Modèle de compte rendu de réunion : guide avec exemples et points d’action

Qu’elles aient lieu dans une salle de conférence, dans un café animé ou via un lien Zoom, les réunions font partie intégrante de la vie professionnelle. C’est l’occasion de réunir des personnes pour réfléchir à des idées, résoudre les problèmes et clarifier rapidement toutes les questions.

C’est difficile de réunir des personnes dont l’emploi du temps est bien rempli, vous devez donc tirer le meilleur parti des réunions. Rédiger des comptes rendus de réunions est un excellent moyen de garder une trace de leur contenu, en veillant à ce que les points importants soient notés pour les mettre en œuvre par la suite.

Cet article de blog explique ce que représentent les comptes rendus de réunion pour les organisations modernes, comment rédiger les points d’action, ainsi que les meilleures pratiques à adopter. Il comprend également des conseils pratiques pour gagner du temps avec un modèle prédéfini, qui vous aidera à rapporter les informations clés et à transformer les points d’action en tâches, afin de mener à bien des projets plus rapidement et plus efficacement que jamais.

Que sont les comptes rendus de réunion ?

En termes simples, les comptes rendus de réunion sont des notes sur ce qui s’est passé lors d’une discussion ou d’une rencontre. Considérez-les comme une histoire qui commence au début de la réunion et se termine à la fin de la réunion. Les comptes rendus de réunion sont un document officiel contenant les décisions prises, les tâches assignées et les actions retenues. Ils conservent les informations et les objectifs évoqués, constituant ainsi un point de référence précieux pour tous les participants.

En documentant vos discussions, décisions et échéances, vous créez ainsi une feuille de route claire et éliminez la confusion, les malentendus et les inefficacités.

Un bon compte rendu de réunion peut :

• Fournir un document officiel : un compte rendu de réunion constitue un document fiable de ce qui a été discuté et convenu lors d’une réunion. On peut s’y rapporter à des fins de référence, d’évaluation et de clarification au fil du temps.
• Améliorer la responsabilisation : définissez les responsabilités en recensant les tâches, échéances et objectifs assignés à chaque personne. Le compte rendu peut ensuite servir de guide aux parties prenantes au fur et à mesure de l’avancement du projet.
• Partager l’information : pour ceux qui n’ont pas pu assister à la réunion, les comptes rendus de réunion sont une solution utile pour se tenir informé des discussions manquées. Partagez simplement le document par e-mail ou étiquetez les personnes dans l’espace du projet.
• Suivre les progrès : lors des réunions régulières, les comptes rendus peuvent servir de référence pour suivre la progression, permettant aux participants de revoir les décisions précédentes, de vérifier que les jalons ont été atteints et de suivre les points d’action.
• Justifier les décisions : avec le temps, il peut être difficile de se rappeler pourquoi les décisions ont été prises. Les comptes rendus peuvent aider à rappeler aux parties prenantes les principales considérations à ce moment-là. Cela peut être particulièrement utile lors d’audits futurs ou de demandes d’informations commerciales.

Rédiger un compte rendu de réunion

Les comptes rendus de réunion jettent les bases des futures discussions commerciales sur la stratégie et les prochaines étapes. À ce titre, vous devez savoir comment rédiger des comptes rendus de réunion efficaces afin de minimiser le risque de confusion ou de malentendu concernant les instructions ou les points d’action.

Vous devez inclure plusieurs éléments clés chaque fois que vous prenez des notes de réunion. Les voici :

• Informations de base : cela inclut la date, l’heure et le lieu de la réunion, ainsi que les noms des participants, des organisateurs et de la personne responsable du compte rendu.
• Points de l’ordre du jour : il s’agit d’une liste des sujets qui ont été abordés lors de la réunion, présentés dans le même ordre que celui dans lequel la discussion a eu lieu.
• Décisions prises : documentez toujours les conclusions de la réunion, y compris les décisions, les consensus et les résultats de tous les votes effectués.
• Points d’action : listez les tâches qui ont été assignées ou convenues, avec les détails des chargés de mission et les échéances.
• Prochaines étapes : N’oubliez pas de noter les tâches restantes à accomplir, les réunions de suivi ou les plans de mise en œuvre.
• Pièces jointes : tous les rapports, graphiques ou autres documents référencés lors de la réunion doivent être inclus dans le compte rendu.

Voici les étapes les plus importantes que vous devez suivre pour vous assurer que vos comptes rendus sont complets et fiables :

Notez le moindre détail

La date et le lieu de la réunion sont un élément essentiel de tout compte rendu de réunion. Cela peut sembler évident, mais il est facile de l’oublier. Avec la date, l’heure et le lieu, vous pouvez créer une archive des réunions précédentes pour dater l’origine de certaines idées ou le lancement de différentes initiatives.

La liste des participants est un autre élément simple qui doit être présent dans les comptes rendus de réunion. Si ce point n’est pas respecté, cela peut créer une source de confusion par la suite, car le document n’indiquera pas les participants à la réunion.

Résumez l’objectif de la réunion

Un descriptif ou un résumé de l’objectif du projet précise le but principal de la réunion. Il s’agit de l’objectif global qui apportera du contexte à tous les points d’action assignés à la suite de la réunion.

Habituellement, une réunion se concentre sur un seul sujet. C’est une information importante qu’il faut noter afin que les personnes qui doivent revoir et approuver les comptes rendus comprennent les conversations qui ont eu lieu et les points d’action qui ont été définis.

Récapitulez la réunion précédente

Un simple récapitulatif de la réunion précédente peut recontextualiser celle en cours. La liste des points de l’ordre du jour et des points d’action de la dernière réunion permet de facilement garder le cap et d’orienter la conversation sur la bonne voie.

Cela aide également à éviter qu’un point particulier ne soit négligé et oublié s’il n’a pas été noté.

Détaillez les points de l’ordre du jour

Les points de l’ordre du jour sont tous les sujets ou activités discutés lors de la réunion. En détaillant les points de l’ordre du jour dans les comptes rendus de réunion, vous pouvez documenter précisément les problèmes abordés, les préoccupations soulevées et les résolutions adoptées.

Cela permet également d’avoir une idée de la structure de la réunion, définissant l’ordre de la conversation, ce qui peut être utile pour référence future.

Définissez les points d’action

Les points d’action sont les tâches assignées aux participants à l’issue de la réunion. Ils découlent du plan d’action global issu de l’objectif du projet et aident à indiquer à chaque employé les prochaines étapes à suivre.

Pour garder une trace des points d’action des comptes rendus de réunion, utilisez un modèle pour les intégrer rapidement à mesure qu’ils se présentent. Une fois la réunion terminée, partagez les points d’action dès que possible afin que tout le monde y ait accès.

Utilisez un modèle prédéfini

Wrike propose une bibliothèque de modèles éprouvés qui vous aident à garantir l’uniformité et la rapidité de votre travail. Notre modèle de prise de notes de réunion avec des points exploitables est très apprécié des utilisateurs de tous les secteurs, car il les aide à recueillir toutes les informations dont ils ont besoin.

Il s’agit d’un moyen simple et fiable de suivre les comptes rendus et de documenter les informations essentielles. Vous pouvez même créer des tâches et des sous-tâches à partir d’actions, puis les étiqueter dans des dossiers pour organiser les notes de réunion et les aligner sur vos objectifs organisationnels globaux.

Assignez des responsabilités et des échéances

La dernière étape de la rédaction des comptes rendus de réunion consiste à assigner les responsabilités aux bons participants et à fixer des échéances raisonnables. Un point d’action qui n’est assigné à personne ou qui n’a pas de date d’échéance est inutile car il ne sera pas priorisé.

Pour rassembler tous ces éléments de manière cohérente, vous pouvez utiliser le modèle de prise de notes de réunion exploitables de Wrike. Avec une structure préformatée, il vous suffit de saisir les informations dans les champs correspondants au fur et à mesure.

De cette façon, vous n’aurez pas de mal à suivre le rythme de la réunion car vous n’aurez pas à vous soucier de créer des catégories pour chaque élément en cours de route.

Meilleures pratiques pour la prise de notes de réunion

Bien que prendre des notes de réunion puisse sembler relativement simple, il arrive que la réunion vous échappe pendant que vous rédigez le compte rendu. Pour éviter que cela ne se produise et optimiser la prise de notes, voici quelques bonnes pratiques à garder en tête :

Enregistrez vos notes de réunion

La seule chose pire que des notes de réunionmal rédigées, ce sont celles qu’on ne retrouve jamais. Prendre des notes sur papier est une pratique désuète qui risque de vous coûter cher à long terme. Leur numérisation et partage prend évidemment trop de temps.

Votre meilleure option est de prendre des notes sur un ordinateur portable ou une tablette et, plutôt que de les stocker dans un seul endroit comme un e-mail, utilisez un outil de gestion de travail collaboratif comme Wrike. Dès que vous chargez les notes sur Wrike, toute personne avec qui vous les partagez pourra y accéder immédiatement, ce qui permet une transparence totale.

Si vous utilisez le modèle de prise de notes de réunion exploitables de Wrike, votre travail sera d’autant plus facile que les notes se trouveront déjà dans le logiciel.

Partagez les notes rapidement

Il est recommandé de partager les comptes rendus dès qu’ils ont été rédigés. Dès que la réunion est terminée, tous les participants devraient recevoir un résumé, une liste des points d’action, et toute note supplémentaire prise.

De cette façon, la progression de votre projet vers son objectif est optimisée, car les participants peuvent commencer à travailler sur les points d’action qui leur ont été assignés dès leur retour à leur poste.

Définissez des rappels

Quel que soit le moyen utilisé pour stocker et partager vos notes, définissez des rappels pour que les sujets abordés lors de la réunion restent ancrés dans l’esprit des participants.

Lorsque vous utilisez un outil de communication comme Wrike, vous pouvez déclencher des alertes de rappel pour tous les participants par le biais des différents points d’action que vous leur avez assignés. L’intégration de Wrike à Google Calendar vous permet également de synchroniser vos tâches avec votre calendrier pour ne manquer aucune échéance.

Désignez un responsable des points d’action

Bien qu’il ne s’agisse pas d’un rôle officiel, il est important de désigner une personne pour superviser la réalisation des points d’action que vous avez assignés. Cette personne aura pour responsabilité de faire le suivi auprès des participants et de s’assurer qu’ils respectent les échéances de leurs points d’action, en leur apportant de l’aide si nécessaire.

Envoyez des invitations

L’un des aspects les plus importants des notes de réunion est de prendre en compte les discussions précédentes tout en anticipant les réunions à venir. Pour garantir la cohérence et la continuité de vos réunions, envoyez des invitations aux réunions de suivi le jour même de la réunion initiale.

Exemples de comptes rendus avec points d’action

Dans les films de James Bond, c’est généralement Miss Moneypenny qui prend les notes de réunion, mais aujourd’hui, tout le processus peut être automatisé et accéléré à l’aide de puissantes fonctionnalités de gestion du travail comme celles de Wrike. Quelle que soit la façon dont vous choisissez de prendre vos notes, les fondamentaux n’ont pas beaucoup changé au fil des années.

Alors, quel type de scénarios de réunion pourriez-vous rencontrer dans n’importe quelle organisation à travers le monde ? Jetons un coup d’œil à deux situations courantes.

1. Comptes rendus de réunion d’un projet

Prenons l’exemple d’une réunion pour un projet de développement d’une appli mobile. Lorsque les jalons d’un projet sont discutés et que de nouvelles tâches sont déléguées, il est essentiel que les détails soient notés pendant la réunion, y compris les points d’action, les personnes responsables et les échéances. Voici un exemple de ce à quoi peut ressembler ce compte rendu de réunion :

Intitulé : réunion de projet – développement d’une appli mobile

Participants : équipe A, dirigeants de l’équipe B, chef de projet

1. Aperçu des progrès réalisés

• Correction des erreurs d’interface utilisateur identifiées par l’équipe A d’ici à la fin de la semaine
• Finalisation des mises à jour du back-end par équipe B

2. Prochains jalons

• Mise en œuvre de nouvelles fonctionnalités de sécurité la semaine prochaine
• Préparations pour les tests bêta

3. Points d’action 

• Corrections de l’UI : équipe A (échéance : vendredi)
• Fonctionnalités de sécurité : rédaction des exigences par le chef de projet (échéance : lundi)
• Tests bêta : lancement de la phase de préparation par l’équipe B (échéance : mercredi)

2. Comptes rendus de réunion de service

Les réunions de service rassemblent souvent différentes forces d’une entreprise pour résoudre des problèmes. Par exemple, lors d’une séance de brainstorming du service marketing, de nombreuses idées émergent et les conversations se développent parfois rapidement. Sans compte rendu de réunion, des informations précieuses peuvent être perdues. Voici un autre exemple de compte rendu simple, cette fois pour une réunion marketing :

Intitulé : réunion marketing – brainstorming pour la campagne T4

Participants : équipe marketing, directeur créatif, stratèges numériques

1. Idées discutées

• Marketing d’influence pour le produit X
• Efforts de SEO pour cibler les mots-clés essentiels
• Campagne sur les réseaux sociaux axée sur le contenu généré par les utilisateurs

2. Stratégies choisies

• Accent sur le marketing d’influence et les efforts de SEO
• Recherche supplémentaire requise pour la campagne sur les réseaux sociaux

3. Points d’action 

• Prise de contact avec les influenceurs : assigné à Annette, stratégiste numérique (échéance : lundi)
• Cartographie des mots-clés SEO : assigné à Harry, spécialiste SEO (échéance : vendredi)

Ces deux exemples sont très simples, mais les comptes rendus de réunion peuvent être aussi complexes que vous le souhaitez. En utilisant le modèle prêt à l’emploi de Wrike, vous pouvez stocker vos comptes rendus de réunion sur une plateforme sécurisée et centralisée. Ils pourront alors être consultés à tout moment.

Vous pourrez également joindre tous les fichiers pertinents comme les présentations ou documents de recherche. Des champs personnalisés peuvent être ajoutés pour suivre des étiquettes spécifiques, telles que les story points. Utilisez ces données comme filtres pour que vous et votre équipe puissiez trouver rapidement les informations dont vous avez besoin.

Comptes rendus de réunion dans la gestion de projet

Les chefs de projet sont plus que jamais soumis à des pressions pour en faire plus avec moins. Pour certains, cela signifie des attentes croissantes, un rythme accru et plus de réunions. En ces temps de forte activité, il est essentiel d’utiliser les comptes rendus des réunions comme un outil de gestion de projet efficace, car ils peuvent jouer un rôle clé dans le suivi des progrès, la responsabilisation des membres de l’équipe et l’amélioration de leur communication.

Suivi des progrès : les comptes rendus de réunion peuvent inclure les décisions prises, les tâches assignées et les calendriers provisoires décidés. Au fil du temps, ces comptes rendus peuvent être utilisés comme un ensemble d’objectifs. Vous pouvez les consulter pour évaluer l’état d’avancement du projet. Si des obstacles surviennent, les calendriers peuvent être réévalués et les plans ajustés lors de nouvelles réunions, avec un nouveau compte rendu.

Responsabilisation : des comptes rendus bien préparés doivent inclure les informations précises sur les livrables, notamment sur les personnes chargées de telle ou telle tâche et sur les échéances à respecter. La documentation de ces engagements favorise un sens du devoir, motivant les membres de l’équipe à respecter les échéances et à s’acquitter de leurs responsabilités. Ce type de responsabilisation peut vraiment améliorer l’efficacité et la productivité d’un projet.

Communication : vous ne pouvez pas participer à une réunion ? Ça arrive. Les comptes rendus sont un excellent moyen de s’assurer que les membres d’équipe absents restent informés et alignés sur les plans de projet, les mises à jour et les responsabilités individuelles. De plus, les comptes rendus sont également importants pour favoriser la transparence et l’alignement en clarifiant tout malentendu ou ambiguïté, car les membres de l’équipe peuvent s’étiqueter pour discuter davantage.

Souvent perçus comme un concept simple, voire un peu dépassé, les comptes rendus de réunion constituent en réalité la pierre angulaire d’une gestion de projet efficace. Leur rôle ne se limite pas à un simple compte rendu de réunion, ils contribuent également à l’avancement du projet, de la planification à l’exécution. Des comptes rendus de réunion bien structurés peuvent contribuer à livrer des projets à temps, avec un minimum de retards, d’obstacles ou de problèmes de communication.

Si vous vous demandez à quoi cela pourrait ressembler en pratique, nous avons dressé une liste des types de réunions auxquelles les chefs de projet peuvent prendre part chaque jour.

Types de réunions de gestion de projet les plus répandues

Voyons quelques-unes des réunions les plus courantes et comment les gérer, du début à la fin, de la meilleure façon possible. Vous pouvez utiliser ces informations pour créer et utiliser les modèles de compte rendu de réunion les plus utiles. Voici quelques-unes des réunions les plus importantes qui ont lieu au début, au milieu et à la fin d’un projet :

• Lancement de projet
• Séance de brainstorming
• Révision de projet/enseignements tirés

Lancement de projet

Tout le monde connaît les bases d’une réunion de lancement de projet : réunir l’équipe, parler du projet, partager les attentes et discuter de la manière de travailler ensemble. Elle doit aboutir sur une équipe alignée et prête à se mettre au travail. Plusieurs éléments spécifiques contribuent à la réussite d’une réunion de lancement, notamment :

Élaboration d’un ordre du jour : l’ordre du jour doit inclure l’objectif de la réunion, ainsi qu’un descriptif/résumé du projet, la liste des participants, la portée du projet, le calendrier, l’approche, les tâches, le type de collaboration et toute information contextuelle pour aider les participants à se préparer.

Attribution d’un temps suffisant aux points de l’ordre du jour : les présentations peuvent prendre cinq minutes, tandis que discuter de la portée du projet peut prendre entre 15 et 20 minutes, et ce n’est pas grave. Si les temps estimés ne figurent pas sur l’ordre du jour, gardez un œil sur l’heure tout au long de la réunion.

Traitement de chaque point de l’ordre du jour : cela semble évident, mais il est facile de s’égarer et de ne pas aborder entièrement un ou deux points de l’ordre du jour. Si vous pensez ne pas pouvoir traiter tous les points de l’ordre du jour, abordez d’abord vos priorités les plus importantes.

Suivi rapide et précisément : la réunion n’est pas terminée tant que vous n’avez pas assuré le suivi. Partagez vos notes de réunion, les points d’action, le calendrier des prochaines étapes, et des dates et heures suggérées de la prochaine réunion avec tous les participants. Un modèle de prise de notes de réunion facilite cette tâche, car toutes les informations issues de l’ordre du jour et des conversations pendant la réunion sont recueillies en un seul endroit.

Passons maintenant à la prochaine réunion : s’agit-il d’une séance de brainstorming ? Absolument !

Séance de brainstorming

Le risque des réunions de brainstorming est de s’écarter du sujet, d’être chronophages, et de ne produire aucun résultat et de perdre en efficacité en raison d’un trop grand nombre de participants.

Jeff Bezos est connu pour la « règle des deux pizzas » : aucune réunion ne devrait rassembler plus de personnes que ce que deux pizzas peuvent nourrir. C’est génial, non ? Vous voulez générer de nombreuses idées, mais ce n’est pas parce qu’il y a plus de personnes qu’il y aura plus d’idées. Voici les meilleures pratiques d’une réunion de brainstorming :

Limitez la liste des participants. Suivez la règle des deux pizzas et diversifiez les participants. Rassemblez des personnes de différents services ou équipes pour obtenir de nouvelles perspectives.

Prévoyez au moins deux réunions de brainstorming : une pour générer le plus d’idées possibles et une autre pour se concentrer sur les meilleures idées de la première réunion. Il est possible qu’une ou deux idées puissent être affinées ou combinées pour aboutir à la solution idéale.

Demandez aux participants de se préparer. Fournissez des informations contextuelles et demandez aux participants de préparer quelques idées. Cela permet à la réunion de bien se dérouler dès le début.

Fixez une durée limite de 30 minutes pour la réunion. Plus la réunion est longue, moins vous aurez d’idées créatives à la fin. Prévoyez une réunion brève et efficace afin que les participants ne se fatiguent pas.

Pensez à l’emplacement. Une autre réunion dans l’éternelle salle de conférence peut freiner la créativité. Organisez peut-être une « réunion itinérante », à l’image d’un dîner itinérant, au cours de laquelle les participants se déplacent dans différents endroits au cours de la réunion. Ou envisagez une réunion autour d’un déjeuner dans une salle privatisée d’un restaurant du quartier.

Insistez sur le fait qu’il n’y a pas de mauvaises idées. Recueillez toutes les idées trouvées par votre équipe, puis prenez le temps, après la réunion, d’éliminer les solutions moins créatives. Votre deuxième séance peut se concentrer sur les meilleures idées.

Après tout ce brainstorming et ce travail, quelle est la prochaine étape ?

Bilan de projet

Après avoir lancé le projet, multiplié les séances de brainstorming et mené le travail à bien, il est maintenant temps de conclure avec le bilan du projet ou la réunion sur les « enseignements tirés ». Cette réunion peut être un véritable terrain miné. Il est facile de voir le côté négatif. Les participants peuvent s’acharner sur une personne ou un événement négatif et en faire un bouc émissaire. Certaines personnes peuvent ne pas être réceptives aux critiques constructives.

La liste est longue, mais il s’agit de l’un des types de réunions les plus utiles. Bien organisée, la réunion de bilan de projet aide les équipes à déterminer les points positifs, les améliorations pour le prochain projet et les éléments à retirer complètement de la liste de vérification du projet.

Rassemblez les informations pertinentes. Cela comprend les rapports, les données, et les commentaires de l’équipe, du client ou des partenaires pendant le projet. Ces informations doivent être partagées avant la réunion pour alimenter la conversation.

Sélectionnez certains événements à approfondir. Choisissez-en des bons et des mauvais pour apprendre de chaque situation.

Élaborez et partagez l’ordre du jour. Incluez les données pertinentes et les événements spécifiques pour que les participants puissent se préparer à la réunion.

Donnez l’exemple en matière de courtoisie et de politesse. Rappelez aux participants que les commentaires de chacun sont importants et qu’ils doivent porter sur le projet, et non sur des personnes en particulier. On n’est pas sur un ring de boxe !

Restez ouvert à tous les commentaires. Certains d’entre eux peuvent ne pas être flatteurs, mais gardez l’esprit ouvert et rappelez-vous que l’objectif de chaque réunion est de vous améliorer pour la prochaine fois.

Utiliser le modèle de prise de notes de réunion exploitable de Wrike

Pour commencer, créez un dossier parent dans Wrike intitulé « Compte rendu de réunion ». Dans ce dossier, vous pouvez rédiger différents points d’action pour vous mettre directement au travail une fois la réunion terminée.

Dans la zone de description, vous pouvez exposer tous les éléments précédemment décrits pour définir avec précision ce qui s’est passé dans la réunion. Utilisez diverses vues dans Wrike pour formater les éléments de la manière qui vous convient le mieux, et saisissez simplement les informations pertinentes une fois que la réunion est en cours.

N’oubliez pas d’inclure toutes remarques supplémentaires qui ne correspondent pas à l’intitulé « point de l’ordre du jour » ou « point d’action », mais qui sont tout de même importantes pour le succès continu du projet.

Suite à la réunion, Wrike agit comme un outil de suivi des points d’action, car vous pouvez les visualiser dans le tableau de bord même une fois qu’ils ont été assignés à un participant. Vous pouvez suivre efficacement tous les points d’action et surveiller les progrès qui ont été réalisés pour atteindre les objectifs que vous avez fixés.

Les notes de réunion contenant des actions peuvent être compliquées à rédiger, à assigner et à enregistrer sans le bon système. Le modèle de prise de notes de réunion exploitables Wrike fournit un cadre complet pour vos notes et s’appuie sur des puissantes fonctionnalités de communication pour un suivi fluide.

Le modèle de points d’action de réunion exploitable et prêt à l’emploi de Wrike est un exemple exceptionnel de compte rendu qui permet de créer un ordre du jour de réunion, d’inclure des détails cruciaux et de transformer les points d’action en tâches.

Vous voulez être prêt à passer à l’action dès la fin de la réunion ? Essayez Wrike dès aujourd’hui pour gérer efficacement vos comptes rendus de réunion.