Wrike, partenaire de la gestion de projets transverses des DSI

Vincent Verschelde

Responsable Études - DOSI

Pimkie — Retailer et marque de prêt à porter féminin, France

Leur histoire

La priorité ? Améliorer les livrables en termes de timing, et susciter plus d’engagement suite à l’affectation des tâches

Pimkie est une entreprise de Retail, spécialisée dans le prêt-à-porter féminin. L’enseigne dispose de plus de 600 magasins implantés principalement en Europe : les 4 pays principaux étant la France, l’Allemagne, l’Italie et l’Espagne. L’entreprise génère un chiffre d’affaires annuel de 700 millions d’euros et s’adresse principalement aux jeunes femmes actives de 18 à 36 ans, grâce à des produits orientés mode à prix accessibles.

Le siège international regroupe les services centraux telles que le Marketing ou la DOSI (Direction de l’Organisation des Systèmes d’Information), cette dernière ayant un effectif de 50 personnes. Vincent Verschelde, Responsable Études au sein du département DOSI, collabore avec son équipe de 7 personnes sur différents projets transverses : ouverture de nouveaux marchés, partenariat avec de nouveaux affiliés, collaboration avec des marketplaces, etc.

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Ma vraie fierté c’est de pouvoir donner une vision macro-synthétique sur tous les projets de la société, que ce soit au niveau de la DOSI ou bien au niveau de la Direction des différents services.

Vincent Verschelde

Responsable Etudes - DOSI

La division Etudes de la DOSI Pimkie était en recherche d’un outil de pilotage des projets collaboratifs en mode Saas. Le département collaborant avec des personnes réparties à travers différents pays et différents métiers, cet outil se devait d’apporter la visibilité nécessaire, et de permettre aux projets de gagner en efficacité.

“La priorité était d’améliorer nos livrables en termes de timing (les dérives de planning étaient trop fréquentes), mais l’enjeu au niveau de mes équipes étaient aussi de responsabiliser les collaborateurs, et de susciter plus d’engagement suite à l’affectation des tâches”. En effet, Pimkie a la capacité d’affecter un chef de projet dédié à 100 % à un projet. Pour des projets de mise en place de site web, de déploiement d’une solution de CRM, d’ouverture d’un entrepôt pour n’en citer que quelques uns. Ce chef de projet coordonne l’ensemble des phases depuis l’étude du besoin, en passant par le suivi de la réalisation, jusqu’à la phase de garantie.

Ce besoin de coordination induit donc pour chaque partie prenante, un besoin de visibilité transverse sur l’ensemble des tâches. Chaque contributeur doit savoir à quel moment il doit intervenir, connaître les prédécesseurs pouvant impacter le démarrage de leurs tâches, et connaître les successeurs pour les avertir en cas de retard du livrable.

“En premier lieu l’entreprise utilisait principalement des processus manuels, tels que les tableaux Excel” nous explique Vincent Verschelde, “un plan d’action simple, une date d’échéance, un seul lecteur, pas réellement de plannings, donc pas d’animation, peu de visibilité et aucune anticipation.” Les retards s'accumulaient trop souvent, notamment par manque de communication, celle-ci étant réalisée essentiellement par e-mails et grâce à des réunions d’information.

“Nous avons sélectionné Wrike car la solution était très intuitive, très visuelle notamment grâce à la gestion des statuts via des codes couleurs, les diagrammes de Gantt, et la flexibilité offerte par le système d’étiquetage” ajoute Vincent Verschelde. Chaque projet étant différent, il était essentiel pour le département DOSI de Pimkie, de permettre à ses collaborateurs de pouvoir construire des éléments personnalisés, d’organiser les projets de la façon souhaitée, dans un seul et même dossier ou dans plusieurs dossiers séparés. Une liberté permise par les différents flux de travail de Wrike. Une fois la solution Wrike sélectionnée, l’entreprise Pimkie a procédé à une phase de déploiement de la solution auprès de ses équipes : la culture d’entreprise n’étant pas orientée “plannings” jusqu’ici mais plutôt court-termiste, il a fallu repenser les différents processus, de sorte à favoriser l’adoption. Ainsi, quelques projets ont été sélectionnés pour tester la solution en réel, à travers des macros tâches : les phases de cadrage, les phases de réalisation et les phases de recette. “Au départ, Wrike était surtout utilisé comme un support d’organisation et de présentation pour le chef de projet” explique Vincent Verschelde à la tête de la conduite du changement. Puis, au fur et à mesure les tâches ont été détaillées et assignées, des dépendances ont été créées et les collaborateurs métiers ont été accompagnés personnellement pour en comprendre le sens et apprendre à utiliser l’outil. La deuxième étape a quant à elle consisté à basculer l’ensemble des supports de réunions dans Wrike : plus aucune présentation PowerPoint n’est créée à l’issu des réunions comme outil de suivi. Pendant les réunions les tâches figurant à l’ordre du jour sont ouvertes et mises à jour en temps réel. Les plannings et charges de travail sont également modifiées ou ré affectées. Un temps considérable a ainsi pu être économisé lors des comités de projets, des workshops et toutes autres réunions. Aujourd’hui, 100 % des projets du département DOSI se réalisent dans Wrike.

La DOSI de l’entreprise Pimkie délivre désormais 2 fois plus vite qu’auparavant grâce à Wrike.

Vincent Verschelde

Responsable Etudes - DOSI

Leur victoire

Les réunions ont désormais pour support Wrike, l’ajustement des plannings et les commentaires de tâches se font en temps réel

2 échelles de flux de travail ont par la suite été mises en place pour assurer le succès dans Wrike :

-Le 1er flux de travail concerne le plan projet à 3 ans, pour lequel chaque tâche correspond à un projet. Les statuts utilisés ici sont assez généraux (initialisé, en gestion, terminé), mais l’idée à ce stade est surtout de travailler sur un indicateur de confiance par rapport à la livraison du projet. Les diagrammes de Gantt et rapports sont alors utilisés afin de fournir une vision macro et synthétique par métier.

-Le 2ème flux de travail est quant à lui beaucoup plus opérationnel. Le flux de travail utilisé ici est un indicateur d’engagement des contributeurs. Des tâches correspondant à des missions à durée déterminée sont ajoutées et assignées à des contributeurs. Le statut n’est pas défini au départ mais il s’agit d’avantage d’avertir le contributeur que son action sera requise à telle période. Une fois le projet plus avancé, les tâches sont définis dans le temps : le contributeur peut alors s’engager dans la tâche lui ayant été assignée. Les tableaux de bord permettent alors de visualiser facilement les tâches engagées ou non, et de déclencher une action si nécessaire sur les tâches en alertes.

“Par ailleurs, les flux de travail personnalisés que nous avons créés sont par exemple “en affectation” ou encore “en alerte” pour les contributeurs faisant face à de réelles difficultés” ajoute Vincent Verschelde, Responsable Études.

Le résultat ? La DOSI de l’entreprise Pimkie délivre désormais 2 fois plus vite qu’auparavant, grâce à Wrike. Vincent Verschelde sur un plan plus personnel affirme quant à lui avoir divisé par 10 le temps de préparation des réunions : plus de 40 projets peuvent se dérouler au même moment au sein du département, il est parfois difficile de tout coordonner. La préparation des PowerPoint de présentation, l’agrégation et l’analyse de données, la mise à jour de ces données grâce aux savoirs des chefs de projet, la répétition pour animer la réunion le mieux possible, etc.: voici les contraintes de temps qui ont été supprimées. Les réunions ont désormais pour support Wrike, l’ajustement des plannings et les commentaires de tâches se font en temps réel. Par ailleurs, plus aucune action n’est demandée ou déclenchée par e-mail. Chez Pimkie l’e-mail a repris sa fonction initiale à savoir un canal de communication, mais pas de gestion de projet. La sérénité face à l’imprévu est un gain important perçu par les collaborateurs.

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Plus de 40 projets peuvent se dérouler au même moment au sein du département

La fierté de Vincent Verschelde est la vision macro-synthétique et l’animation de la gestion des priorités de son département : “J’apprécie tout particulièrement le fait de pouvoir présenter un projet non plus slides après slides, mais à travers un diagramme : je peux facilement confronter ce que les directions métiers nous demandent et les projets déjà en cours. Nous pouvons ainsi déterminer les priorités au bon moment.” Les équipes gérées par Vincent Verschelde affirment apprécier l’outil car celui-ci leur permet d’embrasser les projets dans leur globalité et de s’inscrire réellement dans les objectifs de l’entreprise. L’ensemble des tâches du chemin critique sont clairement identifiées, ce qui permet également de gagner en efficacité. La solution de gestion de projet en ligne Wrike permet également aux équipes du département DOSI de Pimkie d’organiser les congés de chaque collaborateur, via un système de formulaire de demande, et un flux de travail “demandé / accepté / refusé”. Les plannings sont désormais plus faciles à communiquer au département RH pour suivi.

Leurs super pouvoirs

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Diagramme de Gantt

Avec sa facilité de création de tâches, de déplacements de celles-ci, de changements de statuts et de positionnement des dépendances, c’est la fonction numéro 1 utilisée par l’entreprise Pimkie. Cette vision planning permet réellement aux équipes de suivre toutes mises à jour et d’anticiper.

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Champs personnalisés et Rapports

Cette fonctionnalité a permis aux équipes DOSI de Pimkie de suivre de près les notions budgétaires, de risques et d’impacts. Formulées et compilées ensuite sous forme de rapports, il devient ainsi pratique et rapide de partager l’information aux contributeurs.

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Étiquetage

Ce système permet de positionner des dossiers et projets à différents endroits et ce sans avoir à retravailler les supports. Un moyen supplémentaire pour partager l’information et accroître la visibilité ! “L’ensemble de nos projets sont organisés par Direction mais aussi par division au sein de la DOSI. Chaque contributeur peut ranger les projets et les dossiers le concernant sans impacter la vue des autres contributeurs.” affirme Vincent Verschelde.

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