¿En qué consiste la automatización de procesos de negocio?

Levanta la mano si alguna vez has encontrado a tu equipo lidiando con un montón de correos de aprobación, versiones de hojas de cálculo e hilos de Slack solo para resolver una tarea rutinaria.

Si pudieras verme detrás de la pantalla, tengo las dos manos levantadas. Pero la verdad es que todos hemos pasado por eso, viendo pasar las horas en seguimientos manuales, correos ignorados y caos en el control de versiones. Ahí es exactamente donde entra en juego la automatización de procesos de negocio (BPA).

La automatización de procesos de negocio (BPA) utiliza la tecnología para automatizar las tareas repetitivas y simplificar las operaciones empresariales. Está diseñada para reducir el esfuerzo manual, aumentar la precisión y mejorar la eficiencia general integrando herramientas y sistemas en un flujo de trabajo unificado.

En esta guía, voy a detallar cómo funciona la BPA, cómo encaja junto a RPA y BPM, y cómo puedes implementarla para lograr una mejor visibilidad, flujos de trabajo más rápidos y menos cuellos de botella rutinarios. Si estás gestionando procesos empresariales complejos, la BPA puede ayudarte a reunirlos todos en un solo lugar.

Índice:

• ¿En qué consiste la automatización de procesos de negocio?

• ¿Cómo se relaciona la BPA con RPA y BPM?

• Ejemplos de automatización de procesos de negocio

• Ventajas de la automatización de procesos de negocio

• Retos de la automatización de procesos de negocio

• Tipos de automatización de procesos de negocio

• ¿Qué procesos empresariales deberías automatizar?

• Prácticas recomendadas para la automatización de procesos de negocio

¿En qué consiste la automatización de procesos de negocio?

La automatización de procesos de negocio (BPA) es la práctica de usar tecnología para automatizar los procesos empresariales en los departamentos. Esto puede incluir tareas como procesos de recursos humanos, incorporación de empleados, procesamiento de facturas o invitaciones de ventas, configuraciones de campañas de marketing o flujos de trabajo de gestión de contratos. Los sistemas de BPA ayudan a las empresas a reducir las tareas que consumen tiempo, aumentar la precisión y operar a escala.

He visto a la BPA convertirse en una parte fundamental de las estrategias de transformación digital, especialmente a medida que las empresas buscan minimizar las tareas repetitivas, mejorar la visibilidad de los datos y adaptarse más rápido al cambio.

Plataformas como Wrike contribuyen a todo esto ofreciendo automatización de flujos de trabajo sin código, formularios personalizables y sistemas de entrada dinámicos. Estas funciones facilitan la creación de procesos automatizados que funcionan a través de herramientas, equipos y departamentos.

¿Cómo se relaciona la BPA con RPA y BPM?

Es fácil confundir la automatización de procesos empresariales (BPA), la automatización de procesos robóticos (RPA) y gestión de procesos empresariales (BPM). Si bien están relacionados, cada uno tiene un enfoque distinto y entender cómo funcionan juntos puede ayudarte a tomar mejores decisiones a la hora de planificar tus iniciativas de automatización.

Automatización de procesos de negocio (BPA)

La BPA se centra en automatizar los flujos de trabajo completos para mejorar la eficiencia operativa en todas las unidades de negocio. Ayuda a estandarizar el mapeo de procesos y reducir la dependencia de las tareas manuales, que a menudo son lentas y propensas a errores. Un sistema BPA conecta personas, plataformas y sistemas de datos para que las tareas clave avancen sin problemas entre los departamentos. Cuando se usa eficazmente, la BPA desempeña un papel central en la optimización de los procesos y aporta consistencia a largo plazo a las operaciones empresariales.

Automatización de procesos robóticos (RPA)

La RPA es una forma más táctica de automatización. Utiliza bots para gestionar las tareas repetitivas y basadas en reglas, como la entrada de datos, transferencias de archivos o para completar campos en sistemas internos. A menudo, estas son tareas manuales que no requieren toma de decisiones pero consumen un tiempo valioso. Las herramientas de RPA funcionan bien cuando se combinan con la BPA para automatizar tareas de bajo valor. Así la RPA permite a los equipos enfocarse en iniciativas más estratégicas. Algunas plataformas de RPA ahora incorporan capacidades de automatización inteligente que combinan IA con la ejecución básica de tareas para una mayor adaptabilidad.

Gestión de procesos de negocio (BPM)

La BPM es un enfoque estratégico para la mejora de los procesos empresariales de principio a fin. Incluye análisis de procesos, modelado, gobernanza y optimización continua. A menudo, la BPA se implementa como parte de una estrategia de BPM para automatizar los procesos que ya han sido mapeados y refinados. La BPM proporciona la estructura para identificar ineficiencias, mientras que la BPA y la RPA se encargan de la ejecución de los flujos de trabajo optimizados y estandarizados. Juntas, estas herramientas ayudan a las organizaciones a alinear sus objetivos empresariales con las operaciones diarias.

Cuando se utilizan en conjunto, la BPM guía la estrategia, la BPA automatiza el flujo de trabajo y la RPA se encarga de las tareas basadas en reglas que respaldan el proceso. Así es como las empresas pueden desarrollar iniciativas de automatización escalables que reducen las fricciones, eliminan el trabajo redundante y obtienen más beneficios de sus sistemas de datos.

Cuando las tecnologías de automatización se aúnan con la inteligencia artificial

La evolución de las tecnologías de automatización ha mejorado significativamente nuestra capacidad para optimizar los procesos existentes. La automatización de procesos inteligentes combina IA y aprendizaje automático con herramientas de automatización tradicionales para gestionar las tareas rutinarias de forma más eficiente.

La inteligencia artificial está transformando la automatización empresarial al permitir que los sistemas gestionen tareas complejas que van más allá de simples procesos basados en reglas. En nuestra experiencia, integrar la IA permite una gestión de procesos más adaptativa e inteligente. Por ejemplo, el procesamiento del lenguaje natural puede interpretar datos no estructurados, mientras que las tecnologías de aprendizaje automático pueden predecir resultados y optimizar los flujos de trabajo con el tiempo.

Es crucial que las organizaciones se mantengan a la vanguardia y utilicen tecnologías avanzadas con IA y aprendizaje automático. Según una encuesta reciente del Federal Reserve Bank of Richmond, aproximadamente el 40 % de las empresas han utilizado la IA para automatizar tareas en el último año, con una mayor tasa de adopción entre las empresas más grandes.

Ejemplos de automatización de procesos de negocio

Algunos de los casos de uso de la automatización más impactantes son los que simplifican el trabajo cotidiano. Estas son las áreas donde he visto que la automatización de los procesos impulsa una verdadera eficiencia empresarial:

Incorporación de empleados

Preparar nuevos contratados solía significar pasar de un sistema a otro, lidiar con papeleo y notificar manualmente a los departamentos. Después de implementar la automatización, simplificamos todo el proceso. Ahora, la creación de cuentas, formularios de cumplimiento y mensajes de incorporación se realizan automáticamente, lo que facilita que los usuarios empresariales y los nuevos empleados se mantengan en la senda correcta. También ayuda a estandarizar los pasos entre los equipos, lo que contribuye a una mejora de los procesos a largo plazo.

Órdenes de compra y tareas financieras

Gestionar aprobaciones de compras solía ser como poner orden en una jaula de grillos. Automatizar el flujo de órdenes de compra aportó estructura y asignación de responsabilidades: las solicitudes de envío activan las aprobaciones correctas, se conectan con los sistemas empresariales y se sincronizan con finanzas para un seguimiento rápido. Este enfoque simplifica las tareas financieras y minimiza los retrasos en la adquisición.

Flujos de trabajo de servicio al cliente

Hemos utilizado herramientas de automatización para enrutar tickets, notificar a los representantes correctos y mantener bajo control los acuerdos de nivel de servicio. ¿Resultado? Un servicio al cliente y una experiencia general mejorados. También nos aporta visibilidad de los tiempos de respuesta, lo que ayuda tanto en la planificación como en las revisiones de rendimiento.

Automatización de marketing que realmente funciona

Mediante una configuración correcta, lanzar campañas y clasificar clientes potenciales se convierte en un proceso sin intervención. Aprovechamos la automatización de marketing para sincronizar los datos entre herramientas y para hacer un seguimiento de las interacciones en las plataformas. Mantiene nuestras campañas en movimiento y nos brinda el análisis de datos que necesitamos para mejorar.

En cada caso, la automatización reduce los procesos manuales, mejora la consistencia y ayuda a mantener el control del cumplimiento normativo.

Ventajas de la automatización de procesos de negocio

Un sistema eficaz de automatización de procesos no solo agiliza los pasos, también puede cambiar la forma en que tu negocio opera. Aquí es donde he notado un verdadero impacto:

Automatiza los procesos empresariales para mejorar la eficiencia

Cuando comenzamos a automatizar el software de gestión de procesos empresariales en los departamentos, uno de los primeros cambios que noté fue la cantidad de tiempo recuperado. Las tareas rutinarias y repetitivas desaparecieron de nuestra carga de trabajo diaria, y ese cambio dejó espacio para un trabajo más estratégico. El aumento en la productividad fue inmediato.

Mejora de la precisión con herramientas de BPA

En las tareas manuales a veces son comunes los descuidos humanos. Con la automatización de tareas clave mediante la tecnología de la guía de modelado de procesos empresariales, pudimos mejorar la consistencia y evitar errores costosos. Esto es especialmente útil en los procesos complejos donde un error puede tener efectos a lo largo de la cadena.

Adáptate al crecimiento con herramientas escalables

Una de las razones por las que confío en Wrike es lo fácilmente que admite nuevos procesos. A medida que nuestro equipo creció, la plataforma escaló con nosotros. No tuvimos que reconstruir nada. Ese tipo de flexibilidad es esencial cuando te enfrentas a cargos empresariales que cambian y flujos de trabajo complejos.

Potencia la visibilidad y la satisfacción del cliente

La automatización de procesos facilita el seguimiento del estado en tiempo real, lo que nos ayuda a tomar mejores decisiones y mantener a todo el mundo en sintonía. He notado que este tipo de transparencia también mejora la satisfacción del cliente: menos retrasos, respuestas más rápidas y una experiencia más fluida en general.

Fortalece el cumplimiento y los registros de auditoría

El cumplimiento siempre está en la cima de los procesos de gestión de contratos o actividades de gestión de relaciones con los clientes. Las herramientas de automatización de Wrike registran cada acción, lo que ayuda a nuestro equipo a mantener registros de auditoría claros y cumplir con confianza los requisitos de cumplimiento y auditoría.

Optimizar la gestión de contratos

He experimentado lo rápido que pueden complicarse los flujos de trabajo de los contratos, especialmente cuando gestionas el control de versiones y las aprobaciones manuales. Las soluciones de BPA nos ayudaron a simplificar todo esto. Automatizar los pasos repetitivos redujo los vaivenes y ahora tenemos un registro claro cuando necesitamos consultarlo.

Desafíos de las herramientas de automatización de los procesos de negocio

Si bien la BPA ofrece ventajas claras, no está exenta de desafíos:

• Problemas de escalabilidad: automatizar una tarea es fácil. Automatizar tareas a través de equipos y departamentos es más difícil.

• Problemas de sincronización: lograr que humanos y bots trabajen juntos sin problemas requiere planificación.

• Lagunas de documentación: las herramientas de automatización necesitan documentación bien definida, paso a paso, para funcionar de manera efectiva.

• Pasar por alto el diseño de los procesos: automatizar un proceso defectuoso solo contribuye a acelerar las ineficiencias.

Para lograr el éxito con la BPA, empieza por poco, involucra a las principales partes interesadas y construye un marco de automatización sólido.

Tipos de automatización de procesos de negocio

El software de automatización de los procesos de negocio puede adoptar diferentes formas dependiendo de tus objetivos, flujos de trabajo y la complejidad de tus sistemas. Así es como hemos visto a las organizaciones aplicar diferentes enfoques de automatización de manera práctica.

Automatización de procesos robóticos (RPA)

La automatización de procesos robóticos gestiona las tareas repetitivas y basadas en reglas, como la conciliación de facturas, la cumplimentación de formularios o la generación de informes. Es un buen punto de partida para los equipos que buscan reducir el trabajo manual sin tener que reestructurar todo su flujo de trabajo. La hemos utilizado para agilizar las tareas más pequeñas mientras liberamos tiempo para tareas de mayor valor.

Automatización de procesos digitales (DPA)

La automatización de procesos digitales es más amplia. Conecta sistemas, tareas y usuarios entre departamentos para contribuir a los objetivos de transformación digital. Donde la RPA automatiza el "qué", la DPA te ayuda a replantear el "cómo". La he usado para coordinar procesos de múltiples pasos que involucran software de gestión de flujos de trabajo entre nuestros equipos de finanzas, asuntos legales y operaciones.

Procesos automatizados para la gestión de flujos de trabajo

Los procesos automatizados son una gran ayuda para la gestión de flujos de trabajo. Si las tareas pasan por la misma secuencia cada vez, es más fácil rastrear la propiedad, cronologías y bloqueos. Esta estructura nos ha ayudado a estandarizar procesos y reducir la confusión entre equipos distribuidos.

Estandarización de procesos con automatización de tareas

Algunos equipos comienzan con la automatización de tareas, automatizando acciones como alertas por correo electrónico o actualizaciones de estado. Suena simple, pero se complica rápidamente. He encontrado que este enfoque es especialmente útil cuando intentamos estandarizar procesos en equipos que trabajan en diferentes zonas horarias o usan diferentes herramientas.

Software de automatización de procesos de negocio para escala empresarial

Una vez que se desarrollan tus procesos, las soluciones de automatización de los procesos empresariales te permiten adaptar la automatización a funciones y herramientas. Esto puede involucrar integraciones de software, análisis y flujos de trabajo personalizados, que están diseñados para gestionar operaciones empresariales complejas y multifuncionales. En ese nivel, no solo estás ahorrando tiempo, estás definiendo cómo funciona tu organización.

¿Qué procesos empresariales deberías automatizar?

Antes de que empieces a automatizar, necesitas tener una comprensión clara del proceso en sí. Mapea cada paso, identifica las normas empresariales y busca áreas donde las herramientas de automatización van a tener el mayor impacto. Hemos visto que la minería de procesos resulta especialmente útil para esto: detecta las brechas, los retrasos y las tareas redundantes que no siempre son evidentes solo con la documentación. Comenzar con datos reales hace que tus esfuerzos de transformación digital sean más inteligentes y enfocados.

Dicho esto, no todos los flujos de trabajo son aptos para la BPA. En nuestra experiencia, la automatización funciona mejor cuando el proceso es:

• De alto volumen

• Está sometido a plazos

• Está basado en normas

• Es propenso a errores humanos

• Tiene requisitos de cumplimiento o auditoría

Piensa en flujos de trabajo de RR. HH. como la incorporación de empleados, operaciones financieras como el procesamiento de facturas, o casos de uso legales como la gestión de contratos. Son pasos repetibles, estructurados y a menudo dependen de precisión y documentación, lo que los convierte en candidatos ideales para la BPA.

Prácticas recomendadas para la automatización de procesos de negocio

Una iniciativa exitosa de BPA depende de más factores que la tecnología. Esta es la forma en que hemos abordado la automatización empresarial de manera que realmente funcione:

Documenta los procesos existentes

Antes de poder automatizar los flujos de trabajo, necesitas tener una idea clara de lo que ya está en marcha. Normalmente mapeamos cada paso, incluso los que parecen demasiado pequeños, porque esos detalles que a menudo se pasan por alto implican la entrada de datos repetitiva u otras tareas administrativas que ralentizan el proceso. También es el punto donde la minería de procesos puede ayudar a identificar dónde están las tareas redundantes.

Comienza por poco y ve construyendo

No necesitas automatizar todo el negocio desde el primer día. Cuando emprendimos nuestro viaje a la BPA, nos centramos en un caso de uso simple, y luego lo ampliamos. Comenzar por poco te ayuda a probar tus suposiciones, solucionar problemas y demostrar el valor empresarial sin abrumar a los equipos.

Establece metas claras y medibles

Para evaluar tu estrategia de BPA, necesitarás métricas específicas. Para nosotros, fue el tiempo de respuesta y la reducción de errores, especialmente en los flujos de trabajo que involucran aprobaciones manuales o entradas de datos financieros. Los números ayudaron a demostrar el impacto y justificaron la expansión.

Involucra a los integrantes adecuados

Cada vez que omitimos este paso, notamos las consecuencias más tarde. Obtener aportes multifuncionales desde el principio (desde las operaciones, TI y los usuarios finales) puso de relieve casos muy importantes que podríamos haber pasado por alto. También ayudó con la adopción, ya que todo el mundo podía opinar sobre el proceso de estandarización.

Forma a tus equipos tanto en las herramientas como en las tareas

Las personas no se resisten a la automatización, se resisten a la confusión. Nos aseguramos de incluir documentación sobre los procesos, recorridos por la nueva interfaz de usuario y formación práctica para que los equipos pudieran adaptarse. Automatizar los flujos de trabajo solo funciona si todo el mundo sabe cómo interactuar con los nuevos sistemas.

Prepárate con planes de respaldo

Ningún sistema es perfecto. Hemos visto iniciativas de automatización estancarse porque los equipos no sabían qué hacer cuando una regla o un formulario fallaban. Ten un plan para las excepciones, y mantén la supervisión humana para los flujos de trabajo que no se pueden automatizar por completo.

Revisa e itera con regularidad

El trabajo no termina después de la implementación. Nuestros mejores avances llegaron después del primer lanzamiento, cuando revisamos el rendimiento, investigamos los puntos problemáticos y actualizamos nuestras herramientas digitales en consecuencia. Las tecnologías avanzadas se desarrollan rápidamente y tus flujos de trabajo también deberían hacerlo.

El punto donde todo se combina es la BPA

La automatización de los procesos empresariales ayuda a los empleados a hacer más con mayor facilidad. Al reducir las tareas repetitivas, eliminar los retrasos manuales y estructurar los flujos de trabajo complejos, la BPA crea espacio para un trabajo más estratégico.

Hemos visto cómo la BPA se conecta con herramientas como RPA y BPM, dónde encaja en tus planes de transformación digital y qué procesos brindan el mayor impacto cuando se automatizan. No importa el departamento: la automatización convierte lo rutinario en repetible y lo repetible en fiable.

Si se hace bien, la BPA no es solo una inversión tecnológica, es también un cambio en la forma de trabajar de tu equipo.

La automatización empresarial sin esfuerzo comienza con Wrike

Cuando tu trabajo abarca varios equipos, herramientas y flujos de trabajo, necesitas una plataforma que lo mantenga todo funcionando sin añadir complejidad. Para nosotros, eso es Wrike.

Hemos usado Wrike para automatizar flujos de trabajo, enrutar aprobaciones y agilizar los traspasos, sin depender de desarrolladores. La interfaz de usuario es intuitiva, y su configuración sin código significa que los usuarios empresariales pueden crear y ajustar los procesos rápidamente. También incluye plantillas que ayudan a escalar los flujos de trabajo repetibles en todos los equipos.

¿Una de las ventajas principales? Funciona con los sistemas en los que ya confiamos. Esto facilita conectar datos, reducir las tareas manuales y mantener la buena marcha del trabajo en todos los departamentos. Wrike tiene un historial de éxito en procesos, para que los equipos de soporte puedan encontrar una manera práctica de crear flujos de trabajo más sólidos y fiables.

Comienza a simplificar las tareas que consumen más tiempo hoy mismo.