управление бизнес-процессами Archives | Blog Wrike
Адрес электронной почты
Server error. We're really sorry. Wait a few minutes and try again.
Адрес электронной почты
Server error. We're really sorry. Wait a few minutes and try again.
Адрес электронной почты
Server error. We're really sorry. Wait a few minutes and try again.
Войти Свяжитесь с отделом продаж

управление бизнес-процессами

Адрес электронной почты
Server error. We're really sorry. Wait a few minutes and try again.
Как стать эффективным руководителем отдела маркетинга
Лидерство читается за 3 мин.

Как стать эффективным руководителем отдела маркетинга

Когда дело касается управления командой маркетинга, руководитель должен оставаться на виду и участвовать в совместной работе. Но в то же время не стоит и впадать в другую крайность — когда вы так активно включаетесь в работу, что пытаетесь контролировать любую мелочь. Если участники команды будут чувствовать, что вы стоите у них над душой, оценивая каждый их шаг, то очень скоро вы остановите в них любые творческие порывы. Это два противоположных конца спектра. Но, как вы уже знаете, избежать обеих этих крайностей — задача не из легких. Как же стать эффективным руководителем отдела маркетинга? Опасность чрезмерного контроля Желанием контролировать все и вся страдают многие. Вполне естественно полагать, что, присматривая за своими подчиненными, вы получите более высокие результаты и качественную работу. Да, увлечься контролем очень легко — независимо от того, осознаете вы это или нет. Это объясняет, почему 80% людей сильно преувеличивают свои лидерские способности. Но склонность к излишнему контролю может привести к весьма неприятным последствиям для команды. Снижение доверия. Вам нужна сильная команда. Но если вы все время будете демонстрировать, что есть всего два мнения — ваше и неправильное, вы неизбежно лишитесь их доверия. Ухудшение творческого процесса. Руководитель должен поддерживать творческий потенциал в любой команде, особенно в маркетинге.  Перегрузка. Руководителю приходится решать множество задач. Если вы взвалите на себя слишком много проектов, это только помешает результатам вашей работы. «В долгосрочной перспективе это будет хуже для компании. И в краткосрочной, возможно, тоже. Почти невозможно хорошо выполнять работу своих подчиненных вдобавок к своей собственной», — говорит Айра Колб в статье для Business Insider. Отсутствие мотивации и недовольство. Согласно опросам, 70% сотрудников не любят свою работу, а основной причиной этого называют чрезмерный контроль. Все это — весьма убедительные причины избегать чрезмерного контроля. Но самую большую опасность представляет последний пункт этого списка. Но возникает другой вопрос: если вы не хотите стоять за плечом у каждого сотрудника, значит ли это, что вам нужно самоустраниться? Ловим равновесие Конечно нет. Вместо этого нужно найти точку равновесия, удобную для вас и вашей команды.  «Я думаю, что эффективные руководители склонны активнее участвовать в общей работе, — говорит Пэм Косанки, маркетинговый директор Renters Warehouse. — Не стоит контролировать любую мелочь или с головой уходить в процесс, но нужно следить, чтобы люди, стратегии и процессы функционировали как единое целое и чтобы цель работы не терялась в общей суете». «Самые эффективные руководители в сфере маркетинга всегда на виду, — добавляет Кит Джонстон, глава отдела маркетинга в Peak Sales Recruiting. — Они ежедневно общаются с различными командами и большое внимание уделяют результатам работы сотрудников. Управление отдельными группами они доверяют руководителям среднего звена, но обеспечивают руководство и поддержку и менеджерам, и участникам команд». Думаете, что не сможете нащупать золотую середину? У нас есть несколько советов, как повысить вашу эффективность в роли руководителя и помочь вам не пересечь тонкую линию, отделяющую уверенное руководство от излишнего контроля. Как улучшить свои навыки руководства 1. Понимайте свою команду Степень вашей погруженности в работу зависит от особенностей вашей команды и ее отдельных участников. Так что первый шаг на пути к эффективному руководству — научиться хорошо понимать, как запустить рабочий механизм вашей команды. «Самые эффективные руководители в сфере маркетинга всегда учитывают ситуацию и обстоятельства, — говорит Джонстон. — Они учатся понимать, что мотивирует их команду, что придает ей импульс и какую форму общения она предпочитает, и в соответствии с этим выстраивают свой стиль руководства». Лучшее, что вы можете сделать — не просто руководить, а понять, какой именно стиль руководства нужен вашей команде. Как этого добиться? Для этого есть множество тактик, например такие: Честно и открыто обсуждайте с командой ее цели, поставленные задачи и стратегии решения. Спрашивайте мнения сотрудников о вашей манере руководства. Наблюдайте за тем, как работают и общаются друг с другом участники команды. Вы даже не представляете, сколько всего вы сможете узнать! Найдите время и проведите с каждым участником команды оценку сильных сторон, чтобы лучше понимать друг друга. 2. Применяйте ситуационное руководство Когда вы научитесь понимать свою команду, модель ситуационного руководства подскажет вам, как подстроить свой стиль управления под потребности сотрудников. «Я — сторонник подхода Кеннета Бланшара к ситуационному руководству, и этот подход служил мне верой и правдой на протяжении моей карьеры», — говорит Джордж Шильдге, генеральный директор Matrix Marketing Group. Если вы не знаете, что такое ситуационное лидерство, то по сути это адаптация своего стиля управления к уровню развития команды, которой вы руководите. Источник Эта модель охватывает четыре стиля руководства, которые обозначены сочетанием буквы и цифры: S-1 Директивный: односторонний поток информации от руководителя к группе. S-2 Наставнический: руководитель убеждает группу. S-3 Поддерживающий: руководитель включает группу в процесс принятия решений. S-4 Делегирующий: руководитель распределяет задачи среди членов группы. Этот подход также определяет различные уровни зрелости и готовности завершить работу. В этом видео вы найдете отличное объяснение модели: Проще говоря, этот подход гласит, что не существует единственно правильного стиля руководства для любой ситуации. «Например, если сотрудник недавно пришел в компанию или работает слабо, я бы применил директивный подход, — делится опытом Шильдге. — Если же у сотрудника богатый опыт и он хорошо справляется с задачами, я стану использовать делегирующий подход». Резюме: вам не нужно учить наизусть все основы ситуационного руководства (если только вы не рассчитываете удивить гостей за столом!). Главное, помните, что вы не обязаны придерживаться одного подхода к управлению. Для разных ситуаций и участников команд могут потребоваться разные подходы. Оцените обстоятельства, а уже затем решайте, как дать команде нужное направление. 3. Не теряйте лес за деревьями Как бы вас не тянуло с головой уйти в решение повседневных задач команды, помните, что не они — ваши главные приоритеты. Если слишком увлекаться мелочами, это неизбежно приведет вас к избыточному контролю. «Руководителю отдела маркетинга нужно сосредоточиться на том, чтобы цели кампании всегда совпадали с общими целями  подразделения, — говорит Косанки. — Как бы ни был крут рекламный ролик или кампания в целом, спросите себя: действительно ли она работает и соответствует своей изначальной цели?». «Пока команда занята своими повседневными делами, руководитель должен внимательнее изучать данные и решать, когда начать, когда остановиться и когда продолжить», — добавляет Косанки. Постоянное внимание к общей картине позволит вам избежать чрезмерного контроля над мелкими задачами и удержать команду на верном пути благодаря постановке стратегических целей. В конце концов, это и есть ваша работа. 4. Поддерживайте культуру открытого общения Сотрудники высоко мотивированы и довольны своей работой, когда чувствуют себя ценными участниками команды, а это значит, что вам нужно сохранить атмосферу открытости и честности, чтобы любой сотрудник мог обратиться к вам за помощью или с предложением новых идей. «Я придерживаюсь политики открытых дверей, и это помогает мне получать большую отдачу от подчиненных, — говорит Шильдге. — Так мне обеспечен приток оригинальных идей от участников команды. И никто не боится опозориться или выставить себя идиотом. На самом деле я поощряю открытый диалог, который помогает делиться любыми идеями — и хорошими, и плохими». Что для этого нужно? «Развивайте культуру открытого общения, сотрудничества между отделами и создавайте цепь обратной связи», — советует Шильдге. Вот несколько способов сформировать культуру открытого общения в своей команде: Поддерживайте политику открытых дверей. Можете даже установить определенные часы, когда участники команды смогут зайти к вам и побеседовать. Проводите еженедельные совещания для организации мозговых штурмов и обмена советами и мнениями. По мере возможности используйте поддерживающий стиль руководства, чтобы вовлекать участников команды в процесс принятия решений. Регулярно запрашивайте у подчиненных обратную связь. Организуйте новые задачи таким образом, чтобы сотрудники чувствовали себя подготовленными и обладали всей необходимой информацией. «Когда мы получаем новое рабочее задание, ему нужно присвоить очередность и правильно организовать», — рассказывает Питер Меллер, директор по маркетингу и коммуникациям в юридической компании Scarinci Hollenbeck. 5. Демонстрируйте свою заинтересованность «По моему опыту, если команда не видит, что я кровно заинтересован в работе, их мотивация и вклад в работу значительно снижаются, — говорит Меллер. — Хороший руководитель включается в работу команды над стратегией или проектом и готов пройти весь путь до конца». «Один из важнейших аспектов в маркетинге и управлении — это настрой команды», — соглашается Джонстон. Увы, для некоторых команд именно в этом и заключается самая большая проблема. Вы участвуете в важных совещаниях, видите, как принимаются ключевые решения, и понимаете направление развития компании. Но важно помнить, что ваша команда может быть совершенно не в курсе происходящего. Опрос Harris Interactive, в котором участвовали 23 000 сотрудников, показал, что лишь 37% понимают, чего и зачем пытается добиться их работодатель. Не стоит ожидать, что участники команды будут проявлять инициативу и хорошо работать без вашего надзора, если они совершенно не понимают, каких целей нужно добиваться. Так что не забудьте объяснить им, как их работа вписывается в общую картину. Хотите знать, как помочь участникам команды осознать свой вклад в общее дело? Вы найдете подробные советы в этой статье. По этим же причинам не стоит забывать о собственной ответственности. Качество работы вашей команды — отражение качества вашей работы как руководителя. Когда дела идут не лучшим образом, нет смысла обвинять в этом подчиненных. Потому что на самом деле виноваты будете вы. Принятие ответственности поможет вам сохранить доверие и заинтересованность команды. «Вот что важно: хороший руководитель в маркетинге — это хороший участник команды», — говорит Меллер. Дело за вами Вы хотите поддержать и улучшить работу своей маркетинговой команды. Но в то же время не хотите стоять у них над душой и загубить их творческий дух. Найти равновесие непросто, но вы справитесь с этой задачей, если подойдете к ее решению обдуманно. Вот что нужно эффективному руководителю: Понимать свою команду. Отказаться от единого подхода к руководству. Держать в голове общую картину. Демонстрировать свой настрой на работу с командой и достижение целей. Поддерживать открытое и честное общение. Всегда держите в уме эти пять принципов, и они помогут вам не переступить тонкую грань между успешным руководством и чрезмерным контролем. Об авторе: Кэт Бугард (@kat_boogaard) — писательница со Среднего Запада, круг интересов которой включает в себя такие темы, как карьера, самостоятельное развитие и жизнь фрилансера. Она ведет колонку в Inc., пишет статьи для The Muse, редактирует The Everygirl и живет активной жизнью в Интернете.

Как настроить рабочие процессы и добиться желаемого результата
Бизнес-советы читается за 3 мин.

Как настроить рабочие процессы и добиться желаемого результата

«Пока вы продолжаете делать то, что делаете, вы будете получать то, что получаете». Хотя мнения об авторстве этой цитаты до сих пор расходятся (ее приписывают многим известным личностям, начиная от Генри Форда и заканчивая Тони Роббинсом), нельзя отрицать, что в ней имеется здравое зерно. Да, слишком часто руководители навязывают своим подчиненным одни и те же устаревшие рабочие процессы и каждый раз ждут разных результатов. Рабочий процесс — это клей, связывающий воедино все компоненты, и именно благодаря ему задачи выполняются систематически, организованно и с минимумом ошибок. Но в этом-то и загвоздка: рабочий процесс — это не та вещь, которую можно один раз настроить и забыть. Рабочие процессы необходимо постоянно оценивать, чтобы понять, что именно в них не работает, а затем использовать эту информацию для создания системы, более близкой к идеалу. Потому что постоянны только перемены, и рабочие процессы должны подчиняться этому же правилу. Как вы собираетесь выявить свои рабочие процессы, а затем внести в них изменения? В этой статье есть все, о чем вам нужно знать. Что такое рабочие процессы? Глоссарий Болдриджа дает следующее определение: «Термин “рабочие процессы” относится к важнейшим внутренним процессам создания ценности. Эти процессы охватывают большую часть персонала компании и приводят к созданию ценности для клиентов, акционеров и других заинтересованных лиц». Если вы хотите свести это к более понятному объяснению, вот вариант попроще: рабочие процессы — это стандартные способы достижения важных целей. Составляете ли вы отчет или запускаете новый продукт, у вас всегда будет систематизированный поток информации и стандартный набор задач, которые должна выполнить ваша команда. Но почему эти процессы так важны? Они помогают согласовать работу участников команды, и благодаря им каждый знает, что ему нужно сделать и как его часть работы укладывается в общую картину. «Чтобы участники команды могли выполнить определенные задачи, им необходимо оперативное руководство. Это может быть инструкция или человек, который скажет точно, что и когда нужно делать, — объясняет Уоттс Хамфри в своей статье для Института программирования Университета Карнеги-Меллон. — В этом и заключается роль операционного процесса. Он дает простое и краткое описание этапов выполнения конкретного рабочего задания». Однако процессы не могут быть жесткими и неизменными — они должны меняться по мере того, как меняется ваша команда, поставленные перед ней цели и доступный набор ресурсов. Но прежде чем корректировать рабочие процессы, нужно выявить процессы, которыми вы пользуетесь сейчас. Как выявить текущий рабочий процесс Некоторые считают, что определить, как выполняется та или иная задача, очень легко. Но вы не представляете, какой объем информации остается невысказанным и не задокументированным, особенно если в команде есть сотрудники с большим опытом, знающие, как лучше выполнить ту или иную задачу, не заглядывая в инструкции. Поэтому, чтобы пролить свет на ваши текущие процессы, потребуются определенные усилия. Давайте посмотрим, как это обычно делается. 1. Заручитесь поддержкой команды Ваша главная цель — углубленное представление о методах выполнения задач и потоках информации в команде, а не поверхностный взгляд с начальственного места. А это значит, что вам нужно очень тесно взаимодействовать с участниками команды, чтобы понять, как именно они работают. Ведь это им изо дня в день приходится полностью погружаться в процессы. «Начните с известного бизнес-процесса, например, с получения денег от клиентов и последующей оплаты счетов, — объясняет Уилл Бахман, соучредитель Umbrex и специалист по бизнес-операциям, прошедший обучение в Глобальном институте McKinsey. — А затем попросите сотрудника, занимающегося сбором денег, чтобы он описал свою часть процесса шаг за шагом. Как только он упомянет о полученных от кого-либо данных, сразу спрашивайте: “А где вы берете эти информацию? Кто вам ее дает?”». Затем вы идете к упомянутому сотруднику и задаете ему те же самые вопросы. «Продолжайте двигаться по цепочке, пока не доберетесь до специалиста по сбыту, который продал продукцию», — советует Бахман. Такой подход кажется очень прямолинейным. Но вы не представляете, сколько менеджеров не смогли получить нужную информацию от участников своей команды перед внедрением нового процесса. Потратьте время на эту «игру в догонялки», и она поможет вам лучше понять текущие рабочие процессы. 2. Составьте блок-схему Используя сведения, собранные на первом этапе, создайте визуальное представление рабочего процесса. «Начните с простой блок-схемы, — советует Айлин Маркус, учредитель и генеральный директор Aligned Workplace. — Именно составление схемы поможет вам обнаружить неувязки и спланировать механизм внедрения изменений». Создание блок-схемы (или карты бизнес-процесса) становится все более популярной практикой в деловом мире. «Ее цель заключается в том, чтобы досконально понять сам процесс, его участников, механизмы управления и то, что у вас есть на входе и на выходе, а затем по возможности упростить его, сделать более эффективным и/или улучшить его результаты», — объясняется в статье для LucidChart . Так что не бойтесь проявить свои творческие способности и буквально нарисовать ваш процесс. Такое визуальное представление очень поможет вам на следующих этапах.   3. Найдите проблемные места Помните, что ваша цель — не только понять ход рабочего процесса, но и его улучшить. То есть, кроме выявления рабочего процесса надо выявить места возникновения потенциальных проблем. Два предыдущих этапа очень хорошо помогают находить возможные упущения и наличие участков, где работа идет не по плану. Рассмотрев приведенный выше пример сбора денег, мы видим, что сотрудница, ответственная за использование этих средств для оплаты счетов, испытывает постоянные трудности с получением разрешения от сотрудника, собирающего деньги с клиентов. Ей приходится сталкиваться с этой проблемой месяц за месяцем, и это сильно замедляет ее работу. Задокументируйте эту проблему (и все остальные проблемы, которые сможете выявить!), чтобы избавиться от нее при планировании нового процесса. «Задокументировав проблемы и зная, где именно они возникают, вы сможете обойти проблемные места и развеять тревоги сотрудников, что очень важно при внедрении нового процесса», — утверждает Маркус. Создание более эффективного процесса Теперь, когда вы получили представление о том, как выглядит ваш текущий рабочий процесс, и выявили все участки, нуждающиеся в улучшении, пора переходить к следующему этапу: созданию более успешного рабочего процесса и устранению операционных проблем, замедляющих работу команды. 1. Задавайте вопросы Как и при выявлении текущего процесса, вашим первым шагом в проектировании нового рабочего процесса должно стать общение с участниками команды. Поговорите с ними откровенно. Почему возникает то или иное препятствие? Есть ли что-то, что необходимо им для нормальной работы, но они этого до сих пор не получили? Что могло бы сделать их работу проще? Поняв, в чем заключаются их проблемы, почему они возникают и как их можно решить, вы сможете спроектировать и внедрить новый процесс таким образом, чтобы действительно устранить источники проблем, а не создать видимость устранения. 2. Составьте новую блок-схему Когда вы приступаете к планированию нового рабочего процесса, создание очередного визуального представления поможет вам убедиться, что проблемы, выявленные в ходе предварительного изучения, будут успешно разрешены. Но не впадайте в заблуждение, считая, что этот процесс непременно должен быть очень сложным или тщательно оформленным. Если вам удалось перенести его на бумагу так, что он достаточно понятен для вас и для вашей команды, значит, вы все делаете правильно. «Планируйте рабочий процесс, как если бы вы создавали новую компанию с неограниченными ресурсами», — советует Дэниел Фейман, управляющий директор Build it Backwards. Это поможет вам забыть о ваших ограничениях при составлении блок-схемы, и вы сможете спланировать процесс, который действительно улучшит методы работы вашей команды. 3. Двигайтесь в обратном направлении Выстроить новый процесс с нуля может быть довольно сложно. Самый умный способ это сделать — двигаться в обратном направлении. «Начните с конечной цели или результата и задайте себе вопрос: “Что мы должны сделать, чтобы это получить?” — советует Майкл Клинган, основатель The Claymore Group. — Последовательно примените этот же подход ко всем задачам, которые требуется решить, пока не распланируете весь процесс. То есть, планирование должно вестись от конца к началу». Допустим, вы расписываете процесс создания статьи для блога, над которой работает вся творческая группа. Вместо того, чтобы начинать с начала, начните с конечного результата: опубликованной статьи. Какой этап предшествует публикации? Включение этой статьи в график публикаций. А до этого? Поисковая оптимизация. А еще раньше? Добавление иллюстраций. Продолжайте двигаться от более позднего этапа к более раннему, пока не доберетесь до начала — выбора идеи для статьи. Когда черновик нового процесса будет готов, Клинган рекомендует проверить его и улучшить, обдумав три следующие ситуации: То, что должно было произойти, не произошло. Произошло то, чего не должно было произойти. Вы не знаете, что происходит. 4. Сократите объем Даже если вы последовали всем вышеперечисленным рекомендациям, ваш процесс может получиться слишком объемным и сложным. «Большинство процессов можно выполнить не более чем в шесть этапов, даже с учетом всех сложностей и промежуточных стадий», — утверждает Маркус. Поэтому так важно попытаться сократить объем процесса, чтобы сделать его как можно более удобным. «Всегда лучше, если вам придется в течение нескольких часов вводить информацию на веб-сайте, чем если вы разработаете очень эффективный процесс, предусматривающий в течение такого же времени ввод информации с телефона», — приводит пример Бахман. Совет. Ищите участки, где вы выполняете какую-то задачу, просто потому, что привыкли ее выполнять — возможно, от этой задачи можно и вовсе отказаться. Совет. Ищите участки, где на каком-то этапе процесса задействовано слишком много исполнителей. Обычно, чем меньше людей привлечены к выполнению одной конкретной задачи, тем лучше. Совет. Все время спрашивайте себя, нет ли лучшего способа сделать эту работу. Если работа выполнена, это вовсе не значит, что она была сделана наиболее удобным и эффективным методом. Проверки и обучение — это единственный способ улучшить ваши будущие процессы. Упрощение перехода: как внедрить новый процесс? Хотя новый процесс для того и создается, чтобы помочь участникам вашей команды работать успешнее и решить проблемы, с которыми они сталкиваются постоянно, вам придется преодолевать их сопротивление. Когда вы объявите команде о вводе нового улучшенного процесса, кто-то наверняка будет сомневаться, а кто-то останется недоволен. Поэтому очень важно открыто обсудить с коллегами все нововведения и привлечь их к участию в разработке нового процесса, как было описано выше. Прежде чем внедрять новые методы работы, организуйте совещание со всеми участниками команды, которым придется работать по-новому. Объясните им, в чем заключается необходимость перемен, убедите, что вы сможете решить все проблемы и устранить затруднения, которые смогли выявить, а затем предложите им задать вопросы о новом процессе и внести собственные предложения. Чем лучше сотрудники будут понимать, для чего совершаются перемены и какая в них польза, тем скорее они пойдут вам навстречу и успешнее адаптируются к новым методам работы. В заключение Ваши рабочие процессы — это способы, с помощью которых команда достигает своих целей. Но их нельзя просто настроить и забыть, потому что в нашей работе постоянными могут быть только перемены. Одни участники команды уходят, другие встают на их место. Одни инструменты и технологии устаревают, и им на смену внедряются новые. Цели и вовсе меняются постоянно. Неспособность адаптироваться и привести рабочие процессы в соответствие с изменениями может стать причиной разочарований, неорганизованности и споров. Не надо надеяться, что участники команды как-нибудь приспособятся сами, и что процессы будут оптимизироваться сами собой по мере появления новых и новых изменений. Вы должны проактивно управлять изменениями, выявляя текущие процессы и разрабатывая новые, чтобы помочь команде выполнять свои задачи самым оптимальным и предсказуемым способом. Чтобы подвести итог, напомним схему действий. Выявление текущего рабочего процесса Заручитесь поддержкой команды, чтобы добиться полного взаимопонимания. Составьте блок-схему для визуального отображения вашего процесса. Выявите все проблемные места в вашем текущем процессе. Создание более эффективного процесса Задавайте вопросы, не только чтобы найти проблемы, которые нужно исправить, но в первую очередь — чтобы понять, почему они возникают. Составьте новую блок-схему, чтобы наглядно представить ваш новый процесс. Продумывая новый процесс, двигайтесь в обратном направлении — от конечного результата к исходным данным. Сокращайте объемы, чтобы ваш процесс не разросся и не получился слишком усложненным. Используйте эту информацию для уточнения ваших текущих процессов и вносите все необходимые изменения, чтобы ваша команда смогла действовать эффективно и организованно, какие бы сложные задачи ей ни пришлось выполнять! Об авторе. Кэт Бугард (@kat_boogaard) — писательница со Среднего Запада, круг интересов которой включает в себя такие темы, как карьера, самостоятельное развитие и жизнь фрилансера. Она ведет колонку в Inc., пишет статьи для The Muse и для The Everygirl и живет активной жизнью в Интернете.