Un team di marketing immobiliare ricorre a Wrike per monitorare i risultati e migliorare le previsioni di bilancio
Premier Sotheby's International Realty, fondata nel 1976, la Premier Sotheby's International Realty opera come franchising di intermediazione e commercializzazione di immobili residenziali di lusso.
La loro situazione
La disorganizzazione dei processi spesso comporta confusione e problemi di pianificazione
Il reparto marketing della Premier Sotheby’s International Realty si occupa di sviluppare tutto il materiale relativo al marketing dei suoi soci immobiliari. Quando un socio richiede un progetto, si avviano una serie di attività per offirgli il materiale di marketing di cui ha bisogno per vendere un immobile. Prima di Wrike, il lavoro del team avveniva totalmente avvalendosi di fogli di calcolo. I soci richiedevano materiale pubblicitario, successivamente i direttori di marketing regionali preparavano un foglio di calcolo e assegnavano il lavoro al team di creativi che, a sua volta, assegnava le attività in ordine di arrivo. Tuttavia, non c'era modo di controllare le responsabilità e i carichi di lavoro.
Christina Anstett, specializzata in marketing diretto presso la Premier Sotheby’s International Realty, ha detto che uno dei principali problemi era costituito dall'impossibilità di trovare gli stati dei lavori avviati, oltre a non poter fornire prove dei lavori quando venivano commessi degli errori. La disorganizzazione dei processi provocava colpevolizzazioni reciproche e molta confusione.
"Il cambiamento principale dell'impresa è stato non doversi più preoccupare di trovare il progetto, cosa che ci ha fatto risparmiare molto tempo."
La loro vittoria
Sono riusciti a semplificare i processi e ora i dipendenti possono monitorare il loro lavoro
Ora, il team di marketing è in grado di quantificare il suo lavoro e preparare preventivi precisi per il futuro. Allo stesso tempo, i dirigenti sanno meglio come funziona il loro team e ciò che rappresenta il loro lavoro per l'azienda. Siccome il team di marketing ora utilizza Wrike, la suddivisione delle responsabilità non è più un problema. I membri del team possono entrare direttamente in Wrike per vedere chi è il responsabile di ogni attività o progetto e, in questo modo, prendere le misure appropriate.
Il team di marketing della Premier Sotheby’s International Realty è stato in grado di sostenere i suoi report con cifre reali e precise. Controllando il progetto con Wrike, ora possono dimostrare il lavoro realizzato e giustificare i risultati. Se vengono commessi degli errori, è possibile tornare indietro e controllare l'intero processo, vedendo cosa è andato storto e migliorandolo. "Il più grande vantaggio di Wrike è che, lavorando con 900 persone diverse e collaboratori indipendenti, dimostrare il proprio valore è di fondamentale importanza" dice Anstett. "Estrarre un report e dimostrare quanti lavori sono stati eseguiti a suo nome per un determinato periodo di tempo è incredibilmente utile per noi".
"Wrike rende possibile sapere esattamente ogni mattina come sarà la nostra giornata per poter pianificare di conseguenza la settimana."
I loro super-poteri
Stati personalizzati
Gli stati personalizzati permettono al team di marketing di Sotheby di creare flussi di lavoro su misura affinché si adattino ai processi già in corso. Questo tipo di flessibilità dimostra loro esattamente in che punto di ciascun progetto si trovano in un momento dato. Non è più necessario seguire interminabili serie di email o né pianificare riunioni per parlare dello stato del progetto e ricevere informazioni su di esso.
Integrazioni per risparmiare tempo
Siccome il team di marketing riceve da 20 a 50 richieste di agenti al giorno, è stato adottato Wrike per automatizzare i processi il più possibile. Ad esempio, le richieste dei soci vengono inviate mediante moduli di Wufoo, che si integrano con Zapier. Quando si riceve una richiesta, Zapier la invia automaticamente a Wrike, si crea un lavoro e si assegna la persona pertinente. Questa integrazione, insieme alle email, aiuta il team di marketing a rendere i processi coerenti e a risparmiare moltissimo tempo.
Creazione di report semplice
Questa funzione è molto utile ad Anstett quando deve creare dei report per il gruppo dirigente. Durante le loro riunioni settimanali, analizzano ciascun lavoro del sistema per i prossimi 30 giorni al fine di pianificare e determinare le priorità. Prima della riunione, Anstett può estrarre rapidamente un report di tutti i lavori in corso, in modo da disporre di tutte le informazioni. Non è più bisogno andare avanti e indietro per chiedere informazioni al team e poi doverle riunire in modo adeguato in un report.
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