Airbnb aumenta la producción global de Experiencias gracias a Wrike

Hoon Kim

Director de producción creativa

Airbnb: plataforma revolucionaria que permite a los turistas residir y alojarse como un vecino más. Cuenta con apasionados expertos que quieren compartir su cultura y comunidad. Airbnb es una empresa privada recientemente valorada en 31 mil millones de dólares estadounidenses (TechCrunch, March 9, 2017).

Su historia

El pasado otoño de 2016, Airbnb estaba a punto de lanzar su asombroso servicio Experiencias y aumentó su producción creativa en 50 ciudades de todo el mundo

Experiencias, una extensión de la revolucionaria plataforma de viajes de Airbnb, da a los viajeros acceso exclusivo a las comunidades y las actividades locales en las ciudades de su interés. Por ejemplo, los turistas pueden explorar la escena musical de La Habana con un vocalista galardonado, coger olas en Santa Mónica con un surfista local o conocer la cultura samurái gracias a un experto en artes marciales en Tokio. Airbnb promociona Experiencias con interesantes tráileres en vídeo que muestran la excursión e incluyen al anfitrión local.

Tras el lanzamiento inicial de Experiencias en septiembre, lo que quería el director general Brian Chesky era cuadruplicar la producción de 12 ciudades a 50 para finales de 2017. El director de producción creativa, Hoon Kim, fue el encargado de agilizar el proceso para poder crear 4800 activos, entre los que se incluyen fotografías, videos, pósteres digitales e impresos, así como revisiones.

La solución que propuso entonces fue una enorme hoja de cálculo en línea imposible de ampliar. No podía incluir los cambios rápidos ni las versiones creadas por cientos de usuarios simultáneos, y no era posible gestionar los flujos de trabajo detallados y las entregas para cada uno de los tres equipos de producción y coordinadores de Experiencias.

“Fallaba constantemente. La gente acababa creando documentos duplicados para enfrentarse a su propio mundo reducido de datos, que pronto quedaba obsoleto porque carecían de conexión con el documento original. Había una confusión enorme”, explica Kim. “Sabíamos que esa no era la solución”.

Company story photo/image
Para las personas que lo manejan a diario, el proceso ahora es mucho más sencillo.

Hoon Kim

Director de producción creativa

Kim pretendía elegir una herramienta de gestión de proyectos integral que sirviera como centro de gestión del trabajo y que conectara Salesforce, Google Drive, Gmail y su sistema de gestión de activos digitales. El sistema también tendría que gestionar la creación de activos, que era la parte más complicada del lanzamiento de Experiencias. Kim necesitaba una herramienta que se pudiera ampliar para administrar no solo el volumen real de contenido que tenían que crear, sino también permitir que el equipo creciera rápidamente.

Kim y su equipo descubrieron Wrike en la conferencia Adobe Max. La herramienta no solo cumplía los rigurosos estándares de seguridad de Airbnb, además ofrecía la combinación única de funcionalidad necesaria: organizar y buscar activos y miembros del equipo por ubicación; programar y coordinar la producción con los anfitriones locales, además de los coordinadores de proyectos de San Francisco; realizar el seguimiento de los debates de proyectos, las decisiones y las aprobaciones; registrar el estado de los activos creativos de los flujos de trabajo de un equipo concreto; y obtener una visibilidad en tiempo real del estado de todo el trabajo guardado en el sistema.

Airbnb eligió Wrike por su capacidad para ampliarse. “Antes de usar Wrike, todo el mundo intentaba trabajar en un ecosistema; pero eso no funcionaba", explica Kim. "Cada uno estaba en su mundo y nadie se comunicaba con los demás. Y eso ocasionaba un caos tremendo y errores de comunicación”.

Como todo está en Wrike, podemos aprovechar su funcionalidad para incrementar la calidad de nuestros activos en general, asegurarnos de que sean coherentes y, además, saber en qué estamos siendo más eficaces.

Hoon Kim

Director de producción creativa

Su victoria

Airbnb utilizó Wrike para transformar y aumentar la producción de Experiencias, se incrementó su capacidad y velocidad, y se redujeron los costes

Un sistema flexible y conectado: flujos de trabajo claros y comunicación simplificada

Kim necesitaba una herramienta de gestión del trabajo que conectara a los equipos de producción y los procesos, de forma que los administradores de Experiencias pudieran coordinarse con los miembros del equipo de San Francisco; los productores locales, los fotógrafos y los cámaras de la ciudad de destino; así como con los archiveros de diferentes oficinas de Airbnb de todo el mundo. Sin embargo, la herramienta también precisaba una interfaz sencilla y fácil de usar que agilizara la entrega de proyectos.

Dos miembros del equipo de Wrike, el director de éxito del cliente Matt Williams y la consultora de desarrollo Regina Cassens, colaboraron con Kim para diseñar un proceso que permitiera disponer de los flujos de trabajo detallados y rápidos de producción y aprobación que necesitaba el equipo de Airbnb.

“Cuando empezamos a utilizar Wrike y todas sus funciones, ese ecosistema único por fin se hizo realidad. El equipo podía concentrarse en su flujo de trabajo y permanecer conectado al proyecto global”, afirma Kim.

La flexibilidad de Wrike permitió a Kim elaborar un espacio de trabajo para que su equipo se centrara en las tareas importantes y prioritarias, en lugar de en un proyecto enorme indivisible. “Realmente ayuda cuando buscas información para saber en qué te tienes que fijar y, a continuación, con quién comunicarte”, dice Kim. “Consigue que una lista de 800 tareas sea mucho más manejable cuando te centras en elementos más pequeños”.

El proyecto Experiencias pone de manifiesto la capacidad de ampliación de Wrike

El objetivo de Kim con Wrike era agilizar los procesos, de forma que los equipos actuales pudieran aceptar más proyectos sin tener que contratar más personal. Quería acelerar la entrega por medio de la eliminación las demoras entre las entregas a producción, la agilización de la colaboración entre los miembros del equipo y el ofrecimiento de una mayor transparencia entre los proyectos. “No necesitamos un equipo tan grande para realizar el trabajo”, afirma Kim. “Para las personas que se enfrentan a ello a diario, el proceso ahora es mucho más sencillo”.

Con Wrike, los equipos interdisplinarios de Experiencias de Airbnb pueden colaborar mucho más rápidamente. “En sus propias palabras, estos equipos intentaban solucionarlo. Mientras que ahora, gracias a Wrike, pueden apoyarse en sus compañeros. Pueden @mencionar a los compañeros y recibir respuestas a sus preguntas muy rápido”.

Company story photo/image

Supervisión del estado del proyecto y localización de la información del trabajo

Todos los equipos utilizan Paneles e Informes para registrar el estado de los proyectos y avisar a los miembros del equipo de las entregas. “Los paneles y los informes han eliminado cantidad de correos y reuniones para preguntar por el estado del proyecto. Ahora todos pueden consultar su panel para saber en qué estado está y, a continuación, emplear el tiempo de forma más eficaz”.

“La principal ventaja de Wrike ha sido que permite una comunicación menos frívola", añade Kim. "Mientras que antes malgastábamos mucho tiempo intentando encontrar información, gracias a Wrike, la gente es más autosuficiente para buscar esa información por su cuenta. Eso nos ahorra mucho tiempo”.

"Una de las principales ventajas de Wrike es que ofrece muchas formas diferentes de analizar los proyectos y las tareas”, afirma Kim. “La capacidad de ser ágil a la hora de buscar datos nos permite ser realmente más iterativos. Por eso, cuando cambiamos un proceso, ya no supone una gran transformación, sino una pequeña modificación".

Hoon Kim

Director de producción creativa

Sus superpoderes

Power icon

Desarrollo profesional

Kim trabajó con Regina Cassens, del equipo de servicios profesionales de Wrike, para definir los flujos de trabajo personalizados en Wrike. “Nos dimos cuenta de la utilidad de los flujos de trabajo personalizados que se combinan con la función extra de los paneles basados en los estados personalizados. Además, pudimos crear diferentes informes basados en dichos estados”, afirma Kim. “Conocer el flujo de trabajo nos ayudó a agilizar nuestro proceso estándar”.

Power icon

Creación automatizada de proyectos gracias a la API de Wrike y los campos personalizados

El equipo de Kim colaboró con el equipo de desarrollo de Wrike para usar la API de Wrike con el fin de sincronizar automáticamente Experiencias desde Salesforce para Wrike. Quería agilizar el proceso acabando con la introducción manual de los datos y la posibilidad de que se produjeran errores humanos.

La API también se utilizó para cargar contenido en las descripciones de tareas de Wrike y crear determinados patrones para las asignaciones de trabajo basados en el mercado local. “Podíamos analizar las tareas en función del destino, el tipo de viaje, etc.”, afirma Kim.

Power icon

Visibilidad para la toma de decisiones estratégicas

Wrike dio al equipo de Kim un nivel de visibilidad que era imposible con la solución que utilizaba anteriormente, les proporcionó la capacidad de filtrar vistas y compartir diferentes informes en tiempo real. “El equipo de dirección ahora puede ver el estado general de un mercado o mercados para conocer el volumen de trabajo y si hay algún tipo de obstáculo. Antes, ese era un proceso básicamente manual de envío de correos electrónicos”, dice Kim. “Tenías que entrar en un directorio y contar cuántos proyectos habías hecho, mientras que ahora simplemente puedes hacer que en el panel aparezcan los viajes finalizados”.

Power icon

Aumento de la producción y mantenimiento de la calidad

El equipo de administración de Airbnb ahora puede supervisar el proceso de producción para identificar las demoras y las inconsistencias entre regiones. “Al disfrutar de tal visibilidad y transparencia de todo el proceso, ahora podemos tomar mejores decisiones. Podemos decir que algo está tardando demasiado, o que tenemos demasiadas revisiones en curso y que tenemos que ser más eficaces, así como ver la calidad general”, afirma Kim.

Como los proyectos se revisan constantemente, también se pueden identificar las posibles mejoras en los procesos que no afectarán negativamente a la calidad ni retrasarán los plazos. “Algo estupendo de esta gran visibilidad es que podemos fijarnos en lo que hacemos bien y ver dónde podemos reducir costes y ahorrar tiempo, mientras mantenemos una calidad constante”, explica Kim. Gracias a Wrike, se ha incrementado la calidad, los costes han disminuido y los procesos se han agilizado.

Power icon

Revisiones y aprobaciones de activos más rápidas

Revisar activos era una pesadilla con los procesos anteriores, pero con Wrike el flujo de aprobaciones es rápido y sencillo. “Una de las grandes funciones adicionales que hemos descubierto de Wrike ha sido la herramienta de revisión”, admite Kim.

Wrike permite al equipo especificar el estado de revisión independientemente del estado de producción. “Podemos ver la demora entre la asignación de un revisón y si la revisión ha finalizado o no, o si sigue pendiente", afirma Kim. “Sabemos cuáles son las tareas, los proyectos, dónde encontrar los archivos, dónde colocarlos para poder revisarlo todo en un solo sistema”.

Power icon

Más agilidad para el equipo

El equipo de Experiencias revalúa constantemente los procesos a medida que van creciendo, y puede repetir y desarrollar los procesos de forma regular. Kim se dio cuenta de que Wrike encajaba en su proceso porque facilitaba el ajuste de los elementos como los permisos, las plantillas, los campos personalizados y la automatización en cualquier momento.

“Una de las principales ventajas de Wrike es que ofrece muchas formas diferentes de analizar los proyectos y las tareas”, afirma Kim. “La capacidad de ser ágil a la hora de buscar datos nos permite ser realmente más iterativos. Por eso, cuando cambiamos un proceso, ya no supone una gran transformación, sino una pequeña modificación”.

Más historias

Gana agilidad gracias al software de gestión
de proyectos de Wrike

Tu email corporativo