GRI Club aprimora o trabalho interfuncional e aumenta o número de projetos em 40% com o Wrike

Guilherme de Mauro

Diretor Sênior

GRI Club – Grupo fundado em 1998 que reúne os principais atores dos setores imobiliário e de infraestrutura por meio de diferentes eventos organizados em todo o mundo. A empresa opera em 20 países estratégicos, nos quais mais de 4.000 executivos participam de reuniões anualmente. O GRI Club tem 4 escritórios internacionais, localizados nos seguintes países: Brasil, Inglaterra, Índia e México.

Sua história

O Wrike conectou os escritórios internacionais do GRI Club, ajudando-os a colaborar melhor e a dimensionar seus projetos

O GRI Club reúne executivos dos setores imobiliário e de infraestrutura desde 1998. Por meio de suas atividades em mais de 20 países estratégicos, a empresa conectou mais de 4.000 participantes, contribuindo para o desenvolvimento de relacionamentos profissionais e oportunidades de negócios. O que começou como uma série de conferências grandes celebradas anualmente em diferentes países-chave evoluiu para também oferecer aos participantes uma rede solidificada, em que os membros podem participar de reuniões menores celebradas durante o ano todo, para aprofundar relações e discutir diferentes tópicos. À medida que a empresa foi crescendo, aumentou também o número de projetos gerenciados nos 4 escritórios regionais localizados no Brasil, Inglaterra, Índia e México. "O volume de informações para gerenciar diariamente era impressionante", explica Guilherme de Mauro, Diretor Sênior no GRI Club, "havia uma falta de comunicação e coordenação entre os diferentes departamentos, o que afetava a eficiência de nosso trabalho."

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O Wrike conecta todo o nosso trabalho, para que todos saibam o que precisa ser feito.

Guilherme de Mauro

Diretor Sênior

O GRI Club percebeu que o uso de planilhas e e-mails estava reduzindo a produtividade. "O e-mail não necessariamente significa que as pessoas estão na mesma sintonia o tempo todo, especialmente quando há uma diferença de fuso horário no nosso caso. Precisávamos agilizar as coisas", afirma de Mauro. Eles decidiram procurar um software de gerenciamento de trabalho para conectar os diferentes departamentos e, por fim, aumentar a eficiência e a qualidade do trabalho. Por meio do seu processo de avaliação, o GRI Club testou diversas ferramentas, buscando encontrar uma plataforma que se ajustasse à forma como eles fazem as coisas. "O motivo de escolhermos o Wrike é que ele é mais intuitivo do que outras plataformas", diz de Mauro. "Além de ser uma ferramenta robusta e poderosa, o Wrike é também muito simples de usar".

Com o Wrike, tudo está organizado e todos são informados, para que possamos avançar, dimensionar nossos projetos e manter nossos membros satisfeitos.

Guilherme de Mauro

Diretor Sênior

Sua vitória

O GRI Club conseguiu um nível maior de visibilidade e uma estrutura clara para organizar seus projetos, mantendo todos os diferentes departamentos na mesma sintonia

O Wrike permitiu ao GRI Club aprimorar e dimensionar seus projetos, aumentando a qualidade de suas entregas. "Antes, costumávamos ter entre 60 e 70 projetos ativos, agora, aumentamos esse número em 40%, com o mesmo número de funcionários", lembra de Mauro. Usando a plataforma, o GRI Club estruturou melhor seu trabalho, ganhando visibilidade e tornando as informações acessíveis e claras, para que todos os diferentes departamentos estejam na mesma sintonia. Por exemplo, eles usam modelos para planejar todos os eventos globais. Dessa forma, eles têm um guia detalhado que podem replicar e adaptar para cada caso, poupando tempo e oferecendo aos membros da equipe um processo claro a ser seguido. "Neste ano, esperamos realizar 138 eventos em todo o mundo", diz de Mauro. "Todos os nossos eventos são planejados com o Wrike, e cada um deles é composto por diversas tarefas que são responsabilidade dos diferentes departamentos". Cada equipe pode ver todas as tarefas que estão sob sua responsabilidade. Ao mesmo tempo, é possível ter uma visão geral de todos os projetos da empresa. Por exemplo, gerando um gráfico de Gantt com todos os eventos organizados pelo GRI Club e acompanhando seu progresso.

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GRI Club mantinha entre 60 e 70 projetos ativos, e agora, utilizando Wrike esse número aumentou em 40% com o mesmo número de funcionários.

O Wrike permitiu a expansão da empresa. Nos últimos 3 anos, o GRI Club cresceu mais de 200% e aumentou a taxa de renovação de assinatura dos membros em 100%. "Com o Wrike, tudo está organizado e todos são informados, para que possamos avançar, dimensionar nossos projetos e manter nossos membros satisfeitos", diz de Mauro. O segredo desse sucesso é parcialmente explicado pela colaboração interna avançada. Toda a empresa trabalha junta no Wrike. Os pesquisadores que entram em contato com potenciais clientes usam o Wrike para garantir que estejam alinhados com suas prioridades. A inteligência de negócios usa formulários de solicitação para fornecer análises ao restante da empresa, enquanto a equipe de criação planeja suas campanhas de e-mail e produz materiais digitais e impressos usando o Wrike. "As equipes perceberam que elas estão mais rápidas e que o Wrike é o seu aliado para ajudá-las a ser mais eficientes e produzir mais", diz de Mauro. "Acho que foi isso que as fez abraçar a ferramenta".

Seus superpoderes

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Exibição carga de trabalho

A exibição de carga de trabalho mostra diferentes tarefas em uma linha do tempo, agrupadas por responsável. Dessa forma, é fácil visualizar quanto trabalho cada membro precisa executar e balancear a carga de trabalho entre a equipe.

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Exibição de linha do tempo

A linha do tempo oferece uma visão geral de como as tarefas no seu projeto ou pasta são agendadas, oferecendo visibilidade nas datas inicial e final de cada uma dessas tarefas. Ela permite realizar ajustes rápidos no cronograma do seu projeto e conta com uma exibição em tabela, que mostra todas as tarefas, mesmo as que não foram agendadas.

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Link permanente

Os links permanentes são links únicos, associados a uma tarefa, pasta ou projeto. Se um link permanente for colado no espaço de trabalho, como uma descrição de tarefa, o URL do link será substituído pelo nome da tarefa, da pasta ou do projeto. "Podemos compartilhar as informações de uma forma mais fácil", diz de Mauro.

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