Comment Kelly Services utilise Wrike pour sa gestion de projet | Wrike
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Kelly Services
optimise ses processus
grâce à Wrike

Kelly Services<br />optimise ses processus<br />grâce à Wrike
Siège social
Troy, Michigan
Secteur
Ressources humaines et recrutement
Services utilisant Wrike
Équipe d'implémentation
Défis principaux
Visibilité, optimisation des flux de travail, collaboration au sein des équipes et des bureaux
Fonctionnalités clés
Modèles, étiquetage des tâches, flux de travail personnalisés
Pourquoi Wrike
Les équipes de Kelly Services avaient besoin d'un outil facile à utiliser et assorti d'un support en ligne, de tutoriels et de services d'implémentation. Un outil qui leur permettrait de travailler avec les clients et de structurer les tâches par projets, dossiers et sous-dossiers, ainsi que de suivre les statuts visuellement.
Kelly Services is a leading U.S.-based international human resources group with more than 25 years of experience in innovation. Currently, it employs more than 12,000 people in its 13 Mexico-based branches. Here, they offer recruitment and talent selection services, as well as flexible human resources and consulting, among others.

Leur histoire

Avec Wrike, Kelly Services bénéficie d'un aperçu clair et en temps réel du statut de chaque projet, ce qui rend ses processus plus agiles et efficaces.

Kelly Services is considered a pioneer in the human resources sector. It provides professional services to clients nationally and internationally. The company relies on efficient collaboration between its various departments to provide the high-quality services customers expect. This means that visibility and clear multidisciplinary interdepartmental processes are vital, from the recruitment and selection division to the customer registration department, and the operations and billing teams.

But the sheer size of these multi-team operations comes with challenges. "As we grew, our status report meetings became marathon sessions where tracking the progress of projects for each of our clients was almost impossible,” says Verónica Sánchez, Implementations Success Partner at Kelly Services. “The information was collected in an Excel document with extensive cells trying to capture the history of each process, which ended up being outdated as new versions were created or became too complicated to interpret," she adds.

It had also became increasingly difficult to make sure project statuses were visible at every stage, to optimize workflows, and to enhance collaboration between teams and branches. "Before working in Wrike, it took days to do a contract review and it was very difficult to determine the status of each process," Sánchez says. It became clear that Kelly Services teams needed an easy-to-use tool that came with online support, tutorials, and implementation services. One with which they could work with clients and structure tasks by projects, folders, and subfolders — and one that would allow them to visually keep track of statuses. "Wrike fulfilled all the requirements that we specified: It allowed us to work on different projects, customize them and adapt them to our implementation process and visualize progress in real time,” Sánchez adds, “Additionally, it was incredibly easy to use for our team!”

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Grâce à l'équipe de déploiement de Wrike, nous avons pu accélérer le processus d'adoption de l'outil et optimiser notre flux de travail dans Wrike.

Leur victoire

Avec le soutien de l'équipe de déploiement de Wrike, Kelly Services a réussi à mener à bien l'adoption de la solution et à simplifier ses processus.

Les équipes de Kelly Services ont utilisé Wrike pour simplifier leurs processus et obtenir une visibilité globale sur chaque étape des projets. « Avant Wrike, faire le point sur l'avancement des tâches nous prenait deux ou trois heures. Aujourd'hui, c'est bouclé en 10 minutes car tout le monde a accès à l'information dans Wrike », explique Verónica Sánchez. « Le suivi des nouvelles implémentations client est devenu plus dynamique et plus facile à gérer. Il nous permet de mettre en place une véritable collaboration transversale, dans le cadre de laquelle le rôle et les responsabilités de chaque employé sont clairement définis », ajoute-t-elle. « Le processus que nous avons configuré dans Wrike nous a permis de nous améliorer de jour en jour. Il est adapté à nos besoins et à ceux de nos clients ».

Afin d'éviter de déstabiliser les équipes suite à un changement trop rapide, un plan de communication a été mis en place pour annoncer efficacement l'implémentation de Wrike au sein de la société. « Pendant deux semaines, nous avons envoyé des messages tous les trois jours pour présenter Wrike, et expliquer l'utilité et les avantages d'un tel outil », explique-t-elle. Le rôle du service de déploiement de Wrike a également été déterminant pour lutter contre la résistance au changement. « Le service de déploiement a facilité l'adoption de l'outil et nous a aidés à élaborer des stratégies pour créer nos flux de travail dans Wrike et à nous améliorer une fois familiarisés avec ses fonctionnalités », explique Mme Sánchez.

Grâce à Wrike, Kelly Services peut conserver l'historique du développement de chaque projet en centralisant les informations en un lieu unique : le statut des tâches, les dates, les commentaires et tous les documents connexes sont accessibles par tous les membres des équipes. « Wrike nous aide également à détecter rapidement les blocages et à surveiller de près l'implémentation pour assurer sa réussite, en économisant du temps et de l'énergie », affirme Mme Sánchez. « Lorsqu'un client a besoin de savoir où en est un projet, il suffit de lui montrer un diagramme de Gantt ; il verra tout de suite les activités en cours et les activités programmées », ajoute-t-elle. En outre, l'utilisation des formulaires de demande a rendu les processus plus agiles, ce qui a permis d'étendre le déploiement de Wrike à d'autres services de la société.

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Avec Wrike, les réunions de suivi qui duraient plus de trois heures sont aujourd'hui bouclées en 10 minutes.

Leurs superpouvoirs

Modèles

Wrike's template function allows users to create automatic projects from a request, setting up predefined frameworks, and avoiding having to start tasks from scratch. "We have request forms that specify all the information we need and automatically create tasks for. We no longer have to go back, duplicate the project, and duplicate tasks: everything is done automatically," Sánchez says.

Étiquetage des tâches

The task tagging feature provides greater visibility and ease of updating the status of each stage. At Kelly Services, organizing each task into one or more folders was vitally important. Labeling allows them to do this easily and organize their tasks as needed.

Flux de travail personnalisés

Customized workflows help Kelly Services define the steps of each project and ensures the next steps, clear, fast, and visible to the whole team. "Knowing the current status of each project has allowed us to save time in monitoring the implementations," Sánchez explains.

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