Digitaler Alltag: So organisiert sich Deutschland im Büro
Deutsche Unternehmen sind im Digitalisierungs-Fieber. Wie die Digitalisierung bei den Büroangestellten, die letztlich mit neuen Software-Tools arbeiten, ankommt, ist die Fragestellung im aktuellen Wrike Digital Work Report. Wir haben untersucht, wie sich Büroarbeiter in Deutschland, Frankreich und Großbritannien organisieren und welche Werkzeuge sie dafür einsetzen. Der Werkzeugkoffer der Schreibtischtäter Im Durchschnitt jongliert jeder deutsche Büroarbeiter mit etwa fünf verschiedenen IT-Tools. Etwa sieben Prozent der Befragten nutzt sogar mehr als zehn digitale Hilfsmittel. Und ihre Anzahl scheint tendenziell zu steigen: 45 Prozent der Befragten nehmen gegenüber dem Vorjahr einen leichten Zuwachs der digitalen Hilfsmittel wahr. 15 Prozent bemerken sogar eine signifikante Steigerung. Dabei sind E-Mails zwar das meistgenutzte Tool, doch gleichzeitig sehen 40 Prozent der Befragten darin ein Hemmnis, um ihre Arbeit produktiv erledigen zu können. Die meistgenutzten Tools zur Arbeitsorganisation in deutschen Büros E-Mail – 75 Prozent Tabellen-Programme – 62 Prozent Handschriftliche Notizen – 44 Prozent Konferenzsysteme (Audio, Video, Web) – 28 Prozent ERP-Systeme – 26 Prozent Instant Messaging-Dienste – 26 Prozent Projektmanagement-Software – 25 Prozent CRM-Software – 24 Prozent Collaboration-Software – 17 Prozent Der Ländervergleich zeigt, dass Frankreich in Sachen Digitalisierung weiter zu sein scheint als Deutschland: Bei unseren Nachbarn im Westen nutzen nur 59 Prozent E-Mail regelmäßig für die Organisation ihrer Aufgaben, handschriftliche Notizen führt nur noch jeder vierte. Im Gegensatz dazu kommen in französischen Büros CRM-Tools (32 Prozent) häufiger zum Einsatz. Auch Collaboration-Software, die die Organisation gemeinsamer Projekte und Aufgaben erleichtert, hat sich in Frankreich bereits stärker durchgesetzt: Sie werden von nahezu jedem vierten (24 Prozent) genutzt, in Deutschland sind es erst 17 Prozent. Vielleicht ein Grund, warum die Franzosen trotz stärkerem Arbeitsanstieg (77 Prozent vs. 72 Prozent) weniger gestresst sind (60 Prozent vs. 65 Prozent)? Keine Qual der Wahl Nur 14 Prozent der Befragten des Digital Work Reports gaben an, ihre eigenen Tools nutzen zu dürfen. Demgegenüber haben 84 Prozent keine Möglichkeit, selbst über die Werkzeuge, die sie für ihre Aufgaben benötigen, zu entscheiden. Davon bestimmt in über 60 Prozent der Fälle die IT-Abteilung, in 24 Prozent der Bereichs- oder Teamleiter, welche Tools auf dem Rechner oder dem beruflich genutzten Smartphone landen. Was aus IT-Sicht und im Sinne der Komplexitätsreduzierung nachvollziehbar und sinnvoll ist, führt aus Mitarbeitersicht aber zu geringerer Produktivität und schlechterer Effizienz. Schließlich wünschen sich 21 Prozent der Mitarbeiter bessere Hilfsmittel, wenn sie danach gefragt werden, wie ihr Arbeitgeber sie in ihrer Produktivität unterstützen kann – der Wunsch rangiert dabei gleich hinter den Bedürfnissen nach besserer Kommunikation, mehr Work-Life-Balance und größerer Wertschätzung. Individuelle Einschätzung Insgesamt stehen die Deutschen der Digitalisierung jedoch positiv gegenüber: So sind sich 74 Prozent der befragten Büroarbeiter sicher, dass die Einführung und Nutzung digitaler Hilfsmittel sowie die Digitalisierung an sich einen positiven Einfluss auf das eigene Unternehmen haben. Davon haben 57 Prozent festgestellt, dass dadurch Informationen zuverlässiger zur Verfügung stehen und geteilt werden. Über 50 Prozent sind der Meinung, dass es jetzt einfacher ist, von anderen Standorten oder von Zuhause zu arbeiten. 48 Prozent glauben, dass durch die Nutzung neuer Tools die Datensicherheit verbessert wird. Wie (und womit) arbeiten wir in 10 Jahren? Die grundsätzlich positive Einstellung gegenüber den digitalen Hilfsmitteln prägt auch die Prognose zu deren zukünftiger Nutzung: 37 Prozent der Befragten können es sich vorstellen, dass alle heute genutzten Hilfsmittel auch in 10 Jahren noch zum Einsatz kommen. Es ist bemerkenswert, dass fast jeder vierte Deutsche überzeugt ist, dass die beiden aktuell meistgenutzten Werkzeuge – Tabellen (24 Prozent) und E-Mail (21 Prozent) – bald von unseren Rechnern verschwinden werden. Die besten Zukunftsprognosen erhalten dagegen Tools, die die Kommunikation und Zusammenarbeit vereinfachen: Nur 8 Prozent glauben, dass Instant Messaging-Dienste in zehn Jahren verschwunden sein werden, gefolgt von Social Media (10 Prozent), Konferenzsystemen (11 Prozent) und Collaboration-Tools (12 Prozent). Infographic brought to you by Wrike
Arbeit 4.0 und der digitale Wandel
Vom Eisenbahn- zum digitalen Netz Gastbeitrag von Kay Koch, Campusjäger Digitaler Wandel und Arbeit 4.0, eine Art vierte industrielle Revolution. Still und leise hat sie sich in unseren Arbeitsalltag eingeschlichen und es dauert nicht mehr lange, bis sie ihr ganzes Potential zeigt. Damit wir künftig Erfolg haben, ist es wichtig, sich schon jetzt zu fragen, welche Veränderungen auf Arbeitnehmer zukommen werden und wie man diesen begegnen kann. Warum 4.0? Der Name sagt es, insgesamt drei große Wandel hat die Arbeitswelt bisher durchlebt: Den ersten – Arbeit 1.0 – vor knapp 200 Jahren, auch besser bekannt als die Industrielle Revolution und damit eine völlig neue Lebens - und auch Arbeitsweise. Symbolisch für diese Zeit steht die Dampfmaschine, die die Muskelkraft von Mensch und Tier ersetzt hat sowie eine willkommene Alternative zu Wind- und Wasserkraft war. Ihre Effizienz zeigte sie vor allem im Eisenbahnverkehr, der die Welt ein Stück näher zusammenrücken ließ. Anfang des 20. Jahrhunderts folgt die Arbeit 2.0, mit Fließbändern, Akkordarbeit, Telekommunikation und der beginnenden Globalisierung. Insbesondere Henry Ford sieht das Potential des Fließbandes und setzt es konsequent in seiner Automobilfabrik ein. Dank der Arbeitsteilung muss jeder Arbeiter nur noch wenige Handgriffe machen und das Model T wird durch die Massenproduktion für jedermann erschwinglich. Das machte das Geschäft für Ford extrem profitabel, was sich in einer Lohnerhöhung der Arbeiter äußerte und seine Methode schnell Vorbild für andere Hersteller wurde. Ab 1970 ziehen Computer in den Büroalltag ein und lösen den Wandel zur Arbeit 3.0 aus. Erste Teile der Produktion werden durch die neuen Informationstechnologien und Elektronik automatisiert und insbesondere industrielle Fertigungsprozesse werden standardisiert. Fabriken werden an kostengünstige Standorte verlagert, der Anteil von Dienstleistungen nimmt stark zu und nationale Märkte öffnen sich infolge der Europäisierung und Globalisierung. Mittendrin statt nur dabei Und heute stehen wir nun vor dem vierten Wandel durch die Arbeit 4.0. Oder besser gesagt: Wir sind schon mitten drin. Digitalisierung und Vernetzung bestimmen unseren Alltag. Was mit der Freizeit angefangen hat, greift nun auch auf die Arbeit über - wir sind immer und überall erreichbar. Das hat sein Für und Wider. Zum einen ermöglicht es theoretisch die Arbeit an jedem Ort zu jeder Zeit. Egal ob zuhause, nachts, im Urlaub oder aus dem Ausland über mehrere Zeitzonen hinweg; mehr als einen Internetzugang braucht es nicht. Starre Bürozeiten werden aufgebrochen, Privates und Berufliches wird vermischt und aufeinander abgestimmt. Die Verschmelzung kann also eine ausgewogene Work-Life-Balance fördern. Auf der anderen Seite aber auch schnell ins Gegenteil umschlagen. Die ständige Erreichbarkeit verlockt dazu, eben doch nochmal kurz die Mails zu checken, den Kunden anzurufen, Mitarbeiter zu instruieren und den letzten Schliff am Projekt vorzunehmen. Das geht auf Dauer auf die Gesundheit – zum Glück lässt es sich mittlerweile auch gut vom Krankenbett aus arbeiten! Womit können wir punkten? Damit das nicht passiert, müssen Arbeitnehmer lernen und das Selbstbewusstsein mitbringen, Aufgaben eigenverantwortlich zu planen und zu managen. Eigenverantwortung und Selbstmanagement sind Fähigkeiten, die in der zukünftigen Arbeitswelt immer wichtiger werden. Davon sind auch bereits viele Studenten überzeugt, wie sich in einer Umfrage von Campusjäger zeigt. 1.000 Studenten wurden nach ihren Einschätzungen gefragt, wie sich der digitale Wandel auswirken wird. Die Befragten sind überzeugt, dass insbesondere Flexibilität und Lernbereitschaft Kernkompetenzen zukünftiger Arbeitnehmer sein werden. Damit rücken Soft-Skills in den Vordergrund, die bisher eher als Pluspunkt galten. Aber auch mit neuen Anforderungen an Hard-Skills rechnen die befragten Studenten. Ein Fünftel misst Technik- und IT-Skills einen immer größer werdenden Stellenwert bei; und das unabhängig vom Fachbereich. Sich nicht auf bisherigem Wissen auszuruhen, sondern wissbegierig neue Technologien und Strategien aufzugreifen, wird die Arbeitswelt von morgen bestimmen. Trotz den vielen großen Veränderungen, sehen zwei Drittel der befragten Studenten den digitalen Wandel viel eher als Chance statt als Risiko und blicken ihrem Berufsleben optimistisch entgegen. Gleichzeitig wird es immer wichtiger, Menschen in Kompetenzen auszubilden, in denen Roboter und Maschinen zumindest bisher an ihre Grenzen stoßen. Das sind aktuell vor allem empathische und soziale Fähigkeiten. Sozialkompetenz ist aber viel mehr als nur die Fähigkeit Menschen zu verstehen und mit ihnen zu kommunizieren. Auf Mitmenschen emotional eingehen, sich in andere hineinversetzen und Konflikte lösen - das wird uns so schnell kein Roboter abnehmen. Zudem lässt die Auflösung starrer Arbeitsverhältnisse die Hierarchien in Unternehmen immer stärker abflachen. Das begrüßen Arbeitnehmer, die sich einbringen, etwas bewirken und in Arbeitsprozessen eigene Entscheidungen treffen wollen. Arbeitgeber profitieren von der gewonnenen Flexibilität und Freiheit, da Mitarbeiter aktiv an Unternehmensentscheidungen teilnehmen. Diese Freiheit lässt Wissen und Innovation im Unternehmen ungehindert fließen und bringt kreativen Input und verstärktes Wachstum. Ungewisse Zukunft Maschinen verändern unsere Arbeit und wir müssen lernen, mit der Zusammenarbeit zwischen Mensch und Maschine konstruktiv umzugehen. Dass das funktionieren kann, zeigen Startups, die ganz neue Produkte und Dienstleistungen schaffen. Der kulturelle und soziale Wandel verändert Ansprüche und Nachfrage an die Wirtschaft. Wohin uns der digitale Wandel allerdings final führen wird, ist noch nicht vollends abzusehen. Die Prognosen reichen von einer allgemeinen Produktionssteigerung und Verringerung von Armut bis hin zu Horrorszenarien wie einer Versklavung der Menschheit durch die Künstliche Intelligenz. Aber es ist nicht der erste Wandel, mit dem wir uns konfrontiert sehen und auch diese Phase können wir aktiv durch Gesellschaft und Politik selbst gestalten – durch die Vernetzung sogar noch mehr als jemals zuvor. Über den Autor: Kay Koch Kay Koch unterstützte bereits während seines Studiums der Wissenschaft-Medien-Kommunikation an der Universität Karlsruhe ein IT-Beratungs- und Entwicklungshaus in den Bereichen Marketing, PR und Recruiting, bevor im April 2016 als Junior PR Manager zu Campusjäger kam. Hier liegt sein Fokus auf den Themen SEO, Content Marketing und Unternehmenskommunikation.