Sind die „7 Wege zur Effektivität″ noch aktuell?
Wir rezensieren und greifen Stephen Coveys "7 Wege zur Effektivität" noch einmal auf, um die Frage zu stellen: sind diese 7 Wege auch noch in einer rasanten Welt relevant, die eher zu viele Produktivitäts- und Führungsmantras kennt als zu wenige?
9 Sätze, mit denen Sie der Produktivität Starthilfe geben, wenn Sie eine Aufgabe delegieren
Vielleicht haben Sie unseren Blogbeitrag "10 Sätze, die Sie niemals sagen dürfen, wenn Sie eine Aufgabe delegieren" gelesen. Falls nicht, hören Sie mit dem auf, was Sie gerade tun, und lesen Sie ihn. Er bietet Einblick in einige am Arbeitsplatz häufig gehörte Sätze, die die Produktivität aller Beteiligten mindern. Vielleicht verwenden Sie einige davon sogar selbst? Als Reaktion auf diesen Artikel hat uns einer unserer Leser vorgeschlagen, eine Liste mit Aussagen zu erstellen, die Sie verwenden können, um die Produktivität eines Kollegen zu fördern, wenn Sie ihn darum bitten, eine Aufgabe zu erledigen. Daher präsentieren wir also... 7 Aussagen, mit denen Sie die Produktivität steigern: 1. "Hier sind alle Dokumente, die Sie benötigen, um diese Arbeit zu erledigen." Das schlimmste, was Sie tun können, wenn Sie eine Aufgabe delegieren, ist, dem Kollegen aufzutragen, etwas zu erledigen, ohne ihm die erforderlichen Materialien zur Verfügung zu stellen. Das hält ihn unnötig auf und kann nur schiefgehen. Wenn Sie gerade jemanden darum gebeten haben, ein neues Projekt zu bearbeiten, dann stellen Sie demjenigen alles zur Verfügung, was er benötigt, um sofort zu beginnen – Projektbeschreibungen, Vorlagen, Verträge. 2. "Hier können Sie Beispiele für ähnliche Arbeiten finden." Wurde ein solches Projekt schon einmal durchgeführt? Eine großartige Möglichkeit, jemanden einzuarbeiten, besteht darin, der Person Beispiele für frühere Arbeiten zu zeigen. Sie weiß dann, was von ihr als fertiger Beitrag erwartet wird. Referenzen zur Verfügung zu stellen, verhindert, dass Ihnen Arbeitsergebnisse geliefert werden, die nicht Ihren Vorstellungen entsprechen. 3. "Was meinen Sie, bis zu welchem Termin können Sie diese Arbeit fertigstellen?" Fälligkeitstermine zu besprechen, anstatt diese vorzugeben, ist eine großartige Möglichkeit, sicherzustellen, dass Dinge erledigt werden. Geben Sie der von Ihnen beauftragten Person die Möglichkeit, Sie über ihre anderen Verpflichtungen zu informieren. Dann können Sie besprechen, ob Ihr gewünschter Fälligkeitstermin machbar ist oder nicht. Dies gibt Ihnen auch die Möglichkeit, bei Bedarf die Prioritäten des Mitarbeiters neu zu ordnen. 4. "Wenn Sie zwischendurch auf Probleme stoßen, dann lassen Sie mich — oder das Team — das so schnell wie möglich wissen, damit wir eine Lösung finden können." Bieten Sie Ihre Hilfe klar und deutlich an, damit Ihr Kollege keine Angst davor hat, sich mit Fragen an Sie zu wenden — jedoch nur, wenn Sie es auch so meinen! Indem Sie sich selbst oder den Rest des Teams als Informationsquelle zur Verfügung stellen, können Sie dabei helfen, Hemmnisse abzubauen, sobald diese auftreten, und Projekte können im Zeitplan bleiben. Je länger Mitarbeiter warten, bevor sie Fragen stellen oder um Hilfe bitten, desto mehr verzögert sich Ihr Projekt. 5. "Jennifer und Johannes haben Erfahrung mit dieser Art von Aufgabe. Fühlen Sie sich frei, sie um Hilfe zu bitten." Dies ist vergleichbar damit, Kollegen ältere Beispiele ihrer Aufgaben oder Projekte zu geben. Wenn Sie an Ihr Teammitglied eine Aufgabe delegieren, lassen Sie es wissen, wer Erfahrung mit dieser Art der Arbeit hat, damit es weiß, an wen es seine Fragen richten kann. Ihrem Teammitglied diese Informationen im Voraus zu geben, erspart es ihm oder ihr, überall herumrennen zu müssen, um Antworten auf Fragen zu finden. 6. "Letztes Mal haben Sie großartige Arbeit geleistet, daher bin ich davon überzeugt, dass Sie dieses Projekt/diese Aufgabe genauso gut lösen werden." Positive Bestätigung ist altbewährt. Jemandem zu zeigen, dass man an seine Fähigkeiten glaubt und ihm vertraut, ermuntert dazu, ausgezeichnete Arbeitsergebnisse zu liefern! 7. "Sie haben sehr hart gearbeitet, machen Sie eine Pause!" Pausen sind der Schlüssel für kontinuierliche Produktivität. Lassen Sie Ihre Teammitglieder wissen, dass es Sie nicht stört, wenn sie eine Pause einlegen – solange sie wohlverdient ist. Die Pomodoro-Technik schlägt vor, in 25-Minuten-Abschnitten zu arbeiten und zwischendurch jeweils 3- bis 5-minütige Pausen einzulegen. Und nun 2 Fragen, mit denen Sie die Produktivität steigern: Wir alle wissen, dass es manchmal nicht ausreicht, Menschen zu sagen: "Ich bin da! Sie können mich gerne um Hilfe bitten!" Ihre Teammitglieder könnten zu schüchtern sein, um dieses Angebot zu nutzen, oder vielleicht sogar denken, dass sie nicht gut dastehen, wenn sie Sie beim Wort nehmen. Möchten Sie wirklich sichergehen, dass Ihre Kollegen so produktiv wie möglich sein können, formulieren Sie Ihre Aussagen in Fragen und laden Sie sie dazu ein, ihre Projektsorgen mit Ihnen zu teilen. 1. "Sehen Sie bereits irgendwelche Probleme (oder fehlen Ihnen Dinge), durch die Sie Schwierigkeiten bekommen könnten, rechtzeitig fertig zu werden? Das gibt Ihrem Teammitglied die Chance, etwas zu nennen, das ihm während der Projektarbeit im Weg stehen könnte. Die Antworten können alles Mögliche umfassen, von fehlenden Unterlagen bis zu schleppender Zusammenarbeit mit einem anderen Teammitglied. 2. "Haben Sie irgendwelche Ideen, wie dieses Projekt verbessert und das Fälligkeitsdatum dennoch eingehalten werden kann?" Sie wissen nie, welche tollen Ideen dabei herauskommen können! Wenn Ihr Teammitglied eine gute Idee hat, wie das Projekt verbessert oder das Verfahren beschleunigt werden kann, sperren Sie die Ohren auf und hören Sie zu. Ihr Mitarbeiter wird sich eher voll in ein Projekt einbringen, wenn er zum Brainstorming-Prozess beigetragen hat. Haben Sie einen dieser Sätze bereits in Ihrem Büro gehört? Behalten Sie diese im Sinn, wenn Sie das nächste Mal eine Aufgabe delegieren, und lassen Sie uns wissen, ob sie Ihrer Meinung nach geholfen haben. Berichten Sie uns unten im Kommentar-Bereich von Ihren Erfolgsgeschichten! Wenn Sie das nächste Mal eine Aufgabe delegieren müssen, dann nutzen Sie Wrike, um die Übergabe noch einfacher zu machen. Starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testphase! BIOGRAFIE DER AUTORIN: Ashley Coolman ist Content Marketing Managerin bei Wrike und spezialisiert auf Social Media, trockenen Humor und das Oxford-Komma. Twitter | LinkedIn
Trends im IT-Projektmanagement für 2015
Der Ruf nach besserem Projektmanagement erschallt in keiner anderen Branche so intensiv wie im IT-Sektor. Immer mehr Geld wird weltweit in die IT investiert, und mit der zunehmenden Komplexität der IT Projekte, den sich schnell verändernden Technologien, und den hohen Kosten bei scheiternden Projekten - sind Projektmanager in der IT mit schwierigeren Aufgaben und größeren Teams belastet als je zuvor. IT-Projektmanager müssen Schritt halten mit den neuesten Branchentrends, so dass sie den steigenden Anforderungen nachkommen können und ihre Unternehmen an der Spitze der Entwicklung bleiben. Diese 4 Trends gestalten die Zukunft des IT-Projektmanagements: Trend 1: Stärkere Betonung auf Führungs- und Kommunikationsfähigkeiten. Vorbei sind die Zeiten, als technische Kompetenz die wichtigste Qualifikation eines IT-Projektmanagers war: Führungs- und Kommunikationsfähigkeiten werden immer dringender. In einer aktuellen ESI-Umfrage nennen 40% der IT-Projektmanager Führung bzw. Kommunikation als notwendigste Fähigkeit um Fortschritte in der Karriere zu machen. Immer mehr Ausbildungsmöglichkeiten konzentrieren sich darauf Führungskräften so genannte „Soft Skills“ zu lehren, beispielsweise wirksame Führungs- und Kommunikationstechniken. IT-Manager, die diese Möglichkeiten jetzt nutzten, werden ganz vorne mitlaufen. Trend 2: Talentbindung wird immer wichtiger – und schwieriger. Die IT-Branche ist sehr wettbewerbsorientiert. Und mit dem weltweiten Mangel an qualifizierten Projektmanagern wird die Suche nach einem talentierten IT-Projektmanager immer schwieriger. Da die Unternehmen wahrscheinlich keinen Kandidaten finden werden, der die Qualifikationen und die Erfahrungen hat, die sie suchen, erkennen Sie wie wichtig es ist, Mitarbeiter intern auszubilden. Mitarbeiterschulungen und Weiterbildungsmaßnahmen werden immer beliebter, und infolgedessen stellen PMOs eine immer beliebter werdende Möglichkeit zur strukturierten Ausbildung dar. Trend 3: Die Popularität agiler Methoden ist dabei, Stakeholder-Beziehungen zu wandeln. Die Ausbreitung agiler Methoden bedeutet, dass Projektmanager aller Bereiche ihre Beziehungen mit Kunden und Stakeholdern neu ausformen müssen. Statt dass Stakeholder diktieren, was genau wann produziert werden soll, werden sie aufgefordert, eine neue Arbeitsweise bereitwillig anzunehmen: eine fortdauernde Beziehung zum Entwicklungsteam herzustellen und das endgültig zu liefernde Produkt immer wieder neu zu definieren, während das Projekt fortschreitet. Somit müssen IT-Projektmanager Stakeholder-Beziehungen und Kommunikation auf eine völlig neue Weise angehen, und sie müssen sie davon überzeugen, auf diesen neuen Ansatz aufzusteigen, der weltweit immer mehr Entwicklungsteams durchdringt. Trend 4: IT-Projekte werden immer komplexer. Der Aufstieg großer Daten- und Mobil-Plattformen führt zu größeren, komplizierteren IT-Projekten. Höhere Komplexität bedeutet, größere Teams zu verwalten, mehr Abteilungen zu koordinieren und weitere Stakeholder zufrieden zu stellen. Komplexe Projekte können auch bedeuten, dass statt einem einzelnen Manager, ein ganzes Team von Projektmanagern den Prozess überwachen muss. Zusammenarbeit wird dadurch wichtiger denn je. Ihrem Team zu helfen, besser zusammenzuarbeiten — mit externen Stakeholdern sowie internen Abteilungen — ist jetzt eine Sache, die über den Erfolg oder das Scheitern eines Projektes bestimmt. Die Zukunft der Arbeit Jetzt wissen Sie, was in der IT-Welt vor sich geht. Sind Sie neugierig, was die Zukunft für alle Projektmanager bringt? Schauen Sie in unserer Kristallkugel und entdecken Sie 10 Arbeitskompetenzen, die Sie im Jahr 2020 benötigen. Weitere verwandte Artikel: Abstimmen! Was erwarten Sie, welche Marketing-Trends werden 2015 die größte Auswirkung haben? Die 6 wichtigsten Marketing-Trends für das Jahr 2015 6 digitale Marketing-Trends die 2015 zu beobachten sind Wo geht es 2015 mit der Zusammenarbeit hin: Die 4 wichtigsten Trends, die zu beobachten sind