La digitalizzazione che sostiene la crescita: operazione #zeroemail a B2C Innovation grazie a Wrike.

Chiara Brunelli

Head of Digital - B2C Innovation

Da vent’anni B2C Innovation crea polizze assicurative innovative. L’azienda opera sia online che in loco, attraverso vari partner, così da espandere il ventaglio di scelte per il cliente ed offrire i migliori servizi di assistenza per ogni tipo di prodotto.

La loro situazione

La crescita esponenziale ha evidenziato la necessità di maggiore organizzazione e struttura

Nel corso degli ultimi 2-3 anni, B2C Innovation ha avuto una crescita esplosiva: il numero di dipendenti è passato da 20 ai 60 attuali ed il portafoglio di servizi offerti si è notevolmente ampliato. L’azienda offre polizze per barche (Skippermate), sport (Multisport), moto (Motoplatinum), sci (Snowcare) e persino per i cani (Dottordog). B2C Innovation ha sviluppato due app: Alpaloo (un social network per sciatori) e MotoplatinumBOX. Quest’ultima rende consultabili i dati rilevati da un dispositivo telematico installato sulle moto per tracciare gli spostamenti e che permette all’azienda di fornire assistenza in tempo reale e ai clienti di avere un resoconto dettagliato su ogni viaggio. Inizialmente, dato il carico di lavoro e il personale più ristretto, dover aggiornare manualmente documenti e fogli excel non era un problema, ma la crescita esponenziale ha evidenziato la necessità di maggiore organizzazione e struttura. La direzione dell’azienda ha deciso quindi di incaricare il responsabile di ciascun dipartimento del controllo e gestione dei progetti per il proprio team ed utilizzare una app per l’organizzazione delle riunioni. Ben presto però queste misure si sono rivelate insufficienti a gestire tutti i progetti, suddividere le mansioni ed avere una visione d’insieme del carico di lavoro e dell’avanzamento delle attività.

Company story photo/image
Un’interfaccia semplice ed intuitiva era essenziale affinché ogni dipendente fosse in grado di adottare rapidamente la soluzione in ogni sua funzionalità

Chiara Brunelli

Head of Digital

Con oltre 15.000 di MultiplatinumBOX installate e più di 1 milione di polizze emesse ogni anno, B2C Innovation ha iniziato a cercare una piattaforma di project management che aiutasse i 6 team (IT, comunicazione, digital, pre e after sales, vendita e antifrode) a ridurre il tempo perso tra email interne e riunioni di avanzamento, collaborare più proficuamente e strutturare meglio il lavoro per aumentare la produttività. I requisiti principali del software ricercato erano l’aspetto collaborativo e interattivo (per poter gestire sia l'attività interna che i partner e rivenditori esterni) e la possibilità di avere la soluzione anche su app, dato che i manager lavorano su smartphone e tablet. “Ovviamente un’interfaccia semplice ed intuitiva era essenziale affinché ogni dipendente fosse in grado di adottare rapidamente la soluzione in ogni sua funzionalità” dice Chiara Brunelli, a capo del team digitale. Oggi tutte le licenze Wrike Enterprise di B2C Innovation sono utilizzate al 100%, email e meeting sono diminuiti e il lavoro è organizzato in modo più efficiente.

Grazie alla campagna “#zeroemail” le email interne sono praticamente scomparse, adesso utilizziamo le email solo per comunicare con i partner esterni.

Chiara Brunelli

Head of Digital

La loro vittoria

Grazie a Wrike, il team digital guidato da Brunelli ha creato una “Dashboard Digitale” per incrementare la collaborazione ed avere maggiore visibilità su più progetti allo stesso tempo

“B2C Innovation ha messo in atto una vera e propria rivoluzione digitale: non abbiamo soltanto adottato un nuovo software, abbiamo radicalmente modificato tutti i processi lavorativi”, afferma Brunelli. Prima il lavoro era suddiviso e gestito per progetti ma, da quando l’azienda utilizza Wrike, il lavoro è organizzato in base ai team. Grazie a Wrike, il team digitale guidato da Brunelli ha creato una “Dashboard Digitale” per incrementare la collaborazione ed avere maggiore visibilità su più progetti allo stesso tempo. Il team IT, invece, utilizza i moduli di richiesta, per rispondere velocemente alle necessità e problematiche dei dipendenti, e i flussi di lavoro, per l’approvazione di progetti quali ad esempio l’acquisto di un'app o di una piattaforma. In futuro anche il team digitale creerà il proprio flusso di lavoro personalizzato. Tra i progetti a venire c’è anche l’integrazione con Zendesk, la piattaforma di assistenza tramite ticket: l’obiettivo è quello di liberare il team di supporto clienti dalle email e inviare i tickets direttamente attraverso Wrike, creando un task e poi collaborando con il team IT per risolvere i problemi dei clienti più rapidamente.

A B2C Innovation non esisteva alcun sistema di messaggeria interna, quindi le email erano usate per ogni tipo di comunicazione. Numerosi studi hanno dimostrato che le email sono una delle maggiori cause di perdita di tempo sul lavoro. Per questo motivo l’azienda ha lanciato internamente la campagna “#zeroemail”: se stai cercando un’informazione puoi trovarla in Wrike, non c'è più bisogno di utilizzare le email. Oggi a B2C Innovation le email servono soltanto per comunicare con i partner esterni. Grazie a Wrike è possibile avere una visione globale dei progetti ma anche vedere ogni singola tappa, con annessi commenti e modifiche: molto più comodo che dover ritrovare la giusta email ogni volta! “Dato che ci stiamo espandendo rapidamente, questo è molto importante anche per i nuovi dipendenti dell’azienda. Quando qualcuno assume un nuovo ruolo, proprio come me stessa qualche mese fa, ha bisogno di avere tutte le informazioni, dati e documenti relativi a progetti in corso, attività modificate, commenti e passi successivi” dice Chiara Brunelli. Secondo lei, Wrike è decisamente utile anche per il processo di training e formazione delle nuove assunzioni. Ad oggi i maggiori successi ottenuti da B2C Innovation grazie a Wrike sono: L’eliminazione del 90% delle email interne con la campagna #zeroemail, l’ottimizzazione dell’organizzazione e dei processi lavorativi e la riduzione del numero di riunioni. Infatti, da quando B2C Innovation ha introdotto Wrike il numero di meeting generali e all’interno dei team è diminuito. E i meeting settimanali durano in media 15-20 minuti in meno. Adesso nessuno deve perdere mezza giornata tra riunioni!

I loro super-poteri

Power icon

Mentions

Secondo B2C Innovation questa è una delle features migliori di Wrike. I mentions permettono di fare domande e avere subito le risposte. Non c’è più bisogno di utilizzare i messaggi o le email interne e questo permette di espletare le attività quotidiane più rapidamente.

Power icon

Dashboards

A B2C Innovation le dashboards vengono usate a livello aziendale per condividere i progetti all’interno dei team ma i dipendenti le utilizzano anche a livello personale per organizzare il lavoro assegnatogli. Uno strumento importante per avere una visione globale di delle attività completate e in corso d’opera e quello che manca da fare.

Power icon

App

Dato che i manager viaggiano molto, l’azienda fornisce a ciascuno uno smartphone e un tablet per poter lavorare in remoto. Quindi era necessario trovare un software che avesse un’interfaccia chiara e semplice anche su app. Grazie a Wrike hanno potuto rispondere a pieno anche a questo bisogno.

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