Cómo mejorar la colaboración remota entre equipos
Las empresas pueden mejorar la colaboración remota entre equipos haciendo uso de una comunicación efectiva y las herramientas adecuadas. Obtén más información sobre las prácticas recomendadas de colaboración de forma remota con Wrike.
Tres consejos sobre colaboración para mejorar el trabajo en equipo
Hablamos mucho sobre colaboración de tipo remoto en el futuro. Se trata de una parte integrante del trabajo diario y así seguirá siendo. Ello nos lleva a plantearnos lo siguiente: para las empresas que luchan por implementar una cultura de colaboración, ¿qué tres consejos sencillos podrían hacerla realidad? Estas son las conclusiones a las que hemos llegado: 1. Hacer sitio para la colaboración Tanto si hablamos de cubículos y zonas físicas de trabajo, como de espacios virtuales creados con servicios en la nube y mensajería instantánea, debe haber una forma de crear espacios que inviten a reunirse y trabajar juntos. Por ejemplo, Zappos diseñó su nueva sede de Las Vegas con un fácil acceso a un nuevo espacio de trabajo para los empleados. Los datos y los cables de alimentación cuelgan desde el techo para que uno se pueda conectar desde cualquier lugar. Además, abundan las zonas comunes para entrar en contacto con personas con las que normalmente no coincides. ¿Y qué pasa con los equipos remotos? Empresas como Shutterstock han hecho sitio para la colaboración con la práctica extrema de videoconferencias permanentes, donde los trabajadores remotos forman parte de un Google Hangout durante 8 horas al día, lo que les permite hablar unos con otros como si estuvieran en la misma sala. De esta forma, incluso los empleados que trabajan fuera de la oficina tienen la oportunidad de crear un sentido de camaradería con los demás miembros del equipo. Y además pueden acudir unos a otros de inmediato para obtener información o ayuda simplemente accediendo a la pantalla de videoconferencias. 2. Ofrecer herramientas para compartir Crear espacios compartidos es imposible sin las herramientas adecuadas. Te sugerimos estas tres o cuatro herramientas para hacer realidad la idea de la colaboración: — Herramienta de mensajería en tiempo real: Piensa en Skype, Google Hangouts y Facetime. Son herramientas que permiten a las personas hablar y realizar videoconferencias en tiempo real con un compañero que se encuentra fuera. — Herramienta de gestión de tareas: Piensa en Wrike (por supuesto). Es una herramienta que consigue que el trabajo en equipo sea eficaz, permite asignar y organizar tareas, y elimina la necesidad de enviar constantemente mensajes de correo electrónico o mensajes instantáneos relacionados con el trabajo. — Herramienta de base de conocimientos: Piensa en wikis o blogs internos (y Wrike también puede hacer esto muy bien). Se trata de una herramienta que permite documentar los procesos o compartir los conocimientos y las prácticas recomendadas con el equipo. — Herramienta de uso compartido de archivos: Piensa en Box, Dropbox y Google Drive. Se trata de una herramienta que permite guardar y sincronizar archivos, así como compartirlos fácilmente con el equipo. (Si utilizas Wrike, podrás adjuntar fácilmente estos archivos a las tareas). 3. Fomentar la participación del equipo Las personas prestan más atención durante las reuniones si están de pie en lugar de sentadas (especialmente si no tienen sus portátiles). También la participación es mucho mayor cuando el equipo debate problemas alrededor de una pizarra en lugar de mirar a alguien mientras realiza una presentación en un gran auditorio. Cuando se publican documentos y diagramas sobre problemas sin resolver en pizarras colocadas en las paredes de los pasillos — o en wikis y blogs internos — es más probable que personas ajenas al grupo principal ofrezcan otras soluciones. Independientemente del asunto tratado en la reunión o el debate, prepara al equipo para la participación fomentando una postura más activa y poniendo barreras al aburrimiento, la autocomplacencia y los silos. ¿Cuáles son tus mejores consejos de colaboración? Tengo curiosidad por saber qué trucos has utilizado para que los equipos colaboren o incluso participen de forma proactiva en una reunión. ¡Anota tus comentarios y compártelos! A CONTINUACIÓN PUEDES LEER LO SIGUIENTE: Cinco errores que cometen los equipos de marketing con la colaboración El rumbo de la colaboración en 2015: cuatro tendencias principales cuatro estrategias para tratar con partes interesadas difíciles
Evita el efecto dominó: ayuda a los miembros de tu equipo a conocer la repercusión de su trabajo
Es muy fácil que alguien no vea el bosque por culpa de los árboles y que no sepa cómo su trabajo individual encaja en el panorama global. No entender estas interdependencias a menudo provoca el frustrante efecto dominó de los retrasos y los errores. Aquí te contamos cómo te puedes asegurar de que no te pase.
Herramientas de colaboración a distancia: las mejores funciones de Wrike para equipos
Las herramientas de colaboración a distancia como Wrike ayudan a los equipos a mantenerse unidos y ser productivos, incluso cuando están separados. Más información sobre sus funcionalidades.
Por qué nos quejamos del trabajo y cómo dejar de hacerlo
Según los investigadores, nos quejamos entre unas 15 y 30 veces al día, y muchas de las quejas guardan relación con el trabajo. ¿Por qué nos quejamos del trabajo? Vamos a ver en qué consiste quejarse, por qué motivos y cómo superarlo para adoptar un enfoque más positivo de la vida.
Cinco pasos para implementar una herramienta de colaboración para equipos creativos
Eres director creativo. Tienes demasiados proyectos, el personal ya está trabajando más tiempo de la cuenta y no tienes ni idea de cómo sacar el trabajo adelante de forma rápida y eficaz con el sistema actual. ¿A qué puedes recurrir? Las soluciones colaborativas de gestión de trabajo ayudan a reducir el tiempo que el equipo pierde asistiendo a reuniones extraordinarias, gestionando una increíble cantidad de correos electrónicos y buscando sin rumbo fijo los últimos elementos adjuntos y productos creativos actualizados. Lo que es más importante, una herramienta de colaboración eficaz dejará más tiempo para que el personal creativo SEA más creativo, en lugar de tener que encargarse de localizar especificaciones del proyecto o enviar correos electrónicos. Los equipos creativos están ocupados, es gente atareada, ya estén consiguiendo clientes nuevos o haciendo malabares con pedidos interminables. No tienen tiempo para probar nuevas herramientas simplemente porque no pueden permitirse que fallen. Antes de comprometerte con una solución de gestión de trabajo y lanzarte de cabeza, lee esta guía que te ayudará a asegurarte de que el ocupado equipo creativo ha adoptado correctamente la opción elegida. ¡Ponte en marcha y crea! 1. Define los procesos para utilizar la herramienta Sabes qué hacer y cómo. Por lo tanto, como pionero en la adopción y paladín último de la herramienta, toma ese conocimiento y crea un conjunto de reglas definidas para el modo en que el equipo utilizará la nueva herramienta, de forma que sepa qué puede esperar de ella. Crea un documento que explique: Qué funciones se utilizarán y cómo se hará. Algunas herramientas incluyen muchas funciones, pero puede que no las necesites todas. Elabora una lista de funciones que usará el equipo y la forma exacta en que ayudará al equipo a sacar el trabajo adelante. Cómo organizar el trabajo. La herramienta de colaboración debe ofrecer un sistema de organización de tareas en carpetas o proyectos para que el trabajo no se disperse sin rumbo por la herramienta. Decide si el equipo organizará el trabajo por el tipo de producto, cliente que lo solicita, diseñador asignado o todo lo anterior. Lo que más convenga en tu caso. Cómo nombrar el trabajo. Configurar una convención de nomenclatura coherente ayudará a los empleados a entender qué obtendrán cuando abran una tarea. Configura un sistema que incluya reglas como: Iniciar/finalizar las tareas con [Nombre de cliente] Iniciar las tareas con un verbo como, por ejemplo, "Crear" o "Actualizar" Iniciar/finalizar con una estimación de tiempo que llevará la tarea, por ejemplo, [2hrs] Cómo organizar los elementos adjuntos. Acuerda con el equipo el lugar en el que se guardarán los documentos y los archivos creativos para asegurarte de que estos no se pierdan. ¿Se guardarán en una carpeta todos juntos? ¿Se adjuntarán en el nivel de la carpeta, el proyecto o la tarea concreta? ¿Hay una unidad compartida en la que se guarden actualmente todos los archivos? ¿Cómo nombrarás a los productos creativos para que resulten fáciles de identificar? Una vez finalizado un proyecto, ¿las versiones finales de los productos creativos se guardarán en algún lugar concreto? Programación de reuniones recurrentes. Si el equipo asiste a reuniones recurrentes, prográmalas en la herramienta. No es absolutamente necesario, pero si lo haces, conservarás todo el trabajo colaborativo (y una reunión debería considerarse como tal) en un espacio cohesivo. Sugerencia: crea una carpeta llamada "Reuniones" que incluya subcarpetas para diferentes tipos de reuniones (si procede). A continuación, en esta carpeta, crea una tarea con la fecha y el título de la reunión, asígnala a todos los asistentes a la reunión, define la fecha y conviértela en una tarea recurrente. Cuando se celebren estas reuniones, toma notas de ella en esta tarea, de forma que todos tengan acceso inmediato a ellas y puedan añadir más información si fuera necesario. 2. Introduce un pequeño grupo principal de prueba Cuando hayas descrito los procesos para usar la herramienta, se supone automáticamente que has creado la mejor forma de uso para todo el equipo. Recibirás información, tal y como sucede con los clientes de un proyecto. Incorpora un pequeño grupo principal de primeros usuarios en la herramienta, explica los procesos definidos, ofrece formación sobre las funciones y cómo usar la herramienta, y pídeles que empiecen a usarla de inmediato para colaborar en un proyecto pequeño o grande. Véndeles las ventajas de utilizar la herramienta y los procesos nuevos, y anímales a que la prueben a conciencia para que adquieran confianza en la nueva herramienta y, de este modo, minimizar el riesgo de volver al estilo de trabajo anterior. 3. Modifica los procesos para mejorarlos A medida que avance el proyecto, pide al equipo que añada o modifique los procesos preliminares cuando lo consideren oportuno antes de implementar la herramienta en el resto de los miembros del equipo. Si tienen sugerencias de formas más adecudas de usar las funciones, pon un nombre a las carpetas, las tareas, etc., e incorpora los comentarios en el documento de procesos. Los miembros del equipo deben tener la última palabra acerca de cómo usar la nueva herramienta de colaboración, ya que serán ellos los que trabajen con ella a diario. 4. Implementa la herramienta para todo el equipo Una vez que tanto tú como el grupo de prueba estéis seguros de haber creado una forma sostenible de implementar y utilizar la herramienta de colaboración, ha llegado momento de la verdad. Implementa la herramienta para todo el equipo de la misma forma que lo hiciste con el pequeño grupo de prueba. Comparte la documentación de los procesos, ofrece formación al equipo y pídeles que empiecen a utilizar la herramienta de inmediato para colaborar en nuevos proyectos. 5. Continúa modificando los procesos según sea necesario Como siempre, sigue pidiendo opiniones. Si alguien tiene alguna idea acerca de cómo puede el equipo utilizar mejor una función, ten en cuenta todas las ideas en beneficio del equipo y con el propósito de alcanzar los objetivos finales. Cuando no funcione un proceso, crea una solución y, a medida que vayas realizando ajustes, comprueba con el equipo mensual o trimestralmente si el problema se ha solucionado. Si utilizas una herramienta de colaboración SaaS, es probable que la empresa publique actualizaciones, mejoras y nuevas funciones regularmente. Plantéate siempre si debes implementar las nuevas funciones en el flujo de trabajo para una mejor colaboración del equipo. No todas las funciones satisfarán las necesidades del equipo, por lo que solo debes actualizar los procesos en caso de que creas que mejorarán la forma de trabajar del equipo. Ayuda al equipo a trabajar mejor juntos Sigue estos cinco pasos para asegurarte de que el equipo creativo pueda adoptar correctamente la nueva herramienta de colaboración, de forma que puedan trabajar mejor y dedicar más tiempo a la CREACIÓN en lugar de al mantenimiento de sus bandejas de entrada. Si tienes más información acerca de qué funciona y qué no funciona al implementar una herramienta de colaboración en un equipo creativo, incluye tus opiniones en la sección de comentarios que aparece a continuación. Si accedes al mercado para conocer nuevas herramientas de colaboración, descarga nuestra guía gratuita para el comprador de software de colaboración. En ella encontrarás preguntas y funciones que debes valorar antes de comprar.
Cinco formas de utilizar herramientas de colaboración de Google para un trabajo en equipo eficaz
Los trabajadores más jóvenes están muy familiarizados con la suite de colaboración de Google.. Esto te puede servir para empezar cómodamente a animar a sus compañeros de equipo a que trabajen a través de la nube. A continuación te ofrecemos cuatro claves para sacar el máximo partido al uso de Google Drive para la colaboración.
7 terrores del trabajo en equipo y cómo corregirlos
Desde los albores del hombre, el trabajo en equipo y la cooperación han sido los métodos preferidos maximizar la productividad. Desde las pirámides de Guiza hasta el puente Golden Gate, tenemos confianza plena en los equipos de ingenieros y arquitectos que crean esas majestuosas obras de arte. Sin embargo, donde hay trabajo en equipo, se exige también trabajo para conseguir ser un equipo eficaz. Demasiadas voces y opiniones contrarias pueden provocar fuertes dolores de cabeza y hacer que la productividad se quede en punto muerto. Suma a eso los egos, las políticas y la holgazanería y obtienes la receta perfecta para el desastre. A continuación, presentamos 7 situaciones que perjudican a la armonía de tu equipo: 1. Anclaje ¿Alguna vez has formado parte de una sesión de intercambio de ideas en grupo en la que, una vez se comparten dos o tres ideas, las nuevas ideas dejan de fluir y el grupo cae en una especie de desconexión? Eso es el anclaje. El equipo se queda mentalmente atascado en las primeras ideas y deja de pensar en nuevas soluciones. Evita la trampa del anclaje con estos 7 trucos para las sesiones de intercambio de ideas, incluyendo también el «brain writing» o sesión para escribir ideas. 2. Pensamiento colectivo Esta dificultad surge cuando la mayoría del grupo se conforma con una idea, en contra de sus propios intereses y conocimientos, quizá por razones de pereza, por miedo a ser juzgado, por limitaciones de tiempo o por verse sometido a la presión de los compañeros, ejercida por otros miembros del grupo. Debido a que este es otro riesgo común de las sesiones de intercambio de ideas, algunas técnicas como la de la escalera y el todos contra todos animan a los miembros del equipo a compartir sus pensamientos antes de que se decida el curso de una acción. 3. Gandulería social «Si no lo hago yo, seguro que lo hará por mí alguien de mi equipo». Si alguna vez te has dicho esto a ti mismo, entonces eres culpable de la gandulería social. No le des una palmadita a tu pereza todavía, ¡podría costarle a tu equipo una productividad valiosa! La gandulería social consiste en esforzarse menos en un proyecto en equipo que lo que te esforzarías en una tarea individual. Esto obliga a los miembros de tu equipo a atender ese trabajo, con la posibilidad de que se molesten contigo. Una manera de evitar esto es dividir el proyecto en varias tareas individuales y asignar determinados pasos a cada miembro del equipo. Descubre cómo Wrike puede ayudarte a asignar las tareas y delegar los grandes proyectos. 4. Conflicto irresoluble Incluso los equipos con más éxito sufren a veces conflictos debido a las diferencias en opiniones, perspectivas y experiencias. No obstante, si no se encuentra un modo de resolver el conflicto, entonces el conflicto afecta al resultado de tu proyecto. Un conflicto irresoluble puede ser la consecuencia de unas expectativas y objetivos para el proyecto que nos ocupa que estén poco claros. Por lo tanto, evítalo comunicando claramente los objetivos al equipo y ayudando a que todos entiendan su papel. 5. Sesgo de confirmación El sesgo de confirmación es la tendencia a aceptar solamente la información o evidencia que confirma tus propios prejuicios. Este prejuicio puede convertirse rápidamente en un obstáculo cuando intentes limar asperezas en un conflicto o justificar una decisión, además de puede provocar potencialmente el efecto halo/cuerno (ver a continuación) y poner en riesgo una buena toma de decisiones. Para mantener a raya estos prejuicios, reta a tus creencias y juega a ser el abogado del diablo. La técnica de Seis sombreros para pensar también puede ayudarte a ver una perspectiva distinta del problema. 6. Efecto halo/cuerno El modo en que percibes a una persona afecta en gran medida a cómo interactúas con ella. Si una persona da una primera impresión mala o hace un comentario fuera de lugar que te hace pensar mal, esto puede provocar que te crees un prejuicio inconsciente contra ella. Y cuando esa persona emita una opinión, podrías ser automáticamente más crítico con ella que lo que serías normalmente. Esto puede tener también el efecto contrario. Cuando alguien que te gusta comparte su opinión, podrías tender a estar de acuerdo con ella. Al tomar decisiones de equipo importantes, intentar ser consciente de estos prejuicios y concéntrate en el mejor resultado para el equipo. 7. Efecto de sobreconfianza Tus percepciones y experiencias te moldean de manera inevitable (pero también provocan que te formes prejuicios mentales que dan como resultado una toma de decisiones con fallos). El efecto de sobreconfianza ocurre cuando aceptas o rechazas una idea basándote meramente en una intuición, sin evidencias que la respalden. (De hecho, hay estudios que demuestran que es más probable que los empresarios caigan en estas falacias mentales, rechazando las ideas de otros por la falsa creencia de que ellos saben lo que es mejor). ¡No caigas en esta trampa mental! Investiga siempre las nuevas informaciones y busca pruebas objetivas para combatir el sesgo de confirmación (y, con suerte, aprender también algo nuevo). ¿Con qué otras dificultades del trabajo en equipo te has encontrado? Nos encantará saber con tus comentarios cómo resolviste los problemas del trabajo en equipo.
