstum ist super, aber gerade jetzt ist klare Kommunikation und Aufgabenverwaltung wichtiger denn je. Wenn Sie bereits mit einer Projektmanagement-Lösung arbeiten, kann es schwierig sein die Kosten und die Zeit zu rechtfertigen, die bei der Implementation einer neuen Lösung anfallen. Außerdem kann die Anpassungsphase in Unternehmen, deren Mitarbeiter sich nur langsam an neue Prozesse und Verfahren gewöhnen, zu erheblichen Sorgen führen. Wie kann man also feststellen, ob es sich lohnt ein Upgrade des Projektmanagement-Tools in Angriff zu nehmen. In den folgenden Abschnitten finden Sie 4 klare Anzeichen, die Ihnen verdeutlichen, dass es an der Zeit ist, eine neue Software zu suchen: Sie benutzten mehrere Tools Wie viele Schritte muss Ihr Team machen, um eine Aufgabe zu erledigen? Wenn Sie zu einem Task-Management-System zusätzlich einen Timetracker verwenden und per E-Mail kommunizieren, wird möglicherweise ein Teil der Kommunikation gar nicht erst wahrgenommen. Die Nutzung von verschiedenen Tools, die nicht miteinander verbunden sind, führt zu Zeitverlust, doppelter Arbeit und verpassten Chancen. Wenn Sie schon seit längerem kein Update an Ihrer Software vorgenommen haben, wird es Sie eventuell überraschen, dass viele Produkte heutzutage mehrere Projektmanagement-Anforderungen mit einem einzigen System gerecht werden können. Um Verwirrung und verpasste Chancen zu vermeiden, achten Sie bei der Wahl eines Tools darauf, dass alle Prozesse und sämtliche Kommunikationen über die gleiche Benutzeroberfläche abgewickelt werden können. Sie können nicht über die Cloud auf Ihre Arbeit zugreifen Die meisten Unternehmen in Wachstumsphasen profitieren davon, ihr Projektmanagement-System über die Cloud laufen zu lassen. Wenn Sie bereit sind, in der Cloud zu arbeiten, werden Sie sich schnell an die vielen Vorteile gewöhnen: schnellere Kommunikation, einfachere Implementierung und Zugriff auf Ihre Arbeit von jedem Standort aus. Und das Beste daran? Mit Cloud-basiertem Projektmanagement müssen Sie sich keine Sorgen um die hohen Kosten einer unbefristeten Lizenz machen. Schwierigkeiten beim Einarbeiten von neuen Mitarbeitern Wenn Sie länger brauchen, um einem neuen Mitarbeiter zu zeigen, wie die Projektmanagement-Software funktioniert, als ihn in seine tatsächliche Tätigkeit einzuarbeiten, haben Sie ein Problem. Es sollte einfach sein, zu lernen mit Ihrem Projektmanagement-Tool zu arbeiten, damit neue und langjährige Mitarbeiter sich schnell daran gewöhnen und in kürzester Zeit wieder produktiv arbeiten können. Außerdem sollte der Tool-Anbieter Trainings- und Support-Material zur Verfügung stellen, damit Sie nicht jedem einzelnen Teammitglied sämtliche Details für jeden Arbeitsablauf erklären müssen. Ihr Unternehmen verändert sich Wachstum ist generell positiv, aber es kann auch zu schwerwiegenden Komplikationen führen. Wenn Sie in Ihrer Projektmanagement-Software neue Teammitglieder und neue Projekte hinzufügen, kann diese nicht immer Schritt halten — besonders, wenn es ein veraltetes System ist. Sie brauchen ein System das „mitwachsen“ kann. Viele Tools sind skalierbar und bieten unterschiedliche Tarife für kleine, mittlere und große Unternehmen mit der Möglichkeit, Nutzer problemlos hinzuzufügen oder zu löschen. Zu viele Meetings Ist ein Projektmanagement-Tool nicht dafür da, um die Arbeit zu erleichtern und unnötige Besprechungen zu vermeiden? Wenn Sie sich täglich mit Ihrem Team im Konferenzraum für Projekt-Aktualisierungen und Brainstorming-Sitzungen treffen, ist Ihre Software nicht von großer Hilfe. Eine Projektmanagement-Lösung sollte Diskussionen, Fortschrittsberichte, Aufgaben, Deadlines, Dateianhänge und vieles mehr vereinen. Nutzen Sie Meetings nur, um höhere Prioritäten und Problemlösungen zu besprechen. In der gewonnenen Zeit kann Ihr Team Aufgaben erledigen und sich darauf konzentrieren, erstklassige Arbeit zu liefern. Wenn Sie nach dem Lesen dieser Liste zu dem Schluss gekommen sind, dass Sie ein neues Prokjektmanagement-Tool brauchen, sprechen Sie mit Ihrem Team über die Funktionen, die das Tool haben sollte, und welche Probleme durch das aktuelle System entstehen. Lassen Sie sich bei der Suche nach einem neuen Tool von dem Feedback Ihres Teams leiten. Die Autorin: Megan Pacella arbeitet zusammen mit TechnologyAdvice.com, spezialisiert auf B2B Marketing und Vertrieb. Sie schrieb auch für USA Today, Bearings Guide, 10Best Nashville und andere Plattformen. Möchten Sie ein Projektmanagement-Tool-Upgrade durchführen? Dann laden Sie doch unseren kostenlosten Einkaufsführer für Collaboration-Software herunter. Er beinhaltet Fragen und Features, die Sie bedenken sollten, wenn Sie sich für ein neues Tool entscheiden. Oder Sie können die Projektmanagement-Lösung Wrike jetzt kostenlos testen.
Projektmanagement ist äußerst vielschichtig und kompliziert. Da bei jedem einzelnen Projekt so viele verschiedene Faktoren eine Rolle spielen, müssen Projektmanager extrem vielseitig und erfahren sein. Anders als Entwickler, Ingenieure oder Architekten, die sich mit dem technischen Teil eines Projekts auseinandersetzen, müssen Projektmanager nicht nur mit allen technischen Details vertraut sein, sondern sich auch um die sozialen und unternehmerischen Aspekte kümmern. Als ob das nicht schon genug ist, jonglieren sie oft mit mehreren Projekten gleichzeitig. Darüber hinaus müssen Projektmanager sicherstellen, dass die Kommunikationswege zwischen den Abteilungen offen bleiben, so dass sich die Teams aufeinander abstimmen können und potentielle Projekt-Risiken nicht unerkannt bleiben. Dieser vielschichtige Verantwortungsbereich ist natürlich ein äußerst fruchtbarer Boden für unzählige Probleme. Hier nun die drei größten Kopfschmerzverursacher bei Projektmanagern nebst einigen praktischen Lösungen. Kopfschmerz Nr. 1: Projektzeitpläne aktuell halten Es versteht sich von selbst, dass jedes Projekt einen Zeitplan erfordert, damit alle Beteiligten den Überblick über ihre Fortschritte, Verantwortlichkeiten und etwaige Meilensteine behalten können. Der Projektmanager muss alle Aktivitäten des Teams im Auge behalten, den Projektstatus aktualisieren und als Bindeglied zwischen dem Team und allen Stakeholdern, einschließlich der oberen Führungsebene, fungieren. Diese Aufgaben kosten Projektmanager jedoch extrem viel Zeit, die sie viel besser dafür nutzen könnten, ihre Fähigkeiten und ihr Wissen in das eigentliche Projekt, statt in Verwaltungsaufgaben, einzubringen. Lösung: Automatisieren Sie Zeitplan-Aktualisierungen wann immer möglich, so verschwenden Sie keine Zeit damit, die Informationen einzeln zusammenzusuchen. Es ist äußerst zeitraubend, alle Mitglieder Ihres Teams einzeln zu Aufgaben-Status zu befragen, vor allem in Anbetracht der Tatsache, dass es Projektmanagement- und Collaboration-Tools gibt, in denen Ihr Team Aufgaben oder Meilensteine einfach nur als erledigt markieren und somit Status-Aktualisierungen und Reports in Echtzeit bieten kann. Sparen Sie Zeit bei Verwaltungsaufgaben, dann können Sie Ihre Anstrengungen und Ihr Fachwissen dort einbringen, wo es wirklich darauf ankommt. Kopfschmerz Nr. 2: Multitasking Ihre To-do-Liste ist endlos lang, da ist Multitasking doch unvermeidlich, oder? Interessanterweise hat sich herausgestellt, dass Multitasking in Wirklichkeit Ihre Produktivität hemmt, die Qualität Ihrer Arbeit beeinträchtigt und massive Zeitverluste verursachen kann. Zum Beispiel führt eine Verzögerung in einem Arbeitsbereich zwangsläufig zu Problemen bei allen abhängigen Aufgaben, deren Bearbeitung nicht beginnen kann, bevor die erste Aufgabe beendet wurde. Und schon bahnen sich weitere Zeitverluste an. Lösung: Tun Sie alles Ihnen Mögliche, um die Anzahl der gleichzeitig laufenden Projekte einzuschränken. Lassen Sie, wenn möglich, nicht mehr als 25 bis 50 % Ihrer Projekte simultan laufen, so erzielen Sie eine bessere Arbeitsqualität und weniger Verzögerungen. Als Projektmanager erleichtern Sie sich Ihre Arbeit, wenn weniger Projekte Ihre Zeit und Aufmerksamkeit gleichzeitig in Anspruch nehmen. Nutzen Sie auch die vielen Online-Tools, die Ihnen einen Teil Ihrer Last abnehmen können. Eine Instant Messaging-App wie Slack ermöglicht Ihnen Echtzeit-Kommunikation, Nachrichten-Archivierung und eine einfache Suche, falls Sie sich spezielle Gesprächsdetails wieder ins Gedächtnis rufen müssen. Kopfschmerz Nr. 3: Einschätzungen der Projektdauer Falls Sie nicht zufällig eine funktionierende Glaskugel zur Hand haben (und falls doch - können wir sie uns ausleihen?), können Sie einfach nicht im Voraus wissen, wie lange die Bearbeitung einer bestimmten Aufgabe in Anspruch nehmen wird. Trotzdem müssen Sie den Stakeholdern und Kunden mit allen relevanten, Ihnen zur Verfügung stehenden Informationen eine Einschätzung liefern. Und das Erreichen des von Ihnen veranschlagten Fertigstellungsdatums wird dann auch von Ihnen erwartet. Es gibt verschiedene Methoden, mit denen Sie einschätzen können, wie viel Zeit Ihr Team benötigen wird, um ein Projekt abzuschließen. Aber auch wenn Sie jeder Aufgabe eine veranschlagte Dauer zuweisen, kann Ihre Einschätzung Sie dennoch in Bedrängnis bringen - das heißt, dass Ihr Team für Sie in die Bresche springen und verlorene Zeit wieder aufholen muss. Und das bedeutet nicht nur Stress, sondern gegebenenfalls auch Qualitätseinbußen, Budgetüberschreitungen und verpasste Deadlines. Lösung: Statt Ihre Teammitglieder um eine einzige Einschätzung der Bearbeitungsdauer ihrer jeweiligen Aufgaben zu bitten, versuchen Sie es mit der Zwei-Zeiten-Methode (Best Case, Worst Case). Der Vorteil der Zwei-Zeiten-Methode liegt darin, dass sie es Ihnen erlaubt, Ihre geschätzte Arbeitsdauer zu überschreiten, da sie Ihnen genug Puffer bietet, damit Sie das Projekt vor Ablauf der letzten Deadline abliefern können. Diese Methode ist natürlich keine Garantie dafür, dass Sie jedes Projekt pünktlich abgeben können, aber sie dient Ihnen als eine Art Sicherheitsnetz. Mit diesen nützlichen Strategien und Tools wird es Ihnen möglich sein, Projekte besser zu planen und durchzuführen und sie helfen Ihnen und Ihrem Team, produktiver und stressfreier zu arbeiten und trotzdem die Erwartungen Ihrer Kunden zu erfüllen (oder zu übertreffen!). Über die Autorin: Diana Clark ist Digital Marketing-Expertin und Marketing Operations-Projektmanagerin. Sie arbeitet mit ihrem erfolgreichen Marketing-Team bei Aussiewriter. Sie teilt gerne ihre Arbeitserfahrungen mit anderen und schreibt als Bloggerin über ihre Ideen.
