Digitaler Alltag: So organisiert sich Deutschland im Büro
Deutsche Unternehmen sind im Digitalisierungs-Fieber. Wie die Digitalisierung bei den Büroangestellten, die letztlich mit neuen Software-Tools arbeiten, ankommt, ist die Fragestellung im aktuellen Wrike Digital Work Report. Wir haben untersucht, wie sich Büroarbeiter in Deutschland, Frankreich und Großbritannien organisieren und welche Werkzeuge sie dafür einsetzen. Der Werkzeugkoffer der Schreibtischtäter Im Durchschnitt jongliert jeder deutsche Büroarbeiter mit etwa fünf verschiedenen IT-Tools. Etwa sieben Prozent der Befragten nutzt sogar mehr als zehn digitale Hilfsmittel. Und ihre Anzahl scheint tendenziell zu steigen: 45 Prozent der Befragten nehmen gegenüber dem Vorjahr einen leichten Zuwachs der digitalen Hilfsmittel wahr. 15 Prozent bemerken sogar eine signifikante Steigerung. Dabei sind E-Mails zwar das meistgenutzte Tool, doch gleichzeitig sehen 40 Prozent der Befragten darin ein Hemmnis, um ihre Arbeit produktiv erledigen zu können. Die meistgenutzten Tools zur Arbeitsorganisation in deutschen Büros E-Mail – 75 Prozent Tabellen-Programme – 62 Prozent Handschriftliche Notizen – 44 Prozent Konferenzsysteme (Audio, Video, Web) – 28 Prozent ERP-Systeme – 26 Prozent Instant Messaging-Dienste – 26 Prozent Projektmanagement-Software – 25 Prozent CRM-Software – 24 Prozent Collaboration-Software – 17 Prozent Der Ländervergleich zeigt, dass Frankreich in Sachen Digitalisierung weiter zu sein scheint als Deutschland: Bei unseren Nachbarn im Westen nutzen nur 59 Prozent E-Mail regelmäßig für die Organisation ihrer Aufgaben, handschriftliche Notizen führt nur noch jeder vierte. Im Gegensatz dazu kommen in französischen Büros CRM-Tools (32 Prozent) häufiger zum Einsatz. Auch Collaboration-Software, die die Organisation gemeinsamer Projekte und Aufgaben erleichtert, hat sich in Frankreich bereits stärker durchgesetzt: Sie werden von nahezu jedem vierten (24 Prozent) genutzt, in Deutschland sind es erst 17 Prozent. Vielleicht ein Grund, warum die Franzosen trotz stärkerem Arbeitsanstieg (77 Prozent vs. 72 Prozent) weniger gestresst sind (60 Prozent vs. 65 Prozent)? Keine Qual der Wahl Nur 14 Prozent der Befragten des Digital Work Reports gaben an, ihre eigenen Tools nutzen zu dürfen. Demgegenüber haben 84 Prozent keine Möglichkeit, selbst über die Werkzeuge, die sie für ihre Aufgaben benötigen, zu entscheiden. Davon bestimmt in über 60 Prozent der Fälle die IT-Abteilung, in 24 Prozent der Bereichs- oder Teamleiter, welche Tools auf dem Rechner oder dem beruflich genutzten Smartphone landen. Was aus IT-Sicht und im Sinne der Komplexitätsreduzierung nachvollziehbar und sinnvoll ist, führt aus Mitarbeitersicht aber zu geringerer Produktivität und schlechterer Effizienz. Schließlich wünschen sich 21 Prozent der Mitarbeiter bessere Hilfsmittel, wenn sie danach gefragt werden, wie ihr Arbeitgeber sie in ihrer Produktivität unterstützen kann – der Wunsch rangiert dabei gleich hinter den Bedürfnissen nach besserer Kommunikation, mehr Work-Life-Balance und größerer Wertschätzung. Individuelle Einschätzung Insgesamt stehen die Deutschen der Digitalisierung jedoch positiv gegenüber: So sind sich 74 Prozent der befragten Büroarbeiter sicher, dass die Einführung und Nutzung digitaler Hilfsmittel sowie die Digitalisierung an sich einen positiven Einfluss auf das eigene Unternehmen haben. Davon haben 57 Prozent festgestellt, dass dadurch Informationen zuverlässiger zur Verfügung stehen und geteilt werden. Über 50 Prozent sind der Meinung, dass es jetzt einfacher ist, von anderen Standorten oder von Zuhause zu arbeiten. 48 Prozent glauben, dass durch die Nutzung neuer Tools die Datensicherheit verbessert wird. Wie (und womit) arbeiten wir in 10 Jahren? Die grundsätzlich positive Einstellung gegenüber den digitalen Hilfsmitteln prägt auch die Prognose zu deren zukünftiger Nutzung: 37 Prozent der Befragten können es sich vorstellen, dass alle heute genutzten Hilfsmittel auch in 10 Jahren noch zum Einsatz kommen. Es ist bemerkenswert, dass fast jeder vierte Deutsche überzeugt ist, dass die beiden aktuell meistgenutzten Werkzeuge – Tabellen (24 Prozent) und E-Mail (21 Prozent) – bald von unseren Rechnern verschwinden werden. Die besten Zukunftsprognosen erhalten dagegen Tools, die die Kommunikation und Zusammenarbeit vereinfachen: Nur 8 Prozent glauben, dass Instant Messaging-Dienste in zehn Jahren verschwunden sein werden, gefolgt von Social Media (10 Prozent), Konferenzsystemen (11 Prozent) und Collaboration-Tools (12 Prozent). Infographic brought to you by Wrike
Wrike Happiness Index 2019: Was zeichnet glückliche Arbeitnehmer aus?
Wie glücklich sind deutsche Arbeitnehmer und welche Faktoren aus den Bereichen Unternehmenskultur, Vergütung und Team-Zusammenarbeit sind dafür ausschlaggebend? Das haben wir im Wrike Happiness Index 2019 untersucht. In der Studie wurden rund 4.000 Arbeitnehmer aus Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern in Deutschland, Großbritannien, Frankreich und den USA befragt; 1000 davon in Deutschland. Demnach gehen glückliche Arbeitnehmer regelmäßig mit Kollegen oder Freunden mittags essen (51 Prozent), haben ein gutes oder sehr guten Verhältnis zu ihrer Führungskraft (84 Prozent) und gehen gerne auf Firmen-Events (69 Prozent). Generation Z ist am glücklichsten Die Deutschen sind glückliche Arbeitnehmer: 89 Prozent der Befragten geben an, sehr zufrieden oder überwiegend zufrieden im Job zu sein. Bei einem Vergleich der Generationen zeigt sich, dass Arbeitnehmer aus der Generation Z (18 bis 21 Jahre) am glücklichsten sind: Die Zufriedenheitsquote liegt dort bei 93 Prozent. Das ist bemerkenswert, gilt doch die Generation Z als besonders anspruchsvoll, was ihre Arbeitsbedingungen betrifft. Der Happiness Index zeigt aber, dass ihr genau dieselben Dinge wichtig sind, wie den übrigen Altersgruppen in der Studie: Vergütung, flexible Arbeitszeiten und die Sinnhaftigkeit der Arbeit. Noch etwas höher ist das Glücksgefühl, wenn Studienteilnehmer für ihre tägliche Arbeit eine Software für kollaboratives Arbeitsmanagement verwenden. Hier sind rund 12 Prozent „sehr zufrieden“. Zum Vergleich: Nur 7 Prozent der Mitarbeiter, die mit keiner entsprechenden Software arbeiten, halten sich selbst für sehr zufrieden. Einfluss von Management und Unternehmensphilosophie Evident ist auch der Zusammenhang zwischen dem Wohlbefinden und der Beziehung zum Vorgesetzten: Fast ein Viertel (24 Prozent) der Befragten, die im Job unzufrieden sind, schätzen auch die Beziehung zu ihrem Manager als “Sehr schwach” ein, während bei zufriedenen Mitarbeitern nur 1 Prozent eine sehr schwache Beziehung zur Führungskraft hat. Obwohl Millennials als schwierig zu führen gelten, bewerten diese in der Umfrage die Beziehung zum Manager am besten: 20 Prozent mit “sehr gut” und 45 Prozent mit “gut”. Die Zufriedenheit im Job steht nicht zuletzt mit der Identifikation mit der Unternehmensphilosophie in Verbindung: 47 Prozent der zufriedenen Mitarbeiter stehen „voll und ganz“ hinter der Philosophie ihres Unternehmens, während 82 Prozent der unzufriedenen Mitarbeiter dies „gar nicht“ tun. In großen Unternehmen mit mehr als 10.000 Mitarbeitern weiß fast jeder Zehnte (9 Prozent) nicht, was die Philosophie ihres Unternehmens überhaupt ist. So wundert es nicht, dass sich in Unternehmen dieser Größe die wenigsten Mitarbeiter als „sehr glücklich“ bezeichnen. Der positive Einfluss von kollaborativem Arbeitsmanagement (CWM) macht sich auch im Punkt Management und Unternehmensphilosophie bemerkbar: Der Anteil der befragten, die sich „voll und ganz“ mit der Unternehmensphilosophie identifizieren und sich „sehr gut“ mit ihrem Vorgesetzten verstehen, ist bei CWM-Nutzern höher als bei Mitarbeitern, die für die Zusammenarbeit keine Software-Lösung nutzen. Glücksfaktoren: Mittagspause und Team-Events Die Deutschen verbringen ihre Mittagspause am liebsten mit ihren Kollegen (36 Prozent) und nehmen sich dafür mindestens 30 Minuten Zeit. Diese Art der Pausengestaltung wirkt sich eindeutig positiv auf die Zufriedenheit aus, denn 74 Prozent der sehr oder überwiegend zufriedenen Studienteilnehmer verbringen so ihre Pause. Alleine essen hat genau die gegenteilige Wirkung: Von den unzufriedenen oder unglücklichen Arbeitnehmern nimmt die Mehrheit (69 Prozent) ihr Mittagessen allein am Schreibtisch zu sich. Die Gestaltung der Mittagspause könnte sich jedoch in den nächsten Jahren langsam ändern, denn 22 Prozent der Generation Z, die ja auch als Digital Natives bezeichnet werden, gaben an, sich in der Mittagspause statt mit den Kollegen lieber mit Social Media zu beschäftigen – bei den Millennials liegt der Wert gerade mal bei 12 Prozent. Auch Team-Events, wie After Hours oder gemeinsamer Sport, erhöhen das Glücksgefühl: 69 Prozent der überwiegend zufriedenen Befragten nehmen regelmäßig daran teil. Bei den mehrheitlich unzufriedenen Mitarbeitern geben 68 Prozent an, dass sie keine Lust auf Kontakte mit den Kollegen außerhalb der Arbeit haben. Für den „Happiness Index“ wurden 4.009 Arbeitnehmern aus Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern in Deutschland, Großbritannien, Frankreich und den USA befragt; 1.002 davon in Deutschland. Befragungszeitraum war zwischen dem 13. und 19. November 2018. Die Studie wurde von Atomic Research im Auftrag von Wrike durchgeführt.
Überstunden, Prokrastinieren, Rauchen: So gingen die Deutschen 2016 mit der steigenden Arbeitsbelastung um
Die Arbeitsbelastung in deutschen Büros ist 2016 deutlich angestiegen und führte dazu, dass sich deutsche Büroangestellte gestresster fühlten und weniger Zeit für sich und die Familie zur Verfügung hatten. Das ergab der Digital Work Report von Wrike. Wir haben in einer repräsentativen Studie 3.000 Büroangestellte in Deutschland, Frankreich und Großbritannien befragt, welche Gründe sie für die erhöhte Arbeitsbelastung sehen und wie sie damit umgehen. Steigende Belastung aufgrund von fehlendem Personal „Unser Arbeitsaufkommen ist höher, es werden aber keine neuen Mitarbeiter eingestellt.“ Für 57 Prozent der Befragten ist dies die Hauptursache für die gestiegene Arbeitsbelastung im Vergleich zu 2015. Als weiteren Grund geben 29 Prozent Befragten in Deutschland an, dass auch am Bestandspersonal Kürzungen vorgenommen wurden. Für 26 Prozent ist eine höhere Erwartungshaltung auf Seiten der Kunden die Ursache für das Mehr an Belastung. Europäer reagieren unterschiedlich auf die steigende Arbeitsbelastung Der Anstieg des subjektiv wahrgenommenen Stresslevels ist für 66 Prozent der Befragten die deutlichste Folge der gestiegenen Arbeitsbelastung. Damit fühlen sich die Deutschen im europäischen Vergleich mehr gestresst als die Franzosen (60 Prozent) und Briten (62 Prozent). Die weitere Reaktion auf das Mehr an Arbeit fällt ebenfalls sehr unterschiedlich aus: Während 61 Prozent der Deutschen versuchen, mit Überstunden gegenzusteuern, sind es bei den Briten nur 47 Prozent (Frankreich 56 Prozent). In Deutschland und Großbritannien schieben viele Angestellte Aufgaben vor sich her, weil sie mit ihrer Arbeit nicht nachkommen: „Prokrastinieren“ landet als Reaktion auf das hohe Arbeitsaufkommen auf Platz vier beziehungsweise drei von 13. In Frankreich ist dieses Phänomen vergleichsweise wenig präsent. Prokrastinieren steht im Ranking der Antworten auf Platz 12. In puncto Gesundheit scheinen die Briten Europas Musterschüler zu sein: Nur etwa jeder Zehnte (13 Prozent) reagiert auf starke Arbeitsbelastung mit dem Griff zur Zigarette, in Deutschland und Frankreich ist es jeder vierte (26 beziehungsweise 25 Prozent). Immer weniger Freizeit und Familienzeit Als sehr gravierend empfinden die deutschen Teilnehmer der Umfrage die Einschnitte in ihr Privatleben: 51 Prozent geben an, dass die Zeit, die sie mit ihrer Familie verbringen, gegenüber 2015 deutlich weniger geworden ist. Auch die Zeit, die allgemein zuhause verbracht wird, ist für 53 Prozent spürbar geschrumpft. Es verwundert daher nicht, dass 41 Prozent der Befragten angeben, dass sie gerne Teilzeit arbeiten würden, wenn sie es sich finanziell leisten könnten. Überraschend dabei ist, dass sich Männer und Frauen in dieser Frage recht nahestehen: Bei den Männern würden 37 Prozent reduzieren, bei den Frauen sind es 45 Prozent. Technologischer Fortschritt als Ausweg? Neben der Arbeitsbelastung untersucht der Digital Work Report, wie produktiv Büroangestellte arbeiten und welche Hilfsmittel sie im Büro nutzen. Dabei zeigt sich, dass digitale Technologien von der großen Mehrheit der Befragten (74 Prozent) begrüßt werden, weil sie zu einem besseren Aufgabenmanagement, einfacherem Zugang zu Informationen, besseren Voraussetzungen für flexible Arbeitszeitmodelle und zu mehr Produktivität verhelfen. Infographic brought to you by Wrike
Wrike Digital Work Report 2016: Die Top 5 Produktivitätskiller in deutschen Büros
Zu viele Dinge gleichzeitig erledigen, ist der größte Bremsklotz im Arbeitsalltag deutscher Büroangestellter. Im „Wrike Digital Work Report 2016“ haben wir Büroangestellte in Deutschland, Großbritannien und Frankreich gefragt, wie hoch sie ihre Arbeitsbelastung einschätzen, welche Faktoren die Produktivität einschränken und welche Mitarbeiter besonders unter den Produktivitätskillern leiden. Arbeitsbelastung steigt Auf die Frage, ob die Arbeitsbelastung im Vergleich zu Vorjahr zugenommen hätte, antwortete ein Viertel der Befragten in Deutschland, dass sie „signifikant zugenommen“ hätte. Für 47 Prozent der Deutschen ist sie „leicht angestiegen“. Insgesamt registrieren drei Viertel der befragten Deutschen einen Anstieg der Arbeitsbelastung. Bei der Optimierung der eigenen Produktivität gibt es aber noch Potential: So sind nur 18 Prozent der Befragten der Meinung, ihr volles Produktivitäts-Potential auszuschöpfen. Unter Büroangestellten in Frankreich und Großbritannien sind sogar jeweils nur 15 Prozent der Meinung, maximal produktiv zu sein. Die Top 5 Produktivitätskiller in Deutschland sind: Zu viele Dinge gleichzeitig erledigen Zu viele E-Mails Zu viele ineffiziente Meetings Schlechte Kommunikation mit dem Vorgesetzten oder im Team Nicht auffindbare Informationen Frauen leiden besonders unter schlechter Kommunikation Bemerkenswert ist, dass nicht alle Mitarbeiter gleich stark von den oben genannten Faktoren beeinträchtigt sind: Frauen leiden mehr unter schlechter Kommunikation als die männlichen Kollegen. Männer empfinden wiederum ineffiziente Meetings deutlich belastender als Frauen. Auch mit der E-Mail-Flut haben Männer anscheinend stärker zu kämpfen und gaben dies häufiger als Produktivitätshemmnis an. Ältere Mitarbeiter sind belastbarer Außerdem fällt auf, dass die Generation 55+ besonders belastbar und produktiv ist: Im Vergleich zur „Generation Y“ hat sich die Arbeitsbelastung in den Augen älterer Angestellter im Vergleich zum Vorjahr deutlich weniger erhöht: Von einer signifikanten Zunahme sprechen hier nur 19 Prozent im Vergleich zu 26 Prozent bei der Generation der 18- bis 34-Jährigen. Auch bei der Einschätzung der eigenen Produktivität haben Mitarbeiter, die 55 Jahre oder älter sind die Nase vorn: 26 Prozent geben an, maximal produktiv zu arbeiten. In der Generation Y sind nur 17 Prozent dieser Ansicht.