Facturation des projets

Comment facturer des projets de services professionnels

Les entreprises de services professionnels sont confrontées à un certain nombre de défis, allant des ressources mal allouées aux flux de travail et processus inefficaces. Dans le rapport de Wrike « Professional Services Work Benchmark » de 2019, 17 % des entreprises interrogées désignent « une facturation ou un suivi des activités confus » comme étant la cause principale de la perte de clientèle (phénomène de churn). 

La facturation est une étape cruciale pour toute entreprise. Sans cela, elles ne seraient tout simplement pas rémunérées pour le travail accompli pour le compte de leurs clients. Mais ce processus n'est pas toujours simple et clair. La facturation peut aussi être chronophage et fastidieuse. 

Plus d'un tiers des répondants à cette même enquête déclarent qu'il leur faut deux à trois heures par semaine pour assurer le suivi des heures facturables, tandis que 10 % estiment que cela leur prend quatre heures ou plus par semaine. 

Les entreprises de services professionnels ne facturent pas toutes leurs clients de la même manière. Par exemple, une société de marketing appliquera probablement une structure de facturation différente de celle d'un cabinet de services juridiques ou d'une agence d'architecture. Cela est dû au fait que leurs activités ne sont pas de même nature. 

Une structure de facturation, des méthodes de suivi du temps et des modalités de paiement appropriées peuvent aider les entreprises à éviter la perte de clientèle, au même titre qu'un bon logiciel de facturation de services professionnels. Une méthode de suivi du temps adaptée est également importante car elle permet de s'assurer que les entreprises ne jettent pas d'argent par les fenêtres en sous-estimant le travail facturable.  

Une solution logicielle efficace rationalise le suivi du temps et automatise les tâches répétitives ou chronophages.  

Nous aborderons dans cette partie les différents modèles de facturation, le suivi des heures facturables, la facturation des clients et la manière dont Wrike peut contribuer à rendre la facturation des services professionnels plus simple et efficace.

Choisir une méthode de facturation

La facturation des services professionnels ne relève pas d'un processus unique et universel. Ce qui vaut pour une société informatique ne vaut pas forcément pour un cabinet d'experts-comptables, c'est pourquoi il est important de choisir une modèle de facturation adaptée à la nature des activités. 

Voici quelques exemples de modèles de facturation fréquemment employées :

• Prix fixe/basée sur le projetLa facturation à prix fixe est peut-être le moyen le plus simple de facturer un client. Il s'agit d'une facturation basée sur des frais initialement convenus. Si les parties concernées conviennent que le coût total du projet est de 2 000 $, alors il s'agira du montant à payer une fois le projet terminé. Cette méthode de facturation est idéale lorsque la fluctuation des coûts est moindre.
• Tarif journalier ou horaireComme son nom l'indique, un tarif horaire peut être facturé à un client en fonction du temps passé à réaliser les tâches ou prestations de conseil demandées. Cette méthode de facturation couvre donc les heures facturables. Le tarif journalier suit la même logique, sauf qu'au lieu d'être payé à l'heure, le consultant recevra un tarif journalier fixe.
• Facturation jalonnée La facturation jalonnée est une méthode de facturation qui déclenche le paiement une fois que certains jalons du projet ont été atteints. Le versement du montant facturé est lissé sur tout le cycle de vie du projet et non pas effectué une fois le projet terminé.
• Contrat temps et matérielUn contrat temps et matériel peut être indiqué pour les entreprises et les clients dont les dépenses sont soumises à un certain nombre de variables comme le coût d'approvisionnement et des fournitures/du matériel. Un contrat temps et matériel recouvre le coût des fournitures/du matériel investis et autres frais généraux, ainsi que le coût de la main-d'œuvre.

Contrats à prix fixe vs. contrats temps et matériel

Les contrats à prix fixe et les contrats temps et matériel reposent sur deux méthodes de facturation très différentes. Une structure de prix fixe est idéale pour les entreprises dont les travaux ne sont pas tributaires de l'évolution du prix des fournitures/du matériel ou de la main-d'œuvre. Quant au contrat temps et matériel, il permet aux prestataires et autres de recouvrer les dépenses engagées dans le cadre de la réalisation du projet ou de la tâche, lorsque les résultats et les coûts exacts ne sont pas immédiatement clairement établis.

Par exemple, un cabinet d'experts-comptables peut exiger un prix fixe de 200 $ pour préparer chaque année vos déclarations fiscales. Cette activité n'est pas tributaire des fluctuations du coût des fournitures/du matériel et autres variables. Par contre, un prestataire chargé de construire l'extension de votre maison doit tenir compte de nombreux coûts, dont une grande partie n'est pas connue dès le départ. Les contrats temps et matériel doivent être soigneusement négociés pour établir le coût de la main-d'œuvre et la majoration des prix des fournitures/du matériel et également pour déterminer ce qui relève du travail facturable et non facturable.

Un client peut même demander à ce qu'une clause de non dépassement soit ajoutée. Cette clause permet de plafonner le montant pouvant être facturé par le prestataire. Cela n'est pas indiqué pour les projets de longue durée car le montant étant plafonné, certains coûts risquent de ne pas pouvoir être recouvrés.

Qu'est-ce qu'une avance sur honoraires ?

Une avance sur honoraires est une somme d'argent remise en acompte afin de « retenir » les services de consultants, d'avocats, etc. Il s'agit souvent d'une estimation du travail à effectuer (taux horaires x heures estimées pour parvenir à l'achèvement du projet/cas. 

Un client peut également verser mensuellement une avance sur honoraires sur le long terme lorsqu'il souhaite solliciter les services du prestataire au-delà d'une affaire ou d'un projet donné. Dans ce cas, le consultant profitera d'une source de revenus fiable et régulière.

Heures facturables contre heures non facturables

Facturer des clients pour les prestations effectuées peut sembler assez simple de prime abord, mais quelques complications subsistent. Si l'efficacité du suivi du temps laisse à désirer, certaines activités facturables risquent de passer à la trappe. Une étude de la London School of Economics révèle que 15 % des prestations de conseil facturables ne sont au final pas facturées aux clients. 

Il existe en effet une zone grise entre ce qui relève du travail facturable et non-facturable. En bref, le travail facturable est un travail qui fait progresser et répond aux besoins d'une initiative ou d'un projet donné. 

Comment distinguer les heures facturables des heures non-facturables ? 

Les heures facturables renvoient aux heures de travail pouvant être facturées au client. En règle générale, elles couvrent les prestations nécessaires à la réalisation d'un projet.

Le travail non facturable englobe tout ce qui est susceptible de profiter à un employé ou à une entreprise, mais qui n'a aucune incidence concrète sur le résultat final d'un projet. Par exemple, la formation des employés et la recherche de nouvelles opportunités commerciales ne peuvent pas être considérées comme du travail facturable, pas plus que le temps passé à divertir un client ou à préparer une facture .

Les activités facturables incluent généralement les efforts de recherche, le travail de conception, les tâches administratives liées au projet (production et classement de documents administratifs pour le compte d'un client, etc.) ainsi que toute autre tâche essentielle à la réalisation du projet. Ce travail facturable doit faire l'objet d'un suivi et peut être effectué avec des solutions logicielles comme Wrike. Le minuteur de tâche de Wrike enregistre automatiquement le temps consacré à une tâche donnée. Des journaux de temps peuvent également être renseignés manuellement et affichés dans la vue Journal de Wrike. 

Le fait de pouvoir mieux appréhender ce qui relève d'une tâche facturable ou non-facturable peut aider les entreprises à comprendre ce à quoi les employés consacrent leur temps. Par exemple, si vous constatez que les employés passent beaucoup de temps à réaliser des tâches administratives non liées au projet, vous pouvez envisager d'automatiser certaines parties de leur flux de travail.

Calcul des heures facturables

Pour calculer les heures facturables, il faut d'abord déterminer ce qui relève du travail facturable et non-facturable. Il faut ensuite déterminer le temps consacré au travail facturable en utilisant le logiciel de suivi du temps.

Pour calculer les heures facturables, il suffit d'additionner le temps consacré aux activités facturables. Multipliez ensuite le nombre d'heures pouvant être facturées au client par le tarif demandé. Admettons par exemple qu'un consultant facture 75 $ de l'heure. Si 5 heures sont consacrées à des activités liées au projet, le montant facturé au client sera de 375 $.

Une entreprise peut également facturer des montants plus élevés pour certains projets ou avec certains employés : voilà pourquoi il est important de savoir rester organisé et de toujours garder une trace afin de savoir qui travaille sur quoi.

Feuilles de temps dans Wrike Resource : un moyen simple de suivre le temps passé sur les tâches

Facturation des clients pour les projets

Une facture est un document qui précise la nature et le coût d'une prestation. Ce document indique à l'acheteur le type, la date et le montant du service fourni.

Une facture inclut généralement un nom commercial, une date, une description des services, un numéro de facture unique, ainsi qu'un mode de paiement. Une facture peut également intégrer des conditions de paiement (par ex., un délai de paiement de 30 jours ou des pénalités de retard).

La facture doit impérativement comporter une date, un numéro de facture et une description avant d'être transmis au client. Dans une facture, toute erreur risque d'entraîner des retards de paiement, ce qui peut être problématique pour les prestataires, les travailleurs indépendants et les consultants.

Conditions de paiement généralement appliquées par les prestataires

Obtenir le paiement dans les temps peut être une source de stress pour les prestataires et entreprises de services professionnels (par ex., lorsqu'après avoir accepté les conditions du contrat et livré le projet dans les délais, le client traîne des pieds pour s'acquitter de la facture).

L'ajout de conditions de paiement peut être une solution pour limiter la survenue de retards de paiement.

Voici certaines des conditions de paiement les plus fréquemment utilisées :

• Délai de paiement de 7, 21 ou 30 jours 
• Pénalités de retard en plus des frais engagés dans le cadre de la réalisation du projet 
• Versement d'un acompte de 50 % du montant facturé 
• Remise pour paiement anticipé

Il est difficile d'affirmer si ces conditions de paiement incitent vraiment les clients à payer à temps. En 2016, seulement 26 % des entreprises implantées en Chine ont payé leur facture à temps, et 15,5 % de ces mêmes entreprises se sont acquittées de leur facture 30 à 90 jours après son émission.

Le suivi exact des heures facturables et l'utilisation d'une structure tarifaire adaptée à votre entreprise sont deux moyens permettant aux prestataires et entreprises de services professionnels de garantir un processus de tarification et de facturation efficace — et Wrike est là pour vous aider à chaque étape.