Шаблоны проектов Wrike для Salesforce
Контролировать выполнение задач по работе с клиентами может быть сложно, если не все связанные с этими задачами специалисты, включая юристов, отдел маркетинга и консультанты, работают с Salesforce. В такой ситуации задачи могут «потеряться», что приводит к нарушению сроков и вызывает недовольство заказчиков. Сегодня мы предлагаем новые шаблоны проектов Wrike для Salesforce, которые упрощают совместную работу отдела продаж и и смежных департаментов на благо клиентов. Как это работает Теперь вы можете связать шаблоны проектов Wrike с Salesforce и предложить своим торговым представителям меню для выбора проекта. Например, можно создать шаблон послепродажного внедрения, чтобы менеджер по работе с клиентами мог выбрать соответствующий пакет из меню в Salesforce после закрытия очередной сделки. Специалисты из группы внедрения сразу же увидят новый проект в Wrike, получат уведомления и смогут приступить к работе. Шаблоны проектов очень удобны для тех команд, которые часто сотрудничают с отделом продаж. Вам больше не придется вручную создавать однотипные проекты, поскольку Wrike позволит делать это автоматически и планировать задачи в зависимости от указанных вами сроков начала и окончания. Вот несколько наиболее распространенных примеров использования шаблонов: Профессиональные услуги Ваша группа внедрения может использовать несколько стандартных пакетов. Например, у нас в Wrike есть Золотой, Серебряный и Платиновый пакеты. Создайте шаблоны для каждого из них, чтобы сотрудники отдела продаж могли быстро выбрать нужный шаблон проекта после закрытия сделки. Юридическая проверка Создайте шаблон для юридических проверок, чтобы юристы могли сохранить в Wrike все комментарии, обсуждения и версии и привязать их к записи клиента в Salesforce. Запрос на демонстрацию Создайте шаблоны демонстраций, чтобы специалистам из отдела продаж было проще планировать демонстрационные показы. Поддержка маркетинга Создайте шаблоны для различных маркетинговых материалов, предоставляемых клиентам (электронных сообщений, рекламных проспектов, инструкций по применению и т. п.) и отслеживайте все мероприятия по поддержке. Начало работы Возможность интеграции Wrike и Salesforce доступна всем подписчикам Wrike Enterprise. Если вы используете план подписки Wrike Enterprise, то можете установить модуль интеграции со страницы «Приложения и интеграция». Для выполнения установки необходимо обратиться к администратору Salesforce. После установки модуля интеграции связывание шаблонов с Salesforce занимает считанные минуты. Ознакомиться с инструкцией по настройке шаблонов в Salesforce можно здесь. Если вы не являетесь подписчиком Wrike Enterprise, предлагаем вам бесплатную пробную версию. Остались вопросы? Обращайтесь в нашу службу поддержки! Мы всегда готовы помочь.
Пять важных функций в системе управления проектами
Если вы решили вложиться в покупку программного обеспечения, сначала убедитесь, что сделали правильный выбор. Ознакомьтесь с этими простыми, но мощными функциями системы управления проектами, чтобы знать, что именно вам нужно, при покупке нового программного инструмента.
Как создавать шаблоны проектов в Wrike
Вы раз за разом создаете для клиентов одну и ту же кампанию по оптимизации для поисковых систем? Или по несколько часов мучаетесь над настройкой сложного процесса разработки? Наверняка вы искали способ упростить управление похожими проектами. Такой способ существует — это шаблоны проектов. Шаблоны делают работу над схожими задачами гораздо проще, а настроить их можно всего за несколько минут. Но для начала давайте проверим, действительно ли вам стоит ими пользоваться. Как решить, нужны ли вам шаблоны проектов 1. Оцените сложность проекта по шкале от 1 до 4, где 1 — «очень простой», а 4 — «очень сложный». 2. Оцените частоту повторения проекта по шкале от 1 до 4, где 1 — «практически не повторяется», а 4 — «регулярно повторяется». Если обе оценки выше 3, шаблоны — это то, что вам нужно. Если вы оценили частоту проекта на 3 или выше, а сложность — на 3 или ниже, шаблоны могут упростить вам работу. Если же проект в обеих категориях получил оценку 1 или 2, шаблоны вам не нужны. Используйте для управления задачи, подзадачи и собственные рабочие процессы. Всё еще не уверены? Приведем список самых популярных задач, для решения которых удобно пользоваться шаблонами. Это всего лишь примеры. Если вы не нашли здесь своей ситуации, но считаете, что шаблоны могут пригодиться вам и вашей команде, просто попробуйте их в деле. Случаи, в которых чаще всего используются шаблоны Оформление заказов на покупку Внедрение Маркетинговые кампании Процессы разработки Подача заявок (на патенты и т. д.) Повторяющиеся проекты из нескольких этапов Если вы решили, что шаблоны вам пригодятся, поговорим о том, как с ними работать. Как создавать шаблоны проектов в Wrike Для начала создадим первый шаблон. 1. Создайте папку «Шаблоны». Ее можно поместить в корневом каталоге или в папке вашего отдела (если в вашей компании сервисом Wrike пользуется несколько отделов). В последнем случае можно, например, создать в основной папке «Маркетинг» вложенную папку «Маркетинговые шаблоны». 2. В новой папке «Шаблоны» создайте вложенную папку для повторяющегося проекта и добавьте в нее задачи. Они должны полностью описывать работу над проектом — от стадии планирования до завершения. Добавьте для каждой задачи максимально подробное описание, чтобы сотрудники легко поняли, что от них требуется, даже если раньше не занимались подобными делами. В итоге у вас должен получиться проект, каждому этапу которого отвечают задачи в Wrike (в том числе и все связанные подзадачи). 3. Выставьте для каждой созданной задачи длительность выполнения (например, задача X — два дня). Указывать точные даты пока что не нужно — это вы сделаете позже. 4. Определите, есть ли в проекте зависимости. Если все задачи в нем можно выполнять одновременно, пропустите настройку зависимостей. Однако чаще всего задачи необходимо выполнять в определенной последовательности. В этом случае нужно настроить зависимости. Для этого выставьте для каждой задачи текущую дату, откройте временную шкалу и упорядочите их. На шкале можно перетаскивать задачи, располагая в нужном порядке, и настраивать для них зависимости. Подробную информацию о работе с зависимостями вы найдете в справке. В результате у вас должно получиться что-то в этом роде: 5 (необязательно). Последнюю задачу в шаблоне можно сделать вехой и использовать ее как окончательный срок выполнения проекта. Если над задачей всегда будет работать один исполнитель, можно назначить его ответственным, однако мы не рекомендуем так поступать. Если руководитель забудет переназначить задачу в копии шаблона, сотрудник может оказаться перегружен. 6. Остался последний шаг — изменить статус всех задач в папке шаблона на «Отложено», чтобы не путать их с одноименными рабочими копиями. Для этого вновь откройте список задач, выделите их все и установите на правой панели статус «Отложено». Шаблон проекта готов! Как создать проект из шаблона Шаблон готов. Как применить его, когда у вас появится новый проект? 1. Скопируйте шаблон. Для этого перейдите в папку «Шаблоны» и щелкните по нему правой кнопкой мыши. В контекстном меню выберите «Скопировать папку». Когда появится запрос, подтвердите, что папку нужно скопировать вместе с описаниями задач, ответственными (если они указаны) и настроенными значениями полей, а затем установите для нового проекта график выполнения. Если последняя задача в шаблоне используется как веха, установите срок ее выполнения — он станет окончательной датой сдачи проекта. Если веха не используется, укажите для проекта дату начала работы. Обязательно дайте папке новое название с указанием клиента, проекта или процесса. 2. Перетащите шаблон в нужную папку, а папку — в родительскую папку с аналогичными проектами (так, созданную из шаблона маркетинговую кампанию следует переместить в папку с текущими кампаниями). 3. Назначьте каждую задачу на кого-либо из свободных участников команды. Для этого сверяйтесь с графиком загрузки сотрудников. Готово! Создайте шаблоны для всех повторяющихся проектов, чтобы сэкономить время для приятных дел! Возникли вопросы о создании шаблонов проектов в Wrike? Задайте их в комментариях или напишите нам на [email protected].
Как создать шаблон электронной таблицы для составления месячного бюджета малого предприятия
Создание нового предприятия — очень трудный процесс. Бизнес-планы, аренда, финансирование, оформление документов... и таблицы для составления месячного бюджета. Наверняка вы бы предпочли тратить время на совершенствование своей продукции, общение с довольными клиентами и подготовку к переговорам с инвесторами, чем корпеть над электронными таблицами, вычисляя немыслимую сумму денег, которая потребуется вам на то, чтобы поднять свой бизнес. Но составление бюджета — неотъемлемый фактор успеха. В чем польза бюджетной таблицы? Бюджетная таблица отправной точкой для системы управления бизнесом, помогая определять приоритеты, понимать, в какую сторону движется ваше предприятие и верный ли это путь. Это важнейший фактор привлечения капитала, собираетесь ли вы брать ссуду или произвести впечатление на потенциального инвестора, и основа вашего бизнес-плана. Она помогает свести риски к минимуму и поэкспериментировать с оптимальным распределением ресурсов. Поэтому так важно уделить время формированию точного и реалистичного бюджета, учитывающего специфику вашего бизнеса и ваши цели. Сколько у вас денег? Сколько вам придется потратить на материалы, оплату труда и маркетинг? Какой доход требуется для достижения ваших бизнес-целей? Можете ли вы позволить себе закупку нового оборудования, проведение новой рекламной кампании или прием на работу еще одного сотрудника? Как составить месячный бюджет? Расходы обычно делятся на ежемесячные и разовые. Зарплата сотрудников, арендные платежи, менеджмент проекта, коммунальные расходы, страхование и т. д. — это периодические ежемесячные расходы, а закупки оборудования, оплата консалтинговых услуг и т. п. — разовые затраты. Что нужно включить в ежемесячную расходную ведомость? Выручка: ожидаемый объем продаж (если вы не уверены, лучше перестраховаться). Постоянные затраты: аренда, страхование и т. д. Эти показатели обычно редко изменяются от месяца к месяцу. Переменные затраты: они обычно связаны с продажами. Например, это могут быть затраты на закупку сырья для производства продукции, на хранение запасов, доставку/перевозку грузов и т. д. Условно-переменные затраты: они обычно зависят от размера компании и включают в себя зарплаты сотрудников, маркетинг и рекламу и т. д. Прибыль: для ее вычисления, нужно вычесть общую сумму затрат из суммы выручки. Подсчитав ожидаемый объем прибыли, вы сможете принять решения об инвестициях в свой бизнес, в том числе об обновлении оборудования, переезде в более просторный или лучше расположенный офис, расширении штата или повышении зарплат. Составив ежемесячный бюджет, периодически его пересматривайте. Это не постоянный документ, который нужно проверять раз в квартал или в год. Проверяйте его каждый месяц и ищите возможности для улучшений или экспериментов. Например, можно изыскать средства, чтобы увеличить на несколько месяцев бюджет маркетингового отдела и посмотреть, насколько увеличится объем продаж. Если вы обнаружите, что получаете хорошую прибыль, эта информация окажется полезной для принятия будущих решений о распределении ресурсов. Пересмотр данных бюджета также помогает прогнозировать будущие затраты, прибыли и денежные потоки. Шаблоны и ресурсы для загрузки Пример финансовой таблицы Шаблон месячного бюджета компании в Excel Шаблон годового бюджета на маркетинг Калькулятор доходности интернет-магазина Инструменты для мониторинга бизнес-затрат и составления бюджета Помимо шаблона электронной таблицы для составления месячного бюджета одним из лучших способов контролировать расходы и избежать сверхнормативных затрат является эффективный инструмент для управления проектами. С ним вы будете точно знать, как продвигается работа и сколько затрачено времени и денег, и сможете более точно прогнозировать затраты времени и средств для всего проекта. Воспользуйтесь бесплатной пробной версией Wrike, чтобы контролировать бюджетные расходы по проекту.
Использование возможностей автоматизации: опыт ведущих маркетологов
Автоматизация может восприниматься как что-то волшебное, но использовать ее возможности может любая маркетинговая команда. Хун Ким из компании Airbnb рассказывает, как возможности автоматизации в Wrike помогли ему в работе.
Как создать шаблон временной шкалы (диаграммы Ганта) в Excel
Визуализация данных на временной шкале позволяет заметно повысить эффективность планирования, мониторинга и управления проектами. Сопоставляя различные зависимости и вехи, вы можете получить точное и наглядное представление о ходе реализации проекта и соблюдении его сроков. Хотя диаграммы Ганта позволяют достаточно эффективно и легко управлять проектами, создать такую диаграмму в Excel может быть затруднительно. Далее мы расскажем, как создать диаграмму в Excel и построить общий шаблон временной шкалы проекта для дальнейшего использования. Создание временной шкалы в Excel Шаг 1. Создание таблицы Перечислите все задачи с начала и до конца проекта, в том числе принимаемые решения и отчетные материалы, указав даты начала, окончания и продолжительность каждого пункта. Создайте линейчатую диаграмму на основе таблицы. Откройте вкладку «Вставка», щелкните значок для вставки линейчатой диаграммы и выберите элемент «Плоская линейчатая диаграмма с накоплением». Шаг 2. Добавление дат начала Щелкните пустую линейчатую диаграмму правой кнопкой мыши и выберите пункт «Выбор данных» в контекстном меню. В окне «Выбор источника данных» нажмите кнопку «Добавить» в разделе «Элементы легенды (ряды)». Появится диалоговое окно «Изменение ряда». Щелкните пустое поле «Имя ряда», а затем выберите ячейку «Дата начала» в таблице, созданной на этапе 1. Наконец, щелкните значок таблицы справа от поля «Значения», чтобы открыть диалоговое окно «Изменение ряда». Щелкните первую дату начала в таблице и, не отпуская кнопку мыши, перетащите указатель до последней даты начала, чтобы охватить весь диапазон дат начала задач. Щелкните значок таблицы рядом с полем «Значения». Появится предыдущее окно. Нажмите кнопку «ОК». Шаг 3. Добавление сведений о продолжительности Выполните те же действия в столбце «Продолжительность». Нажмите кнопку «Добавить» в разделе «Элементы легенды (ряды)». Выберите пустое поле «Имя ряда» и щелкните в таблице первую ячейку «Продолжительность». Щелкните значок таблицы справа от поля «Значения», чтобы открыть диалоговое окно «Изменение ряда». В таблице щелкните первую ячейку с данными о продолжительности и, не отпуская кнопку мыши, перетащите указатель до последней такой ячейки, чтобы охватить весь диапазон значений продолжительности задач. Щелкните значок таблицы рядом с полем «Значения» и нажмите кнопку ОК, чтобы добавить сведения о продолжительности на временную шкалу в приложении Excel. Шаг 4. Добавление имен задач Щелкните правой кнопкой мыши любую линейку диаграммы и выберите пункт «Выбрать данные» в контекстном меню. Щелкните значок таблицы справа от пункта «Подписи горизонтальной оси (категории)», а затем с помощью мыши выделите диапазон имен задач в таблице. Выбранный диапазон должен включать только сами имена задач, а не название столбца «Задача». Нажмите кнопку ОК в двух последующих окнах. Шаг 5. Форматирование диаграммы Ганта Итак, вы создали линейчатую диаграмму с накоплением, на которой показаны даты начала и продолжительность задач, расположенных в обратном порядке. Щелкните правой кнопкой мыши список задач и выберите пункт «Формат оси». Установите флажок «Обратный порядок категорий». Чтобы скрыть синие участки всех линеек, щелкните любой из таких участков правой кнопкой мыши и выберите пункт «Формат ряда данных». В разделе «Заливка» выберите вариант «Нет заливки». В разделе «Цвет границы» выберите «Нет линий», а в разделе «Тень» снимите флажок «Тень». Затем удалите ненужную легенду линейчатой диаграммы, чтобы высвободить место. Чтобы убрать пустое место в начале диаграммы Ганта, щелкните правой кнопкой мыши на первой ячейке «Дата начала» и выберите пункт «Формат ячеек» в контекстном меню. Запишите число, указанное в категории «Общий». Нажмите кнопку «Отмена». Вернитесь к диаграмме Ганта, щелкните правой кнопкой мыши любую дату над линейками и выберите пункт «Формат оси» в контекстном меню. В поле «Минимальное значение» укажите записанное ранее число и закройте диалоговое окно. Чтобы убрать пустое место между линейками диаграммы, щелкните правой кнопкой мыши в верхней части красной линейки и выберите пункт «Формат ряда данных» в контекстном меню. Установите ползунок «Перекрытие рядов» в значение 100%, а ползунок «Боковой зазор» — в значение 10%. Поздравляем, вы успешно создали временную шкалу проекта в приложении Excel. Загрузка бесплатного шаблона временной шкалы для Excel Вместо того, чтобы создавать собственный шаблон временной шкалы проекта в приложении Excel, вы можете загрузить готовый шаблон. С помощью этого бесплатного шаблона временной шкалы с веб-сайта Microsoft Office вы сможете эффективно отслеживать сроки и статус реализации любых проектов — от разработки программного обеспечения до проведения маркетинговых кампаний в Интернете. Удобный способ создания временной шкалы проекта Возможно, процесс создания временной шкалы проекта в Excel покажется вам слишком трудоемким и длительным. Кроме того, в случае изменения сроков или добавления новых задач обновить диаграмму Excel вручную будет проблематично. В таких случаях вместо электронных таблиц и сложных функций форматирования проще использовать интерактивную диаграмму Ганта. Временная шкала в приложении Wrike позволяет легко планировать проекты, устанавливать даты выполнения, вехи и зависимости, а также вносить необходимые изменения, просто перетаскивая задачи и значения продолжительности. Также вы можете дать коллегам доступ к своей временной шкале или сделать снимок экрана и отправить ссылку на него клиентам и заинтересованным лицам, чтобы они могли следить за ходом выполнения проекта. Попробуйте бесплатную версию Wrike и ознакомьтесь с ее возможностями без загрузки и установки приложения.
Шаблон кампании в социальных сетях
В Интернете можно найти множество шаблонов, но лишь некоторые из них отличаются достаточной гибкостью и удобством, позволяющими идти в ногу с развивающейся стратегией продвижения в социальных сетях. Мы выделили важнейшие элементы шаблона, предназначенного для планирования кампании в социальных сетях, который поможет вам заявить о себе на множестве различных каналов.
Советы по созданию идеального процесса обработки входящих запросов
Вы понимаете, какие преимущества даст вам настройка шаблона для обработки входящих запросов, но не знаете, с чего начать. Тщательно составленный шаблон исключит возможность недоразумений, поскольку каждый участник будет знать четкую последовательность шагов, которые необходимо выполнить, чтобы составить запрос на выполнение работы для вашей команды.
Как усилить лидогенерацию с помощью управления проектами
Правильные стратегии управления проектами могут научить маркетологов налаживать контакты с клиентами, определять трудозатраты по привлечению потенциальных клиентов и создавать лучшие, более организованные системы для достижения успеха. Продолжайте читать, чтобы узнать необходимые примеры и тактики для повышения маркетинговой лидогенерации и конвертирования более высокого процента в продажи.
Как создать шаблон для плана подготовки мероприятия в Wrike
Организация мероприятий может быть сущим кошмаром. Занимаясь подготовкой выставки, конференции, корпоративной вечеринки или выезда на пикник, вы обнаружите, что это более кропотливая работа, чем управление проектом. Каждое мероприятие требует тщательного планирования и совместных усилий, не говоря уже о поиске дополнительных средств, распределении ресурсов и управлении временем. Отслеживание отчетных материалов, поставщиков, сроков и сувенирной продукции требует огромного труда и становится практически невозможным без готового шаблона. Если у вас под рукой есть контрольный список, вам будет проще учесть все необходимое и ничего не забыть. . Кроме того, эти шаблоны могут помочь другим членам команды, которые только учатся планировать мероприятия или занимаются созданием отчетных материалов. Они смогут сразу же воспользоваться нужным инструментом вместо того, чтобы рыться в письмах с инструкциями и не знать, за что хвататься. . Существует множество инструментов для планирования мероприятий. Но если вы уже используете Wrike, его более чем достаточно для проведения лучшего мероприятия в вашей карьере. Предлагаем вам простой способ создания собственного шаблона, чтобы вы смогли проконтролировать все текущие задачи, не беспокоясь о сроках. . Получите бесплатную двухнедельную версию Wrike и создайте собственный шаблон для плана подготовки мероприятия! Этап 1: Создайте папку мероприятий Она станет централизованным хранилищем информации обо всех ваших мероприятиях. Если вы планируете событие на один раз, можете пропустить этот шаг и сразу перейти к созданию проекта. Этап 2: Создайте проект Озаглавьте его «Шаблон мероприятия» или дайте ему соответствующее название, например «Торгово-промышленная выставка». Этап 3: Составьте список задач Далее вам нужно перечислить все, что имеет отношение к будущему мероприятию. Создайте четко сформулированные подзадачи для каждого необходимого действия и для каждого отчетного материала. . . Когда приступите к планированию, убедитесь, что у каждой задачи есть дата и четкое описание всего, что с ней связано. Необходимо прикрепить все файлы с требованиями, приложения и инструкции, чтобы участники оргкомитета были в курсе всей новейшей информации. . . Предлагаем список распространенных мероприятий и связанных с ними задач, которые вы можете добавить в свою папку. . 1. Стартовое собрание участников проекта Задачи: а) найти помещение; б) договориться о транспорте; в) составить список выступлений/докладчиков; г) утвердить повестку дня; д) купить еду/составить меню/организовать доставку из ресторана. 2. Круглый стол для руководителей Задачи: а) написать приглашения для рассылки по электронной почте; б) утвердить список участников; в) составить список посетителей; г) организовать помещение/транспорт; д) подготовить все презентационные материалы; е) утвердить программу; ж) подготовить пакеты с подарками. 3. Корпоративная вечеринка Задачи: а) купить украшения; б) найти поставщика еды/напитков; в) утвердить развлекательную программу; г) купить призы для конкурсов. 4. Семинар Задачи: а) договориться о докладах/презентациях; б) составить список участников; е) утвердить повестку дня; г) договориться с поставщиками еды/напитков. 5. Совещание высшего руководства Задачи: а) подготовить презентации; б) составить список участников; е) утвердить повестку дня; г) купить еду/напитки. Если у вас есть аккаунт Wrike Business или Wrike Enterprise, можете создать настраиваемый рабочий процесс для подготовки всех ваших мероприятий и настроить собственные статусы задач. После этого вы сможете легко проверять состояние каждой задачи в любой момент времени. Если у вас до сих пор нет аккаунта Wrike, можете воспользоваться бесплатной двухнедельной пробной версией, чтобы начать планировать ваше следующее мероприятие. . Чтобы получить другие полезные шаблоны, см. статью Как создавать шаблоны проекта в Wrike с пошаговыми рекомендациями по оптимальному управлению проектами.
Использование шаблонов Google Форм для мгновенной обратной связи
Иногда бывает нужно узнать мнение людей как можно быстрее. Google Формы — один из инструментов, позволяющих легко и быстро создать форму с нуля или на основе шаблона. Их можно использовать например, в маркетинговых целях, чтобы лучше понять аудиторию и получить обратную связь. О шаблонах Google Форм Google Формы появились в феврале 2007 года. После выхода последнего обновления Google Формы позволяют настраивать дизайн ваших форм и добавлять логотипы, видеоролики и даже файлы в формате GIF. Также вы можете воспользоваться большой библиотекой готовых шаблонов Google Форм, чтобы вам не пришлось начинать с чистого листа. Как создать форму Google Создать форму Google очень просто. Как и в случае со всеми Google Документами, начинать нужно с Google Диска. Или можно воспользоваться уже имеющейся таблицей, настроенной для сбора отзывов. Перейдите по ссылке docs.google.com/forms В верхней части экрана, озаглавленной «Новая форма» (Start a New Form), выберите один из шаблонов, который хотите использовать, или начните с пустой формы. Различные применения шаблонов Google Форм А теперь перейдем к делу. Для чего можно использовать шаблоны Google Форм? Регистрация участия в мероприятии. Создать форму Google для учета посетителей мероприятия — это самое очевидное применение этой функции. Старайтесь свести число полей к минимуму. Чем меньше полей придется заполнять, тем больше посетителей зарегистрируются (шаблон Event registration). Опрос общественного мнения. Этот шаблон, наверное, используется чаще всего. С его помощью вы сможете легко узнать мнение аудитории по какому-либо вопросу. Например, можно собрать отзывы о прошедшем совещании, узнать мнения о месте проведения мероприятия или о предложенном меню (шаблон Event feedback). Тесты. Сотрудники отдела кадров или ответственные за корпоративное обучение могут использовать шаблоны Google Документов, чтобы создавать тесты, позволяющие оценить знания участников тренинга или успешность пройденной программы (шаблон Sample quiz). Рабочие запросы и управление офисом. Формы Google можно использовать и для того, чтобы дать персоналу возможность заказывать офисные принадлежности или сообщать о проблемах. (шаблон Work request). Форма для отзывов клиентов. Управление проектом включает в себя и управление отзывами, которые оставляют клиенты. Google Форма с минимальным числом полей прекрасно подойдет для выполнения этой задачи. Вы можете даже предложить клиенту несколько вариантов на выбор: запросить желаемую функцию, сообщить об ошибке или просто задать вопрос (шаблон Customer feedback). Благодаря шаблонам Google Форм создание опроса сводится к простому выбору готового шаблона и его настройке. Ознакомьтесь с этим руководством по использованию шаблонов Google Форм на Youtube. Также существует множество полезных расширений для Google Docs, которые можно использовать в своей работе. Но если вам требуются более продвинутые инструменты для работы с формами, предлагаем попробовать Wrike. Тарифный план Wrike Enterprise включает в себя такую функцию, как запросы. Эти формы вы сможете преобразовывать их в задачи, назначать участникам команды и моментально внедрять в свой рабочий процесс. Узнайте больше о запросах Wrike в этой статье.
Использование шаблонов в сфере управления проектами (инфографика)
Когда речь идет о создании рабочих проектов, зачем каждый раз изобретать велосипед? Узнайте, как использование шаблонов помогает действовать согласованно, успешно сотрудничать, повышать продуктивность и опережать конкурентов.
Новая автоматизированная функция в Wrike: мгновенное преобразование запросов в проекты на основе шаблонов
Ваша команда постоянно получает однотипные запросы? Если да, то теперь у вас есть возможность очень быстро и легко повысить эффективность командной работы. Wrike представляет новую функцию, объединившую в себе две мощные возможности: шаблоны проектов и формы запросов. Теперь вы можете автоматически превращать входящие запросы в проекты, точно соответствующие шаблону. Ваш клиент сразу же получит подтверждение запроса, а ваша команда сможет приступать к работе без малейшего промедления. Более того, оптимизированный проект будет соответствовать всем требованиям клиента, а задачи будут организованы таким образом, чтобы их исполнение автоматически укладывалось в желаемые сроки. Этап 1: Создайте шаблон проекта Настройте шаблон проекта, разбейте проект на задачи и подзадачи и назначьте для них исполнителей. Оптимизируйте все этапы выполнения, задайте порядок выполнения задач, настройте их длительность и промежутки между ними. Включите в шаблон все исходные инструкции и вложения, необходимые для выполнения любого запроса. Сохраните шаблон в специально выделенной папке, чтобы отделить его от текущих проектов. Этап 2: Создайте форму запроса Создайте форму запроса на вкладке «Форма запроса» в разделе «Управление аккаунтом» в Wrike. Добавьте в форму все заранее известные необходимые поля, чтобы сэкономить время. Сделайте форму доступной из Wrike или по внешней URL-ссылке. После отправки данных проект будет активирован из текущего шаблона. Этап 3: Отслеживайте новые запросы Получайте информацию о статусах на общей панели задач. Просроченные даты выделяются красным, так что вы получите уведомление, если возникнет риск нарушить сроки. Выявляйте самых эффективных исполнителей, выполняющих больше всего задач! Хотите превратить ваш следующей запрос в проект в мгновение ока? См. дополнительную информацию о настройке проектов, созданных на основе шаблона, в нашем справочном центре. Формы запросов доступны только пользователям аккаунтов Wrike Business и Wrike Enterprise. Чтобы перейти на улучшенную версию аккаунта, обратитесь по адресу: [email protected] или начните пользоваться пробной версией Wrike Business прямо сейчас.
Как составить план проекта за восемь простых шагов
Четверг. Вечер. Вы знаете, как идут дела у вашей команды, дальнейший план работ намечен. Вы готовы к следующей неделе и впереди у вас прекрасные выходные. И вдруг начальник приносит вам неожиданную новость. Вам предстоит возглавить новый крупный проект, работать над которым будут несколько команд. Запуск должен состояться уже на следующей неделе. Новость отличная, но над вашими выходными нависла угроза. Вам нужно организовать все как можно скорее. Но когда в проекте принимают участие столько различных сторон, с чего лучше начать? Процесс составления плана проекта может быть непростым, особенно если речь идет о сложных проектах. По данным Forbes, 25% технологических проектов оканчиваются провалом. Но есть и хорошая новость — вам вовсе не обязательно быть крутым специалистом в управлении проектами или жертвовать своими выходными, чтобы спланировать успешный запуск проекта за минимальное время. Чтобы составить план проекта, достаточно восьми простых шагов. Как составить план проекта за восемь простых шагов... Шаг 1. Объясните суть проекта ключевым участникам. Определите цели и заручитесь поддержкой Первый этап любого проекта сводится к ответам на вопросы «что?» и «зачем?». У ключевых заинтересованных лиц достаточно влияния и полномочий, чтобы чтобы от них зависела успешность проекта, и поэтому их цели обязательно нужно достичь. Даже если выполнить проект вам поручил генеральный директор, вам все равно понадобится его хорошее отношение. В ходе первоначальных переговоров постарайтесь найти общий язык, сформулировать цели и определить ценность проекта. На первом этапе планирования вам нужно обсудить потребности и ожидания и заложить основу для определения объема работ по проекту, составления сметы и календарного плана. Все эти данные станут надежной платформой для рабочего плана проекта. Вопросы, которые нужно согласовать с ключевыми участниками: Как согласуется проект с целями компании? Чего ожидают участники? Что ожидается от них? Каким образом будет измеряться успех? Какими ресурсами вы располагаете? Какие материалы или конечные продукты должны быть созданы при выполнении проекта? Шаг 2. Составьте список целей, согласуйте OKR и наметьте план По мнению руководителей высшего звена, отсутствие четко поставленных целей становится причиной срыва 37% проектов. Если у вас нет четкой цели, не будет и связи между требованиями, задачами и сроками, указанными в плане проекта. Но на данный момент у вас уже есть список потребностей основных участников, вы заручились их поддержкой, и пора назначать им цели и ключевые результаты (OKR). OKR — это методика планирования и постановки целей, которая стала известной благодаря таким компаниям, как Intel и Google. Ваш проект должен быть согласован с корпоративными OKR и с OKR вашей команды. Попытайтесь записать цели проекта на доске планирования проекта и свяжите их с требованиями ключевых участников, которые обязательно нужно удовлетворить. От этой исходной точки начинайте выстраивать структуру, вехи и задачи, необходимые для достижения целей. Вехи могут выполнять роль контрольных точек на протяжении всего проекта и помогать участникам следить за ходом выполнения работ, оценивать прогресс и помнить об ожиданиях. Шаг 3. Создайте документ с описанием объема работ по проекту Вы составили предварительный план, согласовали задачи и цели и заручились поддержкой команды. Теперь пришла пора составить описание объема работ по проекту и подробно задокументировать все элементы проекта, перечисленные в пункте 2. Взгляните на каждый из отчетных материалов и определите серию задач, которая должна быть выполнена для создания данного материала. Для каждой задачи укажите продолжительность ее выполнения, необходимые ресурсы и ответственного исполнителя. Доработайте и запишите все сведения о проекте, чтобы ваши сотрудники смогли пользоваться единым источником достоверной информации. Обеспечьте свободный доступ к этому документу, например, разместив его в системе управления проектами, чтобы предотвратить возможные недоразумения, которые ведут к лишним затратам. Хотя подготовка документации об объеме работ по проекту должна быть стандартной процедурой, каждый четвертый менеджер проекта, принявший участие в опросе об управления проектами Wellingstone State, признался, что «никогда» не занимался подготовкой таких документов или составлял их «изредка». Создание такой документации даст вам преимущество и поможет всем участникам проекта быть в курсе событий. Шаг 4. Составьте подробный календарный план проекта Когда цели, задачи и вехи уже намечены, пора приступить к составлению календарного плана. Диаграмма Ганта — удобный инструмент, позволяющий представить временную шкалу проекта в наглядном виде. Эта интерактивная временная шкала дает полное представление о ходе выполнения проекта, объеме работ и зависимостях. Зависимости указывают, какие задачи необходимо выполнить до начала других задач. При планировании сроков используйте подзадачи, чтобы разбивать задачи на более удобные элементы. Это упрощает последующее составление отчетов и управление загруженностью команды. Давайте дадим определения: Задачи — это отдельные операции, которые необходимо выполнить для достижения целей. Подзадачи с длительностью не более пары дней позволяют разбить задачу на более мелкие составные этапы. Вехи — крупные этапы или события в ходе проекта, помогающие в разбиении проекта. Вехи можно использовать в качестве контрольных точках на протяжении работы над проектом. Совет от профессионала. Хотите узнать секрет? Настраивая сроки задач, добавляйте к ключевым задачам буферное время, чтобы у вас была возможность для маневра. Например, если клиенту потребуется дополнительное время для утверждения или участник команды неожиданно заболеет. В идеальном мире некоторые задачи можно сделать за день. Возможно, стоит запланировать для них два дня. Впрочем вовсе необязательно добавлять буферное время к каждой из ваших задач. Взвесьте риски и добавьте его только в том случае, если это имеет смысл. В будущем вы скажете себе спасибо. Шаг 5. Определите роли, обязанности и ресурсы Под ресурсами обычно подразумевается персонал, оборудование или деньги, необходимые для выполнения проекта. Выбрав инструменты и получив финансирование, не забудьте и про нужных специалистов. Даже люди, умеющие составлять рабочий план проекта и делавшие это сотню раз, могут недооценить свои потребности в рабочей силе. Схема распределения ответственности поможет вам определить, кто будет выполнять ту или иную работу по проекту. Это таблица с перечислением всех задач по проекту и указанием ответственных исполнителей (назначенных для выполнения работы), подотчетных (с правом голоса и правом наложить вето), консультантов (участвующих в согласовании или обсуждении работ) и сотрудников, которые ставятся в известность (должны знать о выполненном действии или принятом решении). Шаблон схемы распределения ответственности для скачивания вы найдете по ссылке. Когда начнете назначать задачи, обязательно учитывайте возможности сотрудников. Четко определите круг обязанностей и ожидания, которые возлагаете на каждого из них. Не забывайте, что 95% сотрудников работают с более чем одной командой или над несколькими проектами. Если эти проекты не согласованы, рабочая загрузка становится для них чрезмерной. Стресс — именно та причина, по которой 50% сотрудников начинают искать другую работу, а 25% увольняются, как показал наш недавний отчет «Эпидемия стресса». В ходе планирования проекта подумайте, как вы будете фильтровать входящие запросы, влияющие на сроки и смету проекта. Такие инструменты, как Wrike Resource, помогают менеджерам проектов представить в наглядном виде задачи по проекту с точки зрения рабочих процессов команды, позволяя наглядно и гибко сбалансировать рабочую загрузку. Шаг 6. Определите процессы взаимодействия и проверки По данным исследования McKinsey, за неделю сотрудники тратят около 20% рабочего времени на сбор и поиск нужной информации. К тому же неэффективное общение и сотрудничество — это две главные причины стресса на рабочем месте. Когда участникам приходится рыться в куче электронных сообщений или постоянно задавать вопросы, чтобы узнать последние новости, от их мотивации не остается и следа. Вы можете снизить уровень стресса, если будете хранить всю информацию по проекту — материалы, обсуждения, задачи, сроки, новости, отчеты — централизованно, например, в решении для совместной работы. Так вам будет проще следить за ходом работ, обмениваться новостями и вносить исправления. Установите правила для общения в ходе работы над проектом и храните все данные в одном программном инструменте, чтобы у всех участников имелся доступ к информации. Шаг 7. Составьте план на случай, если что-то пойдет не по плану Даже если вы крутой специалист и умеете составлять планы проектов, правда в том, что каждый из проектов может преподнести вам неожиданный сюрприз, и именно это делает их интересными. Допустим, вы предусмотрели буферное время при составлении календарного плана, вы убедились, что все участники знают свою роль, и внедрили правила обмена информацией. Но перед запуском вам все же стоит поискать возможные источники проблем, такие как отпуск кого-нибудь из сотрудников, праздники или привлечение сторонних специалистов. Установите четкую цепочку команд и составьте список ключевых контактных лиц. Заранее обсудите с командой возможные риски, чтобы ваши сотрудники были к ним готовы. Шаг 8. А вот теперь можно праздновать запуск проекта! В ходе каждого успешного проекта обязательно проводится установочное совещание. Организуйте встречу с ключевыми участниками и разработайте четкую повестку дня. Ваша цель — донести до всех информацию о целях, ролях, процессах и сроках. В повестку дня должна быть включена вся информация, о которой мы говорили выше: Определите цели проекта и пользу, которую он принесет. Составьте список материалов, которые будут созданы в ходе проекта. Составьте схему связей между требованиями участников и задачами проекта. Продемонстрируйте временную шкалу проекта (диаграмму Ганта), чтобы все могли видеть зависимые задачи и ожидаемые даты. Опишите роли и обязанности всех участников. Объясните, как будет осуществляться взаимодействие в ходе проекта, где искать нужную информацию, например документ об объеме работ, и к кому обращаться с вопросами. Обсудите риски и убедитесь, что команда к ним готова. И на этом все! Дополнительный совет. Вам не нужно каждый раз начинать планирование с нуля! Набирая опыт, вы сможете создавать различные шаблоны для планирования проектов определенного типа. Для начала предлагаем воспользоваться этими бесплатными шаблонами плана проекта. Прямиком к счастливому финалу Похоже, мы избавили вас от необходимости работать на выходных! Всегда пожалуйста. Теперь у вас есть готовый процесс планирования проекта, а заодно и простой шаблон плана, который поможет привести к успеху ваш следующий проект и все остальные проекты. Возможно, когда все это сложное планирование упростится, работа будет доставлять вам больше удовольствия. Как вы считаете? Ну а теперь, когда вы освоили составление плана проекта, предлагаем лучшие советы от руководителей, которые помогут вашей команде работать более эффективно.
Десять форм запросов, которые помогут вашей команде добиться успеха
В каком бы отделе вы ни работали и какую бы должность ни занимали, верно одно: кто-нибудь от вас всегда чего-то хочет. Трудитесь ли вы над крупным проектом или оказываете мелкую услугу другому отделу, рабочие запросы сыплются на вас на совещаниях и неформальных встречах, в мгновенных сообщениях и электронных письмах. Недавно мы представили новую функцию — запросы Wrike, которая поможет вам справиться с потоком входящих заданий, действовать организованно и заблаговременно собирать всю необходимую информацию. После того, как вы научитесь создавать собственные формы запросов в Wrike, вам стоит ознакомиться с шаблонами десяти самых распространенных форм запросов. 1. Форма запроса на создание нового проекта Необходимые поля: Название Отдел Приоритет Плановая дата начала Плановая дата завершения Описание проекта Сметная стоимость Другие заинтересованные отделы 2. Форма запроса на устранение проблемы или внесение изменений Необходимые поля: Название проблемы Проект, с которым связана проблема Дата запроса на устранение проблемы Тип проблемы ошибка идея запрос на улучшение Описание проблемы Разрешение и последующие шаги 3. Творческое задание Необходимые поля: Название работы Тип материала Новая работа или обновление? В случае обновления ссылка на предыдущий материал Целевая аудитория Целевой канал Призыв к действию Одобрен ли запрос менеджером по маркетингу? Описание работы Зависимость от кампании / запуска При наличии зависимости идентификатор в Marketo 4. Запрос в службу поддержки Необходимые поля: Дата Ф.И.О. Отдел Платформа / операционная система Оборудование / устройство Описание проблемы Приоритет 5. Прием нового сотрудника Необходимые поля: Ф.И.О. нового сотрудника Отдел Роль / должность Дата начала работы Требования к оборудованию ноутбук гарнитура телефонный аппарат прочее Требования к программному обеспечению MS Office Adobe Creative Suite Программный телефон Создание учетной записи для Salesforce Wrike join.me 6. Запрос маркетинговой кампании Необходимые поля: Руководитель кампании Тип кампании Печать Оплачиваемая реклама Эл. почта Социальные сети Видео Название кампании Срок выполнения проекта Даты начала и завершения кампании Каналы Целевая аудитория Цели кампании Описание кампании / дополнительная информация 7. Запрос о возмещении расходов Необходимые поля: Ф.И.О. сотрудника Отдел Ф.И.О. руководителя Период расходов Назначение расходов Описание расходов Общая сумма расходов Приложения (чеки и квитанции) 8. Запрос отпуска Необходимые поля: Ф.И.О. сотрудника Отдел Непосредственный руководитель Дата начала Дата окончания 9. Запрос доступа через систему безопасности Необходимые поля: Ф.И.О. сотрудника Должность / отдел Запрашиваемые ресурсы для доступа Уровень доступа Причина доступа Продолжительность 10. Запрос офисных принадлежностей Необходимые поля: Ф.И.О. сотрудника Отдел Необходимые принадлежности Желаемая дата получения (опционально) Нужны другие шаблоны Wrike? Научитесь создавать шаблоны папок и задач, чтобы копировать проекты и не тратить лишнее время на выполнение повторяющихся задач.
Для чего нужен шаблон диаграммы Ганта в Excel
Диаграммы Ганта позволяют организации получать жизненно-важную актуальную информацию о ходе управления проектом. Руководители находят для этих возможностей широкое применение, например, при составлении графиков, в онлайн-маркетинге и даже при управлении ресурсами — чтобы ни один из сотрудников не оказался перегружен. Вы можете бесплатно скачать шаблон диаграммы Ганта, чтобы лично увидеть, как этот инструмент упрощает планирование, повышает осведомленность и делает работу команды более эффективной.
Основы управления проектами: шесть этапов составления плана проекта
Вам вовсе не обязательно знать все основные сведения об управлении проектами, чтобы воплотить в жизнь план проекта. Эти шесть шагов помогут вам составить план с защитой от дурака и привести команду к успеху.
Для чего нужен шаблон проекта по созданию анимации
Когда вы начинаете работу над новым креативным проектом, можно очень легко отвлечься от главной цели, и поэтому шаблон проекта по созданию анимации может помочь вам как в планировании, так и в выполнении работ. Узнайте, из каких трех основных частей состоит этот шаблон и какую помощь может оказать вам Wrike в работе над проектом.
