Comprender los flujos de aprobación y cómo usarlos

Índice

1. ¿Qué son los flujos de aprobación?

2. Tipos de flujos de aprobación

3. Cómo diseñar un flujo de aprobación

4. Flujos de aprobación en la gestión de proyectos

5. Elementos de un flujo de proceso de aprobación

6. Ejemplos de flujos de aprobación

7. Ventajas de los flujos de aprobación

8. Desafíos comunes de los flujos de aprobación

9. Escoger el software adecuado para flujos de aprobación

10. Aportar claridad a cada aprobación

11. Preguntas frecuentes del flujo de proceso de aprobación

¿Qué son los flujos de aprobación?

Un flujo de aprobación es un conjunto definido de pasos donde las tareas, documentos o decisiones deben revisarse y aprobarse por parte de una o más partes interesadas antes de avanzar. Es un tipo de flujo de proceso empresarial que asegura el control de calidad, el cumplimiento y la coordinación de las partes interesadas, especialmente en trabajos de alta importancia o interfuncionales donde la supervisión de los pasos es esencial.

Así es como funciona: un miembro del equipo presenta un trabajo, como un recurso creativo o un borrador de contrato. Esa presentación desencadena un flujo de trabajo donde se enruta a varias partes interesadas, quienes miden el producto entregado con respecto a criterios de aprobación predefinidos. Cada aprobador revisa el trabajo, añade comentarios o lo aprueba, y la tarea avanza (o retrocede para su revisión). Esto continúa hasta que se da la aprobación final.

Pero, ¿acaso la mayoría de las aprobaciones no se dan de forma informal dentro de los equipos? A diferencia de las aprobaciones ad hoc por correo electrónico o chat, los flujos de aprobación formales aseguran:

• Responsabilidad: cada tarea es rastreable y los comentarios pueden ser accionados de manera oportuna.

• Estructura: todo el mundo conoce la secuencia de pasos y quién es responsable de las aprobaciones en cada etapa.

• Velocidad: la automatización enrutada y las notificaciones por correo electrónico mantienen las tareas en movimiento sin que un jefe de proyecto tenga que interceder.

• Documentación: las pistas de auditoría y el control de versiones reducen el riesgo y permiten un proceso de revisión transparente y bien documentado.

He visto a equipos configurar flujos de aprobación automatizados para todo, desde recursos de marketing hasta revisiones de cumplimiento legal, en negocios donde podrían necesitarse varios aprobadores, partes interesadas diversas y cumplimiento estricto.

Tipos de flujos de aprobación

Los flujos de aprobación varían en función de cada requisito. Dependiendo del tipo de flujo de trabajo, sector o criterio de aprobación, es posible que las empresas necesiten diferentes niveles de estructura, flexibilidad o lógica de toma de decisiones.

Elegir el tipo correcto de flujo de aprobación es esencial para mantener alineados a los equipos, reducir retrasos y asegurar que los pasos de revisión y aprobación respalden, en lugar de obstaculicen, las operaciones empresariales.

Estos son tres tipos comunes de flujos de aprobación que se usan en diversos sectores:

1. Flujo de aprobación de procesos

Un flujo de aprobación de proceso sigue una secuencia de pasos claramente definida y repetible detallada en reglas preestablecidas.

Cada tarea avanza a través de un flujo de aprobación específico y documentado, donde se asignan aprobadores individuales basados en reglas y niveles de permisos basados en roles. Este tipo de flujo de trabajo funciona mejor cuando el proceso es rutinario y consistente, como la presentación de un informe de gastos, la generación de una orden de compra o la revisión de políticas. Debido a su consistencia, los flujos de aprobación de procesos son candidatos ideales para flujos de aprobación automatizados, lo que reduce la entrada de datos manual y mejora la eficiencia en todo el proceso.

Imaginemos que una agencia de marketing de tamaño medio crea un flujo de aprobación de procesos para gestionar las facturas de proveedores. Una vez que un miembro del equipo presenta una factura, el flujo de trabajo desencadena una solicitud de aprobación enrutada primero al jefe de finanzas para la verificación, y luego al gerente de operaciones para la aprobación del presupuesto. Las notificaciones por correo electrónico mantienen a los aprobadores al tanto sobre las fechas de vencimiento y el estado de la aprobación, y el flujo de trabajo incluye pistas de auditoría para rastrear toda la secuencia de aprobaciones.

Esta forma estructurada de gestionar aprobaciones ayuda a la agencia a minimizar errores, mejorar la comunicación entre los departamentos y completar el proceso de manera oportuna.

2. Flujo de aprobación de proyectos

Un flujo de aprobación de proyectos es más flexible que uno basado en procesos. Si bien sigue una estructura general, este tipo de flujo de trabajo permite ajustes dependiendo del alcance del proyecto, las partes interesadas o los productos finales. Es ideal para trabajos creativos, colaborativos o en evolución, donde las condiciones o las tareas de aprobación pueden cambiar a medida que el proyecto avanza.

Imagina que una compañía de software crea un flujo de aprobación de proyectos para sus campañas de lanzamiento de productos trimestrales. La revisión inicial del mensaje comienza con el equipo de marketing, seguida de revisiones de cumplimiento legal y de marca, antes de moverla a la aprobación final por parte de los ejecutivos. Debido a que cada lanzamiento varía en tamaño y complejidad, los gestores de proyectos ajustan la lista de tareas y los aprobadores utilizando plantillas de flujo de trabajo con su software de gestión de proyectos.

La flexibilidad de este flujo de proceso de aprobación permite al equipo adaptarse sin perder el control, y les ayuda a evitar perder tiempo manteniendo a todos en sintonía durante el proceso de revisión. Sin embargo, puede llevar tiempo documentar un proceso de flujo de aprobación de proyectos antes de cada proyecto, y se pueden encontrar cuellos de botella si se cometen errores al mantener el seguimiento. No obstante, para proyectos más grandes y ad hoc, un flujo de aprobación de proyectos es importante.

3. Flujo de aprobación de casos

Finalmente, un flujo de aprobación de casos se utiliza cuando el resultado no es conocido de antemano y debe evolucionar basado en la información recopilada en el camino.

Este tipo de flujo de trabajo se encuentra a menudo en procesos de investigación o que requieren una gran cantidad de decisiones, como quejas de clientes, problemas de cumplimiento o reclamaciones de seguros, donde cada paso siguiente depende del resultado del anterior. A menudo requiere revisión manual, múltiples aprobadores y lógica de enrutamiento dinámica.

En un ejemplo hipotético, un equipo de Recursos Humanos de una empresa establece un flujo de aprobación de casos para gestionar solicitudes internas de promoción. Cuando un jefe de departamento presenta un caso de promoción, entra en un proceso de revisión estructurado que comienza con el equipo de Recursos Humanos realizando una revisión inicial del historial de rendimiento y las referencias salariales de ese empleado específico.

Si el caso cumple con criterios de aprobación predefinidos, se escala al equipo de compensación para evaluar la alineación del rango salarial, y luego se enruta a la alta dirección para la aprobación final. A lo largo del flujo de trabajo, las reglas de aprobación determinan qué responsables de decisiones deben involucrarse según el cargo, grado o departamento del empleado.

Este flujo de trabajo permite al equipo de Recursos Humanos gestionar casos de promoción complejos de manera consistente, coherente con el cumplimiento y auditable, asegurando además que las decisiones se tomen de manera justa y basadas en las entradas correctas en cada paso de todo el proceso. En última instancia, un tipo de flujo de aprobación caso por caso apoya el cumplimiento de las políticas de la empresa, ayuda a gestionar las solicitudes de manera eficiente y da a la organización la flexibilidad de adaptarse a varios factores antes de llegar a una decisión.

Cómo diseñar un flujo de aprobación

¿Todo listo para comenzar a diseñar tu propio proceso de flujo de aprobación?

Los pasos a continuación describen cómo crear un flujo de aprobación que se alinee con las necesidades de tu equipo, reduzca toda esa ida y vuelta innecesaria, y mejore la visibilidad general.

1. Mapea todo el proceso de principio a fin

Comienza identificando la secuencia exacta de pasos involucrados en tu proceso de revisión y aprobación. ¿Qué desencadena una solicitud de aprobación? ¿Qué tengo que hacer ahora? ¿Qué constituye la aprobación final? ¿Qué ocurre si no se aprueba?

Describe cada etapa, desde la presentación inicial hasta la firma final, para tener una visión clara del proceso. Este mapeo te ayuda a identificar cuellos de botella, definir puntos de decisión y asegurar que nada se pierda en el camino.

2. Define roles y aprobadores en cada paso

Cada paso de tu flujo de aprobación debe tener un responsable claro. Asigna aprobadores basados en su cargo, experiencia o nivel de autoridad. Usa niveles de permisos para controlar quién puede editar, revisar o aprobar cada tarea.

Si tu flujo de trabajo involucra varios aprobadores, clarifica si las aprobaciones ocurren en secuencia o en paralelo. Definir esto desde el principio previene retrasos en las aprobaciones y confusiones sobre responsabilidades.

3. Establece criterios y reglas de aprobación

Establece criterios específicos y objetivos de aprobación que ayuden a las partes interesadas a tomar decisiones rápidas e informadas. Por ejemplo, la aprobación de un informe de gastos podría requerir recibos adjuntos, códigos de presupuesto adecuados y justificación del jefe.

También deberías crear reglas de aprobación, es decir, condiciones que determinan cómo progresa el flujo de trabajo. Por ejemplo, las solicitudes por encima de un determinado importe pueden requerir aprobadores adicionales. Este paso asegura que las decisiones se alineen con las políticas de la empresa y reduce la necesidad de intervención manual.

4. Utiliza plantillas de flujo de trabajo para estandarizar tareas repetitivas

Para procesos de aprobación recurrentes, como publicaciones de contenido, solicitudes de contratación o incorporaciones de proveedores, usa plantillas de flujo de trabajo para ahorrar tiempo y promover la consistencia. Las plantillas facilitan la replicación de flujos de trabajo probados sin tener que crearlos desde cero cada vez.

En Wrike, los equipos pueden usar plantillas de flujo de trabajo para crear rutas estructuradas y automatizadas para las aprobaciones de tareas, lo que ayuda a reducir errores y eliminar las idas y venidas.

5. Automatiza las notificaciones y actualizaciones de estado

Para que todo el mundo esté en sintonía, incorpora notificaciones por correo electrónico, alertas en la aplicación o widgets de panel que informen a las partes interesadas sobre el estado de la aprobación y las fechas de vencimiento. Esto ayuda a evitar retrasos causados por personas que simplemente no saben que les toca actuar.

Las alertas automatizadas también mejoran la comunicación y reducen la necesidad de seguimientos manuales, especialmente en flujos de trabajo con muchos pasos o participantes remotos.

6. Planifica para excepciones y revisiones manuales

No todas las aprobaciones pueden seguir un guion predefinido. Tu flujo de trabajo debería permitir revisión manual o gestión de excepciones, como enviar una tarea al departamento legal, parar para una aclaración o escalar aprobaciones no resueltas.

Esto es especialmente importante en flujos de trabajo más complejos o de alta importancia donde el contexto es relevante y las reglas generales no son suficientes.

7. Prueba y optimiza el flujo de trabajo a lo largo del tiempo

Una vez que tu flujo de trabajo esté en funcionamiento, sigue su rendimiento. ¿Las solicitudes de aprobación avanzan rápidamente? ¿Dónde se producen los retrasos? ¿Todos los elementos clave están alineados? Utiliza análisis de flujo de trabajo y comentarios de los miembros del equipo para identificar ineficiencias y hacer ajustes.

Con una herramienta como Wrike, los equipos pueden supervisar el progreso en tiempo real, obtener información y refinar los flujos de trabajo según el uso real, haciendo el proceso de flujo de aprobación más inteligente con cada ciclo.

Flujos de aprobación en la gestión de proyectos

La gestión de proyectos implica varios componentes: plazos, dependencias, colaboración interfuncional y documentación. Sin un flujo de aprobación fiable, decisiones clave pueden pasarse por alto, retrasar el progreso e incrementar el riesgo de repetir tareas. Por eso, los flujos de aprobación son una pieza central de la ejecución de proyectos, especialmente cuando están involucradas varias partes interesadas.

En entornos de proyectos, los flujos de aprobación a menudo están vinculados a revisiones de hitos, asignaciones de recursos, cambios de alcance o productos que se entregan al cliente. Estos flujos de trabajo añaden estructura al proceso de revisión, aclaran roles y facilitan que los equipos se mantengan coordinados a lo largo de todo el proceso.

¿Qué hace que los flujos de aprobación sean esenciales en entornos de proyectos?

• Mantiene a las partes interesadas en sintonía: con pasos de aprobación predefinidos, todo el mundo sabe qué se espera antes de que el trabajo avance. Esto reduce la ambigüedad y promueve una mejor comunicación interfuncional.

• Mejora la eficiencia al reducir los retrasos: las notificaciones y asignaciones de tareas automáticas mantienen el proceso en movimiento sin requerir comprobaciones manuales constantes.

• Apoya la toma de decisiones y la responsabilidad: las solicitudes de aprobación están documentadas, con marcado de tiempo y rastreables, ayudando a los gestores de proyectos a justificar decisiones y mantener la transparencia.

• Reduce los riesgos de cumplimiento: en sectores regulados o proyectos complejos, un claro proceso de aprobación del flujo de trabajo asegura que las decisiones sigan políticas y que se obtengan todas las aprobaciones necesarias.

• Permite una entrega más rápida de los proyectos: cuando los equipos no tienen que perseguir a los aprobadores o indagar en hilos de correo electrónico, pueden dedicar más tiempo a la ejecución y menos en esperar.

Cómo los equipos utilizan Wrike para aprobaciones de proyectos

En Wrike, los flujos de aprobación están integrados directamente en las tareas y proyectos. Los equipos pueden:

• Añadir múltiples aprobadores y definir si las aprobaciones deben ser secuenciales o paralelas

• Establecer fechas de vencimiento para las aprobaciones a fin de mantener los plazos

• Crear condiciones de aprobación basadas en el estado de la tarea, la etapa del proyecto o la entrada del formulario

• Automatizar las notificaciones por correo electrónico y las alertas en la aplicación cuando se requiere acción

• Rastrear el estado de aprobación en paneles de control, calendarios o vistas de tabla

Por ejemplo, un equipo de desarrollo de productos podría crear un flujo de aprobación de proyectos que dirija los diseños de prototipos finales a ingeniería para la revisión de factibilidad, luego al equipo legal para el cumplimiento y, finalmente, a liderazgo para el lanzamiento. Cada etapa tiene una propiedad clara, y los gestores de proyectos pueden ver dónde están las aprobaciones en tiempo real, sin necesidad de seguimientos manuales o reuniones de estado.

Los flujos de aprobación ayudan a los gestores de proyectos a mantener la continuidad mientras se aseguran de que nada importante avance sin la aprobación adecuada.

Elementos de un flujo de proceso de aprobación

Si estás comenzando a crear un proceso de flujo de aprobación, resulta tentador crear un directorio de personas que necesitan aprobar, adjuntar un repositorio de documentos para la recopilación de firmas y dar por finalizado el trabajo de momento. Pero un flujo de aprobación efectivo es mucho más que eso.

En equipos de rápido movimiento, una cosa está clara: los flujos de aprobación, importantes para reducir retrasos y mejorar la responsabilidad, deben crearse con intención. Un proceso de flujo de trabajo efectivo es un sistema estructurado con componentes claramente definidos, cada uno ayudando a los equipos a permanecer organizados, reducir fricciones y completar tareas con confianza.

Adentrémonos en los elementos clave de un proceso de flujo de aprobación de alto rendimiento, especialmente en entornos de negocio veloces donde el tiempo, la precisión y la responsabilidad son importantes.

Ejemplos de flujos de aprobación

Los flujos de aprobación tienen diferentes formatos, dependiendo del tipo de tarea, el número de integrantes y el nivel de complejidad involucrado. A continuación, se presentan tres ejemplos típicos, cada uno ilustrado con flujos de aprobación paso a paso y contextualizado para entornos de proyecto.

1. Flujo de aprobación de documentos

Los equipos basados en proyectos, especialmente aquellos de marketing, legal y servicio al cliente, dependen de los flujos de aprobación de documentos para asegurar la calidad, el cumplimiento y la entrega oportuna.

Cuando varias partes implicadas necesitan compartir documentos, revisarlos y aprobar el contenido, un proceso de aprobación estructurado ayuda a mantener la asignación de responsabilidades y prevenir sorpresas de última hora.

En este ejemplo del proceso de revisión y aprobación de documentos mencionado anteriormente, una agencia que gestiona múltiples campañas necesita mantener los productos finales de contenido en marcha mientras coordina con revisores internos y externos. Usando Wrike, el equipo automatiza el proceso de revisión y aprobación, con plazos definidos claramente, notificaciones para varios aprobadores e historial de versiones, todo en un solo lugar.

Este tipo de flujo de trabajo reduce el tiempo dedicado a perseguir aprobaciones, mantiene una pista de auditoría clara y asegura que el contenido cumpla con los criterios de aprobación internos y del cliente como se detalla en la guía de estilo de la empresa antes de la entrega final.

2. Flujo de aprobación de órdenes de compra (PO)

En organizaciones grandes y orientadas a proyectos, los retrasos en las compras pueden afectar a los plazos e interrumpir la finalización del proyecto. Un flujo de aprobación de órdenes de compra ayuda a asegurar que cada solicitud de gasto sea revisada, esté alineada con el presupuesto y esté debidamente documentada antes de su ejecución.

En este ejemplo, una empresa que gestiona una implementación de TI empresarial necesita procesar solicitudes de compra de equipos y software de manera eficiente, sin perder el control de la supervisión presupuestaria o el cumplimiento. Usando Wrike, crean un flujo de trabajo estandarizado con seguimiento, que automatiza el enrutamiento basado en umbrales de coste, roles de las partes interesadas y presupuestos departamentales.

Los equipos de finanzas y adquisiciones dependen de este flujo de trabajo estructurado para controlar el gasto, asegurar el cumplimiento y evitar retrasos en la ejecución del proyecto debido a brechas presupuestarias o compras no aprobadas. Además, el flujo de aprobación minimiza el riesgo, alinea el gasto con el alcance del proyecto y reduce las idas y venidas típicas de los flujos de trabajo de las compras manuales, ya que las reglas automáticas de aprobación en Wrike aplican condiciones de aprobación basadas en el tamaño o la categoría de la solicitud.

3. Flujo de aprobación de incorporación de empleados

Cuando un nuevo empleado se une a un equipo, varios departamentos, desde Recursos Humanos hasta TI y el equipo legal, necesitan coordinarse rápidamente para ayudar a tener un buen comienzo. Un flujo de aprobación estructurado para la incorporación reduce retrasos, asegura el cumplimiento y crea una experiencia consistente para el empleado.

En nuestro ejemplo de flujo de aprobación mencionado anteriormente, una empresa que va a contratar a un nuevo gestor de proyectos necesita coordinar diferentes traspasos de tareas internos antes de la fecha de inicio.

Al crear un flujo de aprobación en Wrike, cada equipo recibe automáticamente su tarea una vez que el paso anterior se aprueba, lo que ayuda a asegurar que todo el proceso avance sin intervención manual.

Este flujo de trabajo mejora la coordinación, reduce pasos omitidos y ayuda a Recursos Humanos a ofrecer una experiencia de incorporación más profesional, todo mientras mantiene las aprobaciones documentadas de manera segura y cumpliendo con las políticas de la empresa.

Ventajas de los flujos de aprobación

Sin un proceso de aprobación claro, incluso los proyectos simples pueden estancarse. Solicitudes sin respuesta, roles poco claros y documentos perdidos ralentizan el progreso y generan frustración entre los equipos.

Por eso los flujos de aprobación estructurados y rastreables son tan valiosos: traen orden a la complejidad, mejoran la asignación de responsabilidades y reducen retrasos en todo el proceso.

Estas son las ventajas clave de implementar flujos de aprobación en tu equipo u organización.

1. Mejora de la eficiencia

Las cadenas de aprobación manuales a menudo implican perseguir aprobadores, alternar herramientas o reenviar archivos. Con flujos de aprobación automatizados, estos retrasos desaparecen. Las tareas avanzan en cuanto están aprobadas, las partes interesadas reciben alertas en tiempo real y los gestores de proyectos pueden dedicar menos tiempo a hacer seguimiento y más a liderar la ejecución.

2. Mayor transparencia y control

Los flujos de aprobación dan a los equipos visibilidad sobre quién ha aprobado qué, cuándo y por qué. Esta transparencia es esencial para seguir el estado de la aprobación, gestionar expectativas y mantener a las partes interesadas en sintonía. Ya sea que estés esperando una firma ejecutiva o una revisión de cumplimiento, no hay necesidad de preguntar, todo está documentado.

Los paneles de control de Wrike muestran actualizaciones de estado en vivo, y los registros de auditoría integrados proporcionan visibilidad completa sobre el historial de revisiones y aprobaciones para cada tarea o documento, con lo que se tiene toda la información necesaria en un solo lugar para supervisar el flujo aprobación a medida que ocurre.

3. Menos errores y cuellos de botella

Cuando las aprobaciones tienen lugar por correo electrónico o chat, los errores pueden surgir: versiones desactualizadas, pasos omitidos o firmas que faltan. Un flujo de aprobación estructurado previene estos problemas al definir los pasos exactos, roles y condiciones necesarias para que el trabajo progrese.

Usando las plantillas de flujo de trabajo y el enrutamiento basado en roles en Wrike, los equipos reducen la entrada de datos manual y eliminan la necesidad de correcciones de último momento o de tener que repetir tareas.

4. Cumplimiento y gestión de riesgos más sólidos

Para sectores que dependen de documentación regulatoria, contratos o flujos de trabajo basados en políticas, las aprobaciones no solo son útiles, son obligatorias. Un flujo de trabajo bien diseñado asegura que ninguna tarea se marque como completada sin que las condiciones adecuadas de aprobación estén en su sitio.

Los flujos de aprobación de Wrike reparan los problemas de cumplimiento al aplicar normas de la empresa, requerir entradas específicas antes de avanzar y documentar cada punto de decisión para auditorías internas o externas.

5. Más de rapidez en la entrega de proyectos

Los proyectos se paralizan cuando las decisiones se retrasan. Los flujos de aprobación mantienen las cronologías intactas al definir la propiedad, enviar recordatorios automáticos y facilitar el seguimiento de las solicitudes en tiempo real. Esto ayuda a evitar cuellos de botella y permite a los gestores de proyectos adaptarse rápidamente cuando las cronologías cambian.

En Wrike, los equipos pueden monitorizar todas las aprobaciones pendientes y completadas de un vistazo, lo que acelera la entrega, especialmente cuando varios proyectos se ejecutan en paralelo.

6. Mejor comunicación con las partes interesadas

Con todo centralizado, las partes interesadas no necesitan preguntar, «¿dónde está esto?» o «¿quién lo está revisando?» Los flujos de aprobación mantienen a todos en sintonía, mejoran la colaboración y reducen los controles innecesarios.

Cuando se combinan con el sistema de notificaciones de Wrike y las actualizaciones de estado, los equipos se mantienen alineados sin necesidad de reuniones de estado o hilos de correo electrónico extensos.

Desafíos comunes de los flujos de aprobación

Incluso con las mejores intenciones, los flujos de aprobación pueden fallar si están mal diseñados, son demasiado rígidos o están desconectados de las operaciones diarias. Estos desafíos a menudo conducen a plazos no cumplidos, miembros del equipo frustrados y una toma de decisiones inconsistente.

Estos son algunos de los problemas más comunes que afectan a la efectividad de un proceso de flujo de aprobación, y lo que deben observar a medida que crean el suyo propio:

1. Falta de condiciones claras de aprobación

Cuando las condiciones de aprobación no están claramente definidas, los aprobadores pueden no saber qué buscar, lo que lleva a retrasos, decisiones subjetivas o revisiones repetidas. Los equipos necesitan criterios consistentes y documentados para promover aprobaciones rápidas e informadas.

2. Demasiados pasos manuales

Depender de hojas de cálculo, correos electrónicos o hilos de chat para hacer avanzar las solicitudes de aprobación aumenta la posibilidad de error humano. Los procesos manuales ralentizan las revisiones, crean confusión de versiones y dificultan el rastreo del estado.

3. Aprobadores no asignados o no disponibles

Sin aprobadores asignados o roles de respaldo claros, los flujos de trabajo se estancan. Si una persona está fuera de la oficina o no tiene claro su rol, el flujo de aprobación puede detenerse por completo, afectando a los plazos del proyecto.

4. Sin visibilidad del estado de aprobación

Si las partes interesadas no pueden ver el estado de una solicitud, podrían hacer un seguimiento demasiado pronto o perder la oportunidad de actuar. La falta de visibilidad lleva a esfuerzos duplicados, contactos repetidos y tiempo desperdiciado.

5. Flujos de trabajo inflexibles

Los flujos de trabajo rígidos que no permiten excepciones o variaciones pueden ser más una carga que un beneficio. Los procesos empresariales del mundo real a menudo requieren lógica adaptable para reflejar diferentes tipos de proyectos, niveles de aprobación o rutas de escalada.

6. Poca integración con herramientas de gestión de proyectos

Cuando los flujos de aprobación están desconectados de las herramientas que los equipos ya usan, como plataformas de gestión de proyectos, todo el proceso se vuelve más difícil de gestionar. Esta separación puede llevar a decisiones aisladas y documentación inconsistente.

7. Falta de registro de auditoría

Sin un registro de auditoría, los equipos no tienen un registro formal de quién aprobó qué, cuándo y por qué. Esto crea riesgos de cumplimiento, especialmente para aprobaciones financieras, flujos de trabajo de contratos o sectores regulados.

8. Aprobaciones finales retrasadas

Incluso si un flujo de trabajo funciona sin problemas hasta el paso final, la aprobación ejecutiva final a menudo puede convertirse en un cuello de botella. Esto suele suceder cuando los flujos de trabajo carecen de fechas de vencimiento, notificaciones u opciones de aprobación escalonadas.

Escoger el software adecuado para flujos de aprobación

No todas las herramientas ofrecen el mismo nivel de flexibilidad, automatización o integración. Usa esta lista de verificación para evaluar y comparar soluciones al seleccionar un software de gestión de flujos de trabajo de aprobación que se adapte a tus necesidades operacionales y de gestión de proyectos:

• Admite flujos de aprobación personalizados con lógica condicional

• Permite flujos de aprobación automatizados para reducir la intervención manual

• Permite la configuración de condiciones de aprobación detalladas y reglas de escalada

• Proporciona un registro completo de auditoría para cumplimiento y responsabilidad

• Rastrea la aprobación final y admite firmas multinivel

• Envía notificaciones por correo electrónico en tiempo real y recordatorios a los aprobadores

• Muestra el estado de aprobación en vivo a través de paneles de control o informes

• Se integra con el software de flujo de trabajo existente y la gestión de proyectos

• Admite solicitudes de aprobación tanto secuenciales como en paralelo

• Ofrece plantillas de flujo de trabajo reutilizables para lograr procesos consistentes

• Incluye acceso basado en roles y niveles de permiso para aprobadores y colaboradores

• Escala con equipos en crecimiento y procesos de flujo de aprobación cada vez más complejos

Este tipo de lista de verificación ayuda a los equipos a encontrar el mejor software de flujo de aprobación para sus necesidades, con un enfoque especial en las funciones que apoyan tanto la eficiencia como el control, dos de las principales razones por las cuales los flujos de aprobación son importantes en los entornos de proyectos modernos.

Aportar claridad a cada aprobación

Los flujos de aprobación definen cómo el trabajo gana impulso, progresa adecuadamente y cumple con los estándares en los que confía tu equipo.

Con Wrike, puedes crear flujos de aprobación estructurados y escalables que eliminan cuellos de botella, reducen el esfuerzo manual y brindan visibilidad completa en cada paso. Ya sea que estés gestionando productos finales de marketing, órdenes de compra o procesos de incorporación, Wrike te brinda las herramientas para enrutar tareas, definir condiciones de aprobación y seguir el progreso en tiempo real... Y todo desde un solo lugar.

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