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Der allgemeine Trend heutzutage geht zu Großraumbüros, wo die Kommunikation nicht durch Trennwände und Bürotüren gehemmt wird. Die International Facility Management Association berichtet, dass 70% aller Büros in den USA nun Großraumbüros sind. Man sollte jedoch bedenken, dass durch das Herunterreißen von Wänden, so dass man quer durch den Raum brüllen kann, nicht notwendigerweise die Zusammenarbeit gefördert wird. Tatsächlich hat eine Studie in Finnland festgestellt, dass Mitarbeiter durchschnittlich 21,5 Minuten pro Tag verlieren, weil sie durch Unterhaltungen von Kollegen abgelenkt werden. Es bedarf schon etwas mehr als nur Möbel herumzuschieben, und darauf zu hoffen, dass dadurch die Leute kommunizieren werden — es erfordert Planung, einen absichtlichen Politikwandel und auch ein wenig Unerwartetes. Diese fünf ungewöhnlichen Strategien zur Verbesserung der Team-Zusammenarbeit werden dazu beitragen, dass Teams so zusammenarbeiten, dass sie sich beim Austausch von Ideen wohl fühlen. 1. Die Wände wieder aufstellen Die gängige Meinung ist, dass Großraum- und geteilte Büros Menschen dazu animieren, mehr zu reden, Tatsache ist aber, dass die Umgebungsgeräusche und die visuellen Ablenkungen zu einem Produktivitätsverlust führen. Alle zehn Jahre oder so kommt das Thema Großraum-/geschlossene Büros auf den Tisch, wahrscheinlich weil das Pendel mal so, mal so schwingt, mit dem Ergebnis, dass die Mitarbeiter dann entweder isoliert oder abgelenkt sind. Mitarbeitern, die einen ruhigen, bequemen Arbeitsplatz haben, um ablenkungsfrei zu arbeiten, fällt es leichter, aus ihrem Schneckenhaus herauszukommen, wenn Zusammenarbeit erforderlich wird. Kabinen, Konferenzräume und getrennte Büros helfen, Besprechungszeiten zu definieren, und Mitarbeiter haben die Wahl, wann sie mit anderen kommunizieren wollen. 2. Eine asynchrone Kommunikationspolitik aufbauen An vielen Arbeitsplätzen ist eine Instant-Messaging App eingerichtet worden sowie eine Wissensdatenbank und Projektmanagement-Tools, die die Möglichkeiten zur Zusammenarbeit verbessern. Das reicht aber nicht — Sie müssen auch Erwartungen dazu erwecken, wie Mitarbeiter diese Tools verwenden können. Kommunikations-Apps wie Skype und Slack können und sollten verwendet werden, mit dem Verständnis, dass Kommunikation in Echtzeit und gleichzeitig stattfindet. Asynchrone Kommunikation stellt die Art der Kommunikation dar, die ungleichzeitig stattfindet: Eine Komponente verschickt nur dann Information, wenn es für sie günstig ist, und das Gegenstück empfängt und reagiert ebenfalls, wenn es ihm passt. Dadurch wird der aktuell beim Empfänger laufende Prozess nicht unterbrochen, so dass Team-Mitglieder auf ihre Arbeit konzentriert bleiben. Büros, in denen Wikis, E-Mail, Chat-Tools, Kanban-Boards und Projektmanagement-Tools verwendet werden, die es den Nutzern ermöglichen, Mitteilungen und Veränderungen zu dem für sie günstigen Zeitpunkt zu lesen, zeigen auf diese Weise Respekt für den Arbeitsablauf des Einzelnen. Nutzer können "Bitte nicht stören" Zeiten festlegen, so dass sie dann keine ablenkenden Mitteilungen erhalten, und all ihre Sekundärkommunikation außerhalb ihrer Kernzeiten gebündelt erledigen. Durch asynchrone Kommunikation haben Mitarbeiter die Freiheit, sich auf Wichtiges zu konzentrieren, ohne dabei wichtige Entscheidungen zu verpassen. Gibt ein Unternehmen seinen Mitarbeitern die Möglichkeit, innerhalb bestimmter Zeitrahmen zu kommunizieren, vermittelt es seinen Mitarbeitern die Gewissheit, dass geschätzt wird, dass sie sich auf Einzelaufgaben konzentrieren, statt ihre Aufmerksamkeit zwischen Kommunikation und Aufgaben zu splitten. 3. "Keine Agenda, kein Meeting" implementieren Für viele ist es ein Albtraum: ein Meeting ohne Plan. Die Forderung, dass alle Meetings — egal wie trivial oder informell — zumindest eine Stichpunktliste der zu besprechenden Themen haben sollte, beruhigt sowohl den Planer als auch die Beteiligten. Eine Agenda hilft dem Team auch, auf die Ergebnisse konzentriert zu bleiben. Teams, die im Voraus planen, und Agendas teilen, bleiben zeitlich in der Spur und vermeiden Ablenkungen, die zu Zeitverlust und wenig hilfreichen Meinungsverschiedenheiten führen können. Erstellen Sie Richtlinien für das Abschweifen vom Thema und wie mit Meinungsverschiedenheiten umzugehen ist, so dass Ihre Mitarbeiter wissen, wie sie mit neuen und unbequemen Situationen umgehen können. Eine Agenda für ein Meeting schützt die wertvolle Arbeitszeit des Einzelnen und hilft der Gruppe am Ball zu bleiben. Dadurch werden Reibungen durch vom Thema abweichendes Gerede reduziert, Teilnehmer können ihre Gedanken und Ideen schon vor dem Meeting sammeln, und der Umfang der Arbeit wird definiert, so dass Teilnehmer wissen, was erwartet wird. Zusammenarbeit ist viel einfacher, wenn jeder weiß, was erforderlich ist. Nachdem die Agenda durchgearbeitet wurde, beenden Sie das Meeting, so dass Ihre Mitarbeiter die Positionen in ihren persönlichen To-Do-Listen einplanen können. Um neue Fragen zu behandeln, können stets Nachfolge-Meetings geplant werden. 4. Eine Infrastruktur einrichten, die arbeiten von zu Hause ermöglicht Toptalente zu finden ist heute schwieriger denn je, und dafür zu sorgen, dass Ihre Mitarbeiter ein gutes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben haben, ist eine Notwendigkeit im Personalbereich. Das amerikanische Federal Bureau of Labor Statistics berichtet, dass im Jahr 2015 24% aller Mitarbeiter zumindest teilweise von zu Hause aus gearbeitet haben. Remote von einem Home-Office aus oder von einem gemeinschaftlichem Arbeitsraum in einer anderen Stadt aus zu arbeiten, kann zum Glück und zur Produktivität der Mitarbeiter beitragen und Ablenkungen durch Büro-Spielereien (beobachtet werden, laute Vertriebsabteilungen) begrenzen. Firmen, die Remote-Arbeit oder Arbeit von zu Hause aus zulassen, müssen Kommunikation und Zusammenarbeit in die Arbeitskultur des Unternehmens einbauen. Benutzen Sie Video-Konferenzen, Chat-Programme, Screensharing & Remote-Desktop-Zugriff, und Projektmanagement-Tools, um Mitarbeiter virtuell zusammenzubringen. Sorgen Sie dafür, dass nicht nur Teammitglieder, sondern auch Manager und leitende Angestellte verstehen, wie Remote-Technologie verwendet wird, und dass sie sich bei der Kommunikation mit der Crew wohlfühlen. Benutzen Sie Ihre Videokonferenzen für wöchentliche Einzelgespräche und richten Sie Chat-Kanäle ein, in denen Ihr gesamtes Team gemeinsam kommunizieren kann. Ermöglichen Sie es den Teams, ihre eigenen Chat-Kanäle zu gemeinsamen Interessen einzurichten (Trivia, Fußball, tolle Restaurants usw.), um eine Kultur der Verbundenheit zu kultivieren. Durch diese Verbindungen wird man daran erinnert, dass unsere Kollegen nicht nur Kollegen sind, sondern auch unsere Mitmenschen. Das fördert Empathie, wodurch eventuelle Unstimmigkeiten geglättet werden können, die während der Zusammenarbeit entstehen mögen. 5. Beziehungen aufbauen durch offene Gespräche Ob die Zusammenarbeit im Büro oder Remote stattfindet, in Echtzeit oder asynchron, in einem Konferenzraum oder mitten im Großraumbüro, es ist wichtig, dass wir eine Kommunikationspolitik aufbauen, die Offenheit und Ehrlichkeit fördert. Konflikte und Kritik sind unvermeidlich, aber darunter muss die Zusammenarbeit nicht leiden: das gesamte Team kann mit emotionaler Intelligenz kommunizieren. Indem man das Unvermeidliche in die Planung miteinbezieht, kann man dafür sorgen, dass offene Gespräche mit Sensibilität geführt werden — wodurch Beziehungen unter Teammitgliedern auf- und nicht abgebaut werden. Weisen Sie den Teams Mediatoren zu, planen sie regelmäßige Kommunikations-Workshops (vierteljährlich, nicht nur einmal im Jahr), und besprechen Sie verschiedene Arten der Kommunikation. Zusammenarbeit ist mehr als nur die Sitzordnung Um Team-Zusammenarbeit zu verbessern, gehört mehr dazu als nur alle in einen Raum zu stecken und zu hoffen, dass die Genialität der Einzelnen sich in der Gruppe verbinden wird. Echte Business-orientierte Zusammenarbeit erfordert sorgfältige Planung, Investition in Technologie und die Trennung von veralteten Ideen darüber, wie Teamarbeit und Produktivität aussehen. Über den Autor: Tamara Scott ist Analystin bei TechnologyAdvice, einem Forschungsunternehmen, das Käufer und Verkäufer von Business-Technologie miteinander verbindet. Sie schreibt über Projektmanagement, Marketing, Vertrieb, CRM und viele andere technologische Bereiche.
Erfahren Sie mehr über die maßgeblichen Entwicklungen im digitalen Marketing, was sie für Marketer bedeuten und wie Wrike und MediaValet zusammenarbeiten, um Marketingteams zu mehr Erfolg zu verhelfen.
Vom Eisenbahn- zum digitalen Netz Gastbeitrag von Kay Koch, Campusjäger Digitaler Wandel und Arbeit 4.0, eine Art vierte industrielle Revolution. Still und leise hat sie sich in unseren Arbeitsalltag eingeschlichen und es dauert nicht mehr lange, bis sie ihr ganzes Potential zeigt. Damit wir künftig Erfolg haben, ist es wichtig, sich schon jetzt zu fragen, welche Veränderungen auf Arbeitnehmer zukommen werden und wie man diesen begegnen kann. Warum 4.0? Der Name sagt es, insgesamt drei große Wandel hat die Arbeitswelt bisher durchlebt: Den ersten – Arbeit 1.0 – vor knapp 200 Jahren, auch besser bekannt als die Industrielle Revolution und damit eine völlig neue Lebens - und auch Arbeitsweise. Symbolisch für diese Zeit steht die Dampfmaschine, die die Muskelkraft von Mensch und Tier ersetzt hat sowie eine willkommene Alternative zu Wind- und Wasserkraft war. Ihre Effizienz zeigte sie vor allem im Eisenbahnverkehr, der die Welt ein Stück näher zusammenrücken ließ. Anfang des 20. Jahrhunderts folgt die Arbeit 2.0, mit Fließbändern, Akkordarbeit, Telekommunikation und der beginnenden Globalisierung. Insbesondere Henry Ford sieht das Potential des Fließbandes und setzt es konsequent in seiner Automobilfabrik ein. Dank der Arbeitsteilung muss jeder Arbeiter nur noch wenige Handgriffe machen und das Model T wird durch die Massenproduktion für jedermann erschwinglich. Das machte das Geschäft für Ford extrem profitabel, was sich in einer Lohnerhöhung der Arbeiter äußerte und seine Methode schnell Vorbild für andere Hersteller wurde. Ab 1970 ziehen Computer in den Büroalltag ein und lösen den Wandel zur Arbeit 3.0 aus. Erste Teile der Produktion werden durch die neuen Informationstechnologien und Elektronik automatisiert und insbesondere industrielle Fertigungsprozesse werden standardisiert. Fabriken werden an kostengünstige Standorte verlagert, der Anteil von Dienstleistungen nimmt stark zu und nationale Märkte öffnen sich infolge der Europäisierung und Globalisierung. Mittendrin statt nur dabei Und heute stehen wir nun vor dem vierten Wandel durch die Arbeit 4.0. Oder besser gesagt: Wir sind schon mitten drin. Digitalisierung und Vernetzung bestimmen unseren Alltag. Was mit der Freizeit angefangen hat, greift nun auch auf die Arbeit über - wir sind immer und überall erreichbar. Das hat sein Für und Wider. Zum einen ermöglicht es theoretisch die Arbeit an jedem Ort zu jeder Zeit. Egal ob zuhause, nachts, im Urlaub oder aus dem Ausland über mehrere Zeitzonen hinweg; mehr als einen Internetzugang braucht es nicht. Starre Bürozeiten werden aufgebrochen, Privates und Berufliches wird vermischt und aufeinander abgestimmt. Die Verschmelzung kann also eine ausgewogene Work-Life-Balance fördern. Auf der anderen Seite aber auch schnell ins Gegenteil umschlagen. Die ständige Erreichbarkeit verlockt dazu, eben doch nochmal kurz die Mails zu checken, den Kunden anzurufen, Mitarbeiter zu instruieren und den letzten Schliff am Projekt vorzunehmen. Das geht auf Dauer auf die Gesundheit – zum Glück lässt es sich mittlerweile auch gut vom Krankenbett aus arbeiten! Womit können wir punkten? Damit das nicht passiert, müssen Arbeitnehmer lernen und das Selbstbewusstsein mitbringen, Aufgaben eigenverantwortlich zu planen und zu managen. Eigenverantwortung und Selbstmanagement sind Fähigkeiten, die in der zukünftigen Arbeitswelt immer wichtiger werden. Davon sind auch bereits viele Studenten überzeugt, wie sich in einer Umfrage von Campusjäger zeigt. 1.000 Studenten wurden nach ihren Einschätzungen gefragt, wie sich der digitale Wandel auswirken wird. Die Befragten sind überzeugt, dass insbesondere Flexibilität und Lernbereitschaft Kernkompetenzen zukünftiger Arbeitnehmer sein werden. Damit rücken Soft-Skills in den Vordergrund, die bisher eher als Pluspunkt galten. Aber auch mit neuen Anforderungen an Hard-Skills rechnen die befragten Studenten. Ein Fünftel misst Technik- und IT-Skills einen immer größer werdenden Stellenwert bei; und das unabhängig vom Fachbereich. Sich nicht auf bisherigem Wissen auszuruhen, sondern wissbegierig neue Technologien und Strategien aufzugreifen, wird die Arbeitswelt von morgen bestimmen. Trotz den vielen großen Veränderungen, sehen zwei Drittel der befragten Studenten den digitalen Wandel viel eher als Chance statt als Risiko und blicken ihrem Berufsleben optimistisch entgegen. Gleichzeitig wird es immer wichtiger, Menschen in Kompetenzen auszubilden, in denen Roboter und Maschinen zumindest bisher an ihre Grenzen stoßen. Das sind aktuell vor allem empathische und soziale Fähigkeiten. Sozialkompetenz ist aber viel mehr als nur die Fähigkeit Menschen zu verstehen und mit ihnen zu kommunizieren. Auf Mitmenschen emotional eingehen, sich in andere hineinversetzen und Konflikte lösen - das wird uns so schnell kein Roboter abnehmen. Zudem lässt die Auflösung starrer Arbeitsverhältnisse die Hierarchien in Unternehmen immer stärker abflachen. Das begrüßen Arbeitnehmer, die sich einbringen, etwas bewirken und in Arbeitsprozessen eigene Entscheidungen treffen wollen. Arbeitgeber profitieren von der gewonnenen Flexibilität und Freiheit, da Mitarbeiter aktiv an Unternehmensentscheidungen teilnehmen. Diese Freiheit lässt Wissen und Innovation im Unternehmen ungehindert fließen und bringt kreativen Input und verstärktes Wachstum. Ungewisse Zukunft Maschinen verändern unsere Arbeit und wir müssen lernen, mit der Zusammenarbeit zwischen Mensch und Maschine konstruktiv umzugehen. Dass das funktionieren kann, zeigen Startups, die ganz neue Produkte und Dienstleistungen schaffen. Der kulturelle und soziale Wandel verändert Ansprüche und Nachfrage an die Wirtschaft. Wohin uns der digitale Wandel allerdings final führen wird, ist noch nicht vollends abzusehen. Die Prognosen reichen von einer allgemeinen Produktionssteigerung und Verringerung von Armut bis hin zu Horrorszenarien wie einer Versklavung der Menschheit durch die Künstliche Intelligenz. Aber es ist nicht der erste Wandel, mit dem wir uns konfrontiert sehen und auch diese Phase können wir aktiv durch Gesellschaft und Politik selbst gestalten – durch die Vernetzung sogar noch mehr als jemals zuvor. Über den Autor: Kay Koch Kay Koch unterstützte bereits während seines Studiums der Wissenschaft-Medien-Kommunikation an der Universität Karlsruhe ein IT-Beratungs- und Entwicklungshaus in den Bereichen Marketing, PR und Recruiting, bevor im April 2016 als Junior PR Manager zu Campusjäger kam. Hier liegt sein Fokus auf den Themen SEO, Content Marketing und Unternehmenskommunikation.
Sie geben sich viel Mühe, Ihre Mitarbeiter zufrieden zu stellen - zumindest denken Sie gerne, dass Sie das tun. Sie bieten viele bezahlte Urlaubstage und legen Wert auf eine angemessene Work-Life-Balance. Sie ermuntern Teammitglieder, ihre Meinung und Ideen zu äußern. Sie füllen die Büroküche sogar regelmäßig mit Snacks auf. Aber, entgeht Ihnen da vielleicht etwas? Wenn Sie über keine effektive Möglichkeit verfügen, Ihren Teammitgliedern für ihre harte Arbeit Ankerkennung zu zollen und sie zu belohnen, dann ist die Antwort "Ja" - dann haben Sie etwas sehr Wichtiges übersehen. Anerkennung spielt eine wesentliche Rolle dabei, sicherzustellen, dass Mitarbeiter zufrieden und motiviert sind. Gemäß einer Umfrage von OfficeTeam gaben 66 % der Mitarbeiter an, dass sie ihren Job wechseln würden, wenn sie sich nicht geschätzt fühlen. Eine weitere Studie hat ergeben, dass Unternehmen, die über Anerkennungsprogramme verfügen, die das Mitarbeiterengagement effektiv fördern, eine 31 % geringere freiwillige Fluktuation aufwiesen als Unternehmen mit wirkungslosen Anerkennungsprogrammen. Trotz der Tatsache, dass Mitarbeiter sich ganz offensichtlich immer mal wieder nach einem herzlichen Schulterklopfen sehnen, gehen Unternehmen damit immer noch sehr knauserig um. Kolossale 63 % der Mitarbeiter sind der Meinung, dass sie nicht genug Lob erhalten. Das Bedürfnis nach Bestätigung "Mitarbeitern Anerkennung für ihre Arbeit zu zollen, scheint nichts Besonderes zu sein, es ist jedoch ein grundlegendes Element der Motivation", erklärt Brandi Britton, District President von OfficeTeam. “Mitarbeiter wollen mehr als nur einen Gehaltsscheck,” ergänzt Todd Horton, Gründer und CEO von KangoGift. "Viele Arbeitnehmer möchten sich als Bestandteil von etwas Größerem als nur sich selbst sehen und das Gefühl haben, dass ihre Beiträge von Bedeutung sind. Fühlen sich Mitarbeiter geschätzt, dann arbeiten sie härter und fühlen sich ihrem Unternehmen gegenüber stärker verpflichtet." Eine Studie gibt sogar an, dass Anerkennung für Mitarbeiter einen größeren Wert hat als Geld oder Geschenke. Ein kurzer Blick auf die Maslowsche Bedürfnishierarchie bestätigt, dass Anerkennung die gleiche hohe Wichtigkeit hat wie Erfolg, Macht und Respekt. Kurz gesagt, wir alle streben nach Anerkennung. Letzten Endes möchte niemand hart für ein Unternehmen arbeiten, ohne das Gefühl zu haben, dass die eigenen Anstrengungen geschätzt werden. Angemessene Anerkennung bringt zudem den großen Vorteil mit sich, dass die Mitarbeiterbindung steigt. "Je mehr sich die wirtschaftliche Lage verbessert, desto mehr neue Beschäftigungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung und Mitarbeiter sind eher geneigt, ihre Arbeitgeber zu wechseln und neue Chancen zu ergreifen, wenn sie sich nicht geschätzt fühlen", sagt Britton. "Mitarbeiterbindung ist gerade jetzt ein Hauptanliegen von Unternehmen." Hemmnisse für angemessene Anerkennung Obwohl es so viele Vorteile mit sich bringt, Mitarbeitern Anerkennung zu zollen und sie zu belohnen, schießen viele Arbeitgeber immer noch am Ziel vorbei. "80 % der Leute halten sich für bessere Chefs, als sie in Wirklichkeit sind", sagt Horton. "Das heißt, sie glauben, sie machen ihren Job richtig, wenn sie ab und zu mal positives Feedback geben. Aber Mitarbeiter sehnen sich nach mehr." Laut der Umfrage von OfficeTeam geben 89 % der Führungskräfte an, dass Mitarbeiter in ihrem Unternehmen ausreichend Anerkennung erhalten. 30 % der Mitarbeiter geben ihren Firmen jedoch schlechte Noten, wenn es darum geht, Wertschätzung zu zeigen. Hindernisse - wie fehlende Geldmittel oder Zeit - können regelmäßige Wertschätzungsbekundungen erschweren. "Viele Chefs wissen nicht, wo sie die Zeit und Energie hernehmen sollen, um die Arbeit von Mitarbeitern zu würdigen", sagt Nick Sanchez, Chief People Officer bei Namely. Außerdem erkennen viele den praktischen Wert davon nicht. "Das größte Hemmnis besteht darin, Anerkennung nicht als Investition anzusehen", sagt Stephen Friedmann, ein Professor für Organisationsforschung in der Schulich School of Business der York University in Toronto. "Stattdessen sehen wir sie als eine Art Kostenfaktor an. Sie nimmt Zeit und Energie in Anspruch und manchmal sind wir zu beschäftigt, gestresst oder engstirnig und erkennen gar nicht den Nutzen, den sie mit sich bringt." Was können Sie tun, damit sich Ihre Teammitglieder geschätzt fühlen? 1. Regelmäßigkeit Wenn Sie glauben, dass es ausreicht, Mitarbeitern einmal jährlich während der Leistungsbeurteilung Ihre Wertschätzung zum Ausdruck zu bringen, dann denken Sie nochmal nach. Stellen Sie sich darauf ein, den ganzen Weg mit Ihren Mitarbeitern zu feiern und nicht nur das Ziel. Das bedeutet, dass Sie regelmäßig Anerkennung zollen müssen, auch während eines Projekts und nicht erst am Ende. Gibt es noch etwas, worauf Sie achten sollten? Das richtige Timing. “Timing ist alles”, sagt Joshua Klapow, Ph.D., leitender Verhaltensforscher bei ChipRewards Inc. "Ein Lob, das vier bis sechs Wochen nach einer Handlung erfolgt, hat wenig Wert. Lob sollte idealerweise so zeitnah wie möglich nach der gewünschten Handlungsweise gegeben werden." TIPP: Lassen Sie Lob zu einem lustigen Bestandteil Ihrer Unternehmenskultur werden. Ob Sie Ihre Teammitglieder nun dazu animieren, jedes Mal die Büroglocke zu läuten, wenn Sie einen größeren Erfolg zu verzeichnen haben (eine besonders beliebte Methode für Vertriebs-Teams!) oder dazu, ihre besten und lustigsten GIFs verschicken, wenn sie von Ihnen über Ihren Unternehmens-Chat ein Lob erhalten - lassen Sie sich etwas Nettes einfallen, um die Leistungen Ihrer Mitarbeiter zu würdigen. Gegenseitige Anerkennung zwischen Kollegen kann sehr wirkungsvoll sein (sie hat mit 35,7 % größerer Wahrscheinlichkeit eine positive Auswirkung auf finanzielle Ergebnisse als ausschließlich vom Vorgesetzten ausgehendes Lob!) und für Sie wird es sich nicht wie eine zusätzliche Belastung anfühlen. 2. Lob mit konkreten Handlungen verknüpfen Denken Sie doch mal hierüber nach: Lob ist eine Form des Feedbacks - und dieses ist am besten, wenn es konkret ist. Eine Studie mit Sechstklässlern hat dies bestätigt. Es wurde festgestellt, dass diese Schüler signifikant bessere Leistungen erzielten, wenn sie konkretes Feedback in Form von schriftlichen Kommentaren anstelle von unspezifische Punktzahlen erhielten. Ihre Mitarbeiter sind zwar keine Schüler mehr, trotzdem hat diese Erkenntnis auch für sie ihre Gültigkeit. Das allgemeine Kompliment: "Sie leisten gute Arbeit!", mit dem Sie bei Ihren Mitarbeitern die Runde machen, ist nicht so effektiv oder wirkungsvoll, wie Sie vielleicht denken. "Allgemeines Lob für einen großen Aufgabenblock schadet nicht, wird jedoch auch keinen Einfluss auf ihr Verhalten haben", sagt Klapow. "Verknüpfen Sie Ihr Lob konkret mit einem Verhalten oder einer Reihe von Verhaltensweisen, damit die Verbindung offensichtlich wird." Wenn Sie sich bemühen, für bestimmte Handlungen und Leistungen immer Feedback zu geben, werden Sie dies von ganz alleine öfter tun. 3. Ihre Mitarbeiter verstehen Jeder Ihrer Mitarbeiter hat verschiedene Stärken, Kommunikationsstile, Bedürfnisse und Vorlieben. Deshalb müssen Sie unbedingt daran denken, dass vielleicht nicht alle die gleiche Art der Anerkennung schätzen. "Nicht jeder fühlt sich wohl, wenn er öffentlich gelobt wird, daher ist es wichtig, ihre Persönlichkeit zu respektieren", sagt Sanchez. Sie können auch unterschiedliche Arten der Anerkennung für verschiedene Leistungen einführen. "Kleinere Leistungen werden im begrenzten Rahmen an Ort und Stelle gefeiert, während Jubiläen mit größeren Vorkehrungen zelebriert werden", sagt Horton. "Wenn er sich mehrere Formen der Anerkennung ausdenkt, stellt ein Teamleiter sicher, dass eine von diesen Methoden bei den Mitarbeitern Anklang finden wird." So können Sie auch sicherstellen, dass die Art der Anerkennung der erbrachten Leistung entspricht. "Eine zu kleine Anerkennung für ein wichtiges Ereignis kann wie ein Schlag ins Gesicht wirken", fügt Britton hinzu. TIPP: Sanchez empfiehlt, bei Ihren Mitarbeitern eine Umfrage durchzuführen: "Unterstehen Ihnen viele Mitarbeiter, können sich Umfragen als ein nützliches Hilfsmittel dafür erweisen, jedermanns bevorzugten Feedback-Kanal zu erfahren." Selbst einige wenige kurze Fragen werden Ihnen dabei helfen, die beste Art und Weise zu finden, wie sie Ihre Mitarbeiter loben können, ohne dass es ihnen unangenehm ist oder sie sich unsicher fühlen. 4. Werden Sie persönlich "Eine sich über 75 Jahre erstreckende Havard-Studie kommt zu dem Schluss, dass individuelle Zufriedenheit auf bedeutungsvolle zwischenmenschliche Beziehungen zurückgeführt werden kann", sagt Horton. "Vorgesetzte, die Anerkennung zollen, knüpfen Verbindungen mit Kollegen, stärken das Vertrauen und machen aus dem Arbeitsplatz eine leistungsfördernde Umgebung." "Die stärkenden Eigenschaften des Lobs rühren von der sozialen Verbindung her", sagt Klapow. "Ein Standardbrief ist weit weniger wirkungsvoll als ein handgeschriebener Brief. Ein persönliches, mündliches Lob hat viel mehr Wirkung als eine E-Mail. Ein persönliches Lob, das von Herzen kommt, ist an Wert nicht zu übertreffen." Individuell angepasste Anerkennung bedeutet auch, dass Sie nicht in die Falle tappen wollen, zu automatisiert vorzugehen. "Erfolgt Lob zu automatisch - wie eine Lobes-E-Mail, die sofort bei jeder guten Aktion versandt wird - dann verliert es seine stärkenden Eigenschaften", fügt Klapow hinzu. Sie glauben nicht, dass Sie die Zeit haben, das durchzuziehen? Wenn der CEO von Belfor es einrichten kann, jedem seiner 7.000 Mitarbeiter eine persönliche Geburtstagskarte zu schicken, dann werden Sie wohl auch die Zeit dafür finden können, Ihren Teammitgliedern immer Anerkennung für ihre Leistungen zu zollen, wenn sie es verdienen. Sie möchten mehr über die Wichtigkeit von persönlicher Anerkennung erfahren? Schauen Sie sich Arnold Blits' TED-Talk zu diesem Thema an: 5. Machen Sie einen Plan Obwohl Lob eine der wichtigsten Prioritäten für Sie als Vorgesetzten darstellen sollte, ist es nicht von der Hand zu weisen, dass es schwierig ist, dafür einen Maßstab festzulegen. "Persönliches, individuelles, soziales Lob, das direkt von Angesicht zu Angesicht gegeben wird und sehr viel Gewicht haben kann, ist keine skalierbare Lösung. Vorgesetzte können funktionell gesehen gar nicht genug Zeit dafür aufwenden, alle guten Verhaltensweisen direkt zu bestärken, sonst würde die eigentliche Unternehmensarbeit nie erledigt werden", sagt Klapow. Deshalb sind Strukturen für das Erteilen von Lob sehr wichtig. "Seien Sie sich bewusst, dass Anerkennung unternehmensweit gezollt werden sollte, auch auf der obersten Führungsebene. Dies ist in zweierlei Hinsicht hilfreich: Erstens ermöglicht dies eine bessere Skalierbarkeit des Lobes selbst. Und zweitens zeigt es den Mitarbeitern, dass sich die Führungskräfte auf allen Ebenen für das Verhalten interessieren", sagt Klapow. Lob als ein Herzstück Ihrer Kultur und Führungsmethode zu integrieren, macht die Prozedur, Mitarbeitern Anerkennung zu zollen, vorhersehbarer - und gewährleistet, dass sie auch tatsächlich erfolgt. TIPP: Sie wünschen sich eine Starthilfe? Nutzen Sie doch die ersten fünf Minuten jedes Team-Meetings dafür, Anerkennung zu zollen. Da sie regelmäßig stattfinden, räumen Sie so einen festen Zeitpunkt ein, zu dem Sie Teammitgliedern öffentlich für ihre Anstrengungen und Leistungen applaudieren können. "Ob Sie sich einmal wöchentlich oder einmal täglich treffen, lassen Sie es zum ersten Besprechungspunkt werden", erklärt George Rathman, CEO von The Alternative Board Atlanta Central und Rathman Consulting and Coaching Inc. "Es ist verblüffend, wie zwei bis drei Minuten Belohnungszeit in einem täglichen 10-minütigen Get-together zu mehr Engagement und Produktivität führen kann." Fazit Obwohl sich Vorgesetzte bewusst sind, dass ihre Mitarbeiter sich nach Anerkennung sehnen, versäumen es viele, ihre Teammitglieder angemessen für ihre Leistungen zu loben. Wenn Sie viel zu tun haben, kann es sich als schwierig erweisen, ausreichend Zeit dafür zu finden, Mitarbeitern die verdienten Schulterklopfer zu geben. Wenn Sie jedoch die Fluktuationsrate senken möchten und sich engagiertere Mitarbeiter wünschen, dann kommen Sie nicht daran vorbei, das Anerkennen von Leistungen zu einer Priorität zu machen. Fassen wir noch einmal zusammen, wirkungsvolles Lob: erfolgt regelmäßig ist mit konkretem Verhalten verknüpft erfolgt auf sehr persönliche Weise Wenn Sie Ihre Mitarbeiter verstehen und vorhersehbare Strukturen für das Erteilen von Lob einrichten, dann wird Ihnen das dabei helfen, dies nicht zu vergessen und Lob zu spenden, durch das sich alle Ihre Teammitglieder geschätzt fühlen - und das sie glücklich und zufrieden macht. Biografie der Autorin: Kat Boogaard (@kat_boogaard) ist Autorin bei Midwest und schreibt über Themen wie Karriere, Selbstentwicklung und Freelancer. Außerdem ist sie Kolumnistin für Inc., schreibt für The Muse, ist Karriere-Redakteurin bei The Everygirl und überall im Web mit ihren Beiträgen vertreten.
Es gibt etwas, das langsam aber sicher die Lebenskraft und Motivation Ihrer Mitarbeiter auslaugt. Das hat aber nichts damit zu tun, dass der Kaffee in Ihrem Pausenraum etwas dünn ist. Welche mysteriöse Seuche ist Schuld daran, dass die Produktivität und Moral Ihres Teams schwindet? Die Antwort: fehlendes Engagement. Fehlendes Engagement einer Belegschaft kann erhebliche Kosten verursachen. Gallup schätzt, dass demotivierte Mitarbeiter die USA jährlich bis zu 605 Milliarden US-Dollar kosten. Dazu kommt noch, dass Firmen mit einem niedrigen Mitarbeiterengagement einen durchschnittlich zweieinhalbfach geringeren Umsatz haben als vergleichbare Unternehmen mit hochmotivierten Mitarbeitern. Trotz dieser Tatsachen gibt es immer noch viele Unternehmenschefs, die sich nicht ausreichend dafür einsetzen, das Engagement ihrer Mitarbeiter zu fördern. „Leider zeigen in den USA nur 33% aller Mitarbeiter das notwendige Engagement“, erklärt Nick Sanchez, Chief People Officer bei Namely, „und das bedeutet, dass Ihr Unternehmen gefährdet sein könnte, wenn Sie sich nicht proaktiv um das Engagement Ihrer Mitarbeiter kümmern.“ Warum Mitarbeiterengagement wichtig ist Nun, was ist denn überhaupt so wichtig an diesem Mitarbeiterengagement? Tatsächlich kann es einen großen Einfluss auf Ihre Kultur und Ihren Unternehmenserfolg haben. „Da engagierte Mitarbeiter über die Anforderungen ihres Arbeitsplatzes hinausgehen, bedeutet das, dass Sie mehr Produktivität und Leistung erhalten, als wofür Sie bezahlt haben“, sagt Ben Brooks, Gründer und CEO des Tech-Startups PILOT. „Nicht-engagierte Mitarbeiter bedeuten nicht nur einen geringeren ROI, sondern sie belasten auch noch das Unternehmen im Allgemeinen, sowohl in Bezug auf Team-Moral als auch auf Kundenzufriedenheit.“ Die vorhandenen Zahlen belegen dies. Gemäß Studienergebnissen der Harvard Business Review antworteten 71% der Befragten, dass sie Mitarbeiterengagement als sehr wichtig für den Gesamterfolg eines Unternehmens einstufen. Aber neben der Steigerung von Faktoren wie Produktivität, Moral, Zufriedenheit und Bindung haben Anstrengungen in Bezug auf das Mitarbeiterengagement auch positive Auswirkungen für Führungskräfte und Teamleiter – insbesondere für diejenigen, die schon alle Hände voll zu tun haben mit Team- und Unternehmenswachstum. Die Gewissheit, vor Ort über eine engagierte Belegschaft zu verfügen, stärkt Ihr Vertrauen in Ihr Team. Das heißt, Sie können sich darauf verlassen, dass die Mitarbeiter ihre Arbeit selbstständig erledigen und ihre Ziele erreichen, ohne dass Sie dazu Unmengen verschiedener Überprüfungen, Abläufe und Einzelgespräche organisieren müssen, um ihre Arbeit bis ins kleinste Detail zu kontrollieren. Hemmnisse für das Mitarbeiterengagement Eine leidenschaftliche, erfüllte und aktiv engagierte Belegschaft entsteht nicht, wenn man die Augen schließt und stillsteht. Dies erfordert den Einsatz und eine Strategie von Führungskräften innerhalb des Unternehmens. „Der Grund, warum die Moral in vielen Unternehmen nicht besser ist, liegt darin, dass die Aufmerksamkeit der Führungskräfte auf andere Dinge fokussiert ist“, warnt Rodd Wagner, Vizepräsident der Employee Engagement Strategy für BI Worldwide. „Bei den meisten Unternehmen hat Geschäftsführung – die regelmäßige Beteiligung von Mitarbeitern, nicht nur die Überwachung der jeweiligen Geschäftsfunktion – nicht die hohe Priorität, die sie haben sollte.“ Die Verbesserung Ihres Mitarbeiterengagements muss stets starkes Gewicht haben – noch bevor Sie beobachten, dass die Moral oder Produktivität rückläufig ist. Warten Sie nicht, bis Sie das Empfinden haben, dass die Moral auf ein Allzeittief gefallen ist, um dann eine Umfrage dazu zu starten. Mit einer proaktiven Vorgehensweise sind Sie der Stimmung immer einen Schritt voraus. Statt sich aus einem Loch herausgraben zu müssen, sollte man lieber verhindern, dass das Loch überhaupt entsteht. Fünf unabdingbare Engagement-Strategien für Teamleiter Welche Schritte können Sie unternehmen, um das Engagement in Ihrem Unternehmen zu verbessern? Es gibt einige wichtige Strategien, mit denen Sie beginnen sollten. 1. Seien Sie transparent „Wenn Mitarbeiter anfangen, sich wie ein kleines Rädchen in einem großen Getriebe zu fühlen, statt sich als wichtige Mitglieder eines Teams anzusehen, kann die Motivation abflachen“, sagt Sanchez. Als Teamleiter müssen Sie ein transparentes Arbeitsumfeld schaffen, in dem Sie Ihre Mitarbeiter in Ihre Planungs- und Entscheidungsprozesse einbinden können. Mitarbeiter müssen das Gefühl haben, dass sie aktiv dabei sind, wenn es um die Begründung bestimmter Entscheidungen, Ziele und anderer unternehmensweiter Elemente geht. Statt hinter dem Vorhang zu sitzen und von dort aus ihre Macht auszuüben, müssen Teamleiter und Führungskräfte präsent sein und sich gemeinsam mit ihren Mitarbeitern engagieren, um ihnen zu beweisen, dass nicht nur ihre Arbeit wichtig ist – sondern auch ihre Gedanken, Meinungen und Vorschläge. TIPP: Folgen Sie dem Beispiel von Unternehmen wie Zappos und führen Sie eine regelmäßig stattfindende Betriebsversammlung durch. Dies ist eine Gelegenheit, mit Menschen aus dem gesamten Unternehmen zusammenzukommen, Ideen auszutauschen und einen Einblick in das Gesamtbild zu erhalten. 2. Fördern Sie eine Kultur der Zusammenarbeit Kollaborativ bzw. zusammenarbeitend und team-fokussiert sind weitere Adjektive, die von Ihren Mitarbeitern verwendet werden sollten, wenn sie die Kultur an ihrem Arbeitsplatz beschreiben. „Mitarbeiter werden sich eher für ihre Arbeit engagieren, wenn sie ein Gefühl der Loyalität zu ihrem Team verspüren,“ sagt Sanchez. „Durch die Förderung von Teambuilding-Aktivitäten kann man den Anteil eines Mitarbeiters am Erfolg des Teams als Ganzes erhöhen. Es sollte für ein Führungsteam Priorität haben, diese Aktivitäten in die Mitarbeitererfahrungen (und Budgets) einzubauen.“ Diese Ausflüge und Veranstaltungen geben Mitarbeitern nicht nur eine Chance, sich kennen zu lernen und Zusammenhalt zu finden, sondern allein die Tatsache, dass Teamarbeit hervorgehoben wird, kann einen positiven Effekt haben. „Auch wenn sich ein Mitarbeiter etwas abgeschottet fühlt, können Beziehungen zu Kollegen die Produktivität beflügeln und die Moral fördern“, fügt Sanchez hinzu. TIPP: Sie meinen, Sie haben keine Zeit, um ein geselliges Beisammensein für Ihr Team zu planen? Nehmen Sie sich ein Beispiel an Unternehmen wie Pinterest und bilden Sie einen Kulturverein oder ein Kulturkomitee. Dann ist diese durch Mitarbeiter geleitete Gruppe für die Koordination der Mitarbeiter-Ausflüge verantwortlich. Dadurch wird Ihnen die Arbeit abgenommen und gleichzeitig gibt es diesen Gruppenmitgliedern die Chance, Freundschaften zu schließen. 3. Ziele setzen Gemeinsam mit den Mitarbeitern Ziele zu setzen, ist nicht nur ein wirksames Mittel, um den Grad ihres Engagements stets im Auge zu haben, festgelegte Ziele können sich auch sehr motivierend auf die Mitarbeiter auswirken. Tatsächlich zeigen Studien, dass das Setzen von Zielen (sogar ohne finanzielle Anreize) die Mitarbeiterleistung um 12-15 % verbessern kann. Legen Sie zusammen mit Ihren Mitarbeitern messbare und umsetzbare Ziele fest und achten Sie dann darauf, die Fortschritte in Richtung dieser Ziele regelmäßig zu besprechen. Da sich viele individuelle und organisatorische Ziele über einen längeren Zeitraum erstrecken — z.B. 18 Monate im Vergleich zu einer Woche — sind diese häufigen Gespräche über Fortschritte wichtig, besonders für Mitarbeiter, für die eine kontinuierliche Zufriedenstellung von Bedeutung ist. „Bei Namely bitten wir unsere Mitarbeiter, kaskadierende Ziele auf Quartalsbasis zu erstellen, die sowohl durch Kennzahlen gestützt als auch quantifizierbar sind,“ erklärt Sanchez. „Werden Ziele nicht erreicht, ist dies möglicherweise ein Indiz dafür, dass Produktivität und Engagement angesprochen werden sollten.“ Dies bedeutet jedoch nicht, dass Führungskräfte Ziele und Aufgaben ohne Rücksicht auf die Mitarbeiter austeilen sollten. "Vergessen Sie nicht, dass Engagement etwas sehr persönliches sein kann, und Mitarbeiter dabei immer einbezogen werden sollten,“ sagt Brooks. „Teamleiter können dies dadurch erreichen, dass sie ihre Mitarbeiter dazu ermuntern, ihre eigenen individuellen Bedürfnisse zu erkennen, und sie dann dazu befähigen, diese selbst zu lösen und zu erfüllen.“ TIPP: Sie benötigen Hilfe, beim Setzen von Zielen? Wir empfehlen die Verwendung von Objectives and Key Results (OKRs). Mehr darüber erfahren Sie hier. 4. Häufige Einzelgespräche Das Engagement der Mitarbeiter ist nicht etwas, was man in Ordnung bringt und sofort wieder vergisst. Sie können nicht einfach einen eingängigen Spruch über Ihre Kultur an die Bürowand klatschen und dann davon ausgehen, dass das schon reicht. Wenn Führungskräfte Engagement erwarten, müssen sie sich auch selbst engagieren – in Form von in regelmäßigen Abständen geführten Einzelgesprächen mit Mitarbeitern. Während dieser Einzelsitzungen stellen Sie den Mitarbeitern eine einfache und direkte Frage: Fühlen Sie sich engagiert? Anhand der Antworten auf diese Frage werden Sie in der Lage sein, eventuelle Muster zu erkennen, beispielsweise, dass sich bestimmte Abteilungen überfordert fühlen oder dass an bestimmten Stellen zusätzliche Ressourcen benötigt werden. Während Teamleiter zwar dafür sorgen sollten, dass sie Antworten auf diese Art von Fragen erhalten, rät Sanchez dennoch, dass diese Gespräche weitestgehend vom Mitarbeiter ausgehen sollten. „Sie bieten Mitarbeitern eine regelmäßige Gelegenheit, ihren Vorgesetzten ihre Sorgen, Belastungen und Ziele mitzuteilen. Dabei ist die Regelmäßigkeit wichtig. Durch wöchentliches Zusammenkommen können Teamleiter das Mitarbeiterengagement im Laufe der Zeit beobachten und bisherige Probleme nachverfolgen.“ Wenn es um diese persönlichen Gespräche geht, hören Engagement-Experten immer wieder die gleiche Beschwerde: „Ich habe keine Zeit, mich mit allen meinen Mitarbeitern hinzusetzen!“ „Meine Antwort lautet dann: Ihnen sind zu viele Menschen unterstellt,“ sagt Wagner. „Wenn Sie nicht genug Zeit haben, jedem Ihre persönliche Aufmerksamkeit zu schenken, dann können Sie nicht wirkungsvoll ihr Teamleiter sein.“ 5. Feedback suchen Diese persönlichen Gespräche werden sicher aufschlussreich sein. Aber Unternehmensleiter sollten noch einen Schritt weiter gehen, indem sie auch formelle Möglichkeiten nutzen, zusätzliches Feedback von Mitarbeitern zu erhalten – ob anonym oder nicht. Viele Firmen führen Umfragen durch, um auf dem Laufenden zu bleiben, wie sich die Mitarbeiter fühlen. Bevor Sie Ihr Team jedoch mit langwierigen und erdrückenden Fragen bombardieren, behalten Sie diese Tipps von Brooks im Hinterkopf, die Ihnen bei der erfolgreichen Befragung Ihrer Mitarbeiter helfen: Tun Sie es häufig: „Feedback ist ein Gericht, das man am besten frisch serviert!“ Brooks sagt: „Warten Sie nicht ein Jahr, um zu hören, was Ihre Mitarbeiter denken und fühlen.“ Halten Sie es kurz und einfach: Wenn Sie noch mehr Fragen stellen, haben Sie danach auch Unmengen mehr Arbeit, allein schon bei der Analyse der Daten. Außerdem senkt das die Beteiligungsquoten. Machen Sie etwas aus dem, was Sie erfahren: Das mag zwar offensichtlich erscheinen, aber Brooks hat die Erfahrung gemacht, dass die Mehrheit der Unternehmen gerade darin versagt. „Wenn Sie Fragen stellen, müssen Sie auch handeln“, warnt er. Auch wenn Sie online oder anonyme Methoden zum Sammeln von Feedback nutzen, könnten Sie feststellen, dass viele Mitarbeiter dennoch nicht bereit sind, ganz ehrlich zu sein, aus Angst davor, dass es negative Auswirkungen auf ihre eigene Karriere haben könnte. Aber Kim Scott schlägt eine Taktik vor, mit der diese Problematik umschifft werden kann, und Mitarbeiter sich wohler dabei fühlen, ihre Gedanken und Einblicke mitzuteilen. Fragen Sie nicht nach Feedback über eine Person. Bitten Sie stattdessen um Feedback über eine Aufgabe. Über ein Projekt oder ein Ergebnis oder eine Form der Kommunikation zu sprechen, nimmt dem Mitarbeiter etwas von seiner Angst und dem Druck, so dass Sie selbst und Ihr Mitarbeiter einen objektiven Blick auf die Wurzel des Problems werfen können. Mitarbeiterengagement messen Dass man das Empfinden haben kann, dass Mitarbeiterengagement nur schwer greifbar ist, lässt sich nicht leugnen - es lässt sich nur schwer eine Kennzahl dafür bestimmen. Es gibt jedoch eine sichere Möglichkeit, diese Eigenschaft aktiv zu messen und zu überwachen. Obwohl der Net Promoter Score üblicherweise verwendet wird, um Kundenzufriedenheit zu messen, versichert Brooks, dass er genauso wirksam für Ihr Team verwendet werden kann. „Diese gut etablierte und erforschte Methode lässt sich gleichsam auf Mitarbeiter wie auch auf Kunden anwenden“ sagt er. „Und da diese Methode auch branchenübergreifend auf der kundengerichteten Seite verwendet wird, ist weniger Verwirrung vorhanden und weniger Schulung erforderlich, da man ja einen bekannten Maßstab verwendet“. Abbildung via Net Promoter Network Wie bereits erwähnt, lässt sich das Engagement der Mitarbeiter auch sehr gut messen, indem man Fortschritte in Bezug auf Ziele verfolgt, sehr genau zuhört, wenn in Gesprächen Feedback gegeben wird, und Befragungen durchführt. „Zu den besten Tools gehören regelmäßig durchgeführte Pulsbefragungen, durch die man die im Laufe der Zeit erzielten Verbesserungen beim Engagement verfolgen kann“ sagt Sanchez. „Obwohl eine Umfrage nicht so umfassend sein mag wie ein Gespräch, liefert sie doch gute Datenpunkte, mit denen das Engagement bewertet werden kann“. Kennzahlen sind wichtig. Als ultimative Lösung sollte man sie jedoch nicht betrachten. „Ich rate meinen Kunden zur Vorsicht, sich nicht zu sehr auf Kennzahlen zu verlassen“, erklärt Wagner. „Leider zu häufig wird die Zahl dann als Endergebnis betrachtet, statt als das, was sie sein sollte — ein wichtiges Feedback anhand dessen die Arbeitsumgebung verbessert werden kann, so dass sich Leistung und Bindung verbessern. Bessere Betriebsergebnisse sind der wichtigste Einzelfaktor, der anzeigt, dass Verbesserungen der Arbeitsumgebung greifen.“ Fazit Mitarbeiterengagement ist nicht nur ein nettes, anzustrebendes Ziel. Es ist eine Voraussetzung für produktive, erfüllte und loyale Mitarbeiter. Glücklicherweise gibt es fünf Möglichkeiten, das Engagement in Ihrem Unternehmen zu steigern. Fünf Möglichkeiten, Mitarbeiterengagement zu steigern. Unternehmensleiter müssen: Offen und transparent sein Eine kollaborative und Team-orientierte Kultur fördern Gemeinsam mit den Mitarbeitern Ziele setzen Häufig Einzelgespräche mit Mitarbeitern führen Kontinuierlich Feedback anfragen Wenn Sie diese Dinge umsetzen, werden Sie sicherlich Fortschritte beim Engagement Ihrer Mitarbeiter machen. „Es ist wichtig im Sinn zu behalten“, fasst Wagner zusammen, „dass Unternehmen diese Gemütsverfassung zwar ‚Engagement‘ nennen, sie für den Mitarbeiter aber einfach ‚Freude‘ bedeutet.“ Biografie der Autorin: Kat Boogaard (@kat_boogaard) ist Autorin bei Midwest und schreibt über Themen wie Karriere, Selbstentwicklung und Freelancer. Außerdem ist sie Kolumnistin für Inc., schreibt für The Muse, ist Karriere-Redakteurin bei The Everygirl und überall im Web mit ihren Beiträgen vertreten.
Über den Autor: Frank Hamm unterstützt als unabhängiger Berater für Kommunikation und Kollaboration Unternehmen auf dem Weg in eine digitalisierte Welt in den Themen Social Business, Social Collaboration, Intranet sowie Office & Productivity. Seit 2005 begleitet und kommentiert er im INJELEA-Blog die Veränderungen in der Arbeits- und Kommunikationswelt. Schneller, weiter, höher, die Welt dreht sich immer schneller. Mehr E-Mails, mehr Meetings, mehr Arbeit und mehr Kommunikation führen dazu, dass gerade Büro- und Wissensarbeiter ihre Work-Life-Balance in den Griff bekommen möchten und ihre persönliche Produktivität steigern möchten. Doch bevor Sie sich auf Methoden, Tools und Techniken stürzen, sollten Sie sich ein solides Fundament verschaffen. Im englischsprachigen Raum hat sich weitgehend der Begriff "Productivity" durchgesetzt, wenn es um die eigene Organisation und Produktivität geht. Im deutschsprachigen Raum werden weiterhin Begriffe wie Zeitmanagement, Selbstmanagement und Selbstorganisation verwendet. Was ist jedoch unter "Produktivität" zu verstehen? Genauso, wie es unterschiedliche Begriffe gibt, so gibt es auch keine einheitliche Definition. Ich empfehle Ihnen, mit dieser Definition zu starten und sich im Laufe der Zeit eine persönliche Definition zu erarbeiten: Die Arbeit - gleich, ob beruflich, persönlich oder privat - so planen, organisieren und durchführen, dass Sie bei angemessenem Aufwand gute bis sehr gute Ergebnisse erreichen und Sie ein ausgeglichenes Leben dabei führen. Viele Menschen verstehen unter Arbeit nur das, was ihre berufliche Tätigkeit betrifft. Es ist jedoch wichtig zu akzeptieren, dass es keine scharfe Trennung zwischen der beruflichen Arbeit (beispielsweise für einen Arbeitgeber oder als Selbstständiger) und anderer Arbeit (beispielsweise im Hobby oder in der Familie) gibt. Sehen Sie alles als Arbeit an, was irgendwie Energie verbraucht, und womit Sie eine bestimmte Zielsetzung verfolgen. Das kann durchaus Arbeit für einen Arbeitgeber oder einen Kunden sein, das können aber auch das Pflanzen eines Baumes oder der Jogging-Lauf sein. Gerade weil heutzutage die verschiedenen Sphären wie Beruf, Hobbys und das Private in ständiger Beziehung zueinander stehen und sich oft überschneiden, geht es darum, Arbeit gesamthaft zu sehen und zu organisieren. Wenn es um Produktivität geht, stürzen sich viele sehr schnell auf einzelne Methoden, Techniken oder Werkzeuge. Das kann Spaß machen, das kann aber schnell zu einer Frustration führen, wenn die verschiedenen Teile einfach nicht zueinander passen. Besser ist es, sich zunächst ein grundlegendes Gerüst zu schaffen und sich anschließend auf dieser Basis die verschiedenen Methoden, Techniken und Werkzeuge anzuschauen und auf die persönliche Mentalität anzupassen. Ich empfehle Ihnen als Basis diese fünf Pfeiler der persönlichen Produktivität: Fokus Rituale Timeboxing Ausgewogenheit Selbstbedienung Diese Pfeiler bilden ein Fundament, auf denen alle Methoden, Prinzipien oder Techniken (beispielsweise Eisenhower-Prinzip, Paretoprinzip, "Getting Things Done"-Methode oder ALPEN-Methode aufsetzen sollten. Wenn Sie ein neues Werkzeug ausprobieren, dann überlegen Sie sich zunächst, wie es zu diesen Pfeilern passt, damit Sie eine stabile und gleichzeitig flexible Produktivität erreichen- 1. Fokus Ein wichtiger Pfeiler ist das Fokussieren auf die Tätigkeit, die Sie gerade ausüben. Versuchen Sie, wann immer es Ihnen möglich ist, Ihre Aufmerksamkeit auf eine Tätigkeit zu konzentrieren. Aufmerksamkeit ist die Zuweisung von (beschränkten) Bewusstseinsressourcen auf Bewusstseinsinhalte, beispielsweise auf Wahrnehmungen der Umwelt oder des eigenen Verhaltens und Handelns, sowie Gedanken und Gefühle. Als Maß für die Intensität und Dauer der Aufmerksamkeit gilt die Konzentration (Bleuler 1916/1983). (Seite „Aufmerksamkeit“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 13. Januar 2016, 07:54 UTC. (Abgerufen: 27. April 2016, 13:18 UTC)) Dazu gehört eine ablenkungsfreie Umgebung. Das bedeutet beispielsweise kein Multitasking, denn das zieht Ihnen wichtige Ressourcen von Ihrer eigentlichen Tätigkeit ab. Wenn Sie Multitasking nicht vermeiden können, dann schalten Sie auch gezielt und bewusst in das Multitasking. Ansonsten können Sie sich eine ablenkungsfreie Umgebung schaffen: Schalten Sie das Telefon auf "Lautlos" und leiten Sie Anrufe direkt auf die Sprachbox. Deaktivieren Sie an Ihrem Rechner oder Tablet die Benachrichtigungen. Sowohl Töne als auch plötzlich auftauchende Benachrichtigungen lenken Sie von Ihrer Tätigkeit ab. Signalisieren Sie Ihrer Umgebung, dass Sie nicht gestört werden wollen (beispielsweise mit einem Schild an der Tür oder dem Monitor, oder durch Aktivierung einer entsprechenden Anzeige in Ihren Messengern wie "Beschäftigt"). Öffnen Sie nur die Programme auf dem Rechner, die Sie auch wirklich für Ihre Arbeit benutzen. Schalten Sie die Programme in die Vollbilddarstellung und blenden Sie darin unnötige Symbolleisten und Menüs aus. Wenn es geht, nutzen Sie insbesondere zum Schreiben "ablenkungsfreie Software" wie beispielsweise iA Writer (Mac, iOS, Android) oder WriteMonkey. Insbesondere beim ersten Entwurf eines Textes werden Sie viel schneller vorankommen. 2. Rituale Routinen im Sinne von Gewohnheiten unterstützen die Konzentration, indem Sie Abläufe quasi automatisch ablaufen lassen, ohne dass Sie sich darauf konzentrieren müssen. Ihre Aufmerksamkeit können Sie direkt auf Ihre Tätigkeiten richten, ohne auf Abläufe und Reihenfolgen achten zu müssen. Routinen sorgen durch ihre regelmäßige Wiederholung dafür, dass Sie nichts vergessen - weil sie sie mit der Zeit auswendig können. Anfangs werden Sie vielleicht noch eine Liste abarbeiten, aber mit der Zeit brauchen Sie sie nicht mehr. A habit (or wont) is a routine of behavior that is repeated regularly and tends to occur unconsciously (Habit. (2016, March 17). In Wikipedia, The Free Encyclopedia. Retrieved 13:32, April 27, 2016) Mit kleinen Tricks können Sie die Wirkung von Routinen noch verstärken und sie zu Ritualen werden lassen. Rituals may be prescribed by the traditions of a community, including a religious community. Rituals are characterized by formalism, traditionalism, invariance, rule-governance, sacral symbolism, and performance. (Ritual. (2016, April 12). In Wikipedia, The Free Encyclopedia. Retrieved 13:34, April 27, 2016, siehe auch "Ritual" in der deutschen Wikipedia) Beginnen Sie Ihre Rituale mit bestimmten Handlungen, um sich so in einen "Ritual-Modus" zu versetzen. Ziehen Sie sich beispielsweise "büromäßig" an, gehen Sie an Ihren Schreibtisch, legen Sie Ihre Arbeitsmittel zurecht, starten Sie Ihren Rechner und beginnen Sie damit Ihren Arbeitstag - auch wenn Sie im Home Office sind. Irgendwann schaltet Ihr Kopf unbewusst in den Arbeitsmodus, wenn Sie sich anziehen und in Richtung Büro bewegen. Belohnen Sie sich (und feiern Sie sich dadurch), wenn Sie ein Ritual abgeschlossen haben. Gönnen Sie sich beispielsweise jedes Mal nach Ihrem Morgenritual einen besonders guten Kaffee oder Tee. Setzen Sie sich Erinnerungen in Ihrem Kalender oder Aufgabentool, um "Anschubser" für Ihre Rituale zu erhalten. Für Viele hat sich beispielsweise ein Morgenritual bewährt, das sie zu Beginn jeden Tages durchgehen. Ein Morgenritual könnte so aussehen: Nach dem Starten Ihres Rechners (oder Öffnen des Tablets) öffnen Sie Ihren Kalender, damit Sie wissen, was auf Sie an diesem Tag zukommt und Sie keinen Morgentermin verpassen. Schreiben Sie den Morgeneintrag für Ihr Journal (beispielsweise in Evernote. Was war gestern los, was hat Ihnen (nicht) gefallen, worauf freuen Sie sich für den heutigen Tag. Überprüfen Sie Ihre Eingangsfächer. Gehen Sie Ihre Inboxen durch und bearbeiten Sie die Nachrichten/Briefe. Inzwischen gibt es neben dem Eingangsfach für die Brief- oder Hauspost weitere Eingangsfächer wie beispielsweise in E-Mail, Messaging (z.B. Facebook) oder Eingangsfächer in Collaboration- oder Intranet-Tools. Löschen Sie unwichtige Nachrichten, archivieren Sie sie oder bearbeiten Sie sie sofort, wenn das innerhalb von zwei Minuten möglich ist. Wenn Sie länger dafür brauchen würden, machen Sie eine Aufgabe daraus. Gehen Sie Ihre Aufgaben durch und legen Sie fest, welche Aufgaben Sie heute erledigen wollen. Anregungen für Ihr Morgenrituale können Sie sich auf My Morning Routine holen, wo die unterschiedlichsten Personen Ihre Art und Weise vorstellen, wie sie in den Tag starten. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Rituale gelegentlich überprüfen, ob Sie sie nicht etwas verbessern können oder abwandeln müssen. 3. Timeboxing Ursprünglich kommt der Begriff Timeboxing aus dem Projektmanagement und -planung (siehe deutscher Wikipedia-Eintrag "Timeboxing"). Im englischen Wikipedia-Beitrag wird klarer, dass Timeboxing auch für die persönliche Produktivität genutzt werden kann: In time management, timeboxing allocates a fixed time period, called a time box, to each planned activity. [...] Individuals can use timeboxing for personal tasks, as well. This technique utilizes a reduced scale of time (e.g., thirty minutes instead of a week) and deliverables (e.g., chores instead of a component of a business project). (Timeboxing. (2016, April 26). In Wikipedia, The Free Encyclopedia. Retrieved 13:21, April 27, 2016) Dadurch, dass Sie ähnliche oder fachlich zusammenhängende Tätigkeiten in gemeinsame Zeitabschnitte ("Timeboxes") packen und Sie dann erledigen, schaffen Sie sich einen stabilen Rahmen. Außerdem können Sie sich sowohl besser konzentrieren als auch dadurch Rituale bilden (z.b. jeden Freitag von 14 bis 16 Uhr Wochenplanung). Legen Sie sich in Ihrem Kalender Termine für diese Zeitabschnitte, in denen Sie zusammenhängende Tätigkeiten be- beziehungsweise abarbeiten. Mehrere kleine Aufgaben können Sie in einen "Zeugs"-Zeitkasten legen, in dem Sie sie nacheinander abarbeiten. Sie können sich beispielsweise eine halbe Stunde reservieren, in der Sie ein paar kleine Telefonate erledigen oder in der Sie alle E-Mails durchgehen. Wenn Sie konzentriert an einer Tätigkeit arbeiten wollen, dann planen Sie sich einen Zeitabschnitt dafür ein (beispielsweise 3 Stunden an einem Konzept arbeiten). Das blockiert und sichert Ihnen die Zeit für diese Arbeit. Probieren Sie die Pomodoro-Technik für solche Zeitabschnitte aus. Mir persönlich sind 25-Minuten-Abschnitte oft zu kurz, so dass ich je nach Tätigkeit auch eine andere Zeitdauer und andere Intervalle verwende. Mit Zeitabschnitten, die Sie in Ihren Kalender eintragen, können Sie Ihrer Umgebung zeitig signalisieren, dass Sie nicht gestört werden wollen (achten Sie auch auf andere Hinweise wie die Präsenzanzeige des Messengers). Denken Sie daran, dass Sie nicht den ganzen Tag verplanen. Halten Sie sich immer Freiräume für ungeplante Themen und Aufgaben. Wenn Sie keine "Leerpuffer" einbauen, kommen Sie mit Ihrer Planung schnell in Schwierigkeiten. 4. Ausgewogenheit Genauso, wie eine einseitige Ernährung auf Dauer schädlich ist, so gilt das auch bei einer gesamthaften Betrachtung Ihres Lebens. Und Ihr Leben sollte auf keinen Fall nur aus Arbeit, Produktivität und Planung bestehen. Der oft verwendete Begriff Work-Life-Balance suggeriert, es gäbe auf der einen Seite die Arbeit und auf der anderen Seite das (eigene) Leben. Doch tatsächlich gibt es diese Trennung nicht. "Arbeit" ist Teil des Lebens, ebenso wie es das Privatleben, die Hobbys und Ihre Freunde sind. Des Öfteren fällt der Begriff "Work Life Integration" (siehe Forbes - Work Life Integration: The New Norm). Doch Work ist eben nur ein Teil des Lebens. Achten Sie daher auf eine Mischung aus Arbeit, geplanten Zeiten und Aufgaben einerseits sowie auf eine Mischung aus Freiräumen, Entspannungen und Ablenkungen andererseits. Trennen Sie dabei nicht zwischen Beruf, Privat oder anderen Sphären, sondern nehmen Sie sich als Ziel, sich im Gesamtpaket wohlzufühlen. Dazu gehört, dass Sie sich entspannen, sich ausgewogen ernähren und sich körperlich betätigen. Dabei werden sich die Schwerpunkte gelegentlich in die eine oder in eine andere Richtung bewegen. Wichtig ist, dass Sie über die Zeit hinweg einen Zustand der Ausgewogenheit halten. Balancieren bedeutet, sich selbst, einen Gegenstand oder auch andere Personen unter dem Einfluss des Schwerefeldes im mechanischen Gleichgewicht zu halten, wobei das Gleichgewicht wie beim inversen Pendel durch fortwährende Feinkorrekturen erreicht wird, da die Position selbst instabil ist. (Seite „Balancieren“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 7. April 2016, 16:52 UTC. (Abgerufen: 27. April 2016, 14:05 UTC)) Manch einem hilft entspannende Hintergrundmusik beim Arbeiten. Planen Sie auch "Timeboxes" für Ihre Entspannung ein. Entschleunigen Sie bewusst, indem Sie beispielsweise Zeit für ein gemütliches Frühstück einplanen oder eine Playlist auf Spotify oder Deezer starten (oder eine CD einwerfen). Nutzen Sie Sport als Ausgleich und zum Auspowern. Oft gelangen gerade bei körperlicher Betätigung die Gedanken ins Fliegen, und Sie kommen mit freiem Kopf auf neue Ideen für die Arbeit. Durch eine ausgewogene und gesunde Ernährung können Sie Ihre Produktivität steuern. Mit leichter Kost zum Mittagessen gelingt es Ihnen besser, das Konzentrationstief nach der Mittagspause zu überwinden. Probieren Sie, ob Sie mit Meditation oder Autogenem Training entspannen können. Gehen Sie in die Natur. Sie müssen dafür nicht Joggen oder einen Marathon laufen. Gehen Sie einfach einmal in einem Park Ihrer Stadt spazieren. Achten Sie einfach darauf, nicht ständig beschäftigt zu sein (siehe The Importance of Not Staying Busy). Oder, um mit Loriot zu sprechen: Bleiben Sie einfach hier sitzen: 5. Selbstbedienung Jeder Mensch ist und "tickt" anders. Manch einer ist ein "Morgenmuffel", oder eben doch mehr der "Morgentyp". Deswegen gibt es kein Patentrezept, mit dem alles für jeden wunderbar funktioniert. Übernehmen Sie nicht einfach das, was Ihnen andere (wie der Autor dieses Artikels!) als Rezept darstellen. Eine meiner wichtigsten Erfahrungen lautet, dass zur persönlichen Produktivität das Ausprobieren gehört. Zögern Sie nicht, ein paar Dinge (Methoden, Techniken, Tools) auszuprobieren, auch wenn Sie Ihnen fremd oder "irgendwie blöd" vorkommen. Mit der Zeit lernen Sie, was am besten für Sie selbst passt und funktioniert. Ever tried. Ever failed. No matter. Try again. Fail again. Fail better. (Samuel Becket, in Worstward Ho) Sehen Sie die verschiedenen Rezepte, Methoden, Techniken und Werkzeuge als verschiedene Geschäfte an, die unterschiedliche Waren anbieten. Manche davon werden Ihnen zusagen, andere nicht. Gehen Sie von Geschäft zu Geschäft und probieren Sie aus, was jeweils am besten zu Ihnen passt, und organisieren Sie sich Ihre Arbeit nach und nach. Organization is about figuring out how your brain works, and then structuring your work naturally. (Bill Meade, Easy GTD, Hervorhebung von mir) Wenn Sie beispielsweise der "Morgentyp" sind, dann planen Sie konzentrierte Arbeiten für den Morgen ein. Wenn Sie merken, dass Sie trotz ausgewogener Ernährung am Nachmittag zu bestimmten Zeiten oft unkonzentriert oder abgelenkt sind, dann planen Sie leichte "Zeugs"-Arbeiten ein. Vielen ist beispielsweise die Getting-Things-Done-Methode zu detailliert und zu kompliziert, doch Sie übernehmen die Teile, die ihnen zusagen und die zu ihrer Art der Person, Arbeit und der Organisation am besten passt. Ihre Produktivität Begeben Sie sich auf die Suche nach Ihrer persönlichen Produktivität. Wenn Sie arbeiten, dann arbeiten Sie fokussiert. Schaffen Sie sich mit Ritualen und Timeboxen Freiräume. Und achten Sie auf Ausgewogenheit in Ihrem Leben. Probieren Sie verschiedene Vorgehen aus. Überlegen Sie sich, wie Sie vorgehen wollen, so dass es am besten für Sie passt, und nutzen Sie Werkzeuge und Software, um Ihren Kopf frei zu halten. Für Ihre Suche nach Ihrer persönlichen Produktivität finden Sie Anregungen in diesen Quellen: Asian Efficiency Grace Marshall INJELEA-Blog, Office, Productivity & Job Office & Productivity Magazine (Flipboard) Productive! Magazine Productivtyist Productivity Report Todoist Blog Toolblog Wrike-Blog, Kategorie Produktivität Zapier Blog Zen Habits Ich freue mich, wenn Sie andere Anregungen oder Kommentare für mich haben, denn ich bin immer auf der Suche nach meiner persönlichen Produktivität ;-)
Mein ziemlich erfolgreicher Freund Robert spricht immer über eine von ihm gelesene Studie, die einen Zusammenhang zwischen dem Glücklichsein und dem Vorhandensein von Zielen herstellt. Der Grundgedanke, den er diesem Artikel entnahm, besagte: Menschen sind am glücklichsten, wenn sie auf ihre Ziele hinarbeiten; das gilt natürlich umso mehr, wenn sie sie auch tatsächlich erreichen. Da scheint etwas Wahres dran zu sein. Aber ein Aspekt scheint in seiner berühmt berüchtigten Motivationsrede jedes Mal zu fehlen: Die eigentliche Magie passiert dann, wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Ziele aufzuschreiben, wenn Produktivität und Glücklichsein aufeinandertreffen. Erfahren Sie jetzt, wie das schriftliche Festlegen Ihrer Ziele, Ihre Produktivität bei der Arbeit und in Ihrem persönlichen Leben in die Höhe treibt. Was Sie über Ihre Ziele wissen müssen Die Harvard Initiative for Learning and Teaching veröffentlichte einen Artikel über das Setzen von Zielen, in dem sie diesen Begriff wie folgt definierte: „der Prozess der Festlegung eines Ergebnisses (Zielsetzung), das als Ziel der eigenen Handlungen dient." Das Festlegen von Zielen führt u.a. zu besseren Leistungen und einer stärkeren Motivation. Wer seine Ziele schriftlich genau festlegt, erreicht diese mit größerer Wahrscheinlichkeit als derjenige, der dies nicht tut. Außerdem rät Harvard dazu, auch aufzuschreiben wie Sie vorhaben Ihr endgültiges Ziel zu erreichen. Wer schriftlich festlegt "warum" und – was noch wichtiger ist – "wie" er seine Ziele erreichen will, wird diese mit größerer Wahrscheinlichkeit im Laufe der Zeit verinnerlichen und "Ziel-relevante" Fähigkeiten entwickeln. Möchten Sie langfristig, messbar Ihre Produktivität steigern? Dann legen Sie schriftlich fest, was Sie erreichen wollen und welche Schritte Sie unternehmen werden, um dorthin zu gelangen. Wie Sie Ihre Ziele klassifizieren, um eine optimale Produktivität zu erreichen Der nächste Schritt besteht darin, Ihre Ziele in zwei Kategorien zu unterteilen: Vorgehensorientierte Ziele: Situationsübergreifende Strategien, die Ihnen dabei helfen, etwas Bestimmtes zu erreichen, zum Beispiel: Ich erlerne eine bestimmte Problemlösungskompetenz. Ergebnisorientierte Ziele: Aufgabenspezifische Ziele, zum Beispiel: Ich entwerfe 7 Werbeplakate oder Ich schreibe eine E-Mail an einen bestimmten Kollegen. Sie fördern Ihre Selbstwirksamkeit und Leistung am besten, indem Sie beide Arten kombinieren. Am produktivsten sind Sie, wenn Sie mit vorgehensorientierten Zielen beginnen und den Fokus dann auf entsprechende ergebnisorientierte Ziele verlagern. Konzentrieren Sie sich also nicht nur auf Ziele der einen Kategorie, sondern kombinieren Sie beide auf eine Art, die Fortschritte erkennen lässt. Hier ein Beispiel: Nachforschungen über die verfügbaren Tools für das gleichzeitige Hochladen mehrerer Dateien anstellen, die Vor- und Nachteile abwägen. Einen Datei-Uploader für das Projekt auswählen. oder... Einen Kurs finden, der alle Themen im Zusammenhang mit grundlegendem Social-Media-Marketing behandelt. Anmelden zu einem SMM-Kurs. Gehen Sie so genau wie möglich ins Detail, wenn Sie Ihre Ziele aufschreiben, indem Sie sich von der Vorgehensweise bis zum Ergebnis entlanghangeln. Schreiben Sie keine Ziele auf, die zu leicht zu erreichen sind Forschungen haben ergeben, dass anspruchsvolle Ziele zu persönlichem Wachstum führen. Wenn Sie überprüfen, welche Fortschritte Sie bezüglich Ihrer Ziele gemacht haben, dann möchten Sie, dass Ihr Fortschritt auch wirklich sichtbar ist. Wenn Sie einfach nur monoton und trocken Ihre täglichen Aufgaben notieren, dann verpufft jegliche Motivation und Produktivität. Die Ziele, die Sie sich setzen, sollten wirklich die Gefühle widerspiegeln, die Sie erreichen möchten. Setzen Sie sich also Ziele, die eine gewisse Herausforderung für Sie darstellen. Sie sollten realistisch sein, aber Tatendrang in Ihnen wecken. Lassen Sie sich von der Arbeit anderer Personen inspirieren und wählen Sie Ziele aus, die Sie anregen und motivieren. Ihre Ziele sind ein Spiegelbild dessen, was Sie anstreben zu tun und zu sein; sind sie uninteressant und banal, dann wird Ihr Leben es auch sein. Legen Sie Ihre Ziele bereits schriftlich fest? Wenn Sie klare, präzise Ziele aufschreiben, werden Sie produktiver werden. Beziehen Sie die Schritte mit ein, die sie ergreifen müssen, um die Ziellinie zu erreichen, verbinden Sie vorgehens- und ergebnisorientierte Ziele und setzen Sie Ihre Ziele hoch genug an, um motiviert zu bleiben. Nehmen Sie diese Ideen noch heute in Ihren kurz- und langfristigen Plan mit auf. Legen Sie Ihre Ziele bereits schriftlich fest? Dann freuen wir uns darauf, Ihre Ratschläge oder Tipps im unten stehenden Kommentarbereich zu lesen. Wie haben Sie diese Vorgehensweise erfolgreich zu einer dauerhaften Gewohnheit gemacht? Eva Creerson berät Studenten zum Thema Karriere und Produktivität beim Schreibservice-Unternehmen Master Papers. Sie ist immer auf der Suche nach neuen Möglichkeiten, Arbeitsweisen zu optimieren.
Sie haben Ihr Team gerade um eine neue talentierte Mitarbeiterin erweitert und möchten sicherstellen, dass ihre ersten Erfahrungen mit dem Unternehmen einen richtig guten Eindruck bei ihr hinterlassen. Sie hoffen, dass sie vor ihren Freunden und ihrer Familie davon schwärmt, wie toll ihr neuer Arbeitgeber ist. Aber wann haben Sie das letzte Mal Ihren Einarbeitungsplan überprüft — geschweige denn verbessert? Vergessen Sie Folgendes nicht: Ihr Einarbeitungsplan ist maßgebend für den ersten Eindruck, den Ihr neuer Mitarbeiter von den internen Abläufen Ihres Unternehmens erhält. Mit anderen Worten: Machen Sie etwas daraus! Damit die Einarbeitungsphase für Ihre neuen Mitarbeiter ein unvergessliches Erlebnis wird, haben wir für Sie einen nützlichen Einarbeitungsleitfaden zusammengestellt. Er enthält Best Practices, mit denen wir in meinem Unternehmen neue Teammitglieder einarbeiten. Ich hoffe also, dass auch für Sie ein paar hilfreiche Tipps dabei sind. Eine positive Erwartungshaltung aufbauen, noch bevor sie mit der Arbeit beginnen Den ersten Eindruck von Ihrem Unternehmen gewinnt Ihr neuer Mitarbeiter noch vor seinem ersten Arbeitstag. Sie können ihn bereits beeindrucken, noch bevor er Ihr Gebäude zum ersten Mal betritt. Stellen Sie Informationen zur Verfügung, was ihn an seinem ersten Arbeitstag erwartet. Wo kann er parken? Wo kann er in der Nähe des Büros am besten Mittagessen gehen? Was steht auf der Tagesordnung für Tag 1? Um wie viel Uhr soll er am Arbeitsplatz erscheinen? Dies sind häufig gestellte Fragen, die Sie beantworten sollten, um neuen Mitarbeitern zu helfen, ihre Angst vor dem ersten Arbeitstag zu mildern. An Tag 1 einen starken Eindruck hinterlassen Es fällt Ihrem neuen Mitarbeiter viel leichter, sich wohlzufühlen, wenn er zum ersten Mal an seinem Schreibtisch sitzt und bereits alles vorhanden ist, was er benötigt, um loszulegen. Hier sind einige Dinge, die am Arbeitsplatz Ihres neuen Mitarbeiters bereitliegen sollten, wenn er zum ersten Mal dort ankommt: Hilfsmittel, die er benötigt, um seinen Job zu erledigen – Tastatur, kabellose Maus, Laptopständer usw. Ein Einarbeitungsordner – dies ist ein personalisierter A-Z-Styleguide für das Arbeiten in Ihrem Unternehmen. Er sollte als kleine Gedächtnisstütze auch die Funktionen und Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters in seiner neuen Position enthalten. Ein nettes Willkommenspaket – ein T-Shirt, Armband, Stift, Hut und sonstige Werbegeschenke mit dem Unternehmenslogo usw. Eine Einarbeitungscheckliste – die 10 bis 15 wichtigsten Fakten, die jedes Mitglied Ihres Teams über Ihr Unternehmen wissen muss. Dies sollte Aspekte wie die Geschichte Ihres Unternehmens, Steckbriefe des Führungsteams, das Unternehmensleitbild und die zentralen Werte des Unternehmens enthalten. Den ersten Arbeitstag auf einen Tag legen, an dem Sie ein Team-Meeting durchführen In meinem Unternehmen findet jeden Montag von mittags bis 13.00 Uhr ein großes Team-Meeting statt, in dem wir wichtige Unternehmens-Neuigkeiten besprechen und unser Training zur Persönlichkeitsentwicklung durchführen, unsere sogenannte "Sensei Session". Neue Mitarbeiter beginnen bei uns immer am Montag, so können wir ihnen während unseres Meetings bei allen Teammitgliedern ordentlich vorstellen. In der Regel machen wir neue Mitarbeiter mit dem gesamten Unternehmen bekannt und bitten sie, ein bisschen über sich selbst zu erzählen, ihren Namen, ihre Funktion, wo sie herkommen und etwas Lustiges oder Interessantes aus ihrem Leben. Dann geben wir unserem Einführungsritual auch noch ein bisschen Flair. Unser Director of Talent Acquisition spielt die Hintergrundmusik aus der Starting Five Hymne der Chicago Bulls von 1996 und stellt dann jeden neuen Mitarbeiter mit einem Megafon vor, so als würde er gerade im Chicagoer United Center auf das Spielfeld einlaufen. https://www.youtube.com/watch?v=9jK-NcRmVcw Zeit einräumen, damit sie jeden Abteilungsleiter treffen können Während der ersten Arbeitswoche ist es wichtig, dass Ihr neues Teammitglied die Chance hat, die Aufgaben und Zuständigkeitsbereiche der einzelnen Abteilungen kennenzulernen. Auf diese Weise verstehen er oder sie viel besser die Zusammenhänge und Abläufe innerhalb Ihres Unternehmens. Planen Sie direkt aufeinanderfolgende 15-minütige Treffen mit allen Abteilungsleitern ein, damit Ihr neuer Mitarbeiter in Erfahrung bringen kann, wer in welcher Abteilung arbeitet und welche Arbeit dort tagtäglich erledigt wird. In Woche 1 ein Mittagessen mit einem leitenden Angestellten einplanen Es gibt zu Führungspersönlichkeiten und Entscheidungsträgern zu werden. Um dies zu erreichen, benötigen Mitarbeiter offene und beständige Kommunikationswege zum Führungsteam. Wie können Sie eine flache Struktur in Ihrem Unternehmen fördern? Lassen Sie den Geschäftsführer oder Präsidenten doch mit Ihrem neuen Mitarbeiter Mittagessen gehen! Dies gibt ihm die Möglichkeit, ein gutes Verhältnis zu jemandem aus der Führungsebene aufzubauen und stellt die Wertschätzung für jedes einzelne Teammitglied unter Beweis. Ein "Quiz der Kernwerte" am Ende von Woche 1 Wenn Sie Wert auf die Unternehmenskultur legen, sollte jedes Teammitglied die Kernwerte des Unternehmens in und auswendig kennen. Arbeiten Sie ein Quiz zu Ihren Kernwerten aus, das jeder neue Mitarbeiter am Ende der Woche durchführen und bestehen muss. Übrigens, sollten Sie Ihre Kernwerte noch nicht definiert haben, dann ist es jetzt aber höchste Zeit! Hier erhalten Sie eine kurze 5-Schritte-Anleitung dazu, wie Sie dabei am besten vorgehen. Feedback-Möglichkeiten einräumen Wenn jemand mit einem neuen Job beginnt, können unvorhergesehene Schwierigkeiten auftreten. Der neue Mitarbeiter kommt mit einem Kollegen nicht klar oder er erhält nicht genug Schulung von seinem direkten Vorgesetzten. Sie können diese Probleme vorzeitig aus dem Wege schaffen, indem Sie Feedback-Meetings abhalten. Ihr Personalverantwortlicher oder Leiter der Personalabteilung sollte am Ende der 1. Woche, des 1. Monats und des 3. Monats ein solches Feedback-Meeting durchführen. Dieses Meeting dient dazu, herauszufinden wie der Stand der Dinge ist, von Schwierigkeiten zu erfahren, die neue Mitarbeiter möglicherweise nicht mit ihrem Vorgesetzten besprechen wollten oder konnten, und professionelle Hilfe zu bieten, damit sie zu einem erfolgreichen Mitglied Ihres Unternehmens werden können. Biographie des Autors: Sean Kelly ist der Geschäftsführer von SnackNation, einem Lieferservice, der gesunde Snacks an Büros in ganz Amerika ausliefert. Sean ist auch Gründer der AwesomeOffice.org, einer Vereinigung, die Unternehmen dabei hilft, das Engagement, die Produktivität und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter zu verbessern.
"Wenn du immer das tust, was du schon immer getan hast, wirst du immer nur das erreichen, was du schon immer erreicht hast."~ Unbekannt Obwohl Uneinigkeit darüber besteht, von wem dieses Zitat stammt (die Quellenangaben reichen von Henry Ford bis zu Tony Robbins), besteht kein Zweifel daran, dass es sich hierbei um eine bedeutungsvolle Aussage handelt. Viel zu oft weisen Teamleiter und Führungskräfte ihre Teams dazu an, an den gleichen überholten Prozessen festzuhalten - erwarten jedoch bessere Ergebnisse. Arbeitsprozesse sind die Knotenpunkte, die alles zusammenhalten und sicherstellen, dass Aufgaben auf systematische und organisierte Weise, mit so wenig Unterbrechungen wie möglich, erledigt werden. Fakt ist: Ihre Prozesse dürfen nicht einmal festgelegt und dann für alle Zeit als gültig erachtet werden. Sie müssen sie fortlaufend überdenken, um die Aspekte zu erkennen, die nicht gut funktionieren, und dann diese Informationen nutzen, um bessere Verfahrensweisen für Ihr Team einzuführen. Veränderung ist die einzige Konstante in Ihrem Team und Ihre Prozesse müssen genau das widerspiegeln. Wie gehen Sie bei der Bestimmung der Arbeitsprozesse Ihres Teams vor und optimieren sie dann entsprechend? Jetzt erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen: Was sind Arbeitsprozesse? Das Baldridge Glossary erklärt: "Der Begriff 'Arbeitsprozesse' bezieht sich auf Ihre wichtigsten internen Wertschöpfungsprozesse. Es sind die Prozesse, die die Mehrheit der Arbeitskräfte Ihres Unternehmens involvieren und einen Mehrwert für Kunden, Stakeholder und Shareholder produzieren." Reduzieren wir das auf eine unkompliziertere Definition: Ihre Arbeitsprozesse sind Standardverfahren, mit denen Sie Ihre wichtigen Aufgaben erledigen. Ob es darum geht, regelmäßig einen bestimmten Report zu erstellen oder ein komplett neues Produkt auf den Markt zu bringen - im Normalfall ist ein systematischer Informationsfluss und ein standardisierter Aufgabenblock vorhanden, der von Ihrem Team erledigt werden muss. Warum sind diese Prozesse wichtig? Sie sorgen dafür, dass Ihr gesamtes Team auf dem gleichen Stand ist und gewährleisten, dass alle eine klare Vorstellung davon haben, was erreicht werden muss und welche Rolle ihre Arbeit im Gesamtbild einnimmt. "Als Unterstützung für die Durchführung bestimmter Aufgaben brauchen Teams operative Anleitung. Das heißt, sie benötigen etwas oder jemanden, der ihnen sagt, was genau sie tun sollen und wann", erklärt Watts S. Humphrey in seinem Artikel für das Carnegie Mellon University Software Engineering Institute. "Das ist die Aufgabe eines operativen Prozesses. Er bietet eine einfache und kurze Beschreibung der Schritte, die für die Durchführung eines bestimmten Arbeitsauftrags erforderlich sind." Prozesse sind jedoch nicht dafür ausgelegt, zu stagnieren - sie sollten sich verändern, sobald sich Ihr Team, Ihre Ziele und Ressourcen verändern. Und um Ihre Arbeitsprozesse anpassen zu können, müssen Sie zuallererst Ihre aktuellen Prozesse ermitteln. Wie Sie Ihren derzeitigen Arbeitsprozess ermitteln Einige Menschen meinen, es sei ein einfaches Unterfangen, die genaue Arbeitsweise ihres Teams zu bestimmen. Sie könnten jedoch überrascht sein, wie viel ungesagt (und undokumentiert) bleibt - besonders wenn Sie langjährige Teammitglieder haben, die einfach wissen, wie sie vorgehen müssen, ob sie nun dementsprechende Anweisungen erhalten haben oder nicht. Möchten Sie Ihre aktuellen Prozesse also in den Mittelpunkt rücken, dann bedeutet das für Sie schon ein wenig Arbeit. So gehen Sie dabei vor: 1. Involvieren Sie Ihr Team Ihr hauptsächliches Ziel besteht nicht darin, sich von Ihrem Schreibtisch aus einen großflächigen Überblick zu verschaffen, sondern darin, tiefgehende Einblicke in den Aufgaben- und Informationsfluss in Ihrem Team zu erhalten. Das bedeutet, dass Sie eng mit Ihren Teammitgliedern zusammenarbeiten müssen, um deren Arbeitsweise wirklich zu verstehen. Schließlich sind sie diejenigen, die es Tag für Tag knietief mit Ihren Prozessen zu tun haben. "Beginnen Sie mit einem bekannten Geschäftsprozess wie 'Wir kassieren Geld von unseren Kunden und bezahlen dann die Rechnungen'", sagt Will Bachman, Mitbegründer von Umbrex und ein von McKinsey geschulter Experte für operative Prozesse. "Bitten Sie dann die Person, die für den Geldeingang verantwortlich ist: 'Führen Sie mich Schritt für Schritt durch Ihren Teil des Prozesses.' Sobald diese Person irgendwelche Informationen erwähnt, die sie von jemand anderem erhält, fragen Sie: 'Wie erhalten Sie diese Informationen? Von wem erhalten Sie sie?'" Dann wenden Sie sich an die erwähnte Person und wiederholen die gleichen Fragestellungen. "Verfolgen Sie die gesamte Kette zurück bis zu dem Verkaufsangestellten, der das Produkt zu Beginn verkauft hat", sagt Bachman. Dieser Ansatz scheint so offensichtlich zu sein, dass es schon fast wehtut. Sie wären jedoch überrascht, wie viele Manager Erkenntnisse über ihr Team nicht mit einbeziehen, wenn sie mit einem neuen Prozess vorandrängen. Nehmen Sie sich die Zeit, diesen Informationen nachzulaufen - es wird Ihnen definitiv dabei helfen, tief in Ihre aktuellen Prozesse einzutauchen. 2. Erstellen Sie ein Ablaufdiagramm Mit den Informationen, die Sie in diesem ersten Schritt entdeckt haben, erstellen Sie eine visuelle Darstellung des Prozesses, die Ihnen als Orientierungshilfe dient. "Beginnen Sie mit einem einfachen Ablaufdiagramm", erklärt Ilene Marcus, Gründerin und CEO von Aligned Workplace. "Die Art und Weise, wie Sie den Ablauf organisieren und konzipieren, ermöglicht es Ihnen, die Unterbrechungen zu erkennen und den Rahmen für die Umsetzung der Veränderung festzulegen." Die Erstellung eines Ablaufdiagramms (auch bekannt als Darstellung des Geschäftsprozesses) erfreut sich in der Geschäftswelt immer größerer Beliebtheit."Der Zweck besteht darin, ein tiefgehendes Verständnis der Prozesse, Mitarbeiter, Inputs, Kontrollen und Outputs zu erhalten und diese wenn möglich zu vereinfachen, effizienter zu gestalten und/oder die Prozessergebnisse zu verbessern", erklärt dieser Beitrag für LucidChart sehr eloquent. Scheuen Sie sich also nicht davor, kreativ zu werden und Ihre Prozesse künstlerisch in Szene zu setzen. Diese visuelle Darstellung wird Ihnen beim nachfolgenden Schritt von großer Hilfe sein. Sie sind von dem Nutzen einer bildlichen Darstellung noch nicht überzeugt? Sehen Sie, was herauskommt, wenn Tom Wujec Menschen darum bittet, den Vorgang aufzuzeichnen, wie man Brot toastet: 3. Decken Sie Probleme auf Denken Sie daran: das Ziel Ihrer Prozessermittlung lag nicht nur darin, die Abläufe zu erkennen, sondern auch wie sie verbessert werden können. Das heißt, abgesehen von der Klarstellung des Prozesses müssen Sie auch ermitteln, wo es zu Stolpersteinen kommen könnte. Die zwei vorgenannten Schritte, erleichtern es Ihnen, fehlende Aspekte oder nicht nach Plan laufende Bereiche zu entdecken. Nehmen wir wieder unser "Zahlungseingangs-Beispiel" von oben. Schnell stellen Sie fest, dass die Person, die dafür verantwortlich ist, mithilfe der erhaltenen Gelder Rechnungen zu bezahlen, Monat für Monat damit kämpft, hierfür grünes Licht von der Person zu erhalten, bei der das Geld von den Kunden eingeht - sie hat es fortlaufend mit diesem Hemmnis zu tun, das sie an ihrer Arbeit hindert. Dokumentieren Sie diese Schwierigkeiten (und alle sonstigen auftretenden Probleme!), so vergessen Sie nicht, sich damit zu befassen, wenn Sie den neuen Prozess erstellen. "Das Dokumentieren und Wissen, wo genau Krisenherde vorhanden sind, hilft Ihnen, diese zu umgehen und Bedenken von Mitarbeitern einzubeziehen, die bei der Einführung des neuen Prozesses wichtig sind", fügt Marcus hinzu. Die Aufstellung eines besseren Prozesses Jetzt wo Sie verstehen, wie Ihr aktueller Arbeitsprozess aussieht und welche Bereiche der Verbesserung bedürfen, ist es an der Zeit mit dem nächsten Schritt zu starten: der Aufbau eines Arbeitsablaufes, der besser für Ihr Team geeignet ist, und die Bewältigung von betrieblichen Problemen, die den Ablauf verlangsamen. 1. Stellen Sie Fragen Genauso wie bei der Ermittlung der aktuellen Prozesse, besteht Ihr erster Schritt bei der Festlegung eines neuen Prozesses darin, sich mit Ihren Teammitgliedern zusammenzusetzen. Führen Sie mit ihnen ein offenes und ehrliches Gespräch. Warum treten bestimmte Hindernisse auf? Gibt es etwas Bestimmtes, das sie für die reibungslose Erledigung ihrer Aufgaben benötigen, jedoch zurzeit nicht erhalten? Was würde ihnen ihre Arbeit erleichtern? Genau zu verstehen, welche Bedenken vorhanden sind, warum sie auftreten und wie sie behoben werden können, hilft Ihnen bei der Aufstellung und Implementierung eines neuen Prozesses, der diese Probleme wirklich löst und sie nicht nur verdeckt. 2. Erstellen Sie ein neues Ablaufdiagramm Beim Entwurf eines neuen Prozesses hilft Ihnen das Erstellen einer weiteren visuellen Darstellung dabei, zu gewährleisten, dass Sie alle Probleme berücksichtigen, auf die Sie während Ihrer Nachforschungen gestoßen sind. Sie brauchen jetzt jedoch nicht glauben, dass dieser Prozess übermäßig aufwendig oder formell gestaltet sein muss. Solange Sie den neuen Prozess auf eine Weise zu Papier bringen, dass Ihr Team ihn versteht, sind Sie auf dem richtigen Weg. Wenn Sie sich über die Erstellung des neuen Arbeitsablaufes Gedanken machen, dann "entwerfen Sie den Prozess so, als würden Sie ein neues Unternehmen aufbauen, für das Ihnen großartige Ressourcen zur Verfügung stehen", sagt Daniel Feiman, Geschäftsführer von Build it Backwards. Dies hilft Ihnen, irgendwelche in Ihrer Vorstellung existierenden Barrieren abzuschütteln, die Sie beim Entwurf Ihres Flussdiagramms einschränken. So gestalten Sie dann einen Prozess, der die Arbeitsweise Ihres Teams tatsächlich verbessern wird. 3. Starten Sie von hinten Wer einen komplett neuen Prozess aufstellen muss, kann sich leicht überfordert fühlen. Die beste Vorgehensweise ist es tatsächlich, von hinten an die Sache heranzugehen und sich rückwärts zu bewegen. "Beginnen Sie mit dem Ziel oder Ergebnis des Prozesses und fragen Sie: 'Was müssen wir tun, um dieses Resultat zu erreichen?'", sagt Michael Clingan, Gründer von The Claymore Group. "Gehen Sie bei jeder nachfolgenden Antwort genauso vor, bis der Prozess vollständig definiert ist. Das Team entwickelt den Prozess vom Endergebnis zurück bis zum ersten Schritt." Sagen wir, Sie möchten den Prozess darstellen, wie Ihr Content-Team einen Blogbeitrag erstellt. Statt zurück zum Anfang zu springen, beginnen Sie mit dem Endergebnis: ein Beitrag wird veröffentlicht. Welcher Schritt geht dem voraus? Der Veröffentlichungszeitpunkt wird geplant. Und davor? Er wird final gegengelesen. Und davor? Bilder werden hinzugefügt. Gehen Sie Schritt für Schritt zurück durch jedes kleinste Teil des Puzzles bis Sie den Anfangspunkt erreicht haben - die Auswahl einer Blogbeitrags-Idee. Clingan empfiehlt Folgendes: Sobald der Entwurf des neuen Prozesses abgeschlossen ist, sollten Sie diesen überprüfen und verbessern, indem Sie auf die folgenden drei Szenarien achten: Etwas könnte oder sollte geschehen, tut es aber nicht. Etwas sollte nicht geschehen, tut es aber doch. Sie wissen nicht, was geschieht. 4. Reduzieren Sie den Umfang Selbst mit den oben genannten Schritten können Sie immer noch mit einem aufgeblähten, viel zu komplizierten Prozess enden. "Die meisten Prozesse können in maximal sechs Schritte unterteilt werden - auch wenn wir wissen, dass dies viele Variablen und Teilschritte einschließt", sagt Marcus. Deshalb ist es wichtig zu versuchen, den Umfang Ihres Prozesses zu verringern und ihn so weit wie möglich zu vereinfachen. "Es ist immer besser, die Öffnungszeiten auf der Website anzugeben, als ein sehr effizientes Verfahren dafür auszuarbeiten, die Öffnungszeiten am Telefon ansagen zu lassen", gibt Bachman als Beispiel an. Tipp: Suchen Sie nach Bereichen, in denen Sie bestimmte Tätigkeiten nur durchführen, weil Sie das schon immer so getan haben - das könnten Aufgaben sein, die komplett weggelassen werden können. Tipp: Halten Sie die Augen offen nach Bereichen, in denen ein Bestandteil des Prozesses durch zu viele Hände läuft. Oftmals gilt: Je weniger Leute an der Bearbeitung einer bestimmten Aufgabe beteiligt sind, desto besser. Tipp: Stellen Sie sich immer wieder die Frage, ob die Arbeitsweise nicht noch verbessert werden könnte. Nur weil die Aufgaben immer vollständig erledigt werden, heißt das nicht, dass dies auf die effizienteste und effektivste Art und Weise geschieht. Regelmäßiges Überprüfen und Dazulernen ist die einzige Möglichkeit, Prozesse zukünftig zu verbessern. Den Übergang erleichtern: So führen Sie neue Prozesse ein Obwohl ein neuer Prozess dafür entwickelt wurde, Ihrem Team die Arbeit zu erleichtern und regelmäßig auftretende Probleme zu beheben, müssen Sie immer mit Widerstand gegen Veränderungen rechnen. Sie werden auf Unwillen oder Unentschlossenheit stoßen, wenn Sie einen neuen und verbesserten Prozess vorstellen. Aus diesem Grund müssen Sie offen mit Ihren Teammitgliedern kommunizieren und sie, wie bereits empfohlen, in den Veränderungsprozess involvieren. Noch bevor Sie diese neue Vorgehensweise implementieren, sollten Sie ein Meeting mit den Teammitgliedern durchführen, die von diesem neuen Prozess betroffen sind. Nehmen Sie sich die Zeit zu erklären, warum diese Veränderung notwendig war - sprechen Sie hierbei unbedingt die von Ihnen erkannten Herausforderungen und Probleme an - und bitten Sie dann um Fragen oder Vorschläge zu dem neuen Prozess. Je mehr Leute verstehen, warum die Änderung vorgenommen wurde und inwiefern sie ihnen hilft, desto entgegenkommender und engagierter werden sie sein. Fazit Ihre Arbeitsprozesse sind die Art und Weise, wie Sie Ihre Arbeit erledigen. Diese dürfen jedoch nicht unveränderlich sein, denn Veränderung ist die einzige wahre Konstante in Ihrem Team. Teammitglieder kommen und gehen. Neue Technologien und Tools werden eingeführt, während andere abgesetzt werden. Ziele ändern sich fortlaufend. Wenn Sie es verpassen, Ihre Prozesse an diese Veränderungen anzupassen und sie zu verbessern, dann hat dies zwangsweise Frustration, Unordnung und Auseinandersetzungen zur Folge. Anstatt einfach nur zu hoffen, dass sich Ihre Teammitglieder und somit auch Ihre Prozesse irgendwie von alleine an Veränderungen anpassen, müssen Sie proaktiv auf Veränderungen reagieren, indem Sie aktuelle Prozesse ermitteln und neue entwickeln, damit die Aufgaben Ihres Teams unkompliziert und vorhersehbar bleiben. Fassen wir noch einmal zusammen, wie Sie hierbei vorgehen: Ermitteln Sie Ihren aktuellen Arbeitsprozess: Nehmen Sie die Hilfe Ihres Teams in Anspruch, um ein umfassendes Verständnis zu erhalten. Erstellen Sie ein Ablaufdiagramm, um eine visuelle Darstellung Ihres Prozesses zu erhalten. Lokalisieren Sie Probleme und Stolpersteine in Ihrem aktuellen Prozess. Erstellen Sie einen besseren Prozess: Stellen Sie Fragen, nicht nur, um zu verstehen, welche Probleme mit einem Prozess behoben werden müssen, sondern auch, warum diese überhaupt erst entstehen. Erstellen Sie ein neues Ablaufdiagramm, um eine bildliche Darstellung Ihres neuen Prozesses zu erhalten. Gehen Sie rückwärts durch Ihren neuen Prozess und verfolgen Sie alle Schritte vom Endergebnis zurück bis zum Anfangspunkt. Reduzieren Sie den Umfang, damit Sie nicht mit einem zu komplexen oder komplizierten Prozess enden. Nutzen Sie diese Informationen, um Ihre aktuellen Prozesse zu bestimmen und die erforderlichen Anpassungen vorzunehmen. So können Ihre Teammitglieder effektiv, effizient und organisiert arbeiten, egal was zukünftig noch auf sie zukommt! Biografie der Autorin: Kat Boogaard (@kat_boogaard) ist ein Autorin bei Midwest und schreibt über Themen wie Karriere, Selbstentwicklung und Freelancer. Außerdem ist sie Kolumnistin bei Inc.com, schreibt für The Muse, ist Karriere-Redakteurin bei The Everygirl und überall im Web mit ihren Beiträgen vertreten.
Die Versuchung dem Multitasking zu verfallen, ist in modernen Büros allgegenwärtig. Ob es sich bei dem Büro um den Küchentisch oder eine Heerschar von Bürozellen handelt, macht hierbei keinen Unterschied. Von E-Mails über Chat-Benachrichtigungen bis hin zum Sirenengesang der sozialen Medien - es mangelt niemals an Orten, zu denen unsere Gedanken abschweifen könnten. Das Problem hierbei ist, wenn wir von einer Aufgabe zur nächsten springen, können wir nicht wirklich mehr Arbeit erledigen. Wir zwingen unser Gehirn, ständig von einem in den anderen Gang zu schalten, das heißt, noch härter zu arbeiten, um letztendlich qualitativ schlechtere Ergebnisse zu liefern, und erschöpfen hierbei unsere mentalen Kraftreserven. Multitasking kann ganz verschieden aussehen, doch egal in welcher Form, der Preis des Multitaskings ist sehr hoch. Für die meisten von uns wäre es unrealistisch zu glauben, dass wir die Multitasking-Gefahr komplett umgehen können, aber mit einem besseren Verständnis, wie es sich auf unsere Produktivität auswirkt (und welche Persönlichkeitstypen besonders anfällig sind) können wir die negativen Auswirkungen in Grenzen halten. 3 Arten des Multitaskings SMS schreiben am Steuer - das ist eine typische Multitasking-Situation, die in den Medien viel Aufmerksamkeit erhält. Dieser Versuch, unsere Aufmerksamkeit zweizuteilen ist jedoch nur eine Art und Weise, wie wir unser Gehirn dazu zwingen wollen, sich gleichzeitig in zwei Richtungen zu bewegen. In ihrer Zusammenfassung zum Thema Multitasking-Forschung gibt die American Psychological Association an, dass es drei Arten des Multitaskings gibt: Das gleichzeitige Erledigen von zwei verschiedenen Aufgaben. Hierzu gehören das Telefonieren während des Autofahrens oder das Beantworten von E-Mails während eines Webinars. Von einer Aufgabe zu einer anderen wechseln, obwohl die erste Aufgabe noch nicht erledigt ist. Das haben wir alles schon erlebt. Wir sind in unsere Arbeit vertieft und urplötzlich taucht diese dringende Aufgabe auf, die unsere absolute Aufmerksamkeit verlangt. Das ist die wohl frustrierendste Art des Multitaskings, die sich jedoch am schwersten vermeiden lässt. Schnell hintereinander zwei oder mehr Aufgaben erledigen. Das hört sich eigentlich nicht nach Multitasking an, aber unser Kopf braucht genügend Zeit, um in einen anderen Gang zu schalten, damit er effizient arbeitet. Um etwas klarzustellen: Keine dieser Multitasking-Arten ist zwangsläufig schlimmer als die anderen; sie alle drei verringern unsere Effektivität und führen zu geistiger Ermüdung. Seien Sie auf der Hut vor allen drei Arten des Multitaskings und Sie gewinnen die Kontrolle über Ihre Konzentration wieder. Der Mythos der Multitasking-Fähigkeit Schätzungen besagen, dass nur 2% der Bevölkerung das Multitasking tatsächlich korrekt beherrschen, und ironischerweise ist bei genau diesen Menschen die Wahrscheinlichkeit am geringsten, dass sie dem Multitasking verfallen. Das Problem an der Sache ist, wir alle denken, dass wir zu diesen 2% gehören und benutzen unsere selbst empfundene Fähigkeit als Rechtfertigung dafür, mit zu vielen Aufgaben zu jonglieren. Jüngsten Forschungen zufolge sind die Menschen, die am häufigsten ins Multitasking geraten, wahrscheinlich sogar am schlechtesten darin (2). David Sanbonmatsu, David Strayer, Nathan Medeiros-Ward und Jason Watson des Department of Psychology der University of Utah tauchen in ihrer Studie über Multitasking tief in dieses Problem ein: "Die selbst wahrgenommene Fähigkeit zum Multitasking stellte sich als extrem übersteigert heraus; tatsächlich beurteilte die Mehrheit der Teilnehmer sich selbst als überdurchschnittlich Multitasking-fähig. Diese Einschätzungen hatten mit der Realität wenig zu tun, die wahrgenommene und die tatsächliche Multitasking-Fähigkeit lagen weit auseinander." Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie zu den 2% gehören, die das Multitasking beherrschen, konzentrieren Sie sich auf eine einzige Aufgabe und erzielen Sie so Spitzenleistungen. Single-Tasking - Lohnt sich die Mühe? Das Hin- und Herspringen zwischen Aufgaben scheint in dem Moment, wo wir dies tun, nicht sonderlich viel Zeit zu kosten, aber diese kleinen Zeitfresser summieren sich schnell. Die American Psychological Association sagt: "Obwohl die zeitlichen Kosten für einen Aufgabenwechsel relativ klein sind, manchmal nur wenige Zehntel einer Sekunde pro Wechsel dauern, summieren Sie sich beträchtlich, wenn Menschen immer wieder zwischen Aufgaben hin- und herwechseln. Oberflächlich gesehen scheint Multitasking effizient zu sein, in Wirklichkeit kostet es jedoch mehr Zeit und hat mehr Fehler zur Folge. David Meyer sagt, dass selbst kurze geistige Blockaden, die durch das Umschalten zwischen Aufgaben entstehen, uns 40 Prozent unserer produktiven Zeit kosten." Wäre es nicht toll, die 40 Prozent Ihrer produktiven Zeit zurückzugewinnen? Das sind bis zu 16 Stunden pro Woche, die wir zurückerobern könnten, wenn wir Multitasking aus unserem Arbeitsalltag streichen. Für so viel wertvolle Zeit lohnt es sich bestimmt, Ihr Telefon mal stummzuschalten! Die 4 häufigsten Multitasking-Persönlichkeiten Einigen von uns fällt es viel schwerer als anderen, der immerwährenden Multitasking-Bedrohung standzuhalten. Die bereits erwähnte Studie der University of Utah hat vier Personentypen bestimmt, die eine größere Tendenz zum Multitasking aufweisen: Ihr Ansatz besteht darin, so viele Ziele wie möglich zu erreichen. Der Gedanke, je mehr Aufgaben Sie gleichzeitig bearbeiten, desto mehr Aufgaben können Sie auch erledigen, zieht Sie unwiderstehlich an. Sie suchen immer neue Reize in Ihrem Arbeitsalltag. Sie wollen Ihr Gehirn ständig auf Trab halten und genießen den Reiz des Neuen, wenn Sie zu einer neuen Aufgabe wechseln. Sie sind überzeugt, dass Sie zu den 2% gehören. Wer überzeugt ist, dass er das Multitasking gut beherrscht, tendiert viel eher dazu als solche, die sich selbst nur als durchschnittlich einschätzen. Aber, wie wir bereits gesehen haben, spielt uns unsere Selbstwahrnehmung gern mal einen Streich. Es fällt Ihnen schwer, sich zu konzentrieren. Wenn Sie sich leicht ablenken lassen oder es Ihnen Probleme bereitet, äußere Reize auszublenden, dann kann es deutlich schwieriger für Sie sein, das Multitasking abzuschütteln. Sollten Sie sich in einer dieser Kategorien wiederfinden, dann lassen Sie den Kopf nicht hängen. Sie können Ihr Multitasking-Verhalten immer verbessern - und selbst wenn Sie nur 20% Ihrer verlorenen Zeit zurückholen, ist das ein ziemlich großer Gewinn. Erste Schritte: Wie Sie Multitasking in den Griff bekommen Als allererstes sollten Sie sich vor Augen führen, dass es Ihnen nicht möglich sein wird, Multitasking vollständig auszurotten - zumindest nicht sofort. Am besten Sie versuchen, es auf bestimmte Teile Ihres Tages zu beschränken. Schaffen Sie als erstes eine Umgebung, in der Multitasking sehr schwierig ist. Die folgenden zwei miteinander verknüpften Strategien helfen Ihnen, noch mehr produktive Zeit Ihres Tages zu sichern. 1. Komplexe Aufgaben identifizieren und diesen ihren richtigen Platz zuweisen Finden Sie heraus, welche Ihrer regelmäßigen Aufgaben den höchsten Schwierigkeitsgrad aufweisen und suchen Sie sich für diese dann eine Zeit und eine Umgebung aus, in der Sie ablenkungsfrei arbeiten können. Das gleiche gilt für neue Aufgaben, die Sie erhalten. Die APA stellt fest: Je komplexer und unbekannter die Aufgaben sind, desto mehr Zeit verlieren Sie, wenn Sie zwischen ihnen hin- und herwechseln. Sparen Sie eine Menge Zeit (und Geisteskraft), indem Sie Ihre Konzentration auf Laserschärfe hochstellen, während Sie Ihre kompliziertesten Aufgaben eine nach der anderen bewältigen. 2. Multitasking-Management mit vertrauten Aufgaben Zu welchen Zeiten und in welchen Umgebungen zeigt sich Ihre Multitasking-Gefahr am häufigsten? Legen Sie in solchen Situationen den Schwerpunkt auf sich wiederholende oder bekannte Aufgaben. Dies hilft Ihnen, die Bäumchen-Wechsel-Dich-Kosten zu minimieren und gibt Ihnen gleichzeitig die Gelegenheit, ein wenig Ihren natürlichen Multitasking-Tendenzen zu frönen. Einen Raum für Multitasking zu schaffen, ist besonders wichtig, wenn Sie in einem der vier oben genannten Persönlichkeitstypen entsprechen. Es wird ein hartes Stück Arbeit sein, das Multitasking aus Zeiten konzentrierter Bemühungen auszumerzen, es zu anderen Zeiten zuzulassen, kann diesen Prozess erleichtern. Wie viel Zeit werden Sie zurückgewinnen? Ermitteln Sie die Situationen, in denen Multitasking Sie am meisten Zeit kostet: Übt die Anerkennung, dass Sie "so viel Arbeit schaffen" eine unwiderstehliche Versuchung auf Sie aus? Erregt jeder Piep Ihres Computers Ihre sofortige Aufmerksamkeit? Haben Sie Angst, eine spannende Geschichte auf Twitter zu verpassen? Was auch immer Ihren Multitasking-Schalter umlegt, ermitteln Sie den Auslöser, sperren Sie Ihn weg, wenn Sie Ihre komplexesten Aufgaben bearbeiten, so dass Sie sich konzentrieren und produktiver sein können. Je besser Sie die Multitasking-Gefahr verstehen, desto eher können Sie Maßnahmen ergreifen, um die negativen Auswirkungen auf Ihre Produktivität zu minimieren. Wie viel Zeit könnten Sie zurückgewinnen? --- Quellen: 1. American Psychological Association: http://www.apa.org/research/action/multitask.aspx Sanbonmatsu DM, Strayer DL, Medeiros-Ward N, Watson JM (2013) Who Multi-Tasks and Why? Multi-Tasking Ability, Perceived Multi-Tasking Ability, Impulsivity, and Sensation Seeking. PLoS ONE 8(1): e54402 2. Rubinstein, Joshua; Meyer, David, E.; and Evans, Jeffrey E. Executive Control of Cognitive Processes in Task Switching. Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance 2001, Vol. 27, No. 4, 763-797. Über die Autorin: Andrea Fryrear ist Content Marketer für MarketerGizmo, wo sie Marketing-Schlagworte und Modeerscheinungen analysiert und hofft, in ihrem Kern Perlen der Weisheit zu finden. Ihr Steckenpferd ist agiles Marketing, das ihrer Hoffnung nach der Schlüssel zu einer noch erfüllenderen Marketing-Karriere für den Einzelnen und einer noch leistungsfähigeren Marketingabteilung für Unternehmen ist. Sie ist glückliches Mitglied des LinkedIn-Netzwerks.
Menschen sehen oft den Wald vor lauter Bäumen nicht und verstehen überhaupt nicht, welche Auswirkungen ihre individuelle Arbeit auf das Gesamtbild hat. Dass diese Wechselwirkungen nicht verstanden werden, führt oft zu dem frustrierenden Domino-Effekt von Verzögerungen und Fehlern. Hier erfahren Sie, wie Sie dem entgegenwirken können.
Remote arbeiten bedeutet, nicht am selben Ort zu arbeiten: von zu Hause, an einem anderen Standort, als externer Mitarbeiter oder in einem komplett virtuellen Team. Das Schaffen einer Remote Office-Kultur ist keine exakte Wissenschaft. Eine Menge hängt von Ihren Remote-Mitarbeitern und der Art, wie sie selbständig miteinander interagieren, kommunizieren und zusammenarbeiten ab. Das kann man nicht erzwingen. Das heißt allerdings nicht, dass Sie gar nichts tun können: es gibt einige Techniken, mit denen Sie Ihrem Team zur bestmöglichen Remote-Arbeitskultur verhelfen können, damit sie ihre Persönlichkeit entfalten und die Remote-Arbeit sowohl angenehm als auch produktiv gestalten können. In unserer Firma Process Street gibt es nur Remote-Arbeit. Unsere Mitarbeiter sitzen in Amerika, England, Lettland, den Philippinen und anderswo, so dass wir uns mit mehreren Zeitzonen, potentiellen Kommunikationsbarrieren und (am schlimmsten) der potentiellen Isolation befassen müssen, zu der Remote-Arbeit führen kann. Glücklicherweise arbeitet unser Team dank der richtigen Praktiken und Tools sowie der richtigen Arbeits-Kultur reibungslos und produktiv. Alles beginnt mit dem Onboarding. Gründliches Onboarding Ihrer Mitarbeiter Der Aufbau einer Remote-Office-Kultur beginnt schon, bevor Ihr neues Teammitglied sich eingeloggt hat. Sie brauchen einen Aktionsplan, um sicherzustellen, dass sie nicht auf Hindernisse wie etwa Anmeldedetails und falsche Berechtigungen treffen. Der erste Eindruck ist entscheidend! Sie müssen nicht nur die richtigen Informationsquellen für das Mitarbeiter-Onboarding bereithalten, sondern sollten auch sicherstellen, dass der Mitarbeiter allen anderen Teammitgliedern schon am ersten Tag vorgestellt wird. Gestalten Sie die neue Umgebung so unterstützend wie möglich, indem Sie Vorstellungen anstoßen und Ihr Teams zur freundlichen Begrüßung anhalten. Z.B. ist einer der ersten Schritte bei unserem Onboarding-Prozess neuen Mitarbeitern unseren allgemeinen Freizeit-Chat-Kanal (gewissermaßen der virtuelle Kiosk) mit einer Galaxie witziger Gifs vorzustellen, um das Eis zu brechen. Schließlich sagt nichts so sehr "Willkommen" wie witzige Gifs. [inlinetweet prefix="" tweeter="" suffix=""]“[Beim Onboarding] Bereiten Sie die Bühne für eine Karriere voller Produktivität und Errungenschaften” - Chris Byers, CEO von Formstack[/inlinetweet] Kommunikation und Zusammenarbeit Eine Kultur wird von den Leuten geschaffen, die ein Teil von ihr sind, weshalb Sie in einem Remote-Team nach besten Kräften Kommunikation und Zusammenarbeit fördern sollten. Zum Teil sollte dies bereits durch die Vorstellungen beim Onboarding erzielt werden, durch regelmäßigen Kontakt mit Ihren Remote-Mitarbeitern können Sie von Ihnen jedoch noch mehr kennenlernen als ihre Mitarbeiter-ID und sicherstellen, dass es in Ihrer Kommunikation keine Lücken gibt. Das ist lebenswichtig: wenn sie sich nur wie ein Zahnrädchen in der Unternehmensmaschinerie fühlen, gibt es nur wenig Anlass, mit ihren Kollegen zu plaudern. Wir haben verschiedene Chat-Kanäle für jedes Team, wie etwa Content Creation oder Kundensupport, neben einem allgemeinen Kanal zur alltäglichen Begrüßung und für Gespräche über dies und das. Außerdem halten wir zweimal wöchentlich Meetings mit dem Rest des Teams und dem CEO ab (allgemein auf Skype oder Google Hangouts). So können wir in Kontakt bleiben, unsere Fortschritte melden und uns bei Dingen helfen lassen, die uns frustrieren oder hemmen. Der Schlüssel ist jedoch, wie bei jedem Meeting, das Vermeiden von Langeweile. Zunächst plaudern wir bei jedem Anruf zwanglos einige Minuten lang, so dass sich vor dem Abgeben ihrer Fortschrittsberichte alle entspannen können und das Team für die alltägliche Kommunikation zugänglicher wird. Freundlichen Wettbewerb fördern Eine weitere großartige Methode zum Hervorbringen von Kameradschaft und freundschaftlichem Geplänkel ist Gamifizierung. Jede Woche empfehlen wir einander abwechselnd entsetzlich schlechte Filme, die die anderen sich ansehen sollen. Sie wären überrascht, wie viele Perlen wir darin gefunden haben, und auf diese Weise können Mitarbeiter sich sehr gut enger zusammenschließen. Hinweis: auf keinen Fall sollten Sie einen ernsthaften Wettbewerb schaffen. Z.B. verliert niemand gern, wenn jeden Monat die gleichen Leute einen Verkaufswettbewerb gewinnen. Falls Sie, wie wir, eher in die Geek-Ecke gehören, könnten Sie ein firmeninternes Hearthstone-Match (oder ein anderes Online-Spiel) veranstalten. Wir haben gerade unsere erste Runde hinter uns und alle waren auf vorgefertigte Basic-Decks beschränkt, damit erfahrene Spieler keinen großen Vorteil hatten. So können die Mitarbeiter direkt miteinander interagieren und etwas Spaß neben der Arbeit haben, was für die Moral Wunder wirken kann. Bringen Sie alle zum Support Trotz all unserer Erfolge beim Ermutigen der Mitarbeiter zur Interaktion mit ihren Teamkameraden und Managern auf persönlicher Ebene gab es noch ein Problem zu lösen: wie konnten wir die verschiedenen Teams zur Zusammenarbeit und zur weiteren Stärkung des Zusammenhalts bringen? Die Antwort liegt im Kundensupport. Obwohl das wie eine Pflichtübung klingt, sind wir dazu übergegangen, unsere Mitarbeiter turnusmäßig mit Kundensupportaufgaben zu betrauen, um die Zusammenarbeit zu stärken und unser Produkt gründlich kennenzulernen. Als Ergebnis führen unsere Entwickler Dauergespräche mit dem Content-Team, die VAs können entspannt mit dem Vertrieb reden und alle verstehen, was mit dem Produkt geschieht. Und als zusätzlicher Bonus werden die verschiedenen Zeitzonen zu einem großen Aktivposten - wir haben 24 Stunden am Tag mindestens einen Mitarbeiter im Kundensupport und eine große Zahl Reservetechniker, falls ein Mitglied unseres Supportteams nicht verfügbar ist. Die Kultur Ihres Remote-Teams aufbauen Remote-Arbeit kann für Mitarbeiter wie Manager gleichermaßen schwierig sein. Die Kommunikation läuft nicht so natürlich ab und neue Mitarbeiter haben oft Hemmungen, ihre Probleme mitzuteilen, da sie nicht einfach an die Tür des Nachbarbüros klopfen können. Sollten Sie jedoch die richtige Remote-Office-Kultur schaffen können, werden diese Probleme angesichts eines hohen Maßes an Produktivität und Kooperation bald vergessen sein. Falls Sie schon einmal Teil eines Remote-Teams waren, wie sind Sie den Aufbau der Firmenkultur angegangen? Teilen Sie uns Ihre Erfahrungen in den Kommentaren mit. Lebenslauf des Autors Benjamin Brandall schreibt über SaaS, Produktivität und Technologie bei Process Street. Finden Sie ihn bei Twitter hier. Vereinfachen Sie die Remote-Zusammenarbeit für Ihr Team Unterstützen Sie Ihr Team bei der Überwindung der Herausforderungen der Remote-Zusammenarbeit mit Wrikes preisgekrönter App. Starten Sie Ihre kostenlose Testphase noch heute.