Как адаптировать креативное агентство к рыночной реальности
Креативное агентство видело и лучшие годы. Тогда идея считалась самостоятельным и достойным оплаты продуктом. Контракты заключались на годы. Стратеги могли написать бриф и считать свою работу сделанной. Впрочем, ностальгия не лучшая альтернатива выручке. Wrike используют для управления проектами тысячи агентств, так что мы решили обобщить опыт наших клиентов по рыночной адаптации. Красный океан Все любят посмотреть “Каннских львов” в свободную минуту, но когда дело доходит до бизнеса, заказчика при работе с креативным агентством гораздо больше занимает KPI и ROI, чем регалии и фестивальные успехи. Недавно мы предложили опробовать наш сервис директору одного из крупных российских агентств. Ответ мы получили довольно пессимистичный: Наши клиенты пытаются заработать в красном океане с маржинальностью, стремящейся к нулю. Агентства пытаются получить от них какую-то часть тех копеек, а вот ваш сервис пытается получить что-то от агентств. Креативные агентства — и в самом деле, частые пользователи Wrike. Мы можем не только “что-то получить”, но и многое дать игрокам этого рынка, и наше решение востребовано именно в этой рыночной ситуации. Но мысль автора понятна. Кризис урезал бюджеты и число желающих делать и давать рекламу через агентства. Внезапно оказалось, что рынок тесноват, а его участники не готовы к работе в жестких условиях. Это наложилось и на другие, более растянутые во времени тенденции. Девальвация идеи Все меньше клиентов ценят креативную часть работы. Как правило, всех интересует законченный кейс: анализ аудитории и каналов продвижения, продакшен контента, разработка и воплощение стратегии его запуска. То есть за свои деньги клиент хочет получить то, чего ему не хватает. Недостаток идей человек ощущает редко, но зато ему вполне очевидны такие вещи, как нехватка экспертизы и ресурсов, которые помогут разработать и запустить успешную кампанию на десятках digital- и не только каналов. В такой ситуации креативный потенциал важен, однако отлаженные процедуры, четкое выполнение сроков, предсказуемые результаты значат не меньше. Растущий объем работы Сами проекты становятся более трудоемкими. Новые каналы и форматы появляются каждый год. Это растущая нагрузка не только на стратега, которому нужно проанализировать эффективность каждого варианта и проработать продвижение по всему спектру вариантов. Это означает и растущие в геометрической прогрессии объемы продакшена. Там где 10 лет назад хватало одного ролика для ТВ, теперь понадобится целый мини-сериал на YouTube. Разовые контракты Ведение постоянных аккаунтов остается верным куском хлеба для все меньшего числа агентств. Остальные имеют дело с контрактами на один проект. Их предпочитают все более крупные заказчики. По сути, агентство становится артелью фрилансеров с юридическим лицом, которое каждый раз имеет дело с новым клиентом. Его бренд, продукты и особенности общения приходится осваивать с нуля и завоевывать его доверие тоже. Как делать больше без новых людей Креативное агентство должно работать над операционным совершенством бизнеса. Найти время и ресурсы без массового найма сотрудников можно только оптимизацией рабочих процессов и переосмыслением каждого значимого этапа в работе — от планирования проектов до общения с клиентами. В силу своей специфики исторически креативные агентства не уделяли много внимания управлению проектами и организации ежедневной работы сотрудников. С одной стороны это плохо, с другой это значит, что есть куда расти — есть скрытые резервы, которые нужно освободить и успевать больше имеющимися силами. Нам бы очень хотелось сказать, что достаточно внедрить систему управления проектами и заставить всех заполнять в ней брифы, ставить задачи и отчитываться по полученному фидбеку. Однако, в реальности приходится идти и на другие изменения — менять подход к организации работы, обучать сотрудников и по-новому взаимодействовать с клиентами. Основные правила Производство контента должно быть именно производством. Это подразумевает в каком-то смысле конвейерную работу с соблюдением инструкций и использованием заготовок. При правильной организации это не убьет творческий подход, зато позволит резко снизить уровень хаоса, сократить время на выполнение задач и минимизировать число ошибок в работе. Заготовки — это главный секрет ускорения работы над проектом. Если у вас уже есть наработанная практика в дизайне стендового оформления или разработке кампаний для социальных сетей — этот опыт важно формализовать и оформить в виде шаблонов с планом действий. Это может быть набор задач в системе управления проектами, пункты в таблице, mind map или что-то еще. Важно, чтобы, получив задачу, сотрудники сразу понимали, какой из имеющихся шаблонов в “библиотеке” агентства им нужно взять для начала работы, чтобы человек не начинал работу каждый раз с чистого листа. В таком шаблоне должен быть перечень основных задач, их последовательность и зависимость между собой, а также справочная информация (что где брать и кто за что отвечает). В зависимости от специфики бизнеса/проекта, шаблоны можно создавать под конкретные форматы, типы кампаний, отраслевые категории и т. д. Помимо ускорения процесса и сокращения числа ошибок, шаблоны представляют собой удобный “курс молодого бойца” и в делают сотрудников взаимозаменяемыми. Формировать группу людей под проект станет гораздо проще. Как это может помочь? Скоро вы осознаете, что вам не так уже катастрофически не хватает людей, и с квалификацией у тех, что есть — тоже все неплохо. Как обычно, производительность труда зависит в первую очередь от грамотного менеджмента, и даже самая креативная сфера — не исключение. Есть и еще один плюс. Имея четкую последовательность этапов и статусов готовности для основных типов проектов, вы быстро поймете, сколько времени занимает каждый этап в работе агентства. Это позволит гораздо увереннее и реалистичнее планировать сроки. Некоторые этапы плохо поддаются прогнозированию — например, сроки утверждения макетов и получения обратной связи от заказчика. Однако, и здесь есть что улучшить. Как продавать процесс Несмотря на мантру, что главное — не процесс, а результат, заказчикам постоянно кажется, что их проекту уделяется мало внимания, а просьбы о доработках принимаются в штыки. Чтобы укрепить лояльность клиента и повысить вероятность повторных заказов, агентству нужно научиться демонстрировать не только готовый продукт, но и эффективный рабочий процесс. Заняться этим стоит на этапе планирования, чтобы избежать трудностей с взаимопониманием уже в начале сотрудничества. Поэтому важно обосновать и детализировать требуемое время. Лучше если это будет не просто наспех набросанный хронологический список, а серьезная подготовленная визуализация, например, в форме диаграммы Ганта. Это, во-первых, докажет вашу профессиональную состоятельность. Вы же закажете 3D-модель гостиной с предполагаемым результатом, прежде чем отдавать реальное помещение на растерзание дизайнеру? Иллюстрация рабочего времени, которое планирует оплатить заказчик, не менее важна. Кроме того, каким бы гениальные менеджеры не работали в вашем агентстве, хорошая визуализация позволит разгрузить голову и не прокручивать одни и те же даты, задачи и имена в голове по двадцать раз на дню. Достаточно будет просто открыть нужную диаграмму. Во-вторых, диаграмма Ганта не просто отражает зависимости и график готовности задач, но и очень наглядно показывает, что сроки — результат серьезного планирования, задействования множества сотрудников и оптимизации рабочих процессов. Например, заказчику будет очевидно, что многие задачи расположены на временной шкале параллельно друг другу, то есть будут выполняться одновременно — график уплотнен до предела, чтобы успеть в названный срок. Это здорово помогает обосновать озвучиваемые сроки. Почему это важно для заказчика Креативное агентство должно открыть для заказчика “внутреннюю кухню” его проекта. Так, наши пользователи из агентства Position2 предоставляют клиенту гостевой аккаунт в системе управления проектами. Так он сможет наблюдать обновления задач и рабочие обсуждения и даже участвовать в них. Это позволяет получить обратную связь на ранней стадии, избежав переделок финального продукта. Кроме того, заказчик будет осторожнее просить о переделках, если он будет точно знать, каких усилий это требует и насколько сдвинет сроки. Пункт в договоре о количестве рабочих итераций не будет лишним, но если вы докажете, что этот пункт стоит там не просто так, это будет гораздо эффективнее для долгосрочного сотрудничества. Вовлечение заказчика в рабочий процесс креативного агентства на уровне вашей системы управления проектами, ускорит и упростит процесс утверждения финального продукта. Одно дело в первый раз показать уже готовый результат, а другое быстро показывать и получать фидбек прямо в процессе подготовки макетов, черновых вариантов видео и других промежуточных материалов. Если заказчик одобрял работу на ранних этапах, к итоговому продукту у него останется гораздо меньше претензий и вопросов. Если вы работаете в Wrike, то можно использовать специальную функцию “Согласование”, чтобы автоматизировать и упорядочить процесс получения наглядной обратной связи от всех проверяющих и исправление материалов по комментариям. Понимание того, как происходит работа и ощущение причастности к процессу, оказывают очень сильное влияние и на то, как заказчик воспринимает итоговый продукт, и на его лояльность. Прозрачность — не просто красивое слово, это вполне реальный инструмент увеличения повторных заказов.
Как приучить креативную команду к сервису совместной работы
Внедрение системы для совместной работы в творческом коллективе Вы — креативный директор. У вас слишком много проектов, ваши подчиненные выбиваются из сил, и вы понятия не имеете, как наладить быструю и эффективную работу с помощью той системы, которой вы пользуетесь сейчас. Что же делать? Решения для организации совместной работы помогают высвободить время, которое обычно растрачивается впустую на посещение ненужных совещаний, просмотр и отправку безумного количества писем, поиск вложений и последних версий обновленных документов. Более того, такие сервисы позволяют больше времени уделять творчеству, а не изучению спецификаций проекта или деловой переписке. Вместе с тем, у креативных команд всегда множество параллельных задач в работе. У них нет времени испытывать новые инструменты, которые в конечном итоге могут оказаться непригодными. Прежде чем приобретать решение для организации совместной работы и очертя голову бросаться его осваивать, прочтите наши рекомендации, чтобы сделать именно тот выбор, который одобрит ваша вечно занятая креативная группа. А тогда уже осваивайте и творите! 1. Определите процессы, для которых вам нужен инструмент Вам хорошо известны все ваши рабочие процессы. Поэтому, как первый пользователь и главный специалист по работе с новым решением, воспользуйтесь своими знаниями и составьте набор четко сформулированных правил по применению нового инструмента, чтобы ваши сотрудники понимали, чего им следует ожидать. Создайте документ, в котором будет описано: Какие функциональные возможности вы будете использовать, и каким образом. У некоторых сервисов такой широкий спектр возможностей, что многие из них вам могут никогда не пригодиться. Составьте список функций, которые будет использовать ваша команда, и обязательно укажите, каким образом эти функции помогают упростить рабочие процессы. Как будут организованы задачи. Любой инструмент для совместной работы предлагает свою систему организации задач в виде папок или проектов, чтобы пользователям не приходилось долго искать то, что им нужно. Определитесь, будет ли ваша команда упорядочивать работу по типам материалов, заказчикам, ответственным дизайнерам или по всем перечисленным параметрам одновременно. Выберите тот вариант, который вам лучше всего подходит. Как называть задачи. Внедрение четкой системы наименований поможет вашим сотрудникам понимать суть любой задачи, не открывая ее. Система должна включать в себя правила, типа таких: названия задач должны начинаться c имени клиента в квадратных скобках, например [Клиент], после имени клиента в названии задачи должен идти глагол, например «Создать» или «Обновить», названия задач должны заканчиваться расчетной продолжительностью выполнения, например [2ч]. Как будут организованы вложения. Объясните всем сотрудникам, как должны храниться документы и файлы с результатами работы, чтобы эти материалы было легко найти. Будут ли все они лежать в одной папке? Будут ли они прикрепляться на уровне папки, на уровне проекта, или на уровне отдельных задач? Есть ли у вас общий диск, на котором хранятся все файлы? Как вы станете называть файлы, чтобы их имена были понятными? После завершения проекта будут ли окончательные версии отчетных материалов храниться в каком-либо определенном месте? Планирование регулярных совещаний. Если у вас принято проводить регулярные совещания, заведите соответствующие задачи в своей системе. Это необязательный шаг, но он позволяет централизованно хранить всю информацию о совместной работе — которая, разумеется, включает совещания. Мы предлагаем создать папку под названием «Совещания» с подпапками для различных видов совещаний (если это необходимо). Затем в этой папке создайте задачу с датой и временем запланированного совещания, назначьте ее всем приглашенным, настройте дату и сделайте задачу повторяющейся. Во время совещаний добавляйте заметки о ходе обсуждения к этой задаче, чтобы любой участник мог получить к ним доступ и при необходимости внести свои дополнения. 2. Сформируйте небольшую тестовую группу Если вы описали процессы, для которых будет использоваться сервис, это вовсе не значит, что вы создали наилучшую методику работы для своей команды. Как и в работе с клиентами, вам необходима обратная связь. Обычно сервисы предлагают до 2 недель бесплатного пробного доступа, и это нужно использовать! Сформируйте небольшую группу «первопроходцев», которые начнут осваивать новый инструмент, разъясните им описанные процессы, обучите работе с функционалом и попросите сразу же начать использовать инструмент при выполнении крупного или маленького проекта. Распишите им преимущества нового программного решения и посоветуйте использовать его как можно чаще, чтобы уменьшить вероятность возвращения к прежним методам работы. Интенсивные испытания в боевых условиях дадут вам больше понимания о пригодности сервиса, чем том технической документации. Wrike — единая среда для совместной работы, в которой сотрудники могут держать описание задания, файлы и дискуссии в общей задаче и не выискивать каждый раз информацию в почте и разных файлохранилищах. Попробуйте бесплатно » 3. Оптимизируйте процессы Прежде чем подключать к системе всех сотрудников вашей команды, попросите участников тестовой группы, чтобы они внесли необходимые дополнения или изменения в предложенные вами процессы. Если они будут предлагать более удачные методы использования программных функций, имена папок, названия задач и т. д., вносите их предложения в документацию по процессам. Именно эти люди должны решать, как будет использоваться новый инструмент для совместной работы, потому что они работают с ним каждый день. 4. Предложите программный инструмент всем сотрудникам команды После того как вы и ваша тестовая группа разработаете надежный способ внедрения и использования инструмента для совместной работы, настанет время «вывести его в люди». Предложите его всем участникам команды точно так же, как предлагали тестовой группе. Передайте им документацию по рабочим процессам, проведите обучение и попросите сразу же начать использование инструмента в работе над новым проектом. 5. Вносите дальнейшие корректировки по мере надобности Продолжайте собирать отзывы. Если у сотрудников будут появляться идеи о том, как повысить эффективность инструмента, рассмотрите каждую из них с точки зрения пользы для команды и достижения конечных целей. Если процесс не работает, создайте решение для этой проблемы и проверяйте его результативность раз в месяц или квартал, чтобы убедиться, что неполадка исправлена. Если вы используете решение по модели SaaS («программное обеспечение как услуга»), поставщик, скорее всего, будет постоянно предлагать вам обновления, улучшения и новые функциональные возможности. Всегда задумывайтесь о том, действительно ли необходимо внедрять эти новые функции в рабочий процесс. Не каждая из них вам подойдет, поэтому обновляйте процессы, только если вы знаете, что это поможет работе вашей команды. Wrike обеспечивает полный рабочий цикл проекта: от идеи и задания до его согласования. Интеграция с Adobe, Google Drive, Dropbox и Box позволит синхронизировать все файлы в одном сервисе. Попробуйте бесплатно » Помогите своей команде работать слаженнее и эффективнее Воспользуйтесь этими пятью рекомендациями, чтобы помочь вашей творческой группе успешно освоить новый программный инструмент, оптимизировать совместную работу и больше времени тратить на творчество, а не на проверку почтовых ящиков. Если вы можете поделиться опытом удачного или неудачного развертывания решения для совместной работы, предлагайте свои советы в комментариях!
Wrike - надежная и удобная система управления проектами
10 требований к системе для управления креативными проектами
Креативные команды всегда получают большое количество запросов от других подразделений. Это естественно, особенно если клиентская база и популярность компании растут. Однако чем выше спрос и больше нагрузка, тем тяжелее становится работать. Если перегруженность приводит к тому, что важные задачи остаются без внимания, а дедлайны срываются, команде стоит задуматься о приобретении системы управления креативными проектами, которая поможет грамотно распределить усилия. На что следует обратить внимание, выбирая подобное программное обеспечение? Мы подготовили список из 10 пунктов, описывающих функциональность идеального инструмента для организации креативной работы. Ключевые функции системы для управления креативными проектами 1. Эффективное управление файлами Креативные команды почти всегда активно обмениваются сообщениями с клиентами, постоянно получая новые указания и отправляя исправленные версии заказанных материалов, так что возможность иметь круглосуточный доступ к файлам и вложениям становится жизненно необходимой. Также нужна поддержка версий, чтобы вашей команде больше не приходилось разбираться в пяти документах с именем FINAL-LOGO.psd в поисках самого последнего варианта. 2. Удобное средство коммуникации помимо электронной почты Возможность обсуждать работу необходима креативным командам как воздух. Причем в идеале это обсуждение должно как можно меньше походить на неэффективную и трудоемкую электронную переписку. Нужен способ вести дискуссии в том же пространстве, где находятся актуальные задачи и файлы. У членов команды должна быть возможность оставить отзыв и обменяться мнениями с коллегами по поводу недавно загруженного дизайн-макета, последнего пресс-релиза, или даже о выборе места для вечеринки. 3. Совместное редактирование Идеальное программное обеспечение для управления креативными проектами предоставляет всем членам команды доступ к документам и файлам и дает возможность изменять их одновременно. Ни один документ не должен оказаться заблокированным в тот момент, когда он кому-то больше всего нужен. Кроме того, такая возможность позволяет разделить задачу между коллегами. 4. Удобное отслеживание рабочего времени Креативные агентства обычно требуют почасовую оплату, поэтому важно иметь какой-то способ отслеживания оплачиваемых часов. Если в программное обеспечение для управления проектами встроен тайм-трекер, для учета рабочего времени нужно просто нажать на кнопку. 5. Удобные отчеты на основе данных реального времени Подготовка отчетности не должна вызывать затруднений. Выбранная вами система должна позволять составлять любые отчеты на основе актуальных данных, независимо от того, нужен ли вам табель учета рабочего времени или таблица с недельными показателями производительности вашей команды, — и делать это легко, без мучений. 6. Визуализация временной диаграммы проектов Чтобы помочь вам соблюдать график, программное обеспечение должно отображать взаимосвязи и сроки отдельных задач в рамках общей картины. Идеально, если календарное планирование визуализировано, потому что в этом случае вы сразу видите общую временную шкалу, зависимости между задачами и основные вехи проекта. 7. Управление ресурсами Для успеха проекта крайне важно знать, каких сотрудников, а также какие физические и виртуальные ресурсы можно на него выделить. Поэтому ваша система для управления креативными проектами должна позволять каждому увидеть рабочую нагрузку и доступность ресурсов. 8. Гибкое управление задачами Чем проще создать папку проекта и организовать задачи внутри нее, тем лучше. Удобный интерфейс потребительского уровня — это большой плюс. Если система не позволяет легко перемещать объекты, связывать задачи или добавлять теги для обозначения контекста, ищите другой вариант. 9. Нативные мобильные приложения Факты: 47% всей электронной почты в настоящее время просматривается на мобильных устройствах, также ожидается, что тенденция использования собственных устройств для работы (BYOD) в ближайшие пять лет будет активно развиваться. Так что совершенно необходимо, чтобы инструмент, который вы используете для управления творческими проектами, имел собственное мобильное приложение, а не только поддерживал доступ через мобильный браузер. Ваши сотрудники будут работать с мобильных устройств, и решение должно обеспечить им такую возможность. 10. Настраиваемые рабочие процессы Каждый творческий коллектив имеет свой уникальный стиль работы. Команда не должна подстраиваться под новое программное обеспечение — это система должна адаптироваться к привычным вам методам.
Cистемы управления дизайнерскими проектами
Система управления дизайнерскими проектами помогает действовать по плану вам, вашей команде, вашим клиентам и, самое главное, помогает выполнять в соответствии с планом ваши проекты. Предлагаем несколько советов по выбору самого подходящего инструмента.
Для чего нужен шаблон проекта по созданию анимации
Когда вы начинаете работу над новым креативным проектом, можно очень легко отвлечься от главной цели, и поэтому шаблон проекта по созданию анимации может помочь вам как в планировании, так и в выполнении работ. Узнайте, из каких трех основных частей состоит этот шаблон и какую помощь может оказать вам Wrike в работе над проектом.