TGI Fridays aumenta la cantidad y la calidad de proyectos estratégicos entre departamentos

Meredith Selden

Directora de integración de procesos

Kimberly Otte

Gestora de proyectos de innovación de menús

TGI Fridays — TGI Friday cuenta con franquicias y licencias en más de 900 restaurantes de 60 países. Se trata de un referente mundial en comida americana con más de 74 000 empleados, cuyo eslogan es "Aquí, siempre es viernes".

Su historia

En el grupo de EE. UU. de TGI Friday's, se produjo un aumento en los proyectos estratégicos multifuncionales.

Estos proyectos se asignan a un equipo de gran tamaño para las actividades de marketing, operaciones estratégicas, desarrollo, finanzas, recursos y TI, e implican una amplia gama de cientos de tareas. Puesto que la mayoría de los productos son materiales impresos que se distribuyen a restaurantes, es fundamental que los considerables plazos de entrega se cumplan a tiempo y dentro del presupuesto. Los proyectos, como los lanzamientos de nuevos elementos de la carta, se miden frente a aumentos porcentuales de ventas específicas y parámetros operacionales, como objetivos de ausencia de reimpresiones tras el lanzamiento.

Antes de la implementación de Wrike, estos proyectos se gestionaban mediante plantillas de Word y Excel, además de correos electrónicos. "Es abrumador tratar de gestionar todos los detalles de las tareas en Excel", afirma Meredith Selden, directora de integración de procesos. "Tenía que gestionar un archivo con 15 pestañas al mismo tiempo, pero no era capaz de entender cómo se superponían los proyectos ni la ruta crítica de los mismos" explica Otte. "Las cosas se perdían en los correos electrónicos. No podíamos encontrar el último archivo adjunto o se encontraba fuera de plazo", dice Kimberly Otte, gestora de proyectos de innovación de menús.

Selden y su equipo compararon Wrike con Smartsheet y JIRA y, al final, el equipo eligió Wrike. "Wrike es el que me gustó mejor porque me parecía la solución más intuitiva. Lo probé con diez personas de nuestro equipo de proyectos," afirma Selden.

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Ha sido como el día y la noche. Ahora puedo gestionar dependencias en la vista de cronología, identificar las rutas críticas, tomar una instantánea de la cronología, y compartir esto para conseguir patrocinadores en la misma página.

Meredith Selden

Directora de integración de procesos

Wrike lleva las cosas a otro nivel. Poder controlar cada detalle y cada tarea para asegurar que todos los elementos están en su lugar el día del lanzamiento era un reto; Wrike nos permite hacer esto con más precisión y, en consecuencia, reduciendo los costes.

Meredith Selden

Directora de integración de procesos

Su victoria

Selden y Otte desarrollaron un plan de implantación en fases, dirigiendo Wrike de departamento en departamento.

"Intenté incluir a algunos de los usuarios más influyentes o expresivos en el proceso de prueba para conseguir su apoyo con antelación", explica Selden. "Organicé cursos de formación para cada departamento. Incluso creé una presentación de Powerpoint para mostrarles ejemplos de cómo quería usar el software a fin de facilitar la transición de los antiguos procesos a los nuevos procesos. Después, hice seguimiento de forma individual con algunos de los usuarios más activos, diaria o semanalmente". Desarrollo de aprendizaje  y TI fueron de los primeros grupos en recibir la formación. Se adaptaron más rápido porque ya habían usado sistemas de gestión de proyectos y compartición de archivos en el pasado (como JIRA y Basecamp).

Optimización de nuevos lanzamientos de producto y entrega de resultados en el campo

Selden y Otte usaron Wrike para optimizar complejos procesos de lanzamiento de nuevos elementos de la carta. Normalmente trabajan con un equipo multifuncional de 30 personas de diferentes departamentos y afecta a más de 900 restaurantes. Selden creó plantillas de proyecto en Wrike para asegurar que se registraba, asignaba y programaba cada detalle a fin de evitar errores. "El beneficio depende en gran medida de la calidad de la implementación", afirma Otte. "Wrike lleva las cosas a otro nivel. Controlar cada detalle y tarea para asegurar que todos los elementos se encuentran en su sitio el día del lanzamiento era un reto; Wrike nos permite hacer esto de forma más precisa y, en consecuencia, reduciendo los costes", dice Otte.

Gracias a la mayor velocidad y menor carga administrativa, la cantidad de proyectos estratégicos activos también aumentó aproximadamente un tercio sin añadir personal adicional tras la implementación de Wrike.

Nuestro éxito se ha convertido en el éxito de los restaurantes del campo locales."Nuestro cometido es facilitar la vida al personal de los restaurantes. Si no entregamos todos los elementos en la fecha prevista perderíamos su confianza", afirma Otte. "Durante los últimos 6 meses, recibimos comentarios más positivos por parte del campo. Los restaurantes dicen que ahora los tenemos más en cuenta. Respondemos más rápido y con mejor calidad", explica Selden. "Se ofrecieron voluntarios para participar en pruebas. Hay más restaurantes expresando más interés en participar. Si nuestro grupo de franquicias más grande quiere participar, también se animará el resto".

Añade Selden, "Ahora estamos ampliando el ámbito de Wrike de los proyectos de marketing a todos los proyectos de EE. UU., de modo que cada departamento se beneficie de Wrike en la implementación de proyectos. Esto nos permitirá una mejor visión de las proyecciones de recursos para identificar y eliminar las restricciones”.

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Mayor visibilidad de proyectos entre ejecutivos y directivos

Los informes y los paneles de control se usan en conjunto para informar a los ejecutivos y equipos multifuncionales sobre los estados de los proyectos. "Nos comprometimos a moverlo todo a Wrike", explica Selden. "Para nuestros VP, compartimos parámetros de rendimiento, incluido un gráfico con las tareas totales que están atrasadas y finalizadas. Usamos la vista Analytics para crear un gráfico personalizado de todas nuestras carpetas de nivel superior. Se trata de un gráfico fundamental para mostrar el rendimiento y se ha personalizado para incluir únicamente a ciertos equipos. Esto lo hacemos para iniciativas de marca e incluimos a los equipos de TI, finanzas y digital. En él se muestran las tareas atrasadas por fechas específicas. Esto nos ayuda a considerar la carga de trabajo y evaluar las tareas atrasadas".

Incorporación más rápida de nuevos miembros de equipos

Selden usa Wrike para orientar a los nuevos miembros de equipos para proyectos multifuncionales más rápido que nunca. "Es más fácil incorporar a nuevos miembros de equipos en la organización. Nos ha permitido organizar nuestro trabajo, diseñar los diferentes flujos de trabajo y asignar las tareas de tal modo, que pueden acceder directamente en la pestaña Mi trabajo para proceder con ellas".

Cuando se incorpora en Wrike, todo adquiere visibilidad y se comunica.

Kimberly Otte

Gestora de proyectos de innovación de menús

Sus superpoderes

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Paneles de ejecutivos y; equipos compartidos

Selden utiliza los paneles de control para facilitar el seguimiento de los proyectos por parte de los equipos. "Compartimos un panel de control con todo el equipo a fin de mostrar los hitos críticos de cada proyecto", explica Selden. "Podemos consultar los paneles en la app para móviles y también he creado paneles personalizados para VP donde pueden consultar lo que está atrasado. Esto lo utilizan como información de referencia rápida en las reuniones".

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Plantillas de proyectos

Con las plantillas de proyecto de Wrike, la gestión de proyectos multifuncionales ha mejorado significativamente. "Si un proyecto está en Wrike, todos pueden verlo" t, afirma Otte. "Las personas pueden verlo y la información se comparte con todo el que esté involucrado. Te da una especie de paz,  es como una garantía de que el objetivo final se cumpla y que todas las diferentes partes que tienen que completarse,  se lleven a cabo".

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Vistas personalizables de forma individual

Las personas gestionan su propio trabajo configurando la vista según sus preferencias. "Me encanta la pestaña Mi trabajo, y poder ver las cosas que se superponen, es increíblemente útil", dice Otte. "Poder contar con un flujo, en el que puedes mantenerte al día de todas tus actualizaciones y compartición de archivos", dice Otte. "Me encanta eso de Wrike, siempre puedes encontrar el el archivo más grande y actualizado. Saber cuándo se han modificado los archivos ayuda muchísimo", dice Otte. "Y me encanta marcar las tareas como finalizadas", finaliza Otte.

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