Desintoxicación digital durante 30 días: contén tu adicción a la tecnología para seguir siendo productivo
Hemos escrito sobre estos hábitos hace poco: analizar tus rutinas más arraigadas y cambiarlas si no tienen sentido tiene un efecto positivo en la productividad, en la concentración e incluso en la creatividad. Es importante reevaluar ocasionalmente lo que hacemos en piloto automático para quitar la paja y quedarnos solo con lo necesario. De lo contrario, puede que acabemos con una adicción tecnológica como la de Andrew Sullivan, fundador y autor del blog sobre política The Dish (anteriormente titulado The Daily Dish). Hemos escrito recientemente un ensayo de 6000 palabras sobre cómo su adicción a las noticias y la información en línea hicieron que enfermara. Durante su último año, en el que publicaba varias entradas al día, padeció cuatro infecciones bronquiales y su propia broma sobre cómo Internet causa la muerte empezó a pisarle los talones. Escribió lo siguiente: Solía bromear con que si Internet mata, sería el primero en saberlo. Años después, la broma dejó de tener gracia. Es fácil acostumbrarse a las herramientas digitales que usamos a diario y utilizarlas constantemente. Incluso en el lugar de trabajo, el 44 % de los profesionales dice que consulta su dispositivo móvil más de 20 veces al día. Por eso tenemos que analizar nuestras rutinas y auditar el uso habitual que hacemos de estos productos. ¿Nos ayudan a vivir mejor? ¿O dañan nuestra capacidad de concentrarnos y funcionar? Las dos actitudes de Newport para analizar las herramientas digitales Te imagino preguntando: "¿Qué necesidad hay de cuestionar las herramientas y las aplicaciones que utilizo? ¡Son útiles de uno u otro modo!" Tal vez. Cal Newport, autor de Deep Work y profesor de ciencias informáticas de la universidad de Georgetown, propone la existencia de tan solo dos actitudes que puedes usar para analizar tus herramientas digitales. En primer lugar, está la actitud del beneficio, que básicamente apoya el uso de una herramienta mientras proporcione un beneficio, el que sea. En esta categoría encontrarás a personas que defienden su hábito de usar Facebook 12 horas al día porque les conecta con compañeros del instituto. O bien a personas que aseguran que usar Twitter durante varias horas al día es su manera de informarse. En el vídeo que incluimos a continuación, podrás ver a Jim Clark, el emprendedor, experto informático y fundador de Silicon Graphics, Netscape y varias empresas más, hablar sobre por qué no le gusta el modo en que las redes sociales consumen nuestro tiempo. La parte en cuestión empieza en el minuto 42. Newport sugiere que, en lugar de usar la actitud del beneficio, emplees la actitud de la relevancia, por la que seleccionas solo las herramientas que proporcionan las ventajas más significativas a aquello que más valoras. Si te atrae instintivamente una nueva aplicación estupenda porque el resto de tus compañeros la están utilizando, replantéatelo un poco mejor. ¿Te ayudará a alcanzar tus objetivos generales? ¿O simplemente es otra distracción en tu dispositivo móvil? Recuerda que las aplicaciones se diseñan para ser adictivas ¿Sabes por qué aplicaciones como Facebook y Twitter son tan difíciles de dejar? Porque se han diseñado desde el inicio para ser lo más adictivas posible. Nir Eyal, autor de Hooked y líder de opinión en psicología de la creación de productos adictivos, analizó mediante ingeniería inversa por qué las aplicaciones son tan adictivas. Según afirma Eyal: "Se trata de un proceso de cuatro fases que conecta tu problema con la solución de una empresa y lo hace con la frecuencia suficiente como para convertirse en un hábito". "Empieza por un desencadenante que nos recuerda nuestra necesidad de usar la aplicación, lo que nos lleva a realizar una acción con la aplicación. Ello provoca una recompensa variable que ansiamos y a por la que acudimos una y otra vez, lo que garantiza una inversión psicológica en la aplicación", afirma Eyal. En resumen, si se trata de una prioridad, entonces será el primer icono que tocarás. "El producto que tiene el 'monopolio mental' es el que gana", explica Eyal. Pongamos un buen ejemplo. Cuando te aburres esperando en una cola, ¿cuál es la primera aplicación que abres? ¿Qué sitio web visitas cuando necesitas información rápida sobre algo? Estos son problemas cotidianos muy concretos y estas aplicaciones o productos han encontrado la forma de conectar su solución con tu inquietud. Te has enganchado. ¿Cómo te puedes desenganchar? ¿Cómo se puede llevar a cabo una desintoxicación digital? Aquí te contamos algunas de las muchas opciones que pueden ayudarte con tu distraída vida digital. Adopta un nuevo hábito al día durante 30 días Probablemente uno de los mejores métodos, y más detallados, para realizar una desintoxicación digital es cambiar conscientemente un hábito digital por otro más sano y ajeno al mundo digital. En su artículo para Forbes, "Try The 30-Day Digital Detox Challenge", la escritora Nancy Colier prescribe el reaprendizaje de dichos hábitos como la renuncia al uso de cualquier dispositivo al socializar (día 2), dejar de meter el dispositivo en el bolsillo cuando no lo estás utilizando (día 3) y convertir el cuarto de baño en una zona sin tecnología (día 13). Cada día se añade un hábito nuevo al repertorio hasta que practicas los 30 hábitos simultáneamente. Es un método atractivo por su sencillez y, por lo tanto, totalmente factible. Establece límites en el uso de la tecnología Tus padres tenían razón cuando te decían eso de "solo una hora de televisión esta noche". Si estableces límites estrictos en el uso de la tecnología impedirás caer en la tentación de la información en tiempo real que siempre está disponible. Consejo: StayFocusd es una extensión para buscadores que restringe la cantidad de tiempo que dedicas a sitios web que te hacen perder el tiempo, como Facebook o Youtube. Consejo: deja de buscar novedades. Explora caminos en lugar de mapas. Utiliza un diccionario o una enciclopedia en lugar de un buscador. Consejo: establece horas sin tecnología, por ejemplo, durante la primera hora después de levantarte o justo después de cenar, para que puedas disfrutar de tiempo de calidad. Busca la dopamina en el ejercicio ¿Recuerdas que Nir Eyal decía que la recompensa variable nos hacía volver una y otra vez a nuestras aplicaciones? Pues puedes obtener esa misma descarga de dopamina en cualquier otro lugar. Holland Haiis, experto en desintoxicación digital y autor de Consciously Connecting: A Simple Process to Reconnect in a Disconnected World, comparte su sabiduría: "La dopamina del cerebro se estimula gracias a la incertidumbre que proporcionan las redes sociales, los correos electrónicos y los mensajes de texto. Es un círculo vicioso y, para romperlo, tienes que buscar la misma incertidumbre y estimulación que hay ahí afuera cuando entrenas. Nunca sabes qué encontrarás a la vuelta de la esquina cuando sales a correr, a dar una vuelta en bici o a pasear". Por eso, en lugar de abrir Facebook, ponte las zapatillas de correr. Recorta tu lista de aplicaciones y extensiones Tienes más aplicaciones en el dispositivo de las que necesitas. Probablemente también tengas más extensiones del navegador de las necesarias. Después de valorar las herramientas para saber cuáles aportan un valor real, deshazte del resto. Aquí tienes algunos consejos. Consejo: elimina las aplicaciones de Facebook y Twitter. ¿Sabes por qué siempre tienes la batería bajo mínimos? Porque estas aplicaciones funcionan constantemente, rastrean tu ubicación y tus hábitos. Son famosas por agotar tu batería, además de tu tiempo libre. Si realmente tienes que acceder a ellas, puedes utilizar el navegador móvil. Consejo: si no reconoces una aplicación o una extensión del navegador, desinstálala YA. Está claro que no la has utilizado recientemente y ni siquiera recuerdas para qué sirve. ¡Fuera! Consejo: conserva una lista actualizada de todas las nuevas aplicaciones o extensiones que pruebes. Registra la fecha de instalación y date siete días para utilizarla a modo de prueba. Si te sirve para el trabajo, consérvala. Si no, desinstálala. Acaba con el mono Las herramientas de las redes sociales son un tipo de producto que puede ser fundamental para el trabajo diario de un agente de marketing, pero que, al mismo tiempo, puede ofrecer varias distracciones al resto de mortales que simplemente tratamos de hacer las cosas. En su libro Deep Work, Cal Newport propone un planteamiento extremo para valorar las redes sociales: deja el mono de las aplicaciones durante 30 días sin decírselo a nadie y, después, responde a dos preguntas tras el paréntesis: ¿La ausencia de redes sociales perjudicó a tu capacidad de trabajar o crear valor para tu empresa? ¿A la gente le importó que no utilizaras estas redes sociales? Si respondes afirmativamente a las dos, probablemente tengas que seguir utilizando la red social en cuestión. Si no, aléjate de ella. Aunque Newport sabe que abandonar las redes sociales no es algo realista para todos, propone que debemos usarlas SOLO si realmente aportan valor al trabajo y los objetivos. Si no lo hacen, entonces habrás conseguido dejarlas totalmente durante un mes, y podrás seguir haciéndolo. Hora de contener tu adicción a la tecnología Al final, solo nos podemos culpar si llegamos al punto de que nuestros periodos de atención están tan fragmentados que ni siquiera podemos mantener una conversación cara a cara durante más de unos segundos seguidos. Ha llegado la hora de analizar nuestros hábitos relacionados con las aplicaciones y los dispositivos que utilizamos. Del mismo modo que tomamos decisiones inteligentes sobre nuestra dieta, tenemos que tomar el mismo tipo de decisiones en nuestra mente, nuestros periodos de atención y, en última instancia, nuestra productividad.
Utiliza Wrike de forma más productiva con estos ocho consejos y trucos
Si eres nuevo en Wrike, estás empezando a usar la herramienta y te preguntas qué trucos de productividad hay en el software que te pueden convertir en un trabajador más eficaz, entonces esta publicación es la tuya.
Listas de reproducción que garantizan el aumento de la productividad
Hay quien argumenta que la música ayuda a que las horas pasen más rápido y te mantiene concentrado, mientras que otros creen que la música distrae y dificulta la concentración. Al sopesar si la música es más constructiva que destructiva, es importante tener en cuenta el tipo de trabajo que se está realizando.
Las ventajas inesperadas de reorganizar tu rutina de trabajo
¿Puede una rutina llegar a perjudicar? ¿Puedes caer en la trampa de hacer cosas solo por el mero hecho de hacerlas, te beneficien o no? Bueno, digamos que sí. Cuando eso sucede, tu rutina no te hace ningún favor. Aquí se explica por qué nos apoyamos en estos sistemas previsibles y los efectos positivos inesperados que conlleva revisarlos.
El alto precio de la multitarea: 40 % de perdida de la productividad
La tentación de la multitarea siempre está presente en las oficinas actuales, ya se encuentre esta en la mesa de la cocina o en un despacho. Desde notificaciones del correo electrónico o el chat, al canto de sirena de las redes sociales, siempre hay algo hacia lo que nuestra mente puede vagar. El problema es que, cuando pasamos de una tarea a otra, no estamos produciendo más. Obligamos a nuestro cerebro a cambiar constantemente de dirección, tenemos que esforzarnos más para hacer cosas con un nivel inferior de calidad y agotamos nuestras reservas mentales. Practicamos la multitarea de muchas formas, pero independientemente de la forma, el precio siempre es alto. Para la mayoría de nosotros no es factible matar al monstruo de la multitarea completamente, pero con una mejor comprensión de cómo afecta a nuestra productividad (y qué tipos de personalidad son más vulnerables) podemos mitigar sus efectos negativos. Tres tipos de multitarea Enviar mensajes mientras se conduce es una situación de multitarea en la cual la mensajería consume mucha atención. No obstante, este tipo de atención desdoblada solo es una de las formas en las que intentamos obligar a nuestro cerebro a seguir varias direcciones a la vez. Según la descripción realizada por la Asociación Estadounidense de Psicología (APA, por sus siglas en inglés) del estudio de la multitarea, hay tres tipos de multitarea(1): Realización de dos tareas simultáneamente. Aquí se incluye hablar por teléfono mientras se conduce o responder un correo electrónico durante un seminario. Cambio de una tarea a otra sin finalizar la primera. Todos nos hemos encontrado alguna vez en la situación de estar concentrados en un trabajo cuando, de repente, surge una tarea urgente que requiere nuestra atención. Se trata de uno de los tipos de multitarea más frustrantes y, con frecuencia, el más complicado de evitar. Realización de dos o más tareas en rápida sucesión. Casi no parece multitarea, pero nuestra mente necesita tiempo para cambiar y funcionar de forma eficaz. Para ser sinceros, ninguna de estas es necesariamente peor que las demás; las tres reducen nuestra eficacia y provocan fatiga mental. Permanece alerta para detectar los tres tipos de multitarea de forma que puedas volver a tomar el control de tu atención. El mito de la capacidad de multitarea Se calcula que solo el 2 % de la población es realmente capaz de realizar varias tareas a la vez e, irónicamente, estas personas son las menos proclives a hacerlo. El problema es que todos pensamos que formamos parte de ese 2 % y usamos esa percepción para justificar los malabarismos que hacemos con demasiadas tareas. De hecho, estudios recientes han demostrado que las personas que realizan varias tareas a la vez producen con frecuencia los peores resultados en ellas.(2) David Sanbonmatsu, David Strayer, Nathan Medeiros-Ward y Jason Watson del departamento de Psicología de la Universidad de Utah han profundizado en este problema en su estudio sobre la multitarea: "Se descubrió que la percepción de la capacidad de realizar varias tareas a la vez estaba muy exagerada; de hecho, la mayoría de los participantes creían estar por encima de la media en cuanto a la capacidad de realizar varias actividades a la vez. Estos cálculos en realidad tienen poco fundamento, ya que la supuesta capacidad de multitarea no estaba significativamente correlacionada con la capacidad real para realizar varias actividades". No presupongas que formas parte de ese 2 % que puede realizar varias actividades a la vez y céntrate en realizar las tareas de una en una, pero correctamente. ¿Por qué molestarse en hacer una sola tarea? Pasar de una tarea a otra parece que no consume mucho tiempo en el momento, pero estas pequeñas pérdidas de tiempo se van acumulando rápidamente. Según la Asociación Estadounidense de Psicología: "Aunque los costes del cambio puede que sean relativamente bajos, a veces tan solo unas décimas de segundo por cambio pueden acabar acumulando grandes cantidades de tiempo cuando las personas cambian repetidamente de una tarea a otra. Por lo tanto, la multitarea podría parecer eficaz a simple vista, pero puede consumir más tiempo al final e implicar más errores. Meyer ha afirmado que incluso los breves bloqueos mentales creados por los cambios entre tareas podrían costar hasta un 40 % del tiempo productivo de una persona". ¿No te gustaría recuperar ese 40 % del tiempo productivo? En total son 16 horas a la semana que podríamos recuperar eliminando la multitarea. Seguro que por ese valioso tiempo merece la pena silenciar el teléfono. Las cuatro personalidades de multitarea más comunes A decir verdad, a algunos de nosotros nos cuesta más evitar la amenaza de la multitarea que a otros. El estudio de la Universidad de Utah al que se ha hecho referencia anteriormente identifica cuatro tipos de personas con una mayor tendencia a realizar varias tareas simultáneamente: Te centras en el planteamiento o en la recompensa. Tienes en cuenta las posibles ventajas de la multitarea y te atraen las probables recompensas que representa. Buscas emociones fuertes. Necesitas un estímulo constante y disfrutas de la novedad de cambiar a nuevas tareas. Estás convencido de que formas parte del 2 %. Aquellos que piensan que son buenos realizando varias tareas a la vez tienen más probabilidades de adoptar dicho comportamiento con más frecuencia que los que piensan que no destacan en ello. Sin embargo, como ya hemos visto, la percepción de nuestras propias habilidades son normalmente imprecisas. Tienes problemas para concentrarte. Si eres propenso a distraerte o si tienes problemas para bloquear los estímulos externos, puede que te resulte difícil acabar con la multitarea. Si perteneces a una de estas categorías, no te desesperes. Siempre podrás mejorar tu comportamiento al llevar a cabo varias tareas a la vez e incluso recuperar el 20 % del tiempo que pierdes actualmente será una victoria bastante importante. Introducción a la aceptación de la multitarea Lo primero que tienes que recordar es que no podrás erradicar la multitarea por completo o, por lo menos, no inmediatamente. Lo mejor es intentar confinarla a determinadas partes del día. Para empezar, crea un espacio en el que sea muy difícil dar cabida a la multitarea. Estas dos estrategias funcionan conjuntamente para ayudarte a recuperar más horas productivas al día: 1. Identifica y segmenta las tareas complejas Determina cuáles de las tareas habituales son más complicadas y, a continuación, dedica un tiempo y un espacio sin distracciones para ellas. Esto también se aplica al trabajo en asuntos nuevos. Según la APA, cuanto más complejas o inusuales sean las tareas, más tiempo perderás cambiando de una a otra. Ahorra mucho tiempo (y esfuerzo mental) pasando a un planteamiento tipo láser durante las tareas más complicadas y abordándolas de una en una. 2. Da cabida a la multitarea con tareas familiares ¿A qué horas y en qué lugares el monstruo de la multitarea asoma su horrible cabeza con más frecuencia? Cuando estés en estas situaciones, céntrate en tareas repetitivas o familiares. Esto ayuda a minimizar el precio del cambio y, además, te permite consentirte un poco en tus tendencias naturales a la multitarea. Crear un espacio en el que se permita la multitarea es especialmente importante si te ves reflejado en alguno de los cuatro tipos de personalidades anteriores. Te va a costar mucho esfuerzo acabar con la multitarea durante las horas en las que estés concentrado y esforzándote, por lo que permitirla en otros momentos puede ayudar a facilitar el proceso. ¿Cuánto tiempo recuperarás? Identifica las situaciones en las que más te cuesta la multitarea: ¿Te centras en los posibles premios de "producir más"? ¿Cada una de las notificaciones del ordenador atraen tu atención al instante? ¿Te preocupa perderte alguna historia de última hora en Twitter? Sea cual sea tu situación, identificarla te ayudará a detenerla durante las tareas más complejas, de forma que puedas concentrarte y producir más. Conocer a fondo al monstruo de la multitarea implica que podrás tomar las medidas necesarias para minimizar su impacto negativo en tu productividad. ¿Cuánto tiempo podrías recuperar? --- Fuentes: 1. Asociación Estadounidense de Psicología: http://www.apa.org/research/action/multitask.aspx Sanbonmatsu DM, Strayer DL, Medeiros-Ward N, Watson JM (2013) Who Multi-Tasks and Why? Multi-Tasking Ability, Perceived Multi-Tasking Ability, Impulsivity, and Sensation Seeking. PLoS ONE 8(1): e54402 2. Rubinstein, Joshua; Meyer, David, E.; y Evans, Jeffrey E. Executive Control of Cognitive Processes in Task Switching. Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance 2001, Vol. 27, N.º 4, 763-797. Sobre el autor: Andrea Fryrear se dedica al marketing de contenidos en MarketerGizmo, donde se encarga de analizar minuciosamente palabras de moda y novedades con la esperanza de encontrar perlas de sabiduría en su esencia. Su tema preferido es el marketing ágil que, según ella, tiene la clave de una carrera profesional más gratificante para las personas y un departamento de marketing más útil para las empresas. Está disponible a través de LinkedIn.
Por qué tu aplicación de mensajería está arruinando tu productividad
Utilizar Slack, HipChat, Skype, Google Hangouts o IRC no es suficiente. Ha llegado la hora de aceptar que utilizar solo tu aplicación de chat o mensajería instantánea para gestionar proyectos está arruinando tu productividad.
Por qué el correo electrónico es adictivo y cómo desengancharse
¿Cuándo fue la última vez que abriste tu cuenta de correo electrónico? ¿Hace escasamente unas horas? ¿Estabas revisando tu bandeja de entrada justo antes de empezar a leer este artículo? Unas estadísticas de Business Insider han revelado que más de un tercio de los estadounidenses comprueban continuamente su correo electrónico a lo largo del día. Según una encuesta de 2010 de AOL, un 47 % de las personas afirma estar enganchado al correo electrónico, un 25 % no puede pasar más de tres días sin correo electrónico, un 60 % lo comprueba durante las vacaciones y un 59 % desde el cuarto de baño. Ha llegado el momento de acabar con esta adicción. El problema real de comprobar el correo electrónico Antes de profundizar en el tema, debemos reflexionar: ¿comprobar el correo electrónico es realmente una adicción negativa o es algo necesario para el desarrollo de un trabajo de oficina? Después de todo, de acuerdo con nuestra última encuesta, el 59 % de las personas declara que sus equipos guardan la información de los proyectos en mensajes electrónicos y el 13 % dice que sus equipos van más allá, hasta el punto de seguir los progresos de los proyectos a través del correo electrónico. Parece que es una herramienta importante para realizar el trabajo. Pero, como verás a continuación, se ha demostrado que el correo electrónico es un enorme inhibidor de productividad y que, incluso, puede estar afectando de manera negativa en nuestros estados de ánimo: 1. Estar gestionando el correo electrónico constantemente significa más tiempo desperdiciado. Al trabajador medio se le interrumpe cada diez minutos o una media de 56 veces al día y tarda unos 25 minutos en volver a centrarse completamente en la tarea que estaba realizando. Esto supone emplear dos horas cada día en recuperarse de las distracciones. Desgraciadamente, comprobar habitualmente el correo electrónico es una de esas problemáticas interrupciones que provocan que pierdas la concentración. En el estudio sobre lugar de trabajo Jackson et al. (2002), descubrieron que se reaccionaba al 70 % de los mensajes electrónicos en los seis primeros segundos desde su llegada y al 85 % en los dos primeros minutos. Después de verse interrumpidos por el correo electrónico, los participantes de este estudio necesitaban 64 segundos de «¿Y qué estaba haciendo yo?» para recuperar su concentración. Es más, según el análisis del McKinsey Global Institute, el 28 % de la semana laboral se emplea en leer y responder mensajes electrónicos. Esto significa que, si trabajas una semana laboral estándar de 40 horas, desperdicias más de 11 horas semanales solamente en mirar tu bandeja de entrada en lugar de estar haciendo tu verdadero trabajo. 2. Comprobar el correo electrónico inhibe la productividad El correo electrónico es una forma de «procrastinación productiva» de la que nos encanta depender. Cuando no tenemos ganas de trabajar en las tareas actuales, pensamos: «solo voy a responder correos electrónicos durante unos minutos». Nos sentimos mejor si «procrastinamos» vía correo electrónico porque «técnicamente es trabajo». Este proceso de pensamiento es un facilitador de malos hábitos y lo que en principio son solo «unos minutos» para mirar el correo electrónico, pueden alargarse fácilmente durante más tiempo del deseado. Resulta que muchas personas admiten que comprobar frecuentemente el correo electrónico es un problema para la productividad. En la «Encuesta sobre la gestión del trabajo 2015» de Wrike, el 40 % de los encuestados identifica el correo electrónico como uno de los principales obstáculos para la productividad, ocupando el tercer puesto en la lista de inhibidores de trabajo comunes. La tarea de responder a los mensajes electrónicos se declaró como más perjudicial para la productividad que la confusión de prioridades, la «procrastinación» e, incluso, que las tareas con fecha de entrega inmediata. 3. La espera de mensajes electrónicos está destrozando tu estado de ánimo La próxima vez que estés en el trabajo con un humor de perros, ten en cuenta esto: la dependencia del correo electrónico está destrozando tu estado de ánimo. Lo miras una y otra (y otra) vez esperando una pizca de buenas noticias. Pero nunca llega nada. O lo hace de una manera tan irregular que te decepcionas cientos de veces. Nancy Colier lo denomina «lotería del cerebro» en Psychology Today. Es una parte flexible de nuestro cerebro que «inspira esperanza y un sentido de posibilidad, siempre que esa esperanza esté respaldada a su vez por una voluntad proactiva en nuestro comportamiento». Nuestra comprobación habitual nos inspira esperanza (y nos decepciona continuamente cuando ese gran mensaje nunca llega). Además, nos estresa. Un estudio de la University of British Columbia reveló que el grupo que comprobaba su correo electrónico con la mayor frecuencia posible sentía mucho más estrés que el grupo al que solo se le permitía comprobarlo tres veces al día y, además, no se sentían más productivos por ello. Los adictos al correo electrónico se están cargando su estado de ánimo sin razón. 4. Cuando compruebas el correo electrónico constantemente, bloqueas tu fluidez en el trabajo Los investigadores han descubierto que llegar al estado de fluidez en el trabajo puede aumentar el rendimiento laboral (es la mejor forma de terminar las tareas de manera eficiente). El psicólogo Mihály Csíkszentmihályi afirma que: «[fluidez] es estar completamente involucrado en una actividad por sí misma. El tiempo vuela. Toda acción, movimiento y pensamiento resulta inevitablemente de otro previo, es como tocar jazz. Todo tu ser está involucrado y estás utilizando tus habilidades al máximo». Por desgracia, es difícil ver cómo alguien alcanza el estado de fluidez necesario para conseguir realizar trabajos complejos. Nuestras bandejas de entrada nos distraen con mucha más frecuencia de lo que nos percatamos. Los participantes de un estudio de Renaud et al. (2006) declararon que pensaban que solo revisaban su correo electrónico, de media, una vez por hora. Sin embargo, cuando los investigadores les espiaron, detectaron que los participantes en realidad miraban el correo electrónico casi cada cinco minutos. Esta alternancia entre la tarea y la bandeja de entrada a lo largo del día exige que el cerebro se esté reajustando una y otra vez al nuevo punto de concentración. Estamos interrumpiendo nuestro propio trabajo periódicamente (¡y sin ni siquiera darnos cuenta!) La psicología detrás de por qué nos enganchamos Para solucionar el problema necesitamos comprender lo que pasa en nuestro cerebro. ¿Por qué estamos tan obsesionados con nuestras bandejas de entrada? Aquí exponemos algunas teorías: 1. Condicionamiento operante La teoría más predominante tras la razón de abrir constantemente nuestra bandeja de entrada, incluso cuando sabemos que es poco probable que tengamos nada nuevo, es el condicionamiento operante. En particular, los programas de intervalos variables de refuerzo. El condicionamiento operante es un reconocido concepto de la psicología, que se define como un tipo de aprendizaje que moldea tu comportamiento a través del entrenamiento para que esperes unas consecuencias tras sucederse unas acciones determinadas. Los programas de intervalos variables de refuerzo implican que la acción sea recompensada cuando se realiza, aunque no siempre y en intervalos no consistentes. Es un modo de aprender perfectamente normal para los seres humanos. Solo se convierte en un problema cuando el comportamiento aprendido es contraproducente para nuestro trabajo. En relación con el correo electrónico, la condición operativa de intervalo variable funciona así: cuando compruebas tu correo electrónico, estás a la expectativa de recibir un nuevo mensaje. No siempre recibes uno cada vez, así que sigues comprobándolo, con la esperanza subconsciente de que «¡esta vez tendré un nuevo mensaje!» Y, a continuación, actualizas la página, incluso reiteradamente en un periodo breve de segundos, esperando que tu comportamiento (el acto de comprobarlo) sea recompensado (con un nuevo mensaje). Es más, Nir Eyal, autor de Hooked: How to Build Habit-Forming Products y estudiante desde hace mucho tiempo del cruce entre psicología, tecnología y negocios, dice que solo el simple acto de responder a un mensaje de correo electrónico refuerza nuestro comportamiento para volver a comprobarlo de nuevo: «Cada vez que respondo a un mensaje, estoy cargando el próximo detonante, pues así será más probable que consiga una respuesta. Esa respuesta es un detonante externo que me incita a engancharme una vez más. Y esa es la razón por la que el correo electrónico es una adicción tan difícil de romper». (13:10) A la larga, si sigues recibiendo periódicamente mensajes que valen la pena, tu comportamiento se verá reforzado y seguirás comprobando el correo indefinidamente. Escucha a Nir Eyal a partir del minuto 11:22, cuando habla sobre la adicción al correo electrónico (en inglés): 2. Recibir mensajes importantes conforta nuestro ego Otra teoría señala que la causa de nuestras adicciones al correo electrónico reside en el sentido de importancia individual. Aunque afirmemos que odiamos el correo electrónico, algunos de nosotros amamos la sensación de recibir mensajes. Linda Stone, escritora, asesora e investigadora en tecnología, dice que mantener pestañas en nuestro correo electrónico Nir Eyal, autor de Hooked: How to Build Habit-Forming Products, afirma que: «si piensas acerca del [...] detonante interno que nos hace comprobar el correo electrónico, bien, existen muchos: hay aburrimiento, hay ansiedad, hay inseguridad sobre lo que estoy haciendo en mi trabajo. Todos esos detonantes internos se pueden saciar un poco comprobando nuestro correo electrónico». (11:22) Pero esa constante comprobación e interrupción se está descontrolando. El reto al que nos enfrentamos con el correo electrónico es el de no permitir que nos arrastre hasta el extremo de que, de manera subconsciente, sintamos la necesidad de mirar la bandeja de entrada y ver si alguien nos necesita. 3. Nos encantan esas fáciles y pequeñas victorias Una última teoría. Un estudio de Theresa Amabile de Harvard Business School sobre cómo motivar a los equipos llegó a esta conclusión: las personas aman progresar. Cuando los empleados sienten que han conseguido progresar, esto cataliza su motivación para seguir trabajando con el fin de lograr el objetivo final. El progreso, incluso tratándose simplemente de pequeños pasos hacia adelante, se produce en muchos de los días en los que las personas informaron que tenían buen estado de ánimo durante el estudio. En su informe, Amabile y su equipo sugieren que los gestores deberían dividir los proyectos grandes en varios pequeños objetivos fáciles de lograr, para que los equipos puedan experimentar múltiples «pequeñas victorias», en vez de solamente una gran victoria al final de un proyecto. Gestionar nuestro correo electrónico nos otorga ese sentimiento de poder por el logro alcanzado. Cada vez que respondemos un mensaje, estamos dando un pequeño paso hacia adelante. Cada vez que alcanzamos la situación inbox zero, estamos completando con éxito la tarea que teníamos intención de hacer, lo que nos hace sentirnos bien al saber que ya tenemos algo hecho. Por ello, volvemos a hacerlo una y otra vez (incluso si implica «procrastinar» sobre nuestro trabajo real, incluso si implica desperdiciar horas cada día intentando recuperar la concentración). Cómo desintoxicarte de tu bandeja de entrada Comprobar todo el día el correo electrónico es un comportamiento condicionado que está agotando nuestras energías, nuestra felicidad y nuestra productividad en el trabajo. A continuación, ofrecemos algunas sugerencias para ayudarte a pegarle una patada a esta adicción: 1. Mantén cerrada tu bandeja de entrada y sé consciente de la frecuencia con que la abres No la dejes abierta en una pestaña diferente e intenta limitar el número de veces que la miras. Si sientes que necesitas leer con detenimiento tu correo electrónico, entonces puedes abrir tu bandeja de entrada en ese momento. En el mismo estudio sobre estrés y correo electrónico de la University of British Columbia mencionado anteriormente, los investigadores concluyeron que: «Limitar el número de veces que las personas comprueban su correo electrónico por día disminuye la tensión durante una actividad particularmente importante y reduce el estrés general del día a día. [...] Aquellos que revisaban mucho su correo electrónico, no se consideraban a ellos mismos como menos productivos que los que estaban a dieta de correo electrónico». Observa activamente cuántas veces compruebas tu correo electrónico cada día. El psicólogo James Claiborn afirma que: «el hecho de medir algo tiende a cambiarlo y hace que las personas sean mucho más conscientes en primera instancia». Toma nota si estaba o no justificado cada vez que comprobaste el correo (¿realmente has recibido mensajes nuevos e importantes desde la última vez que lo miraste?). Si te das cuenta de que el número de veces que abres esa pestaña tiene dos cifras, valora tu comportamiento para ver si realmente necesitas visitar tu bandeja de entrada tan a menudo. 2. Traslada más comunicación de trabajo fuera del correo electrónico ¿Preocupado por liberarte del correo electrónico cuando es la única forma de intercambiar mensajes importantes? Sustituye el correo electrónico por una herramienta nueva que no te entretenga con el correo no deseado y con notificaciones sin importancia. Lleva más trabajo a una herramienta de gestión del trabajo como la de Wrike (o cualquier otra) para que así dependas menos de usar el correo electrónico para comunicarte sobre los proyectos o tareas, para guardar información y para ponerte al día con el resto de compañeros. 3. Fija un objetivo de limitar el correo electrónico (y escríbelo) ¿Sabías que si escribes tu objetivo y lo compartes con un amigo tienes un 33 % más de probabilidades de conseguirlo? Coge un bolígrafo y un cuaderno. Ahora, escribe tu plan: «solo voy a comprobar el correo electrónico a las 11:00 y a las 15:00» o «solo voy a comprobar el correo electrónico tres veces al día». Quizá sea útil pegar una nota en tu ordenador. Escribe también una lista (¡de papel!) con las razones por las que deseas parar de comprobar el correo electrónico tan a menudo: «quiero recuperar horas de mi jornada laboral» o «quiero trabajar con más eficiencia». Una vez has hecho esto, informa a tu jefe y a compañeros de que te has marcado ese objetivo y así ellos sabrán que el correo electrónico no será la mejor manera comunicarse contigo para los problemas urgentes. (Quién sabe si así les vas a inspirar para que comiencen su propio plan de desintoxicación). 4. Ve más lejos: bloquea tu bandeja de entrada ¿De verdad quieres reforzar tu nuevo hábito? Descarga una extensión para el navegador, como StayFocusd para Chrome, que hará literalmente imposible que visites más de una cantidad fijada de veces tu bandeja de entrada cada día. Tú mismo fijas en el navegador la cantidad de minutos que te permites pasar en tu correo electrónico. Una vez se agota ese límite de tiempo, se te bloquea hasta el día siguiente. Por supuesto, esto solo funciona con personas que no disponen de acceso al correo electrónico a través de aplicaciones como Outlook o Apple Mail. 5. No te des por vencido Crear un hábito nuevo puede tardar más de dos meses en interiorizarse e, incluso, ¡hasta dos tercios de un año! En este caso, estás intentando crear un hábito nuevo que consiste en acabar con un hábito antiguo, lo que resulta notablemente más difícil. Pero no permitas que esto te detenga. Si solo el hecho de comprobar el correo electrónico unas cuantas veces al día todavía te produce ansiedad en el plazo de un mes, repasa la lista de razones por las que necesitas parar de comprobarlo tan a menudo y reafírmate en tus objetivos. Crear un nuevo hábito es una cuestión, sobre todo, de fuerza de voluntad. Por lo tanto, incluso fallando hoy, vuelve a intentarlo mañana. Tú puedes acabar con la adicción al correo electrónico ¿El correo electrónico se ha convertido en una adicción? ¿Has tomado alguna medida para frenar con éxito ese mal hábito? Comparte tus secretos en los comentarios para que aprendamos de ti.
