Comment gérer un projet du début à la fin

La gestion d’un projet peut sembler impressionnante pour un chef de projet débutant. Même les petits projets peuvent être complexes à cause de nombreux éléments mouvants. Cependant, la meilleure façon de gérer un projet avec succès consiste à le décomposer en phases et en tâches gérables, tout en suivant une méthode de gestion de projet ayant fait ses preuves.

Processus de gestion de projet

Il existe cinq groupes de processus utilisés pour gérer des projets. Il s’agit de :

Lancement du projet. C’est le moment où une idée est approuvée et devient un projet. La charte du projet est créée dans cette phase.
Planification du projet. Pendant cette phase, vous planifiez tout le travail nécessaire au projet, notamment ce qui doit être fait, comment ce sera fait, quand, par qui et comment vous suivrez l’avancement de l’ensemble. La majorité des tâches de gestion de projet se trouvent dans cette phase. Tous les chefs de projet vous le diront, la réussite d’un projet dépend de la qualité de la planification.
Exécution du projet. C’est pendant cette phase que les différentes tâches sont réalisées. Il s’agit également de gérer les communications, la qualité et l’équipe du projet.
Suivi du projet. Cette phase se déroule en parallèle des autres et consiste à veiller à ce que le projet se déroule comme prévu. Elle comprend des processus de contrôle du périmètre, du planning et du budget.
Clôture du projet. À ce stade, votre projet a atteint, ou non, ses objectifs et vous le clôturez.

D’après la version 6 du PMBOK (Project Management Book of Knowledge), ces 5 groupes comprennent un total de 49 processus. Ces 49 processus offrent une structure qui a fait ses preuves. Vous pouvez les suivre pour gérer tous vos projets et ainsi augmenter vos chances d’atteindre vos objectifs.

Comment gérer efficacement un projet

Pour gérer efficacement un projet, vous devez également connaître les éléments suivants :

D’après l’enquête Pulse réalisée par le PMI en 2018, les trois principaux facteurs de réussite d’un projet sont :

Disposer d’un soutien actif et impliqué au niveau de la direction.
Éviter les dérives des objectifs ou les changements incontrôlés de périmètre.
Disposer de capacités à offrir de la valeur ajoutée.
D’après la même enquête, les trois raisons principales d’échec des projets sont : Un changement dans les priorités de l’entreprise
Une modification des objectifs du projet
Un mauvais recueil des besoins.

Un sponsor actif et une communication fréquente permettent de veiller à ce que les priorités de l’entreprise et les objectifs du projet restent cohérents. Si votre entreprise dispose d’un gestionnaire de portefeuilles, ce dernier peut y veiller. Pour réduire le risque de recueillir des besoins incorrects, suivez ces conseils :

Définissez clairement les objectifs du projet et les résultats attendus.
Énoncez clairement le périmètre du projet, en identifiant les contraintes.
Organisez des sessions de recueil des besoins avec des parties prenantes clés, dont les utilisateurs finaux du résultat final du projet.
Organisez une réunion de révision et d’approbation des besoins à l’occasion de laquelle les parties prenantes les valident.
Gardez une trace de chaque changement.

Conseils supplémentaires pour une gestion de projet réussie

Voici 3 conseils supplémentaires pour améliorer vos compétences de chef de projet et gérer plus efficacement vos projets.

Conseil n°1 : Communiquer constamment

Il paraît qu’environ 90 % du rôle d’un chef de projet consiste à communiquer. Le fait de communiquer fréquemment avec votre équipe et toutes les autres parties prenantes offre de nombreux avantages. Ces derniers comprennent :

Entretenir la mobilisation de tous les intervenants.
Veiller à la cohérence entre attentes et compréhensions.
Identifier les risques et problèmes potentiels en amont.
Réduire les risques d’entrer en conflit et de devoir refaire une partie du travail.

Vous devez à tout prix éviter que certains intervenants soient inactifs car en attente des résultats d’une tâche qui en réalité est déjà terminée. Vous devez également éviter que certains continuent à travailler sur des aspects du projet qui sont désormais hors du périmètre. Nous vous conseillons de prévoir régulièrement des réunions d’avancement avec tous les intervenants du projet. De telles réunions permettent de partager les dernières informations et de discuter des problèmes qui émergent. Par ailleurs, un rapport de projet régulier doit être transmis à toutes les parties prenantes pour les informer de l’avancement du projet. Si un problème émerge, ou si quelque chose ne se passe pas comme prévu, il est important de communiquer l’information à toutes les personnes concernées aussi vite que possible. Si vous tardez à faire connaître le problème, la résolution de celui-ci peut devenir plus difficile et votre réputation au sein de l’entreprise pourrait en pâtir. Personne ne doit penser que vous cachez un problème !

Conseil n°2 : Soyez proactif

Aucun plan ne se déroule sans aucun accroc, particulièrement en matière de gestion de projet. Afin de réduire l’impact des changements sur le projet, il est essentiel d’être aussi proactif que possible. Il s’agit là principalement de gestion des risques. Identifiez les risques le plus tôt possible et passez-les régulièrement en revue avec votre équipe afin de comprendre si ceux-ci évoluent ou si de nouveaux risques émergent. Une fois qu’un risque est identifié, déterminez comment vous prévoyez de le limiter et ce que vous ferez si la situation en question se présente. Envisagez ce qui pourrait mal se passer et réfléchissez à comment vous ferez face à ces situations. Quel est votre « plan B ? » Vous devez également avoir conscience des jalons et livrables à venir, ainsi que de l’avancement de l’équipe vis-à-vis de ces derniers (à nouveau, la communication est essentielle !). Il vous faut éviter de découvrir, le jour où un livrable est censé être prêt, qu’il ne l’est pas et qu’il ne le sera pas avant deux semaines.

Conseil n°3 : Gardez en tête que vous n’êtes pas seul.

Un chef de projet n’est pas l’unique responsable de la réussite d’un projet, même si parfois vous pouvez en avoir l’impression. Il est important de s’appuyer sur l’expertise des autres et de demander leur soutien, notamment si vous êtes chef de projet débutant. Tenez vos sponsors informés et faites en sorte qu’ils restent impliqués, n’ayez pas peur de les informer de certains problèmes. Par exemple, si vous venez de perdre une ressource clé pour un de vos projets, votre sponsor sera peut-être en mesure de trouver un remplaçant plus facilement et plus rapidement que vous. Il est essentiel de construire une équipe compétente à laquelle vous pouvez faire confiance. Faites appel à des experts et des ressources qui ont travaillé sur des projets similaires par le passé. N’ayez pas peur de poser des questions ou de demander conseil. Si votre entreprise dispose d’une base de données des enseignements tirés des projets précédents, parcourez-la pour mieux comprendre les bonnes pratiques, les conseils et les astuces. Vous pouvez parler à d’autres chefs de projet plus expérimentés dans certains domaines. Utilisez des modèles, outils et logiciels de gestion de projet pour faciliter la gestion et le suivi de votre projet, ainsi que l’établissement de rapport à son sujet. En fonctionnant ainsi, vous pouvez gagner du temps, améliorer votre visibilité sur le projet et même anticiper certains problèmes.

Pour aller plus loin

Artem Gurnov

Artem est directeur du développement des comptes chez Wrike. Il était précédemment chef de projet, supervisant un groupe de responsables de la réussite client (CSM). Pendant ces années, il a mis en place des équipes et des processus commerciaux évolutifs, et a mené à bien de multiples projets, de l’automatisation de la communication avec la clientèle au déploiement d’outils de hiérarchisation du travail pour les commerciaux et les responsables de la réussite client.

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