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4 problemas de las reuniones virtuales que tienen solución
Colaboración 5 min leídos

4 problemas de las reuniones virtuales que tienen solución

Si quieres celebrar unas reuniones realmente eficientes, te recomendamos leer otro artículo antes que este. Lee primero esta guía en cuatro pasos para celebrar la reunión de trabajo perfecta (virtual o presencial) y después vuelve aquí. Las reuniones virtuales presentan los mismos problemas que las presenciales, pero además tienen algunas dificultades propias. ¿Cómo se consigue crear un entorno adecuado para una reunión cuando tus compañeros se hallan al otro lado de la ciudad, del país o del mundo? A continuación te presentamos cuatro problemas específicos de las reuniones virtuales y las medidas que puedes tomar para solucionarlos: Problema n.º 1: repeticiones Este problema se da cuando hay alguien que no está atento. Entonces pides la opinión de esa persona, y esta se ve obligada a preguntar: «¿Le importaría repetirlo, por favor?». Solución: apréndete el nombre de todos. Si hay varias personas en tu reunión, la mejor manera de asegurarse de que te presten toda su atención es decir su nombre. Y hazlo por adelantado, antes de hablar de lo que quieres que oigan. Actuar así llama su atención y hace que se concentren en la reunión, de manera que no tengas que repetirte después. Haz que tu próxima reunión virtual sea perfecta: comienza cada frase con el nombre de uno de los participantes. «Jill, ¿tú qué opinas? Jack, ¿qué crees que deberíamos hacer para resolver este problema?». Problema n.º 2: no tienes ni idea de quién te está hablando Uno de los participantes de una conferencia telefónica dice tu nombre, pidiendo tu opinión sobre algún asunto, y te das cuenta de que no estás seguro de quién es. Solución: toma la iniciativa. Asegúrate de que todos saben tu nombre. A menudo sucede que no todos los participantes en una teleconferencia conocen los nombres de cada uno de los demás. Lo que significa que no reconocerán tu voz cuando empieces a hablar. En vez de dar por sentado que todos saben quién eres y conocen tu voz (todos sabemos perfectamente lo que sucede cuando damos cosas por sentado), preséntate unas cuentas veces para que la gente pueda empezar a asociar tu nombre con tu voz. O con tu cara, si se trata de una videoconferencia. A continuación, pide a todos los demás participantes que hagan lo mismo. Haz que tu próxima reunión virtual sea perfecta: comienza tus intervenciones diciendo tu nombre: «Soy Jack otra vez. Jill, ¿tú qué opinas?». Incluso puedes mencionar tu puesto de trabajo para mayor claridad: «Hola, soy Jack de marketing otra vez. Jill...». Problema n.º 3: tu tecnología decide tomarse un descanso Nos ha pasado a todos. Al Powerpoint le da por bloquearse. El micrófono no capta tu voz. La imagen de vídeo se pixela hasta el punto de transformar a tu compañero en una colección irreconocible de bloques de colores. Solución: tener un plan B. La tecnología siempre parece saber cuándo no debería fallar... y escoge ese momento exacto para dejarte en la estacada. Envía por adelantado información sobre tu plan. Si estáis experimentando dificultades técnicas, crea un protocolo para que todo el grupo cambie a otra plataforma en cuestión de segundos. Si no, arreglar un problema técnico puede hacer que una reunión de media hora acabe durando 15 minutos más. Haz que tu próxima reunión virtual sea perfecta: Si usas una plataforma concreta (como Google Hangouts) para tus reuniones, cerciórate de que todo el mundo tiene lista otra de reserva (como Skype) con un perfil de usuario ya creado. Comunica tu plan B con antelación. Problema n.º 4: el perro no para de ladrar Todos hemos pasado por ello: bebés llorando, perros ladrando, ruidos de obra, cláxones de coches... (Una vez tuve que escuchar durante veinte largos minutos cómo una persona comía patatas fritas). Solución: establece unas normas de etiqueta para la reunión virtual. Recuerda a los participantes que el que no os podáis ver no implica que no os podáis oír. Pídeles que silencien sus micrófonos cuando no estén interviniendo, que se instalen en un lugar relativamente tranquilo durante la teleconferencia (nada de cafeterías bulliciosas ni trenes ruidosos) y que vayan a una habitación donde no se oigan los llantos de ningún bebé. Haz que tu próxima reunión virtual sea perfecta: envía con antelación una lista de normas de etiqueta para la teleconferencia. Pero tampoco la hagas demasiado larga: todo el mundo sabe cómo comportarse con educación. Simplemente, a veces necesitan un recordatorio sutil. Es cierto que pueden darse dificultades técnicas que no pueden anticiparse: una mala conexión wifi, cortes en las llamadas, etc. No obstante, puedes tratar de evitar problemas adicionales si consigues que tu equipo acepte los cuatro pasos anteriores. ¡Danos tu opinión! ¿Crees que estas 4 soluciones te servirán para acabar con los problemas de tus reuniones virtuales? ¿Quizá echas en falta alguna otra? Lecturas sugeridas: 7 consejos para tener unas reuniones más productivas (infografía)

Cómo crear una cultura de oficina remota
Colaboración 7 min leídos

Cómo crear una cultura de oficina remota

La creación de una cultura de oficina remota no es una ciencia exacta. Buena parte depende de nuestros empleados remotos que interactúan entre sí, se comunican y colaboran por propia voluntad; no es algo que se pueda forzar. Sin embargo, esto no quiere decir que no haya nada que hacer: existen algunas técnicas que pueden brindar al equipo la mejor cultura de trabajo remoto posible para revelar su personalidad y hacer que el trabajo remoto sea agradable y productivo. En Process Street, maniobramos una nave completamente remota. Con empleados en América, Inglaterra, Letonia, Filipinas y otros países, hemos tenido que trabajar en varios husos horarios, con posibles barreras de comunicación y (el desolador) aislamiento potencial que puede conllevar el trabajo remoto. Afortunadamente con las prácticas, las herramientas y la ideología adecuada, tenemos una máquina productiva y bien engrasada. Y todo empieza en la incorporación. Incorpora a tus empleados meticulosamente La creación de una cultura de oficina remota comienza antes de que el nuevo integrante del equipo se registre. Necesitas disponer de un plan de acción para asegurarte de que no encuentre obstáculos como, por ejemplo datos de inicio de sesión y permisos incorrectos. Las primeras impresiones son fundamentales. No solo necesitas tener todos los recursos listos para la incorporación de empleados, también debes asegurarte de presentar al empleado a todos los miembros del equipo el primer día. Haz que el nuevo entorno sea lo más acogedor posible mediante presentaciones y animando a que el equipo sea cordial. Por ejemplo, uno de los primeros pasos en nuestro proceso de incorporación de empleados es presentar a los nuevos integrantes en el canal de charla general de Slack (nuestra válvula de escape virtual, por decir así) con una catarata de gifs divertidos para que se sientan a gusto. A fin de cuentas, nadie da la bienvenida mejor que el dado de Giphy.   [inlinetweet prefix="" tweeter="" suffix=""]“[Al incorporarte], estás creando las condiciones de una carrera de productividad y logros” - Chris Byers, CEO de Formstack[/inlinetweet] Comunicar y colaborar La cultura la forjan las personas que la forman, así que hay que fomentar la comunicación y la colaboración todo lo posible en un equipo remoto. Parte de ello ya se debe haber conseguido durante las presentaciones en la incorporación, pero si mantienes un contacto regular con los empleados remotos puedes conseguir conocerlos más allá de su Id. de empleado y asegurarte de que no haya lagunas en la comunicación. Esto resulta fundamental: si siente que solo son un engranaje más de una maquinaria corporativa, tienen muy poco incentivo en seguir hablando con sus compañeros. Disponemos de diversos canales de Slack para cada equipo, tales como creación de contenidos y atención al cliente, además de un canal general donde todos saludamos cada día y charlamos sobre cómo van las cosas. También tenemos reuniones (generalmente por Skype o Google Hangouts) dos veces a la semana con el resto de nuestros equipos y el CEO. Esto nos permite mantenernos en contacto, notificar los progresos y buscar ayuda en cualquier asunto que nos frustre o nos bloquee. No obstante, como en cualquier reunión, la clave reside en mantener el interés. Por lo general conversamos de manera informal durante los primeros minutos de cada llamada, para que todo el mundo se relaje antes de informar sobre sus progresos y hacer que el resto del equipo esté más accesible para la comunicación diaria. Fomentar una competición amistosa Otra forma excelente que hemos encontrado de inspirar la camaradería y las bromas amistosas es a través de los juegos. Cada semana recomendamos por turnos una película tan mala que dé risa para que el resto del equipo disfrute. Te sorprendería las joyas que hemos hallado y es una forma excelente de crear vínculos más sólidos con los compañeros de trabajo. Nota: lo último que se debe hacer es crear un concurso feroz. A nadie le gusta perder con las mismas personas que ganan la competición de ventas cada mes, por ejemplo. Como opción, si eres un poco friki como nosotros, podrías plantear un juego de Hearthstone para la empresa (u otro juego en línea). Acabamos de completar nuestra primera ronda, limitando a todo el mundo a compartimentos prefabricados básicos para asegurarnos de que los jugadores veteranos no puedan diseñar su propio éxito. Esto permite a los empleados tener la oportunidad de interaccionar directamente y de divertirse un poco fuera del trabajo, lo que obra maravillas para la moral. Consigue el apoyo de todo el mundo Con todo el éxito que hemos conseguido animando a los empleados a que se relacionen con sus compañeros y gerentes a nivel personal, todavía tenemos un problema que superar: cómo animar a los distintos equipos a que colaboren entre sí y estrechen los lazos aún más. La respuesta es la atención al cliente. Aunque pueda parecer un fastidio, nuestros empleados han ido rotando por tareas de atención al cliente para fomentar la colaboración y contribuir a que conozcan nuestro producto desde dentro. Por ello, nuestros desarrolladores han mantenido una conversación con el equipo de contenido, los asistentes virtuales pueden hablar con comodidad con ventas y todo el mundo sabe lo que está ocurriendo con el producto. Como ventaja adicional, nuestros distintos husos horarios se están convirtiendo en un factor muy positivo, podemos tener como mínimo un empleado encargado de atención al cliente casi 24 horas al día y tenemos un gran número de técnicos de respaldo por si alguno de nuestros integrantes del equipo de soporte no está disponible. Creación de cultura en el equipo remoto El trabajo remoto puede resultar difícil tanto para los empleados como para los gerentes. La comunicación no es tan natural y las personas recién contratadas suelen ser reacias a expresar sus problemas, ya que no pueden asomar la cabeza al cubículo del vecino. Si puedes conseguir crear la cultura de oficina remota adecuada, todos esos problemas se diluyen en un mar de productividad y cooperación. Si has trabajado en un equipo remoto, ¿qué tal te fue en la creación de una cultura de empresa? Te invitamos a compartir tus experiencias en los comentarios. Biografía del autor Benjamin Brandall escribe sobre SaaS, productividad y tecnología en Process Street. Encuéntralo en Twitter aquí. Simplifica la colaboración remota de tu equipo Ayuda a que tu equipo supere los retos de la colaboración remota con la aplicación premiada de Wrike. Prueba gratuitamente la aplicación hoy mismo.

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