Тайм-менеджмент, или как управлять своей жизнью (часть 1 из 3)
Евгений Салтыков, руководитель проектного офиса, сертифицированный руководитель проектов (PMP, PME), рассказывает о том, как выявить пожирателей времени, и делится принципами, которые помогут скорректировать процесс планирования. В недавнем прошлом (в середине 2010-х годов) это словосочетание было одним из самых хайповых в сфере личностного развития. Но ажиотаж прошел достаточно быстро (буквально за год-два). Могу предположить, что это связано с непростой схемой установления правил тайм-менеджмента в личной жизни и, конечно же, лени следования этим правилам, ведь так сложно начать себя ограничивать в чем-то привычном. В этой короткой статье (рассчитанной на одну чашку кофе) я расскажу об основных пожирателях вашего времени, на которые следует обратить пристальное внимание и стараться их избегать, а также о некоторых парадоксах планирования, в которые попадает большинство не знающих о них. ПОЖИРАТЕЛИ ВРЕМЕНИ Ниже я перечислю основные пожиратели, известные мне. Попробуйте спроецировать их на ваш рабочий день. Для этого фиксируйте в течение дня то, чем вы занимаетесь, с указанием периода. Предлагаю следующий формат: Время начала | Время окончания | Чем занимался 10:00 10:15 Разговор по телефону с Боссом 10:16 10:28 Сходил покурить, обсудить с коллегами Босса В итоге у вас получится занятный график одного выбранного дня. Делитесь эмоциями, пишите о том, что чувствуете — не нужно канцеляризмов, дайте волю своему подсознанию. Скорее всего, это будет нетиповой день. Но типичные временные ловушки будут выявлены, и они с большей вероятностью будут присутствовать почти во всех ваших днях. У каждой ловушки будет корневая причина, которая может быть найдена достаточно просто. Задайте себе вопрос «Почему я этим занимался?» — этой причиной и будут пожиратели времени. К слову, вы можете начать эту активность не в рамках рабочего, а в рамках светового дня от момента «чистки зубов» до «ухода на сон». Ниже я приведу наиболее встречаемые пожиратели времени. А в комментариях напишите номера, которые оказались и в вашем графике (потом приведем статистику среди наших читателей блога): 1. Активные пожиратели (действия): 1.1. Отвлекающие телефонные звонки/электронные письма во время работы. 1.2. Коллеги, приходящие во время выполнения вами задач, а иногда и приходящие с новыми задачами. 1.3. Внезапные совещания (когда возникают срочно, без возможности нормально к ним подготовиться). 2. Пассивные пожиратели (причины): 2.1. Неясные цели (когда не знаете цели выполняемых работ). 2.2. Нет приоритетов задач (когда теряетесь в задачах). 2.3. Не согласована методика достижения цели (когда выполнение работы производятся не оптимальными способами для задачи). 2.4. Большое количество задач, требующих высокой концентрации (когда не понимаете, на чем стоит концентрироваться). 2.5. Отсутствие мотивации (когда у вас нет желания заниматься задачей). 2.6. Недостаточно организованное хранение информации (когда тратите дополнительное время на поиск и обобщение необходимой информации). 3. Внешние пожиратели (окружающая среда): 3.1. Шум в рабочем помещении (когда на рабочем месте некомфортно). 3.2. Недостаточная координация с другими коллегами (все вокруг пытаются потушить «возникший пожар»). 3.3. Тлеющие конфликты между сотрудниками/подразделениями. 4. Внутренние пожиратели (собственная неорганизованность): 4.1. Неумение говорить обоснованное “Нет” не соответствующим задачам (когда берете на себя дополнительные задачи, не справившись с текущими). 4.2. Недостаточное делегирование работы подчиненным (когда делаете все сами). 4.3. Недостаточная самодисциплина. 4.4. Перфекционизм (стремление собрать ВСЮ информацию до принятия решения). ПАРАДОКСЫ ПЛАНИРОВАНИЯ Вспомните, как обычно выглядит ваш рабочий процесс: — вы заняты конкретной задачей; — количество вводных растёт, и вы начинаете нервничать; — начинаете терять контроль происходящего; — ускоряетесь в выполнении задач; — снижается концентрация внимания и качество решений; — проблем становиться больше — мы нервничаем еще больше. Круг замкнулся. Ниже я приведу основные принципы, которые помогут скорректировать подход, описанный выше. Если опаздываем, начинаем терять контроль, сразу же необходимо ТОРМОЗИТЬ! Остановитесь, сверьте приоритеты, спланируйте выполнение того, что сейчас критичнее. Поймите, за единицу времени качественно делать можно только одно дело. Как бы вы не старались работать значительно быстрее, чем среднестатистический специалист, не получится. Нужно делать то, что наиболее критично в данный момент. В следующей части обсуждения тайм-менеджмента мы рассмотрим рекомендации к планированию своих активностей. Лайкайте, читайте, делитесь и обсуждайте! _________________________________________________________________ Автор статьи: Салтыков Евгений, руководитель проектного офиса, сертифицированный руководитель проектов (PMP, PME). Евгений имеет опыт управления проектами и программами в госсекторе в IT/Telecom более 10 лет. Реализовывал такие проекты как «Портал госуслуг Москвы (pgu.mos.ru)», «Единая система в сфере закупок (zakupki.gov.ru)». Активный член PMI и автор статей на habr.com.