Protocolo del equipo remoto: 11 reglas

Hace un tiempo había libros acerca de buenos modales, cortesía y protocolo para determinados tipos de circunstancias sociales. Pero, ¿qué pasa ahora? ¿Dónde está la Emily Post de la sociedad digital? ¿Y qué tendría que decir sobre el protocolo relacionado con el trabajo del equipo remoto y la comunicación digital?

Si has empezado a utilizar Wrike y te preguntas cuáles son las "buenas maneras" para colaborar con los miembros del equipo remoto, déjanos sugerirte estas 11 reglas del protocolo de trabajo remoto, (especialmente al usar una herramienta como Wrike). Si incorporas estas reglas a tu trabajo diario, la colaboración en el equipo debería ser más fluida, además de más agradable, independientemente del lugar en el que trabajen.

A. Protocolo para comenzar una tarea

1. No asignes una tarea sin antes completar el contexto

Es decir, tienes que asegurarte de que las personas a las que asignes las tareas tengan acceso a la tarea principal de lo que quiera que hayas delegado en ellos. Si todo lo que ven es lo que hay en la tarea, entonces puede que no entiendan qué papel tiene un eslabón determinado en la cadena, incluidos los objetivos de la tarea general. No obstante, si la tarea principal contiene información confidencial, entonces continúa con la regla n.º 2...

2. No asignes la tarea sin antes haber completado la descripción

Si lo haces, el asignado podría recibir la notificación y hacer clic en una tarea vacía. ¿Crees que volverá para comprobar si la descripción está completa en cosa de diez minutos? Lo más probable es que pasen al trabajo siguiente. Por eso, antes de asignársela a alguien, proporciona todo el contexto posible en la descripción de la tarea (en caso de que no puedas compartir la tarea principal con el asignado).

Make sure the task description is complete
Consejos útiles para incluir la descripción de la tarea

B. Protocolo para el trabajo en curso

3. Reasigna una tarea cuando aceptes otra asignación

Al asignarte una tarea, te estás responsabilizando de la compleción de esta parte del trabajo, además de demostrar al equipo que esa tarea te pertenece. De este modo, no habrá dos personas trabajando en lo mismo ni duplicando esfuerzos sin saberlo.

4. Pon en marcha el temporizador cuando empieces a trabajar

Si una tarea no es demasiado insignificante como para asignártela, una forma de anunciar que estás trabajando en ella es poner en marcha el temporizador. Además, este es un hábito saludable que ayuda cuando tienes que generar un informe del tiempo dedicado a trabajar en un proyecto.

5. Pasa el testigo con la @mención

Un consejo muy sencillo: @menciona a la persona que asigna y di que estás trabajando en tu parte para que los otros miembros de tu equipo remoto puedan continuar con el paso siguiente. Es simple cortesía: "mi parte está lista @colega; en tus manos queda".

6. Actualiza los elementos adjuntos correctamente

En lugar de cargar varias copias de un archivo y tener 13 elementos adjuntos diferentes, todo ellos llamados "presentación-ventas-final.pptx", utiliza la función "Cargar nueva versión". Esto garantiza que solo tendrás un elemento adjunto con la versión correcta (presentación-ventas-final.ppt v.13), lo que evita que la confusión se apodere de todos los implicados.

How to update a new version of an attachment:
Cómo actualizar la nueva versión de un elemento adjunto:

1.) Haz clic con el botón derecho del ratón en el elemento adjunto.

2.) Selecciona “Cargar nueva versión” y elige el archivo que desees cargar.

También puedes hacer clic con el botón derecho del ratón en un elemento adjunto y pasar el cursor por encima de “Historial” para ver la lista de las versiones anteriores.

C. Protocolo para proporcionar información

7. @Menciona siempre a la persona con la que estés conversando

No sabrán que estás respondiendo a su comentario a menos que los identifiques correctamente. Esta es la @mención. No dudes en usarla cada vez que añadas un comentario a la discusión. No hay nada peor que abusar de la @.

Nota: si la @mención no se convierte en un enlace activo (el nombre del destinatario debe aparecer en azul), entonces tu compañero no recibirá la notificación.

Always @mention your teammate if you want their feedback.
@Menciona siempre a tu compañero de equipo si deseas recibir sus comentarios.

8. No esperes respuestas al instante

Esto es especialmente importante cuando los equipos se encuentran en diferentes zonas horarias: no esperes que las personas respondan al instante a tus mensajes de Wrike. Los comentarios de las tareas no son un chat en directo. Cuando envíes una @mención, continúa con otra tarea y revisa tu bandeja de entrada para ver si te han @mencionado o se ha actualizado la tarea.

9. Reformula las preguntas de respuesta abierta como preguntas de selección múltiple

Si escribes preguntas en la sección de comentarios de una tarea, no obligues a las personas a escribir en forma de ensayo. En lugar de ello, reescribe las preguntas como cuestiones de selección múltiple para que les resulte más fácil responder y tú puedas continuar más rápidamente.

D. Protocolo para completar una tarea

10. No completes una tarea a menos que no haya más que hacer en ella

Una forma más sencilla de explicarlo es que si no eres el propietario de la tarea, no la cierres. Puede que haya otras personas que tengan que trabajar en ella y, si la marcas como finalizada, quizá no puedan volver a encontrarla. Si ocupa espacio en tu flujo de trabajo o en el panel de control, entonces, una vez que hayas terminado, anula tu asignación de la tarea para dejar de seguir su progreso.

11. ¡Jamás elimines una tarea!

A menos que se trate de una tarea privada que hayas creado solo para ti, no vayas eliminando tareas. Puede que tus compañeros de tu equipo remoto las necesiten en algún momento. En lugar de ello, complétala o archívala para que tus compañeros las puedan seguir encontrando.

Don't delete tasks others might need!
No elimines tareas que los demás puedan necesitar, como un informe de ventas, por ejemplo.

¡Ya está! Estas 11 reglas deben facilitar la colaboración con los compañeros de equipo remoto en Wrike. Si lo anterior ha sido demasiado largo como para leerlo, lo simplificaremos en una única regla general: en cuanto a la comunicación con Wrike, más vale pasarse que quedarse corto. ¡Que disfrutes colaborando!

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