Il team IT della Fondazione Telethon accelera la consegna dei progetti utilizzando Wrike

Marco Montesanto

Responsabile dei sistemi IT, Telethon

Telethon — Telethon è un'organizzazione italiana senza scopo di lucro che lavora per raccogliere fondi per la ricerca di malattie genetiche. Il team IT è responsabile della gestione di diverse piattaforme interne dell'azienda, tra cui la postazione di lavoro e il data center.

La loro situazione

Wrike ha aiutato il team IT di Telethon a gestire le prioritá e le richieste dei clienti interni.

Telethon ha fondato due Istituti di ricerca: l'Istituto San Raffaele Telethon per la terapia genica di Milano (SR-Tiget), eccellenza nel campo della terapia genica, e l’Istituto Telethon di genetica e medicina (Tigem) di Pozzuoli, Napoli, dove si studiano i meccanismi alla base delle patologie genetiche per mettere a punto strategie terapeutiche innovative.

"Per il dipartimento IT, è importante tenere traccia di ogni progetto in modo da poter creare un ambito affidabile e impostare le aspettative per il lavoro richiesto", afferma Marco Montesanto, responsabile dei sistemi IT di Telethon.

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Prima, l'uso della parola ‘agenda’ era realmente fastidioso perché non avevamo la visibilità del lavoro che stavamo portando avanti. Con Wrike tutto è più dinamico, sappiamo esattamente cosa ci aspetta sin dall'inizio.

Marco Montesanto

Responsabile dei sistemi IT, Telethon

Telethon riceve centinaia di richieste di finanziamento da parte di ricercatori interni. Prima di Wrike, il team IT teneva traccia di tutte le richieste manualmente attraverso il service desk. Tuttavia, le applicazioni rilasciate attraverso il service desk non riuscivano a raccogliere tutte le informazioni necessarie affinché il team IT potesse iniziare il suo lavoro.

“In passato, ho cercato di tenere traccia dei progetti utilizzando diversi strumenti come note, fogli di calcolo, ecc." afferma Montesanto. “Niente ha funzionato perché non riuscivamo a condividere le informazioni internamente. Il problema principale era che i dati erano obsoleti, non rispecchiavano lo stato reale delle applicazioni”.

Montesanto aveva bisogno di una soluzione basata su cloud che permettesse di aggiornare facilmente le informazioni in modo che i dati fossero sempre precisi e visibili a tutti i soggetti interessati.

Per noi è importante avere una visione d'insieme del punto in cui siamo in ogni momento. Prima, ricevendo richieste su più piattaforme, era molto difficile stabilire delle priorità e rimanere concentrati. Wrike ci fornisce un punto centrale al quale fare riferimento per le nostre priorità giornaliere, settimanali e persino annuali.

Marco Montesanto

Responsabile dei sistemi IT di Telethon

La loro vittoria

Wrike aiuta a gestire le aspettative in modo che i clienti siano sicuri che la loro richiesta venga gestita in modo tempestivo.

Telethon è passata a Wrike per fare in modo che tutte le richieste vengano incanalate in un unico luogo e l'esperienza dei clienti sia perfetta e senza intoppi. “Dopo aver adottato Wrike, abbiamo abbandonato i processi manuali”, dice Montesanto. “Ora siamo in grado di gestire tutte le richieste in modo professionale e rispondere tempestivamente ai nostri clienti”. Prima di Wrike, il team IT ogni lunedì programmava riunioni per pianificare la settimana. Questi incontri avevano un valore quasi nullo perché le attività reali della settimana e avrebbero fatto fallire il piano. Oggi, il team di Montesanto è molto più agile, basta aprire Wrike e configurare il carico di lavoro per fare spazio alle nuove richieste.

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Grazie alla visibilità e al controllo del carico di lavoro, il team IT di Telethon non lavora più durante i weekend. “Il mio team, avendo tutto quello di cui ha bisogno in anticipo, ora può concentrarsi sul lavoro senza interruzioni esterne", afferma Montesanto. “Non è più necessario lavorare durante i weekend”

I loro super-poteri

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Suddividere i progetti in attività utilizzabili

Wrike aiuta il team IT di Telethon a visualizzare progetti complessi distribuendo elementi d'azione in attività e sottoattività. In questo modo si semplifica la visualizzazione delle modifiche, la ricezione di aggiornamenti e la documentazione delle informazioni importanti relative al progetto. “La possibilità di suddividere i progetti in 12 attività dettagliate con scadenze, allegare documenti e sapere esattamente cosa fare dopo è davvero impressionante", afferma Montesanto.

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Supervisione di tutti i progetti in corso con i report

La creazione di report fornisce una visione di alto livello di tutti i progetti in corso, così Montesanto è in grado di intervenire facilmente in caso di problemi. “La creazione di report è una funzionalità molto importante perché fornisce un'immagine chiara del punto in cui si trova ogni cosa. È importante anche per il mio team, in questo modo le risorse sono sempre a conoscenza del lavoro da svolgere", dice Montesanto.

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Gestione del team con la visualizzazione del carico di lavoro

La vista del carico di lavoro offre al team IT informazioni sulla pianificazione della settimana. “Con la visualizzazione del carico di lavoro, posso pianificare la settimana del mio team. Quando torno dai clienti interni, posso dire ‘questa settimana siamo sommersi’, mostrare loro il carico di lavoro del mio team e negoziare un periodo di tempo più ragionevole”, afferma Montesanto.

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