TGI Fridays aumenta o número e a qualidade de projetos estratégicos entre departamentos
Sua história
No grupo americano do TGI Friday's, tem ocorrido um aumento no marketing e nos projetos estratégicos interfuncionais.
Esses projetos são atribuídos a uma grande equipe de Marketing, Operações Estratégicas, Desenvolvimento, Finanças, Fornecimento e TI e variam desde um grupo a centenas de tarefas. Como a maioria das entregas são itens impressos distribuídos a restaurantes, o tempo de processamento substancial é crítico para a entrega no prazo e dentro do orçamento. Projetos, como lançamentos de novos itens de menu, são medidos com base em aumentos percentuais de vendas específicos e métricas operacionais, como metas de reimpressões zero pós-lançamento.
Antes da implementação do Wrike, esses projetos eram gerenciados com o uso de modelos do Word e do Excel e e-mail. "É assustador tentar gerenciar todos os detalhes das tarefas no Excel", diz Meredith Selden, Diretora de Integração de Processos. "Em uma ocasião, eu estava gerenciando um arquivo com 15 guias, mas eu não conseguia entender a sobreposição dos projetos e a rota crítica dos projetos", diz Otte. "As coisas se perdiam no e-mail. N]ap encontrar o anexo mais recente ou ele estava desatualizado", says Kimberly Otte, Gerente de Projetos de Inovação de Menu.
Selden e sua equipe compararam o Wrike com o Smartsheet e JIRA e acabaram escolhendo o Wrike. "Gostei mais do Wrike porque o considerei o mais intuitivo. Eu o teste com outras 10 pessoas em nossa equipe de projeto", diz Selden.
O Wrike eleva as coisas para outro patamar. Acompanhar cada detalhe e cada tarefa para garantir que todos os elementos estivessem no lugar no dia do lançamento foi um desafio; o Wrike nos permite fazer isso com mais precisão, diminuindo, dessa forma, nossos custos.
Sua vitória
Selden e Otte desenvolveram um plano de implantação em fases, comandando o Wrike departamento por departamento.
"Tentei incluir alguns dos usuários mais expressivos ou influentes no processo de teste para conseguir o apoio deles antes", diz Selden. "Realizei cursos de treinamento com todos os departamentos. desenvolvi até mesmo uma apresentação em PowerPoint e lhes mostrei exemplos de como eu queria usar o software para ajudar na transição de processos antigos para novos processos. Em seguida, acompanhei individualmente alguns usuários bastante ativos, diária ou semanalmente". Desenvolvimento de TI e Aprendizado estava entre o primeiro grupo treinado. Eles se adaptaram com mais rapidez porque já usaram um sistema de gerenciamento de projetos e compartilhamento de arquivos no passado (como JIRA e Basecamp).
Otimização de lançamentos de novos produtos e fornecimento de resultados no campo
Selden e Otte usaram o Wrike para otimizar processos complexos com o lançamento de novos itens de menu. Eles geralmente envolvem uma equipe interfuncional de 30 pessoas entre departamentos, com impacto em mais de 900 restaurantes. Selden criou modelos de projeto no Wrike para garantir que cada detalhe seja capturado, atribuído e programado para impedir erros. "O beneffício é maior para a qualidade da implementação", diz Otte. "O Wrike eleva as coisas para outro patamar. Acompanhar cada detalhe e cada tarefa para garantir que todos os elementos estivessem no lugar no dia do lançamento foi um desafio; o Wrike nos permite fazer isso com mais precisão, diminuindo, dessa forma, nossos custos", diz Otte.
Graças à velocidade maior e à carga administrativa menor, o número de projetos estratégicos ativos também aumentou em aproximadamente um terço sem aumentar em nada a equipe após a implementação do Wrike.
Nosso sucesso se tornou o sucesso dos restaurantes de campo locais. "Estamos aqui para facilitar a vida daqueles que estão nos restaurantes. Se não entregamos todos os elementos na data de ativação, eles perderão a confiança em nós", diz Otte. "Nos últimos 6 meses, temos tido feedback melhor do campo. Os restaurantes dizem que pensamos mais neles. Respondemos mais rapidamente, com melhor qualidade", disse Selden. "Eles se dispõem a participar dos testes como voluntários. Temos mais restaurantes com participação mais expressiva. Se mais integrantes do grupo de franqueados quiser participar, eles poderão levar os outros a participar".
Selden acrescentou: "Estamos agora expandindo o escopo do Wrike desde Projetos de Marketing até Todos os Projetos dos EUA, para que cada departamento aproveite o Wrike para implementação de projetos. Isso nos permitirá ter uma visão melhor das projeções de recursos, para identificamos e eliminarmos as restrições".
Maior visibilidade de projeto entre executivos e gerentes
Relatórios e painéis são usados juntos para informar os executivos e as equipes interfuncionais sobre o status do projeto. "Assumimos um compromisso de migrar tudo para o Wrike", diz Selden. "Para nossos VPs, compartilhamos as métricas de desempenho, incluindo um gráfico do total de tarefas concluídas e atrasadas. Usamos a exibição Analítica para criar um gráfico personalizado em nossas pastas de nível superior. Esse é um gráfico crítico para desempenho e personalizado para incluir apenas determinadas equipes. Fazemos isso para iniciativas de marca e incluímos as equipes de TI, Finanças e Digital, além de observarmos as tarefas atrasadas em uma determinada data. Isso nos ajuda a observar a carga de trabalho e medir as tarefas atrasadas".
Integração mais rápida de novos membros da equipe
Selden usa o Wrike para orientar os novos membros da equipe para projetos interfuncionais com mais rapidez do que nunca. "É mais fácil integrar os novos membros da equipe à organização. Ele nos permitiu organizar o nosso trabalho e pensar em todos os diferentes fluxos de trabalho e atribuir tarefas de uma forma em que eles pudessem pegá-las na pasta Meu Trabalho e fazer tudo acontecer".
Se usamos o Wrike, temos visibilidade, comunicação.
Seus superpoderes
Painéis de Equipe e; Executivos Compartilhados
Selden utiliza os painéis para acompanhamento dos projetos pela equipe. "Compartilhamos um painel com toda a equipe para mostrar os marcos críticos de cada projeto", diz Selden. "Consultamos os painéis no aplicativo móvel e eu também criei painéis personalizados para VPs para mostrar a eles o que está atrasado. Eles o utilizam para uma referência rápida em reuniões".
Modelos de Projetos
Com o uso de modelos de projeto do Wrike, o gerenciamento de projetos interfuncionais grandes melhorou significativamente. "Se esse projeto já estiver no Wrike, todos verão que ele estará lá", diz Otte. "As pessoas conseguem vê-lo e as informações são compartilhadas com todos os envolvidos. Existe uma tranquilidade, pois tem-se a certeza de que a meta final será alcançada, e tudo o que tiver que acontecer, realmente acontecerá".
Exibições Flexíveis para lPessoas
As pessoas gerenciam o seu próprio trabalhando usando suas próprias exibições preferidas. "Eu gosto da guia Meu Trabalho e também de conseguir observar quais coisas estão se sobrepondo - isso é incrivelmente útil", diz Otte. "A capacidade de ter um fluxo, em que você pode acompanhar todas as suas atualizações e o compartilhamento de arquivos", diz Otte. "Gosto disso no Wrike, você pode sempre encontrar o arquivo melhor e mais recente. Você sabe quando os documentos foram alterados - é incrivelmente útil", diz Otte. "E eu adoro checar as tarefas concluídas", completa Otte.