При работе над проектом можете ли вы точно сказать, какой исполнитель чем занят в конкретный момент? Что происходит, когда команда сталкивается с неожиданными задержками или препятствиями, возникшими, что называется, на ровном месте? Знаете ли вы, как решить эти проблемы?

Мы побеседовали с Бейли Шеменски, бывшей главой операционного отдела в аналитической компании Компания SimpleRelevance, и она рассказала, как пыталась справиться с этой задачей, нося с собой блокнот со всеми сведениями о проекте. Тем временем участники ее команды пользовались лекционными досками, на которых писали свои списки дел. Не самый удобный вариант.

Операционному отделу приходилось тратить время на поиск нужной информации в блокнотах или в электронной переписке, чтобы быть в курсе происходящего.

«Я постоянно упускала какие-то мелочи из виду, потому что не могла зафиксировать сроки в календаре или обменяться информацией с коллегами», — вспоминает Шеменски.

Нечто подобное происходило и в компании Only-apartments, занимающейся арендой квартир по всему миру. Ее маркетинговый отдел состоял из восьми подразделений и помимо повседневной работы занимался запуском нового сайта с нуля. Команда с трудом справлялась с работой, отправляя сотни писем и узнать тарифы проводя десятки совещаний. Опять-таки не самый лучший вариант.

По словам Рамона Глинеке, директора Only-apartments по маркетингу, им была нужна четкая картина того, как взаимодействуют между собой все подразделения и кому достаются те или иные задачи.

Решение, как выяснилось, заключалось в том, чтобы добиться прозрачности всего рабочего процесса.

Что такое прозрачность бизнеса

Прозрачность бизнес-процессов — это один из профессиональных терминов на которые вы натыкаетесь на любом сайте программных решений для бизнеса. Имеются в виду не камеры слежения и не контроль работы удаленного рабочего стола, а прежде всего доступная информация, создающая более полную картину всего, что происходит в компании.

То есть прозрачность не подразумевает чрезмерного контроля или слежки за сотрудниками. Скорее это способ лучше понять внутреннюю механику работы команды, чтобы ее можно было усовершенствовать.

Прозрачность повышает прибыльность компании

В случае с SimpleRelevance и Only-apartments обе эти компании добились столь нужной им прозрачности, внедрив Wrike, который стал центральной платформой для хранения данных и доступа к ним. Сегодня команды могут найти данные или информацию о клиентах, не роясь в бесконечной переписке, не устраивая лишние совещания и не ожидая ответов на отправленный запрос.

«Работа над проектами продвигается значительно быстрее, — отмечает Стив Роуз, менеджер по работе с клиентами компании SimpleRelevance. — Когда все собрано в единой системе, людям гораздо легче вместе работать над проектами и разрушаются информационные барьеры».

«Прозрачность информации и возможность оценить рабочую нагрузку на каждого сотрудника отдела позволяет нам обслуживать клиентов намного быстрее и эффективнее», — добавляет Шеменски.

Каков же итог повышения прозрачности? Компания SimpleRelevance сократила сроки подготовки отчетных материалов для клиентов на 30%.

Подбираем правильные инструменты для повышения прозрачности

Вы не добьетесь повышения прозрачности, просто заявив о своем желании узнать, как все работает. Для этого нужен правильный инструмент с соответствующими возможностями. Подбирая такой инструмент, обратите внимание на следующие функции:

  • Панели задач. Они позволят охватить одним взглядом все важные данные.
  • Отчеты. Регулярные автоматизированные отчеты о производительности работы команды, статусе и других аспектах выполнения проекта.
  • График рабочей загрузки. Дает возможность проверить уровень загруженности отдельного участника или всей команды целиком.
  • Управление ресурсами. Помогает распределять ресурсы команды (как физические, так и финансовые).

«Подробные настраиваемые отчеты о проектах, сотрудниках и о ходе работы команды помогли нам добиться отличных результатов при запуске проектов», — говорит Глинеке из компании Only-apartments.

Готовы повысить прозрачность своего бизнеса?

Вы вполне можете продолжать работать так, как работали прежде, с трудом выясняя, чем занята ваша команда и как идет работа над проектом. Возможно, для этого придется отправить пару десятков писем и провести несколько утомительных совещаний.

Или вы можете найти возможности для повышения прозрачности работы, внедрив решение для управления рабочими процессами, например Wrike.

Wrike Way — путь к эффективности

Wrike Way — путь к эффективности

План достижения операционной эффективности, основанный на идеях 15000 ведущих мировых компаний

Please enter a value
Please enter a value
Please enter your phone number
Please select an option
Please select an option
Please select an option
Please select an option
Please select an option

By completing and submitting the form, I acknowledge Wrike's Privacy Policy.

Please accept policy to proceed
Please accept policy to proceed
Server error. We're really sorry. Wait a few minutes and try again.

Thanks for your interest in our eBook!

Download it now

We have also sent the eBook link to your email for your convenience.