Wrike помог масштабировать маркетинговые операции и сделать их прозрачнее

Hootsuite – это система управления представлением брендов в социальных сетях. Их головной офис находится в Ванкувере (Канада).

Брайан Лэм

координатор маркетинговых операций в Hootsuite

Мишель Пауэр

координатор маркетинговых операций в Hootsuite

Кейт Чалмерс (Kate Chalmers)

руководитель отдела маркетинговых операций

Их история

Основные усилия были направлены на выполнение огромного количества заданий, и от этого страдало качество работы и прозрачность данных о проектах

Hootsuite — популярная платформа социальных медиа, насчитывающая более 10 миллионов клиентов из 175 стран. Когда число клиентов и маркетинговых активов начало стремительно расти, отделу маркетинговых операций компании Hootsuite пришлось искать способы справляться с потоком задач. Объем работы вскоре стал их самой насущной проблемой, поскольку становилось все труднее отслеживать ход выполнения задач и обеспечивать обмен информацией между множеством электронных таблиц и платформ. Так как каждый отдел пользовался инструментами по-разному, поиск нужных данных превратился в серьезную проблему. «У нас не было средств для составления отчетов, и поэтому мы не могли знать, над каким количеством проектов мы работаем, для кого мы их делаем и сколько времени на них потрачено», — рассказывает руководитель отдела маркетинговых операций Кейт Чалмерс.

Company story photo/image
Один из главных принципов деятельности Hootsuite состоит в том, что мы всегда ищем способы работать эффективнее, и Wrike помогает нам в этом.

Брайан Лэм

координатор маркетинговых операций в Hootsuite

Эффективно управлять таким количеством задач было невозможно, и качество работы стало ухудшаться. «Из-за огромных объемов мы не могли уделять достаточно времени особо важным проектам», — признается координатор маркетинговых операций Брайан Лэм.
Так же сложно было следить за распределением ресурсов. Из-за недостаточной прозрачности информации о проектах ресурсы расходовались впустую, а одна и та же работа иногда выполнялась два раза, что усугубляло нехватку времени. Продуктивность упала, и сотрудники отдела маркетинговых операций стали искать новые средства для улучшения организации труда.

По-моему, это прекрасно — когда у вас есть инструмент, помогающий сотрудничать и общаться с единомышленниками, которые искренне желают выполнять свою работу как можно полнее и лучше.

Мишель Пауэр

координатор маркетинговых операций в Hootsuite

Их победа

Wrike обеспечивает прозрачность информации и позволяет расставлять приоритеты задач, что упрощает составление ежеквартальных отчетов о продуктивности

Wrike предоставил Hootsuite возможность централизованного ведения многочисленных задач и создания отчетов о продуктивности. «Пока у нас не было Wrike, мы буквально тонули в электронной переписке, — рассказывает Лэм, — иногда у нас по одному только проекту шло пять или шесть длинных обсуждений. Система Wrike предоставила нам центральный ресурс, где могут общаться все ответственные лица и создатели контента; они вместе решают вопросы, связанные с календарным планом, контентом, дизайном и текстами». Благодаря этому централизованному инструменту сотрудники отдела маркетинговых операций могут сравнивать ежеквартальные отчеты и отслеживать изменения продуктивности. «Мы настроили Wrike таким образом, что теперь можем просматривать все наши кампании и релизы по кварталам и сравнивать результаты, — рассказывает Чалмерс. — Я ежеквартально отчитываюсь перед руководством о том, сколько проектов мы сделали, и сколько времени нам требуется для выхода на рынок. Мы постоянно должны быть уверены, что темпы нашей работы не падают».

Company story photo/image
Fact icon
Более 10 миллионов клиентов в 175 странах пользуются Hootsuite

Сотрудники отдела маркетинговых операций не только смогли обеспечить необходимую прозрачность своих данных, но и структурировали поток операций на основе приоритета задач. «Wrike помогает нам выставлять приоритеты для важных дел и, напротив, исключать из числа приоритетных задачи, которые можно оставить на потом», — объясняет Лэм.
В качестве стартового проекта для внедрения Wrike компания Hootsuite выбрала кампанию по рассылке электронных сообщений. Wrike использовался для координирования перевода и проектирования, а также для упрощения локализации на различных рынках. Благодаря Wrike кампанию удалось запустить вовремя для всех клиентов из разных стран. «Кампания прошла успешно, и мы рады, что использовали Wrike», — подытожила Мишель Пауэр.

Любимые возможности

Power icon

Копирование задач

Поскольку некоторые из задач, связанных с маркетинговыми операциями, периодически повторяются (например , рассылка электронных сообщений), одним из самых полезных инструментов Wrike стала возможность копировать задачи. Вместо того чтобы каждую неделю создавать новую задачу с нуля, Пауэр назначает задачу и сразу создает копию на будущее. Это помогает сэкономить время и обеспечить консистентность процессов и запросов.

Power icon

@Упоминания

Еще одна из постоянно используемых функций — это @упоминания. Как и в социальных сетях, при @упоминании человека он сразу же получает уведомление в самой программе и по электронной почте. «Я использую эту функцию для взаимодействия с людьми, выполняющими определенные задачи, чтобы следить за статусом их задач и узнавать, чем они сейчас занимаются. Это очень удобно — им сразу же приходит электронное письмо, и можно быстро получить ответ и обновить статус», — объясняет Пауэр.

Power icon

Просмотр рабочей загрузки

Когда компания Hootsuite получает заказ на выполнение важного творческого проекта, сотрудники отдела маркетинговых операций используют функцию просмотра рабочей загрузки для поиска свободного специалиста, который сможет выполнить работу вовремя. Такой уровень прозрачности помогает быстрее выполнять задания и уберегает сотрудников от чрезмерных перегрузок.

Другие истории
Успевайте больше
с системой управления проектами Wrike!
Рабочий адрес эл.почты
/