Cómo optimizar con análisis de flujo de trabajo

En el acelerado entorno empresarial de hoy en día, las organizaciones buscan continuamente formas de mejorar sus operaciones y mantenerse por delante de la competencia. Un método eficaz para lograr la excelencia operativa es a través del análisis de flujo de trabajo. Cuando examinan y optimizan minuciosamente los flujos de trabajo, las empresas pueden simplificar procesos, mejorar la eficiencia y, en última instancia, impulsar el éxito empresarial.

En este artículo, vamos a analizar el concepto, el proceso y el impacto del análisis de flujo de trabajo en el rendimiento empresarial.

Índice

• ¿Qué es un análisis de flujo de trabajo?

• El proceso de análisis de flujo de trabajo

• Métodos para analizar flujos de trabajo

• Implementación de cambios basados en análisis de flujo de trabajo

• Retos que tener en cuenta a la hora de organizar los flujos de trabajo

• En qué medida el análisis de flujo de trabajo transforma los procesos empresariales

• Qué buscar en una plataforma de organización de flujos de trabajo

• Flujos de trabajo y resultados reales: por qué Wrike funciona

¿Qué es un análisis de flujo de trabajo?

El análisis de flujo de trabajo se refiere a la evaluación sistemática y la mejora de los procesos de flujo de trabajo dentro de una organización. Implica examinar cómo se realizan las tareas, identificando áreas de mejora e implementando cambios para optimizar la eficiencia y la productividad. Al analizar los flujos de trabajo, las empresas obtienen información valiosa sobre sus operaciones actuales, lo que les permite detectar problemas, eliminar redundancias y simplificar procesos.

El proceso de análisis de flujo de trabajo

El proceso de análisis de flujo de trabajo implica varios pasos clave y cada uno contribuye a la comprensión general y la mejora de los procesos dentro de una empresa.

Mapear el flujo de trabajo actual

El primer paso en el análisis de flujo de trabajo es identificar y mapear todos los procesos dentro de una organización. Esto significa documentar y comprender cada paso involucrado en completar una tarea, de principio a fin. Cuando observan el flujo de trabajo, las organizaciones obtienen una visión clara de sus operaciones y pueden identificar ineficiencias o cuellos de botella.

Involucra a las personas que llevan a cabo el trabajo. Su experiencia diaria te da una visión más clara de cómo funciona todo realmente. También son quienes pueden identificar alternativas, ralentizaciones o pasos innecesarios. En un entorno de fabricación, por ejemplo, el mapeo podría abarcarlo todo, desde la adquisición de materias primas hasta el empaquetado final. Dividir esas etapas en subtareas ayuda a crear una imagen más precisa del flujo de trabajo y dónde se puede mejorar.

Análisis de datos para la eficiencia de los procesos

Una vez que lo has mapeado todo, es hora de ver de cerca cómo funciona el proceso. Esto significa comprobar qué pasos ralentizan el progreso o no aportan valor. Eliminar esas partes innecesarias puede ayudar a tu equipo a completar tareas más rápido y con menos esfuerzo.

Aquí es donde entra en juego la analítica. Al rastrear cuánto tiempo lleva cada paso, puedes determinar lo que está funcionando y lo que está obstaculizando. Por ejemplo, en un equipo de servicio al cliente, puedes encontrar que los retrasos en la resolución de consultas se deben a problemas con el traspaso de las tareas o canales de comunicación confusos. Corregir estas áreas puede contribuir a un soporte más rápido y clientes más satisfechos.

Identificación de cuellos de botella y ámbitos de mejora

Uno de los objetivos principales del análisis de flujo de trabajo es detectar ineficiencias y áreas que se pueden mejorar. Los cuellos de botella son puntos en el flujo de trabajo donde las tareas se retrasan o ralentizan, afectando a la eficiencia general del proceso. Una vez que sabes dónde están, resulta más fácil decidir qué debe modificarse para seguir avanzando.

El análisis de flujo de trabajo también ayuda a las organizaciones a identificar áreas donde se necesitan recursos adicionales o cambios para mejorar la eficiencia general del proceso. Esto podría implicar adquirir nueva tecnología, reasignar recursos o capacitar a los empleados para realizar tareas de manera más efectiva. Por ejemplo, las pruebas pueden ser un obstáculo para un equipo de software. Si ese es el caso, automatizar parte de las pruebas o incorporar más soporte de garantía de calidad puede agilizar el equipo y mantener los proyectos en marcha. El objetivo siempre es el mismo: crear un proceso más fluido y eficiente que promueva mejores resultados.

Métodos para analizar flujos de trabajo

No existe un enfoque único para todos los tipos de análisis de flujo de trabajo. Hay diferentes métodos que pueden proporcionar una mejor visibilidad y resultados superiores según tus objetivos, estructura del equipo y tipo de trabajo que realizas. Vamos a ver algunos de los tipos más efectivos y cuándo usarlos.

1. Análisis de flujo de trabajo lineal

Los flujos de trabajo lineales siguen una secuencia particular: cada tarea depende de la anterior y avanza en línea recta desde el inicio hasta el final. Estos flujos de trabajo son comunes en entornos como fabricación, laboratorios o procesos normativos, donde el orden y el cumplimiento estrictos son importantes.

Cuándo usarlos: este enfoque funciona bien cuando tu flujo de trabajo tiene un orden establecido y resultados predecibles. Puedes usar mapeo de procesos para desglosar cada fase y recopilar datos cuantitativos y analizar la producción del flujo de trabajo para detectar lagunas o retrasos.

2. Análisis de flujo de trabajo transversal

Los flujos de trabajo transversales abarcan diferentes departamentos o disciplinas. Estos flujos de trabajo dependen en gran medida de funciones de colaboración y sistemas de información para mantenerlo todo en marcha. Sin embargo, tienden a experimentar aislamiento de información, responsabilidades poco claras o traspasos de tareas no uniformes, lo que afecta a la efectividad del flujo de trabajo.

Cuándo usarlos: si tus flujos de trabajo existentes incluyen varios equipos, analizar la aportación humana e identificar los puntos de fricción resulta clave. Los datos cualitativos obtenidos de los comentarios del equipo combinados con un modelo visual del flujo de trabajo pueden ayudar a detectar dónde se producen los retrasos y cómo cada equipo contribuye al resultado deseado.

3. Análisis de flujo de trabajo híbrido

Un flujo de trabajo híbrido combina elementos lineales y transversales. Puedes tener un proceso de aprobación estructurado que se ramifica en varias tareas paralelas o un sistema central que aporta resultados a diferentes áreas de negocio.

Cuándo usarlos: los flujos de trabajo híbridos son comunes en entornos de atención médica, procesos legales e iniciativas que abarcan toda la empresa. Requieren un análisis cuidadoso tanto de los componentes básicos como de los traspasos complejos. Centrarse en la productividad del flujo de trabajo, recopilar tanto información cuantitativa como cualitativa y priorizar la visibilidad de los datos posibilitan una mejora significativa del proceso sin tener que comenzar desde cero.

Implementación de cambios basados en análisis de flujo de trabajo

Una vez que se completa la fase de análisis, es hora de implementar los cambios necesarios según los resultados del análisis de flujo de trabajo.

Priorización de áreas de mejora

Después de identificar los puntos débiles en el flujo de trabajo, el siguiente paso es priorizar. Concéntrate en los cambios que tendrán el mayor impacto en la eficiencia y la productividad, no solo los más fáciles de resolver. Eso significa sopesar los beneficios potenciales y el tiempo dedicado, las herramientas involucradas y las personas necesarias para hacerlos realidad.

Las partes interesadas también deben estar implicadas en el proceso de priorización. Mediante la recopilación de opiniones de empleados, gerentes y otras personas directamente involucradas en el flujo de trabajo, las organizaciones pueden asegurarse de que los cambios seleccionados se alineen con los objetivos generales.

Estrategias para implementar cambios

Implementar cambios basados en análisis de flujo de trabajo requiere una estrategia planificada. Esto exige planificar el proceso de implementación, establecer objetivos claros y comunicar los cambios a las partes interesadas pertinentes.

Sopesa los riesgos y desafíos potenciales asociados con la implementación de cambios. Al anticipar estos obstáculos, las organizaciones pueden desarrollar planes de contingencia para mitigar su impacto y asegurar una transición fluida.

Para lograr una transición exitosa, los equipos necesitan apoyo para poner en marcha sus nuevos procesos de flujo de trabajo. Esto podría significar formación práctica, guías breves o revisiones rápidas que permitan completar los nuevos pasos. Cuando las personas entienden por qué el cambio importa y cómo afrontarlo, es más probable que lo adopten con confianza. Una pequeña inversión inicial en formación puede marcar una gran diferencia para el éxito a largo plazo de una organización.

Supervisión y ajuste de cambios

Después de implementar los cambios, es esencial supervisar su impacto en la eficiencia del flujo de trabajo. Las comprobaciones regulares ayudan a detectar elementos que ralentizan el trabajo o crean confusión. Cuanto antes detectes un problema, más fácil será resolverlo y mantenerlo todo en funcionamiento de forma fluida.

Para rastrear el impacto, recopila datos sobre indicadores clave de rendimiento (KPI), como el tiempo de ciclo, el rendimiento y las tasas de error. Comparar estos números antes y después de los cambios ayuda a aclarar qué está funcionando y dónde el proceso aún necesita ajustarse. Es una forma sencilla de convertir los comentarios en acción.

Además, las organizaciones deben animar a los empleados y las partes interesadas a que aporten sus comentarios. La búsqueda activa de comentarios y sugerencias revela datos sobre el impacto real de los cambios. Esta información ayuda a la toma de decisiones para futuros ajustes.

Retos que tener en cuenta a la hora de organizar los flujos de trabajo

La implementación de software de gestión de flujos de trabajo no siempre es directa. Incluso con una estrategia de lanzamiento sólida, pueden surgir obstáculos, especialmente cuando cambias la estructura de los procesos empresariales. Estas son las cosas a las que debes prestar atención:

Resistencia de los empleados

Modificar los flujos de trabajo, como nuevas herramientas, diferentes aprobaciones o roles redefinidos, puede incomodar a los empleados. Por eso la transparencia, la formación práctica y la comunicación temprana son tan importantes. Cuanto más entienda tu equipo el "por qué", más fácil será alinear a todo el mundo para alcanzar el resultado deseado.

Falta de sincronía entre el equipo de TI y la empresa

Si tus herramientas de gestión de flujo de trabajo no cumplen con las necesidades técnicas y operativas, se deja de avanzar. Este desacuerdo entre los departamentos de TI y la empresa suele deberse a que se trabaja de manera aislada. Por lo tanto, asegúrate de que tu plan de implementación sea colaborativo. Involucra a TI desde el principio, especialmente cuando evalúes herramientas de análisis de flujo de trabajo o establezcas protocolos de seguridad.

Complejidad del proceso

No todos los procesos necesitan tres componentes básicos y cinco niveles de aprobación. Cuanto más complicados sean tus flujos de trabajo, más difícil será mantenerlos. Si tu flujo de trabajo no satisface las necesidades actuales del equipo o ralentiza la toma de decisiones, podría ser el momento de simplificar. Las comprobaciones redundantes, por ejemplo, pueden reemplazarse por respuestas automáticas que mantienen el trabajo apuntando hacia el resultado deseado.

Seguridad y cumplimiento

Los flujos de trabajo que gestionan datos de clientes o propiedad intelectual necesitan atención adicional. Antes de automatizar tareas o trazar un nuevo sistema, asegura los requisitos normativos y determina quién necesita acceso y a qué. Este paso es un componente crítico de cualquier puesta en marcha de un proceso de organización. Una vez que tu configuración está activa, supervisa cómo esos flujos de trabajo permiten el acceso y realiza auditorías regulares para mantener el rumbo.

En qué medida el análisis de flujo de trabajo transforma los procesos empresariales

Un buen conocimiento de los flujos de trabajo empresariales permite a los equipos descubrir dónde se están sobreutilizando o subutilizando los recursos. Una gestión eficaz del flujo de trabajo también ayuda a una colaboración más fluida, reduce los retrasos y ayuda al personal a completar las tareas con menos fricción. Proporciona más estabilidad a tu proceso y mantiene las operaciones empresariales en marcha.

Mejora la satisfacción y la experiencia del cliente

Cuando los equipos comienzan a analizar flujos de trabajo centrándose en la experiencia del cliente, pueden identificar retrasos, interrupciones o malentendidos que afectan negativamente a la satisfacción general. Ya sea que estés resolviendo tickets de soporte o gestionando un flujo de trabajo de aprobación de facturas, optimizar la secuencia de tareas conduce a un servicio más rápido y resultados más consistentes.

Uso del análisis de datos para resolver los problemas

Los datos cuantitativos y cualitativos son valiosos para comprender cómo funcionan los flujos de trabajo en la práctica. Las herramientas de análisis de flujo de trabajo, junto con la observación directa o grupos focales, te dan visibilidad sobre qué se necesita cambiar, como las tareas repetitivas y los procesos manuales.

Realiza análisis de flujo de trabajo para mejorar su rendimiento

El rendimiento del flujo de trabajo depende de lo bien que cada paso se alinee con el siguiente. Cuando los equipos analizan cómo progresa el trabajo a través de un sistema (observando la estructura, los resultados y el esfuerzo) pueden identificar ineficiencias y descubrir información que puede resultar útil. Los métodos lineales, híbridos o personalizados sirven al mismo propósito: detectar ineficiencias y convertir la información en progreso.

Mejora continua a través del compromiso de los empleados

El análisis de flujo de trabajo funciona mejor cuando es colaborativo. Involucrar a los empleados en el proceso ayuda a resaltar las brechas en el flujo de trabajo actual, promueve la mejora de los procesos y fomenta la aceptación de los posibles cambios. Este tipo de supervisión continua también respalda el cumplimiento normativo, particularmente en sectores estructurados como el sanitario.

Recopila datos y analiza los resultados para tomar mejores decisiones empresariales

Una vez que hayas recopilado los datos utilizando herramientas de visualización de flujos de trabajo o herramientas digitales, puedes analizarlos para identificar causas raíz y tendencias. Estos datos brindan a los equipos la información clara que necesitan para automatizar tareas, reasignar la asignación de recursos o seleccionar nuevas herramientas que mejoren el rendimiento sin necesidad de una renovación completa.

Qué buscar en una plataforma de organización de flujos de trabajo

Cada empresa es diferente, pero una plataforma de organización de flujos de trabajo sólida suele incluir elementos esenciales que ayudan a mantener las operaciones escalables y seguras. Estas funciones respaldan desde la visibilidad básica del flujo de trabajo hasta la automatización de procesos empresariales compleja.

Visibilidad completa a lo largo del proceso

Sin una representación visual de cómo funcionan tus flujos de trabajo, es difícil identificar cuellos de botella o ineficiencias. Los responsables necesitan ver exactamente dónde se encuentra el trabajo, quién está involucrado y cuánto le falta para completarse. Ese tipo de transparencia es fundamental para la gestión de flujos de trabajo y ayuda a los equipos a adaptarse rápidamente y a identificar problemas antes de que se conviertan en obstáculos.

Acceso flexible y permisos

Los flujos de trabajo a menudo involucran colaboradores externos como freelancers, clientes o proveedores. Tu sistema debe permitir un acceso seguro basado en permisos a flujos de trabajo específicos sin comprometer los datos confidenciales. Las funciones integradas como SSO, 2FA y los registros detallados de acceso ayudan a los equipos de TI a mantener el control mientras posibilitan una colaboración fluida.

Integración en la nube y acceso móvil

Una gestión de procesos empresariales moderna no implica una única ubicación o herramienta. Las plataformas basadas en la nube permiten a los equipos acceder a los flujos de trabajo desde cualquier lugar, aprovechar los recursos informáticos y actuar ante los cambios en tiempo real. Si tu objetivo es la agilidad, el acceso a la nube es la base de un sistema de gestión de flujos de trabajo receptivo.

Flujos de trabajo y resultados reales: por qué Wrike funciona

Wrike le ofrece a tu equipo un espacio de trabajo donde cada flujo de trabajo respalda las necesidades diarias del negocio. Puedes usar carpetas para organizar flujos de trabajo específicos, realizar análisis y crear sistemas repetibles sin necesidad de numerosas herramientas.

Con Wrike, es más fácil documentar tus procesos empresariales, automatizar tareas repetitivas y aportar claridad incluso a los proyectos más complejos. Esta plataforma te ayuda en todo, desde el seguimiento del rendimiento hasta la colaboración, y te ofrece una solución centralizada que se adapta a la forma en que trabaja tu equipo.

No necesitas empezar de cero para comenzar. Wrike se adapta a los procesos existentes y te ayuda a escalar sin complicaciones. Nuestras plantillas y herramientas de automatización están diseñadas para apoyar a equipos reales que realizan trabajo real, sin forzarte a adoptar un sistema rígido.