VINCI Energies Systèmes d’Information choisit Wrike pour la gestion transverse de ses projets IT

Sébastien Brault

Data Integration Manager
Direction SIMA – Social BI Mobility Applications

VINCI Energies Systèmes d'Information est la société informatique du groupe VINCI Energies, leader mondial des chantiers énergie

Leur histoire

Coordonner et assurer la maintenance des applicatifs métiers du groupe VINCI Energies

VINCI Energies est une branche du groupe VINCI : celle-ci a réalisé 12,7 milliards d’euros de chiffre d’affaires en 2018 et est composée de 77 300 collaborateurs. VINCI Energies se développe selon une organisation multilocale, fondée sur l’entrepreneuriat et la mise en réseau de toutes ses expertises, qui crée quotidiennement de la valeur au contact de ses clients. Présentes dans 53 pays sur les 5 continents, nos 1 800 entreprises interviennent dans les infrastructures, l’industrie, les Building Solutions et l'ICT (technologies de l’information et de la communication). Elles sont fédérées autour de cinq marques mondiales – Actemium, Axians, Citeos, Omexom, VINCI Facilities, ainsi qu’au sein de marques implantées régionalement. Connexion, performance, efficience énergétique, datas : dans un monde en évolution permanente, VINCI Energies accélère le déploiement des nouvelles technologies pour concrétiser deux mutations majeures : la transformation numérique et la transition énergétique. Sébastien Brault, Data Integration Manager chez VINCI Energies Systèmes d’Information utilise Wrike avec les équipes DSI depuis près d’un an. Leurs missions principales ? Permettre le développement et assurer la maintenance des applicatifs de gestion destinée aux sociétés du groupe (systèmes de paye, ERP, applications métiers etc). La Direction des Systèmes d’information de VINCI Energies comporte environ 500 personnes.

Avant Wrike, chaque équipe, chaque chef de projet était libre d’utiliser la solution souhaitée ce qui avait pour résultat une certaine variété en termes d’outillages. Des processus manuels étaient également utilisés pour la gestion de projet, comme notamment les tableurs Excel. En somme, des usages diverses et très hétéroclites. Pourquoi avoir cherché à adopter une plateforme de gestion du travail collaborative ? “Car nous souhaitions utiliser un seul outil pour l’ensemble de nos projets” affirme Sébastien Brault, “notamment pour faciliter le quotidien de nos collaborateurs qui travaillent dans différentes équipes et changent parfois d’équipes, de sorte qu’ils n’aient pas systématiquement à se former à de nouveaux outils.” Le deuxième challenge évoqué par Sébastien Brault concerne la transversalité : la perspective de gérer un projet transverse à plusieurs équipes dans une seule et même interface était importante pour l’organisation. Enfin, la Direction des Systèmes d’Information de VINCI Energies étant localisée sur plusieurs sites éloignés géographiquement, la nécessité d’une plateforme simplifiant les échanges était d’autant plus nécessaire.

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Les équipes en interne ayant récemment adopté elles aussi la solution Wrike affirment que seule une formation de 1h30 en moyenne est nécessaire pour prendre en main l’outil.

Sébastien Brault

Data Integration Manager

Wrike a été choisi par VINCI Energies Systèmes d’Information tout d’abord pour son ergonomie, l’outil étant décrit en interne comme simple à appréhender. Mais aussi pour sa souplesse, les possibilités offertes par le paramétrage et enfin la personnalisation à tous les niveaux. “Nos équipes ne fonctionnent pas toutes de la même manière : certaines équipes fonctionnent en mode agile, d’autres en cycle en V et d’autres encore grâce aux listes de tâches” explique Sébastien Brault. L’outil Wrike permettait donc de supporter, contextualiser et de s’adapter à chaque équipe.
D’autres outils avaient été évalués mais rapidement jugés comme trop basiques en termes d’utilisation, ou trop complexes à paramétrer pour l’utilisation souhaitée par VINCI Energies Systèmes d’Information. Dans d’autres cas les solutions testées ne répondaient simplement pas à leurs besoins.

Je suis en contact constant avec notre Responsable de la réussite client français : le suivi de la progression de nos équipes dans Wrike est régulier et très intéressant ! Les événements Wrike en France sont également un excellent moyen de connaître les évolutions futures du produit et d’avoir le retour d’expérience d’autres utilisateurs.

Sébastien Brault

Data Integration Manager

Leur victoire

Des équipes motrices en interne sur la question de la conduite du changement

“Nos équipes étaient très motrices sur le sujet de la transformation digitale car elles étaient en attente d’un outil pour mieux gérer leurs projets” explique Sébastien Brault, mais comme tout projet de conduite du changement, il s’agit avant tout d’embarquer l’ensemble des collaborateurs. Après avoir sélectionné la plateforme de gestion du travail collaborative Wrike, 5 équipes représentant près de 100 utilisateurs ont d’abord démarré leur migration dans l’outil.

Celles-ci ont été accompagnées par les équipes Professional Services de Wrike sur le paramétrage de la plateforme et la formation des utilisateurs. Le bouche à oreille a ensuite fait son chemin, le retour des équipes utilisatrices étant très positif. Des communications internes furent également mises en place, ainsi qu’une décision d’un des directeurs pour son département : un message fort indiquant que dès 2019, l’ensemble des projets et le travail de chaque équipe devrait avoir migré dans le solution Wrike, nouvelle plateforme centrale pour tous les collaborateurs. Un pari réussi puisqu’après 1 an d’utilisation l’intérêt de nouvelles équipes a été suscité par la solution Wrike et on compte désormais 250 utilisateurs au sein de l’entreprise. La collaboration avec l’équipe Professional Services de Wrike s’est avéré particulièrement importante pour assurer une transition adaptée et efficace pour les équipes : les chefs de projet référents ont pu assister à différentes démonstrations pour comprendre comment fonctionne l’outil Wrike, avant de définir de nouveaux processus correspondant aux flux de travail des équipes en place. Le spécialiste en déploiement Wrike a ensuite dispensé différentes formations, basiques ou avancées en fonction des interlocuteurs.

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Un groupe de 77 300 collaborateurs et 12,7 milliards d’euros de chiffre d’affaires en 2018

Les équipes VINCI Energies Systèmes d’Information collaborant en mode Agile, les tableaux de bord personnalisés sont particulièrement utilisés sur la plateforme Wrike. “De par son aspect pratique et très visuel, les collaborateurs peuvent visualiser rapidement et en temps réel le programme de leurs tâches au travers de différents projets” explique Sébastien Brault. En tant que manager, Sébastien Brault utilise notamment les tableaux de bord afin de suivre les tâches en retard, assurant ainsi le bon déroulement des projets, mais aussi suivre les tâches non assignées ou encore les backlogs. Par ailleurs, des modèles de projets ont été créés au sein des équipes : leurs projets étant généralement structurés de la même manière, il est désormais plus facile de les dupliquer à partir de modèle plutôt que de les créer de toute pièce systématiquement. Il ne reste plus ensuite qu’à assigner les différentes tâches et renseigner les dates. Ce qui permet enfin aux équipes de visualiser l’ensemble des étapes de leurs projets sur le diagramme de Gantt de la plateforme Wrike. Concernant les accès aux dossiers, l’organisation a opté pour la création de groupes par équipe : ainsi, tous les membres d’une même équipe et donc d’un même groupe ont accès à l’ensemble des projets concernés. Enfin, certaines équipes ont intégré Wrike avec Teams et utilisent conjointement les 2 solutions.

Résultats ? Auparavant les différents outils utilisés au sein de la DSI ne permettaient pas de consolider l’ensemble des chiffres du département. Désormais grâce à Wrike, les reportings par projet sont possibles et ont été automatisés. Le nombre d’e-mails envoyés en interne a réduit de moitié au sein de l’équipe de Sébastien Brault. Enfin, les collaborateurs déclarent avoir un sentiment de clarté plus important et plus de visibilité, la plateforme Wrike les aidant à connaître et maîtriser davantage leurs responsabilités. “Nous avons notamment des collaborateurs en offshore sur l'Île Maurice et pour eux c’est une réelle chance de bénéficier d’une plateforme unique comme Wrike dans laquelle les informations et projets sont centralisés” affirme Sébastien Brault. Le pilotage des ressources via la fonction Charge de travail de Wrike permet désormais aux équipes VINCI Energies Systèmes d’Information de planifier le travail au jour et non plus seulement à la semaine. Les équipes en interne ayant récemment adopté elles aussi la solution Wrike affirme que seule une formation de 1h30 en moyenne est nécessaire pour prendre en main l’outil, une faible durée révélant la facilité d’adoption.

Leurs super pouvoirs

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Tableaux de bord

Combiner différents tableaux de bord augmente la visibilité sur votre travail personnel mais vous permet également de piloter efficacement le travail des membres de votre équipe.

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Modèles de projet

Les modèles de projet sont un moyen simple d’automatiser votre travail : plutôt que de créer et paramétrer vos projets de 0, choisissez parmi les modèles existants ou créez votre propre modèle de projet à dupliquer.

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Diagramme de Gantt

Sa simplicité et son utilisation intuitive permettent de lier rapidement et facilement des tâches entre elles pour une vue macro des projets d’une ou plusieurs équipes.

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