Leistungsstarker, integrierter Dateizugriff mit Microsoft SharePoint und Wrike

Wrike bietet nun die Integration mit SharePoint, die Teams hilft, ihre Dateien und Assets mühelos zu verwalten, zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Teams können SharePoint-Websites und -Gruppen direkt in Wrike durchsuchen, Links zu SharePoint-Dateien und -Ordnern in Aufgaben und Projekten erstellen und Assets mithilfe von Wrike Funktionen über die Ziellinie bringen. 

Die Leichtigkeit, mit der unser Content-Team seine Dateien verwalten, teilen und gemeinsam bearbeiten kann, ist eine der entscheidendsten Voraussetzungen für unseren reibungslosen Geschäftsbetrieb. 

Und dies betrifft nicht nur das Content-Team selbst – absolut alles hängt davon ab. Unsere Fähigkeit, Firmenliteratur, digitale Inhalte, Werbetexte, Produkt- und Markenmaterial zu erstellen, beruht letztendlich auf unserer Kapazität zur funktionsübergreifenden Zusammenarbeit an Arbeitsdokumenten. Wenn jedoch diese Prozesse nicht mit der Arbeitsmanagement-Lösung koordiniert sind, in der wir unsere Projekte und Aufgaben organisieren, entstehen Barrieren und Silos.

Für ein erfolgreiches, durchgehendes Projektmanagement muss also Ihr Arbeitsmanagement-Tool mit Ihrem System für Dateizugriff und Zusammenarbeit abgestimmt sein. Ich habe selbst erlebt, wie viel Leistung dies im Team freisetzen kann und wie wichtig es für alle Rollen und Teams eines modernen Unternehmens ist.

Mit mehr als 400 vorhandenen Integrationen, einschließlich Dateiablage-Plattformen und anderen Microsoft-Tools, bietet Wrike den einheitlichen Workspace, den Teams heute brauchen. Die Integration für Microsoft SharePoint und Wrike war lange eine der gefragtesten Funktionen in unserer Community. Sie löst die häufigsten Probleme, mit denen Teams bei der Synchronisierung der Arbeitsmanagement-Plattform mit dem System für Dateizugriff und Zusammenarbeit konfrontiert sind. Sehen wir uns nun an, welche Funktionen die gemeinsame Nutzung wesentlicher Assets jetzt noch besser unterstützen.

Warum es so wichtig ist, die gemeinsame Arbeit an Dateien zu transformieren

Ende 2020 kamen unser CEO und unsere SVP of Marketing mit anderen führenden Köpfen der Branche zusammen, um über die Zukunft der Arbeit 2021 zu sprechen – wie sie aussehen wird, wie man sich darauf vorbereitet und was dies aus praktischer Sicht für Teams bedeutet. 

Es standen diverse Themen zur Diskussion, von der Nutzung neuer Technologien bis zur Akzeptanz des hybriden Arbeitens. Immer wieder wurde dabei die wichtige Rolle einer harmonischen digitalen Arbeitsumgebung betont, in der Mitarbeiter erfolgreich zusammenarbeiten und produktiv sein können, egal wo sich befinden. 

Die Integration für Microsoft SharePoint und Wrike ist eine solche Entwicklung, die eine integriertere digitale Arbeitsumgebung unterstützt. SharePoint, eine beliebte Lösung für Dateizugriff, Asset-Management und Dokumentenverwaltung, unterstützt die effizientere Zusammenarbeit an funktionsübergreifenden Dateien. 

Die Integration für Microsoft SharePoint und Wrike ermöglicht u. a. Folgendes:

  • Durchsuchen von SharePoint-Websites und -Gruppen in Wrike zum unkomplizierten Auffinden von Ordnern und Dateien 
  • Anhängen von aktiven Links an SharePoint-Assets innerhalb von Ordnern, Projekten und Aufgaben in Wrike
  • Verwendung von Proofing- und Freigabe-Funktionen in Wrike bei der gemeinsamen Arbeit an PDFs und Bilddateien 

Die erweiterte Funktionalität unterstützt die funktionsübergreifende Produktivität und verbessert das digitale Erlebnis für Teams, die nun von vereinfachtem Zugriff auf wichtige Materialien profitieren. 

Die Microsoft SharePoint Integration ist erhältlich auf allen aktiven Wrike-Accounts – um SharePoint-Dokumente zu Aufgaben hinzuzufügen, müssen Sie lediglich Ihre Anmeldeinformationen eingeben. Account-Administratoren können die Integration zudem in den „ Admin-Einstellungen“ nach Wunsch aktivieren oder deaktivieren.

Einfügen von SharePoint-Dateien in Wrike

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Bei der Arbeit unter Termindruck ist es entscheidend, schnell die benötigten Daten für Ihre Aufgaben und Projekte zur Hand zu haben. Jetzt können Sie und Ihr Team alle Assets, die mit einem Projekt in Wrike verbunden sind, ganz einfach finden und aufrufen.

In Ihren Aufgaben, Projekten oder Ordnern in Wrike sehen Sie nun eine SharePoint-Option, wenn Sie in der Navigationsleiste auf „Dateien anhängen“ klicken. Nutzen Sie diese Funktion, um einen aktiven Link zu beliebigen Dateien und Ordnern anzulegen, die mit Ihnen geteilt wurden oder die Sie in SharePoint erstellt haben. 

Das Anheften der relevanten Dokumente, Dateien und Assets an jede Aktivität in Wrike gewährleistet reibungslosere Arbeitsabläufe, einfachen Zugriff auf Arbeitsdateien und eine effizientere Zusammenarbeit.

Browsen in SharePoint, ohne Wrike zu verlassen

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Wir wissen, dass jedes Team oder Unternehmen seine eigenen Methoden hat, um Dateien zu verwalten, oft mit spezifischen Ordnerstrukturen und Namenskonventionen. Wichtig ist, innerhalb Ihrer eigenen Arbeitsmanagement-Umgebung in dieser Struktur navigieren zu können.

Mit einem Klick auf die SharePoint-Option im Dropdown-Menü „Dateien anhängen“ innerhalb Ihrer Aufgaben und Projekte öffnen Sie ein Suchfeld. Hier können Sie alle Dateien, Ordner und Assets innerhalb Ihrer Gruppen und Websites in SharePoint durchsuchen.

Alle Ordner oder Dateien, die mit Ihnen geteilt wurden oder die Sie in SharePoint erstellt haben, sind über dieses Menü zugänglich. Sie können also Assets finden und anhängen, ohne Ihr Wrike-Fenster zu verlassen. Sie haben die Wahl zwischen den Registerkarten „Following“ und „All“ in der Navigationsleiste, um Ihre SharePoint-Ressourcen zu finden. „All“ bietet Ihnen Zugriff auf alle Websites und Gruppen auf einmal, während „Following“ nur die SharePoint-Speicherorte anzeigt, die Sie verfolgen. Außerdem können Sie das Suchfeld verwenden, um im Handumdrehen die benötigten Dateien zu finden.

Gemeinsame Arbeit an wichtigen Dokumenten


Nachdem nun Dateien und Ordner an Ihre Projekte und Aufgaben in Wrike angehängt wurden, kann die unkomplizierte, produktive Zusammenarbeit an Ihren Assets beginnen.

Innerhalb Ihrer Wrike-Projekte und -Aufgaben können Sie SharePoint-Links in neuen Registerkarten öffnen und eine Vorschau der aktuellen Version am jeweiligen Speicherort in SharePoint anzeigen. Bei Änderungen in SharePoint sehen Nutzer immer die aktualisierte Dateiversion. Über die angehängten SharePoint-Links haben Sie stets Zugriff auf die aktuellen Arbeitsdaten, die im Falle von Änderungen sofort auf den neuesten Stand gebracht werden.

Außerdem können Sie die Proofing- und Freigabe-Funktionen von Wrike verwenden; diese sind derzeit für angehängte SharePoint-PDFs und -Bilddateien erhältlich. Falls Sie keinen Zugang zur Proofing-Funktion haben (ob als Add-on oder Teil von Wrike for Marketers), lassen sich diese Dateien in Ihren Aufgaben und Projekten dennoch als Vorschau anzeigen. 

Ganz gleich, wie Sie und Ihr Team gemeinsam an Dokumenten arbeiten: Angehängte Links führen immer zur aktuellen Version der SharePoint-Dateien, so dass Ihr Team seine Dokumente in Echtzeit fertigstellen und Projekte schneller abschließen kann. 

Für eine bessere Arbeit an Ihren Assets

Die Integration für Microsoft SharePoint und Wrike steht allen Wrike-Nutzern zur Verfügung und hilft Teams, Hindernisse bei der integrierten Bearbeitung geteilter Dateien zu überwinden. 

Wrike unterstützt die Integration mit Hunderten von Anwendungen, darunter die komplette Microsoft Office 365 Produktsuite. Wir haben bereits erwähnt, warum es für die Zukunft der Arbeit und die hybride Belegschaft so wichtig ist, all Ihre Tools zu konsolidieren und ein einheitliches digitales Arbeitserlebnis zu schaffen. Stellen Sie sich vor, Sie und Ihre Teams könnten alle wichtigen Anwendungen direkt auf Ihrer Arbeitsmanagement-Plattform aufrufen und verwenden. Andere Teams haben bereits das leistungsstarke, kollaborative Arbeitsmanagement mit ihren Microsoft-Programmen kombiniert, um Projekte voranzutreiben, ihre Aktivitäten zu skalieren und das Wachstum zu fördern. 

Das ist das Potenzial der Integration von Microsoft SharePoint und Wrike, aber es ist erst der Anfang. Wir freuen uns sehr, Sie bei der Transformation Ihrer Arbeitsumgebung und Prozesse zu unterstützen – durch leistungsstarkes Arbeitsmanagement und hilfreiche Integrationen mit all Ihren bevorzugten Tools.

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