Тайм-менеджмент: лайфхаки и встречи (часть 3 из 3)
Евгений Салтыков, руководитель проектного офиса, сертифицированный руководитель проектов (PMP, PME), делится советами и принципами организации продуктивных встреч. Ну вот и последняя часть нашего экскурса в тайм-менеджмент и планирование. У меня есть пара-тройка лайфхаков, которые в самом начале очень сильно помогли мне с планированием времени — я старался следовать им ежедневно. Через какое-то время я стал это делать автоматически. Рассказываю о моих ТОП-3 лайфхаках, которые вам тоже советую использовать: «Якорь» Определите для себя ежедневную активность, которую вы будете считать залогом вашего успешного дня. И каждый день обязательного её выполняйте, как ритуал. Таким образом, вы превратите даже самое небольшое событие в ключ к вашему успеху. Например, у меня таким якорем выступает чашка черного свежемолотого кофе без сахара в начале дня (уже более 10 лет). «Есть лягушек по утрам» Определите самое неприятную ВАЖНУЮ задачу на сегодня и "съешьте" её в начале дня. Вам станет гораздо комфортнее — все остальные активности будут восприниматься по-другому. У вас не будет такого яркого отторжения в их исполнении, ведь ту самую задачу, которая не вызывает у вас большого энтузиазма, вы уже сделали. Обоснованное «нет» Говорите НЕТ дополнительным нереальным обязательствам и задачам. Старайтесь контролировать новые запросы и ограничивать их количество. Памятка подготовки к встречам Используйте памятку для планирования своих встреч, и вы повысите эффективность своего рабочего дня. По возможности чередуйте дни для встреч с днями в офисе — это сократит время на дорогу из офиса на встречу и обратно. Уточните время проведения и формат встречи, её актуальность до момента начала и заранее закажите пропуск (если это необходимо). Встречу могут перенести и вы об этом не узнаете. На уровне топ-руководителей такое может произойти – не каждый руководитель грамотно управляет своим календарем. Поделитесь со всеми участниками информацией из п. 2 (описана выше). Если вы организатор, попросите участников подготовиться к встрече заранее. Это поможет провести cовещание более продуктивно. Лучшие встречи – не те, где задают вопросы, а те, где предлагают решения в ответ на поставленные вопросы. Запланируйте необходимые встречи в своем календаре, а также все необходимые подготовительные мероприятия: заложите время на подготовку, дорогу и формирование протокола, если вы ответственны за него. Вы увидите, сама встреча – это лишь малая часть всего процесса участия в ней. Приезжайте за 5-10 минут до начала встречи, а в случае непредвиденной задержки не забудьте заранее сообщить об опоздании или необходимости переноса. В течение 24 часов после встречи подготовьте протокол. Пока вы помните итоги встречи, это позволит вам грамотно и оперативно делегировать исполнение поручений и решений, принятых на переговорах. И помните, что «Тime Management не исключает гадости, он позволяет уменьшить их до приемлемого количества». — Александр Фридман, Менеджмент-консультант. Оставайтесь с нами, подписывайтесь, обсуждайте и делитесь нашими статьями! _________________________________________________________________ Автор статьи: Салтыков Евгений, руководитель проектного офиса, сертифицированный руководитель проектов (PMP, PME). Евгений имеет опыт управления проектами и программами в госсекторе в IT/Telecom более 10 лет. Реализовывал такие проекты как «Портал госуслуг Москвы (pgu.mos.ru)», «Единая система в сфере закупок (zakupki.gov.ru)». Активный член PMI и автор статей на habr.com.
Тайм-менеджмент: планирование активностей (часть 2 из 3)
Евгений Салтыков, руководитель проектного офиса, сертифицированный руководитель проектов (PMP, PME), рассказывает о том, как наиболее эффективно спланировать работу. В продолжении небольшой статьи про пожиратели времени и парадоксы планирования, предлагаю ознакомиться с графиками поистине великих людей (зеленые секторы — это время, отданное профессии). Такой анализ нам подтвердит в очередной раз, что отдавать все возможное время на работу — это неверный шаг, нужно оставлять время на саморазвитие. Сами переработки снижают качество выполняемой работы и повышают стоимость ваших ошибок. Компания платит денежную компенсацию за переработанные часы, а в дальнейшем и за потерянное качество. Источник: mindbodygreen.com Как планировать работу наиболее эффективно Ниже я приведу всего 4 шага, которые помогут вам организовать планирование активностей наиболее эффективно: Фиксируем все вводные. Всю информацию из головы переносим на носитель информации (будь то бумага, интеллект-карта или to-do-списки). Оставляем голову для того, чтобы думать, а не хранить информацию. Вы удивитесь полученному эффекту! Получившийся набор вводных группируем по общим признакам. Получаются общие тематические «кучки». В этих «кучках» задачи декомпозируем на мелкие и управляемые мероприятия. Мы получаем более точные оценки для дальнейшего планирования, делегирования и контроля. Если какое-то мероприятие целиком зависит от вас, сохраняйте его себе в календарь. Логически связываем мероприятия для выстраивания конечных последовательностей исполнения задач. Мы с вами получили план по реализации задач. Жизнь обязательно внесет свои коррективы. Нам, конечно же, придется его пересматривать. Но для эффективной ориентации в делах нужно расставить приоритеты. Причем делать это придется постоянно. Для кратковременного планирования отлично подходит матрица Эйзенхауэра. Тридцать четвертый президент США делил лист на четыре квадрата и обозначал по осям срочность и важность задач. В матрице я указал основные действия, которые следует выполнять в зависимости от принадлежности задачи конкретному типу. Определив приоритеты, необходимо периодически их пересматривать, чтобы не потерять что-то более важное. После этого ставьте задачи себе в график начиная с типа А-В-Б. Учтите, что для включения в задачу нужно порядка 15-20 минут, чтобы в нее погрузиться. Не забывайте о своих индивидуальных биоритмах— нет никакого смысла после обеда ставить высокоинтеллектуальные задачи. Организм будет занят перевариванием пищи и ему будет не до мыслительных процессов. Если речь идет о постоянно повторяющихся ежедневных задачах, советую сгруппировать их по блокам (работа с почтой, звонки и т.п.) и выполнять их совместно. Начните с заполнения порядка 50% вашего графика с учетом обеда. Через некоторое время вы сможете планировать 80%, остальные 20% оставьте на риски. У меня обязательно есть план на день, неделю, личные (включая семейные) планы на месяц и на год. Возможно, вам подойдут еще и полугодовые планы. В следующей части я расскажу про самые эффективные лайфхаки, используемые мной, и правила подготовки к встречам. _________________________________________________________________ Автор статьи: Салтыков Евгений, руководитель проектного офиса, сертифицированный руководитель проектов (PMP, PME). Евгений имеет опыт управления проектами и программами в госсекторе в IT/Telecom более 10 лет. Реализовывал такие проекты как «Портал госуслуг Москвы (pgu.mos.ru)», «Единая система в сфере закупок (zakupki.gov.ru)». Активный член PMI и автор статей на habr.com.
Тайм-менеджмент, или как управлять своей жизнью (часть 1 из 3)
Евгений Салтыков, руководитель проектного офиса, сертифицированный руководитель проектов (PMP, PME), рассказывает о том, как выявить пожирателей времени, и делится принципами, которые помогут скорректировать процесс планирования. В недавнем прошлом (в середине 2010-х годов) это словосочетание было одним из самых хайповых в сфере личностного развития. Но ажиотаж прошел достаточно быстро (буквально за год-два). Могу предположить, что это связано с непростой схемой установления правил тайм-менеджмента в личной жизни и, конечно же, лени следования этим правилам, ведь так сложно начать себя ограничивать в чем-то привычном. В этой короткой статье (рассчитанной на одну чашку кофе) я расскажу об основных пожирателях вашего времени, на которые следует обратить пристальное внимание и стараться их избегать, а также о некоторых парадоксах планирования, в которые попадает большинство не знающих о них. ПОЖИРАТЕЛИ ВРЕМЕНИ Ниже я перечислю основные пожиратели, известные мне. Попробуйте спроецировать их на ваш рабочий день. Для этого фиксируйте в течение дня то, чем вы занимаетесь, с указанием периода. Предлагаю следующий формат: Время начала | Время окончания | Чем занимался 10:00 10:15 Разговор по телефону с Боссом 10:16 10:28 Сходил покурить, обсудить с коллегами Босса В итоге у вас получится занятный график одного выбранного дня. Делитесь эмоциями, пишите о том, что чувствуете — не нужно канцеляризмов, дайте волю своему подсознанию. Скорее всего, это будет нетиповой день. Но типичные временные ловушки будут выявлены, и они с большей вероятностью будут присутствовать почти во всех ваших днях. У каждой ловушки будет корневая причина, которая может быть найдена достаточно просто. Задайте себе вопрос «Почему я этим занимался?» — этой причиной и будут пожиратели времени. К слову, вы можете начать эту активность не в рамках рабочего, а в рамках светового дня от момента «чистки зубов» до «ухода на сон». Ниже я приведу наиболее встречаемые пожиратели времени. А в комментариях напишите номера, которые оказались и в вашем графике (потом приведем статистику среди наших читателей блога): 1. Активные пожиратели (действия): 1.1. Отвлекающие телефонные звонки/электронные письма во время работы. 1.2. Коллеги, приходящие во время выполнения вами задач, а иногда и приходящие с новыми задачами. 1.3. Внезапные совещания (когда возникают срочно, без возможности нормально к ним подготовиться). 2. Пассивные пожиратели (причины): 2.1. Неясные цели (когда не знаете цели выполняемых работ). 2.2. Нет приоритетов задач (когда теряетесь в задачах). 2.3. Не согласована методика достижения цели (когда выполнение работы производятся не оптимальными способами для задачи). 2.4. Большое количество задач, требующих высокой концентрации (когда не понимаете, на чем стоит концентрироваться). 2.5. Отсутствие мотивации (когда у вас нет желания заниматься задачей). 2.6. Недостаточно организованное хранение информации (когда тратите дополнительное время на поиск и обобщение необходимой информации). 3. Внешние пожиратели (окружающая среда): 3.1. Шум в рабочем помещении (когда на рабочем месте некомфортно). 3.2. Недостаточная координация с другими коллегами (все вокруг пытаются потушить «возникший пожар»). 3.3. Тлеющие конфликты между сотрудниками/подразделениями. 4. Внутренние пожиратели (собственная неорганизованность): 4.1. Неумение говорить обоснованное “Нет” не соответствующим задачам (когда берете на себя дополнительные задачи, не справившись с текущими). 4.2. Недостаточное делегирование работы подчиненным (когда делаете все сами). 4.3. Недостаточная самодисциплина. 4.4. Перфекционизм (стремление собрать ВСЮ информацию до принятия решения). ПАРАДОКСЫ ПЛАНИРОВАНИЯ Вспомните, как обычно выглядит ваш рабочий процесс: — вы заняты конкретной задачей; — количество вводных растёт, и вы начинаете нервничать; — начинаете терять контроль происходящего; — ускоряетесь в выполнении задач; — снижается концентрация внимания и качество решений; — проблем становиться больше — мы нервничаем еще больше. Круг замкнулся. Ниже я приведу основные принципы, которые помогут скорректировать подход, описанный выше. Если опаздываем, начинаем терять контроль, сразу же необходимо ТОРМОЗИТЬ! Остановитесь, сверьте приоритеты, спланируйте выполнение того, что сейчас критичнее. Поймите, за единицу времени качественно делать можно только одно дело. Как бы вы не старались работать значительно быстрее, чем среднестатистический специалист, не получится. Нужно делать то, что наиболее критично в данный момент. В следующей части обсуждения тайм-менеджмента мы рассмотрим рекомендации к планированию своих активностей. Лайкайте, читайте, делитесь и обсуждайте! _________________________________________________________________ Автор статьи: Салтыков Евгений, руководитель проектного офиса, сертифицированный руководитель проектов (PMP, PME). Евгений имеет опыт управления проектами и программами в госсекторе в IT/Telecom более 10 лет. Реализовывал такие проекты как «Портал госуслуг Москвы (pgu.mos.ru)», «Единая система в сфере закупок (zakupki.gov.ru)». Активный член PMI и автор статей на habr.com.