Спонсирование проекта — это важнейший фактор в достижении успеха [1]. Но на практике полноценную поддержку спонсоров получают менее двух третей всех проектов [2]. При этом по статистике вовремя, без превышения бюджета и в полном соответствии с требованиями и спецификациями выполняются менее 40% всех проектов [3], а это значит, что потребность в хороших спонсорах высока как никогда.
Как обеспечить эффективную спонсорскую поддержку?
1. Убедитесь, что спонсоры понимают, насколько важна их роль для успешного завершения проекта.
Срывы проектов обходятся компаниям в 109 млн долларов на каждый инвестированный миллиард [2]. Так что показывайте руководителям и спонсорам статистику — конкретные суммы и цифры — чтобы убедить их в том, что они обязаны играть активную роль в управлении проектом, а не пассивно наблюдать за стараниями менеджеров.
2. Разъясните спонсорам проекта их функции и обязанности.
Спонсор проекта, особенно если он впервые выполняет эту роль, может не вполне понимать, в чем состоит его задача и какие отношения ему необходимо поддерживать с менеджером проекта. А если он этого не понимает, то и и не сможет делать то, что от него требуется. Как утверждает Рон Розенхед (Ron Rosenhead), спонсор проекта должен отслеживать его выполнение, содействовать в решении проблем и обеспечивать поддержку проекта со стороны других руководителей, служа связующим звеном между менеджером проекта и вышестоящим начальством. Хороший спонсор помогает оперативному принятию решений и получению нужных ресурсов, чтобы менеджеру проекта не приходилось сталкиваться с препятствиями на каждом шагу. Но при этом спонсор проекта должен всегда сохранять объективность суждений и понимать, как конкретный проект согласуется с более крупными бизнес-целями и стратегией компании.
3. Регулярно проводите совещания со спонсорами и как можно раньше обеспечьте эффективный обмен информацией.
Секрет успешных взаимоотношений спонсора и менеджера проекта прост: главное здесь — взаимная информированность. С самого начала работ по проекту установите график регулярных совещаний, будь то раз в неделю, дважды в месяц или ежемесячно. На первом совещании обсудите цели проекта и все, что необходимо каждому из вас для достижения этих целей. Воспользуйтесь контрольным списком по спонсированию проекта, чтобы выстроить обсуждение и точно выяснить, чего вы ожидаете друг от друга.
4. Помогите спонсорам проекта получить организационную поддержку.
85% руководителей организаций, принявших участие в исследовании Питера Тейлора (Peter Taylor), заявили, что у них есть спонсоры проектов. При этом 83% опрошенных признались, что не делают ничего для поддержки, обучения или информирования таких спонсоров [4]. В результате роль спонсора проекта оказывается чисто номинальной — сами спонсоры не понимают, насколько она важна, и не знают, в чем должен заключаться их вклад в успешное выполнение проекта. Для начинающих спонсоров проектов (в отличие от менеджеров) существует очень мало внешних ресурсов с информацией о наиболее эффективных методиках спонсирования. Спонсирование проектов, включающее в себя постоянное обучение и активный подход к обмену эффективными методиками и знаниями, должно стать в организации одним из главных приоритетов. Поэтому, отчитываясь об успешном выполнении проектов, обязательно подчеркивайте вклад спонсоров и напоминайте о том, что эффективная подготовка спонсоров для новых проектов отвечает интересам всей организации.
Советы по взаимодействию с «трудными» спонсорами
Если спонсор вашего проекта слишком занят, не успевает отслеживать меняющиеся бизнес-цели или просто не считает ваш проект приоритетным, попробуйте наладить с ним взаимоотношения, воспользовавшись этими советами:
- Обсуждайте возможные последствия для проекта. Скажите спонсору: «Это действие (или бездействие) приведет к такому-то результату. А такие варианты действий помогут исправить положение». При обсуждении исходите из того, что вы оба стремитесь к успешному выполнению проекта, и сосредоточьтесь на том, что можно сделать сообща для достижения совместной цели.
- Дайте спонсору понять, что именно от него зависит, получите ли вы поддержку высшего руководства, достаточные ресурсы и т. д., и следовательно, он отвечает за успех проекта в той же степени, что и вы.
- Учитывайте мнение начальства. Вы сможете заручиться помощью и поддержкой вашего спонсора, если будете знать, чего на самом деле хочет его начальник. Напоминайте спонсору о том, что ваше эффективное сотрудничество поможет ему завоевать расположение высшего руководства.
Если вы готовы поделиться своим опытом с коллегами в комментариях, мы будем только рады.
Что такое Scrum? Что такое PRiSM? И чем они отличаются от PRINCE2?
Наша электронная книга поможет вам узнать основы популярных методологий управления проектами.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
