Как эффективно управлять загруженностью команды в цифровую эпоху

Нет никаких сомнений, что темпы работы растут с каждым днем. Все больше задач и проектов нужно выполнить к концу квартала, недели и даже рабочего дня. Все это приводит к росту уровня стресса, высокой текучести кадров, неэффективной работе и увеличению затрат. К счастью, трудности, которые несет с собой цифровая эпоха, можно легко преодолеть благодаря эффективному управлению загруженностью команды.

Дождитесь готовности персонала

Рост популярности удаленной работы, невероятное количество новых технологий и сотрудники, работающие в разных странах и разных часовых поясах, делают управление загруженностью команды еще более сложным процессом. 

Как бы вы ни стремились взяться за работу над проектом, помните, что, если вы начнете работу, не располагая нужными ресурсами, «дата окончания четырехмесячного проекта может отодвинуться на целый год», как утверждается в отчете Gartner «Планирование ресурсов при управлении портфелями проектов: прежде чем начать идти, нужно научиться ползать». Длительность проекта может оказаться в три раза больше запланированной.

Эта идея может показаться вам парадоксальной, но отсрочка проекта на месяц, чтобы обеспечить доступность ресурсов, может избавить вас от задержек. Дождитесь, пока сотрудники освободятся и смогут посвятить себя работе над проектом. Мы понимаем, что в условиях ограниченности ресурсов это не всегда возможно. Но использование технологий, позволяющих вам лучше прогнозировать загруженность команды, помогает добиться лучших результатов.

Overcoming_Challenges_Resource_Management_Digital_Era_2

Используйте фактические данные

Единственный способ эффективно управлять загруженностью команды — это знать, кто над чем работает. Но это легче сказать, чем сделать. Отсутствие прозрачности — одна из самых распространенных проблем, особенно при назначении исполнителей из различных команд и отделов. 

Около 95% специалистов признаются, что работают в двух и более командах одновременно. Такие данные приводятся в отчете Центра креативного лидерства. Без полной прозрачности данных о задачах и проектах каждого сотрудника во всех командах и подразделениях сбалансировать рабочую загрузку становится очень сложно.

Используйте специальные инструменты, чтобы лучше понимать, насколько востребован тот или иной ресурс, и составлять точные и эффективные планы в режиме реального времени. Электронные таблицы, которые приходится скачивать, проверять и загружать снова, ведут к отсутствию прозрачности, когда участникам проекта могут быть не видны самые свежие версии. Облачные платформы управления рабочими процессами позволяют отслеживать проекты, задачи и назначения в реальном времени в рамках единого решения. Они помогают всем участникам быть в курсе дел и постоянно иметь доступ к актуальной информации.

Главное — это ясность

График рабочей загрузки в дополнении Wrike Resource дает вам полное представление о загруженности команды на уровне каждого отдельного участника. Более подробную информацию вы найдете по ссылке.

Управление входящими запросами

Очень приятно чувствовать себя незаменимым, но неудержимый поток рабочих запросов может привести к полному хаосу. Около 60% креативных специалистов получают срочные запросы как минимум раз в неделю. Для подразделений, где число сотрудников больше пятидесяти, этот показатель превышает 80%.

Неожиданные запросы могут отвлекать участников проекта и даже привести к его срыву. Способ управления потоком запросов имеет очень большое значение для эффективности работы в команде и соблюдения сроков. Создайте процесс управления рабочими запросами, позволяющий принимать запросы, отсеивать слишком затратные и незначительные, а также назначать самых подходящих исполнителей.

Три совета по управлению входящими запросами

  • Требуйте соблюдения процедуры подачи запроса
    Когда у вас есть четкий процесс поступления рабочих задач, вы сразу получаете всю информацию, которая вам нужна. Это избавляет вас от необходимости полагаться на догадки и позволяет правильно расставить приоритеты. Создайте четкий шаблон для управления запросами и позаботьтесь, чтобы каждый участник команды знал о его существовании и пользовался им.
  • Централизованно храните все входящие запросы
    Направляйте все новые запросы в централизованное хранилище, чтобы их можно было организованно приоритизировать и отслеживать.
  • Назначьте сотрудника, ответственного за входящие рабочие запросы
    Кто бы это ни был — руководитель команды, менеджер проектов или менеджер отдела кадров — когда потоком запросов управляет кто-то один, ему будет проще гармонично распределить рабочую загрузку между сотрудниками.

Оптимизируйте процессы

Ваши специалисты — это самый ценный ресурс. Тщательно разрабатывайте планы реализации проектов, чтобы выявить и устранить все факторы, ведущие к избыточности и неэффективности.

Сотрудники утверждают, что только 39% их рабочего времени тратится на выполнение задач. Остаток в 61% — это рутинные и административные обязанности. При выполнении многих операционных задач шаблоны и автоматизация помогают освободить рабочее время и позволяют сотрудникам уделять больше внимания работе над проектами.

Шаблоны и автоматизация

Используйте шаблоны для выполнения повторяющихся задач, чтобы участники вашей команды могли уделить больше внимания действительно важной работе. Использование шаблонов и мощные возможности автоматизации в Wrike повышают производительность команд, избавляя сотрудников от рутинных задач.

Это еще не все!

Затраты времени, сил и бюджета на эффективное управление загруженностью команды прекрасно окупаются. Вы не только повысите уровень удовлетворенности и мотивации ваших сотрудников и поможете им работать с максимальной продуктивностью, но и обеспечите более гладкое, быстрое и эффективное выполнение проектов.

Чтобы получить дополнительные рекомендации по управлению рабочей загрузкой в цифровую эпоху, скачайте электронную книгу: Руководство Wrike по управлению загруженностью команды.

комментарии 0

Для просмотра данного контента необходимо согласиться с использованием cookie-файлов.

Узнайте подробности