Каждый новый проект потенциально способен развиться в кризисную ситуацию. Однако проектный менеджер не должен сидеть сложа руки из страха, что что-то может пойти не так. Гораздо продуктивнее обдумать все возможности и встретить проблемы в полной боевой готовности. Каждая кризисная ситуация в управлении проектами складывается из трех периодов: 1. предкризисного; 2. кризисного; 3. посткризисного. Эта инфографика расскажет, что должен знать менеджер проекта, чтобы выйти победителем на каждом этапе и успешно завершить проект, преодолев все препятствия. Просто перечитывайте это руководство перед стартом каждого проекта, и вы будете готовы ко всему. Когда вам покажется, что реальность выходит из-под контроля, вспомните — у вас есть все необходимые навыки и ресурсы, чтобы справиться с трудностями. Вам понравилась эта инфографика? Поделитесь ей с коллегами или разместите ее на вашем сайте. Код для вставки:
Внедрение системы для совместной работы в творческом коллективе Вы — креативный директор. У вас слишком много проектов, ваши подчиненные выбиваются из сил, и вы понятия не имеете, как наладить быструю и эффективную работу с помощью той системы, которой вы пользуетесь сейчас. Что же делать? Решения для организации совместной работы помогают высвободить время, которое обычно растрачивается впустую на посещение ненужных совещаний, просмотр и отправку безумного количества писем, поиск вложений и последних версий обновленных документов. Более того, такие сервисы позволяют больше времени уделять творчеству, а не изучению спецификаций проекта или деловой переписке. Вместе с тем, у креативных команд всегда множество параллельных задач в работе. У них нет времени испытывать новые инструменты, которые в конечном итоге могут оказаться непригодными. Прежде чем приобретать решение для организации совместной работы и очертя голову бросаться его осваивать, прочтите наши рекомендации, чтобы сделать именно тот выбор, который одобрит ваша вечно занятая креативная группа. А тогда уже осваивайте и творите! 1. Определите процессы, для которых вам нужен инструмент Вам хорошо известны все ваши рабочие процессы. Поэтому, как первый пользователь и главный специалист по работе с новым решением, воспользуйтесь своими знаниями и составьте набор четко сформулированных правил по применению нового инструмента, чтобы ваши сотрудники понимали, чего им следует ожидать. Создайте документ, в котором будет описано: Какие функциональные возможности вы будете использовать, и каким образом. У некоторых сервисов такой широкий спектр возможностей, что многие из них вам могут никогда не пригодиться. Составьте список функций, которые будет использовать ваша команда, и обязательно укажите, каким образом эти функции помогают упростить рабочие процессы. Как будут организованы задачи. Любой инструмент для совместной работы предлагает свою систему организации задач в виде папок или проектов, чтобы пользователям не приходилось долго искать то, что им нужно. Определитесь, будет ли ваша команда упорядочивать работу по типам материалов, заказчикам, ответственным дизайнерам или по всем перечисленным параметрам одновременно. Выберите тот вариант, который вам лучше всего подходит. Как называть задачи. Внедрение четкой системы наименований поможет вашим сотрудникам понимать суть любой задачи, не открывая ее. Система должна включать в себя правила, типа таких: названия задач должны начинаться c имени клиента в квадратных скобках, например [Клиент], после имени клиента в названии задачи должен идти глагол, например «Создать» или «Обновить», названия задач должны заканчиваться расчетной продолжительностью выполнения, например [2ч]. Как будут организованы вложения. Объясните всем сотрудникам, как должны храниться документы и файлы с результатами работы, чтобы эти материалы было легко найти. Будут ли все они лежать в одной папке? Будут ли они прикрепляться на уровне папки, на уровне проекта, или на уровне отдельных задач? Есть ли у вас общий диск, на котором хранятся все файлы? Как вы станете называть файлы, чтобы их имена были понятными? После завершения проекта будут ли окончательные версии отчетных материалов храниться в каком-либо определенном месте? Планирование регулярных совещаний. Если у вас принято проводить регулярные совещания, заведите соответствующие задачи в своей системе. Это необязательный шаг, но он позволяет централизованно хранить всю информацию о совместной работе — которая, разумеется, включает совещания. Мы предлагаем создать папку под названием «Совещания» с подпапками для различных видов совещаний (если это необходимо). Затем в этой папке создайте задачу с датой и временем запланированного совещания, назначьте ее всем приглашенным, настройте дату и сделайте задачу повторяющейся. Во время совещаний добавляйте заметки о ходе обсуждения к этой задаче, чтобы любой участник мог получить к ним доступ и при необходимости внести свои дополнения. 2. Сформируйте небольшую тестовую группу Если вы описали процессы, для которых будет использоваться сервис, это вовсе не значит, что вы создали наилучшую методику работы для своей команды. Как и в работе с клиентами, вам необходима обратная связь. Обычно сервисы предлагают до 2 недель бесплатного пробного доступа, и это нужно использовать! Сформируйте небольшую группу «первопроходцев», которые начнут осваивать новый инструмент, разъясните им описанные процессы, обучите работе с функционалом и попросите сразу же начать использовать инструмент при выполнении крупного или маленького проекта. Распишите им преимущества нового программного решения и посоветуйте использовать его как можно чаще, чтобы уменьшить вероятность возвращения к прежним методам работы. Интенсивные испытания в боевых условиях дадут вам больше понимания о пригодности сервиса, чем том технической документации. Wrike — единая среда для совместной работы, в которой сотрудники могут держать описание задания, файлы и дискуссии в общей задаче и не выискивать каждый раз информацию в почте и разных файлохранилищах. Попробуйте бесплатно » 3. Оптимизируйте процессы Прежде чем подключать к системе всех сотрудников вашей команды, попросите участников тестовой группы, чтобы они внесли необходимые дополнения или изменения в предложенные вами процессы. Если они будут предлагать более удачные методы использования программных функций, имена папок, названия задач и т. д., вносите их предложения в документацию по процессам. Именно эти люди должны решать, как будет использоваться новый инструмент для совместной работы, потому что они работают с ним каждый день. 4. Предложите программный инструмент всем сотрудникам команды После того как вы и ваша тестовая группа разработаете надежный способ внедрения и использования инструмента для совместной работы, настанет время «вывести его в люди». Предложите его всем участникам команды точно так же, как предлагали тестовой группе. Передайте им документацию по рабочим процессам, проведите обучение и попросите сразу же начать использование инструмента в работе над новым проектом. 5. Вносите дальнейшие корректировки по мере надобности Продолжайте собирать отзывы. Если у сотрудников будут появляться идеи о том, как повысить эффективность инструмента, рассмотрите каждую из них с точки зрения пользы для команды и достижения конечных целей. Если процесс не работает, создайте решение для этой проблемы и проверяйте его результативность раз в месяц или квартал, чтобы убедиться, что неполадка исправлена. Если вы используете решение по модели SaaS («программное обеспечение как услуга»), поставщик, скорее всего, будет постоянно предлагать вам обновления, улучшения и новые функциональные возможности. Всегда задумывайтесь о том, действительно ли необходимо внедрять эти новые функции в рабочий процесс. Не каждая из них вам подойдет, поэтому обновляйте процессы, только если вы знаете, что это поможет работе вашей команды. Wrike обеспечивает полный рабочий цикл проекта: от идеи и задания до его согласования. Интеграция с Adobe, Google Drive, Dropbox и Box позволит синхронизировать все файлы в одном сервисе. Попробуйте бесплатно » Помогите своей команде работать слаженнее и эффективнее Воспользуйтесь этими пятью рекомендациями, чтобы помочь вашей творческой группе успешно освоить новый программный инструмент, оптимизировать совместную работу и больше времени тратить на творчество, а не на проверку почтовых ящиков. Если вы можете поделиться опытом удачного или неудачного развертывания решения для совместной работы, предлагайте свои советы в комментариях!
В этой статье мы постарались сосредоточиться на 10 важных моментах управления проектами, о которых часто забывают. Каждый раз при старте нового проекта пробегитесь глазами по этому списку, чтобы точно не упустить из виду небольшую деталь, которая потом создаст вам большие проблемы.
Тем из вас, кто привык пользоваться номерами задач для организации рабочего процесса, мы предлагаем уникальный идентификатор, позволяющий находить нужные задачи и ссылаться на них. Для чего нужны номера задач в Wrike? 1. Различение задач с одинаковыми названиями Если названия задач повторяются, уникальные номера помогут участникам вашей команды не перепутать задачи. Если вам часто приходится работать с задачами, имеющими одинаковые названия, вы сможете сослаться на конкретную задачу, используя ее уникальный номер, чтобы было понятно, о чем идет речь. «Вы еще не закончили задачу "Предоставить доступ к результатам кампании, ID: 25133"?» 2. Быстрый поиск исходных файлов для печатных материалов Если ваша компания печатает флаеры или любые рекламные материалы, добавляйте в нижней части страницы мелким шрифтом номер задачи, в которой содержится исходный файл. Так вы сможете легко и быстро находить в Wrike исходные файлы для дополнительной печати любых материалов. «Мне нужно допечатать 5000 копий флаера №54351». 3. Использование в качестве номеров заявок для отделов поддержки и разработки программного обеспечения Отделам поддержки и разработки программного обеспечения нужно отслеживать работу, которую они выполняют для подразделений компании и внешних заказчиков. Они могут использовать номера задач в качестве уникальных номеров заявок. «Какой статус у заявки на поддержку №24531?» 4. Синхронизация задач и выставленных счетов При выставлении счетов номера задач могут использоваться для ссылок на задачи Wrike и содержащуюся в них информацию. «См. задачу №976342». Как пользоваться номерами задач в Wrike? Номера задач можно просматривать в табличном режиме, в режиме просмотра задач и при выполнении поиска. Они присваиваются задачам автоматически и не могут быть изменены. Таким образом у каждой задачи в вашем аккаунте есть свой уникальный номер, не зависящий от разрешений на просмотр задач и папок. Включите отображение номеров задач в режиме таблицы. Для этого, во-первых, в дереве папок выберите ту папку, для которой нужно показать номера задач. Затем откройте эту папку в режиме таблицы. Под значком шестеренки в верхнем левом углу выберите столбец «ID», чтобы отобразить номера всех задач в этой папке. Повторите процесс для всех папок, где нужно видеть номера задач. После того, как номера задач будут включены для просмотра в режиме таблицы, они всегда будут отображаться рядом с именем создателя задачи. Чтобы найти задачу с определенным номером, в поле поиска перед номером задачи введите «ID:» (например, ID:50782873). Wrike постоянно обновляется! Мы надеемся, что вам понравилось это недавнее дополнение к рабочему пространству Wrike. Чтобы не пропустить очередные обновления, читайте наш блог!
Планы на Новый год уже составлены, но конец января — хорошее время для того, чтобы их скорректировать и дополнить. Мы попросили руководителей поделиться рекомендациями по бизнесу, которые необходимо сделать в наступающем году и которые могут оказаться важными и для вашей организации. Не забывайте: в бизнесе и в жизни каждый новый день дает нам шанс для изменений к лучшему. Даже если вы отложите решение до июня, у вас останется достаточно времени, чтобы улучшить работу своей компании. Так давайте же посмотрим, на что руководители советуют обратить внимание в 2016 году. СОЗДАНИЕ ПЛАНА ДЕЙСТВИЙ «Предприятиям нужно выявить конкретные возможности для роста (выпуск новых продуктов, изучение новых рынков или новые приобретения) и разработать план действий по воплощению этих возможностей в жизнь». — Алекс Петерсон (Aleks Peterson), технический аналитик, TechnologyAdvice. МОБИЛЬНЫЙ ДОСТУП «Дисбаланс между настольными и мобильными системами и повсеместное применение смартфонов в 2015 году достигли таких масштабов, что теперь эти процессы оказывают влияние на множество отраслей. Компаниям необходимо быстрее адаптироваться к меняющимся тенденциям в потребительской среде и вносить соответствующие изменения в бизнес-процессы и подготовку кадров». — Аннкур П. Агарвал (Annkur P Agarwal), генеральный директор, Pricebaba. «Уделяйте особое внимание мобильным технологиям. Мы знаем, что многие посетители читают наш сайт с мобильных устройств. Нам также известно, что алгоритм поискового ранжирования Google теперь снижает рейтинг сайтов, не оптимизированных для таких устройств. Это в первую очередь означает, что нужно оптимизировать веб-сайт. Другие могут выбрать тот же путь или решить, что им нужно разработать приложение, провести мобильную рекламную кампанию или даже начать предлагать специальные мобильные услуги. Трудно сказать наверняка, как распространение мобильных устройств изменит ваш бизнес, но изменения определенно будут. Я предлагаю проанализировать текущее влияние мобильных технологий на вашу деятельность, выявить тенденции и разработать стратегию по их использованию». — Уилл фон Бернут (Will von Bernuth), соучредитель Block Island Organics. ПОНИМАНИЕ ПРИЧИН, КОТОРЫЕ ЛЕЖАТ В ОСНОВЕ ВАШИХ ДЕЙСТВИЙ «Компаниям необходимо расставить четкие приоритеты и сделать ключевые цели понятными и известными всем, чтобы сотрудники могли с максимальной эффективностью использовать каждую минуту. Чтобы добиться успеха в 2016 году, нужно в первую очередь уделять внимание тому, что действительно важно для устойчивого роста компании». — Энтони Пеццотти (Anthony Pezzotti), соучредитель Knowzo.com. «Нужно мыслить стратегически, задумываться о том, почему вы поступаете так или иначе. Постарайтесь, чтобы это вошло у вас в привычку. Составляя списки задач и вычеркивая уже сделанное, вы можете чувствовать себя эффективным работником, но это не должно стать чисто механическим действием. Для получения максимальной отдачи от затраченных усилий может потребоваться более вдумчивый подход и своевременная корректировка курса». — Крис Риччи (Chris Ricci), Indigenous Software. ОБЩЕНИЕ С КЛИЕНТАМИ «Выберите платформу и используйте ее, чтобы отвечать на насущные вопросы клиентов. Подойдет любая площадка: блог, канал YouTube, рекламные статьи, сообщества, подкасты или страницы в социальных сетях. Если вы поможете клиентам глубже разобраться в вашей отрасли, вы завоюете их доверие. Это поможет не только улучшить репутацию бренда, но и повысить прибыль». — Мак Дудаев (Mack Dudayev), генеральный директор InsureChance, Inc. «Мне стало трудно поддерживать такие же тесные отношения с конечными пользователями, как раньше. Чтобы это исправить, я стал подключаться к чату поддержки клиентов в течение одного часа каждый день. Такое непосредственное общение с пользователями позволило мне лучше понимать логику клиентов и помогло сформировать нашу стратегию разработки продукции. Теперь я могу с уверенностью объяснить разработчикам, в чем важность той или иной функции, и подкрепить свои слова конкретными данными. У меня появился девиз: Слушайте своих клиентов, или у вас их попросту не останется». — Брайан Клейтон (Bryan Clayton), генеральный директор, Greenpal. РОСТ ЭФФЕКТИВНОСТИ ТРУДА «Компании должны уделить внимание укреплению командной работы — предоставлению единой базы ресурсов для движения к общим четко поставленным целям». — Алекс Петерсон (Aleks Peterson), технический аналитик, TechnologyAdvice. «80% дохода вы получаете в результате всего лишь 20% ваших действий — то есть, большая часть вашей бизнес-деятельности попросту неприбыльна. Вот несколько советов, помогающих не тратить силы попусту. 1. Учитесь делегировать полномочия. Сосредоточьтесь на тех направлениях деятельности, где вы получаете наилучшие результаты, а все остальное поручите кому-нибудь другому. 2. Помните, что время — деньги. На самом деле время даже важнее денег. Деньги можно заработать, а время не заработаешь. Прекращайте расходовать время на те виды деятельности, которые не приносят вам денег. 3. Сплотите людей вокруг себя. Формирование клиентской базы и завоевание любви поклонников поможет вам тратить меньше времени на бесстыдную саморекламу, потому что они сами поддержат вас». — Блэйр Настаси (Blair Nastasi), основатель Media Moguls PR «Сосредоточьтесь на разумном росте и автономии. Это год выборов [в США - прим. Wrike], перспективы для экономики и рынка труда неплохие, так что, по моему мнению, 2016 год может стать переломным. Компании, уделяющие внимание базовым факторам и созданию надежного фундамента, чтобы выдержать грядущие макроэкономические изменения, окажутся в выигрышном положении». — Майк Тревино (Mike Trevino), генеральный директор Indigenous Software. УДЕРЖАНИЕ КЛИЕНТОВ «Задайтесь вопросом о том, насколько успешно ваша компания удерживает клиентов. Новые продажи — это замечательно, но в основном деньги делаются на повторных продажах. Не верите? Сравните средние затраты на приобретение нового клиента и среднюю прибыль, и вы увидите, сколько нужно времени, чтобы эти затраты окупились. Прибыль приносят отнюдь не новые продажи, а постоянные клиенты. Сосредоточьтесь на их удержании, и вы увидите, как она вырастет». — Лу Альтман (Lou Altman), генеральный директор и ведущий преподаватель, Next Level. «Прежде всего стремитесь повышать долгосрочную ценность клиента. Приобретение нового клиента требует гораздо больших затрат, чем его удержание. Успех в бизнесе — это результат качественного обслуживания с акцентом на получение дополнительной прибыли от действующих клиентов. Если компания научится этому, она получит базу постоянных клиентов, отличный источник рекомендаций и защитников бренда, действующих по собственной инициативе. Если ваша компания уже использует такой подход, постарайтесь сделать его еще эффективнее». — Дебора Суини (Deborah Sweeney), генеральный директор My Corporation МАРКЕТИНГ «Творчески подходите к маркетинговой деятельности. Сейчас, когда каналы оплаченного и органического (свободного от рекламы) поиска все активнее соперничают между собой, компаниям необходимо думать нестандартно, чтобы попасть в поле зрения потенциальных клиентов. В 2016 году компаниям следует задействовать маркетинговые возможности, которые еще не успели освоить конкуренты, будь то продвижение контента через Reddit или повышение числа потенциальных покупателей c помощью Pinterest». — Клейтон Дин (Clayton Dean), соучредитель Circa Interactive. «Занимаясь рекламой и маркетингом в 2016 году, старайтесь вывести взаимодействие с текущими и потенциальными клиентами на более личный уровень. Ищите такие слова и такие общие мотивы, которые найдут отклик в сердцах ваших сторонников, и вы сможете превратить этих сторонников в своих секретных агентов по продажам». — Крис Риччи (Chris Ricci), Indigenous Software. «В 2016 году уделяйте преимущественное внимание видеоматериалам. Это отличный способ сделать ваш бренд более узнаваемым. Google и Facebook также предлагают множество вариантов продвижения контента, которые помогут вам добиться новых успехов в бизнесе». — Джейсон Паркс (Jason Parks), владелец The Media Captain. ОТСЛЕЖИВАНИЕ ДАННЫХ И АНАЛИТИКА «Следите ли вы за поведением клиентов в магазине или реализуете последовательность переходов к цели в Google Analytics, очень важно получить чистые данные и принимать решения на их основе. Многие предприятия считают, что располагают чистыми данными, но на самом деле данные необходимо фильтровать и систематизировать, чтобы они стали полноценным инструментом для принятия решений». — Орун Бхуян (Orun Bhuiyan), технический специалист по маркетингу, SEOcial. «1. Оцените, как используются данные для улучшения процессов и принимаемых решений. 2. Если проблема кроется в получении данных, примите решение о внедрении инструментов для сбора и обнаружения данных. 3. Если слабое место — обработка данных, привлекайте нужных специалистов и внедряйте необходимые системы. В мире нет такой организации, которая не смогла бы воспользоваться прошлым опытом, чтобы добиться лучших результатов в будущем. Пусть это станет вашей целью на следующий год». — Тревор Юэн (Trevor Ewen), Pear of the Week. ПРИВЛЕЧЕНИЕ ТАЛАНТЛИВЫХ СПЕЦИАЛИСТОВ «Учитесь выявлять и воспитывать талантливых лидеров. Это ваш вклад в будущее». — Ларри Стернберг (Larry Sternberg), президент Talent Plus, Inc. ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ «В эпоху, когда кибератаки стали повседневной реальностью, предприятиям следует вкладывать средства в защиту своих систем и снижение будущих рисков. Сюда входит широкий спектр мер: от обучения персонала основным требованиям безопасности до проверки уязвимости веб-сайта к внешним атакам». — Орун Бхуян (Orun Bhuiyan), технический специалист по маркетингу, SEOcial. А чему вы собираетесь уделить особое внимание в 2016 году? Последуете ли вы этим советам, или ваша компания уже выбрала собственные приоритеты? Поделитесь своими соображениями о рекомендациях на 2016 год в комментариях!
